提升院系行政辦公室工作成效的思考

文/上海交通大學(xué)電子信息與電氣工程學(xué)院 梁妮

高校院系行政辦公室是保障院系教學(xué)與人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、師資隊(duì)伍建設(shè)等各項(xiàng)工作有效開展的重要職能部門，其工作成效的高低影響著各項(xiàng)工作的落地及實(shí)際效果，因此提高行政辦公室的工作成效具有重要意義。本文將分析當(dāng)前高校院系行政辦公室工作中存在的不足之處，并給出提高工作成效的合理建議。

一、當(dāng)前高校院系行政辦公室工作中存在的不足之處

（一）行政辦公室的職能定位不夠準(zhǔn)確。由于高校院系行政辦公室承擔(dān)著大量事務(wù)性的基礎(chǔ)工作，如各類通知的上傳下達(dá)，公文的收發(fā)、登記、傳閱，辦會(huì)等等，管理者常常將行政辦公室的職能定位于處理事務(wù)性工作的輔助部門。這種定位是不夠全面和準(zhǔn)確的，容易導(dǎo)致辦公室行政管理人員滿足于完成日常事務(wù)性工作而忽視了對(duì)工作的思考、總結(jié)和提升。實(shí)際上高校院系行政辦公室不應(yīng)僅僅具有事務(wù)性工作的輔助職能，更應(yīng)包含參謀助手的職能，是為領(lǐng)導(dǎo)決策獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，并保障和督辦各項(xiàng)工作有序落實(shí)的重要職能部門。

（二）辦公室行政管理隊(duì)伍建設(shè)不足。一支高效的行政管理隊(duì)伍，是提高辦公室工作成效的基礎(chǔ)和核心因素。沒有高水平的管理隊(duì)伍就不可能提升院系行政辦公室的工作成效。但由于管理者普遍將行政辦公室定位于僅僅提供事務(wù)性服務(wù)的輔助部門，因此普遍缺乏對(duì)辦公室行政管理隊(duì)伍的建設(shè)，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.未提供足夠的晉升空間或薪酬福利提升空間。在院系實(shí)體等改革背景下，許多職能和工作任務(wù)下沉至院系行政辦公室；同時(shí)在精細(xì)化服務(wù)的要求下，各項(xiàng)工作的要求也不斷提高。但是院系行政管理人員的晉升空間及薪酬福利待遇提升空間卻由于種種原因沒有較大的提升，使得行政辦公室工作人員容易產(chǎn)生消極情緒，工作積極性不易提高。

2.聘用方式導(dǎo)致辦公室行政管理隊(duì)伍的不穩(wěn)定。由于事業(yè)編制緊缺等原因，近年來各高校尤其是一線城市高校往往采用項(xiàng)目聘用方式來聘任辦公室行政管理人員。此種聘用方式雖然滿足了高校在不擴(kuò)編的前提下，招聘更多的工作人員的需求，但由于在編制、待遇、晉升機(jī)會(huì)等方面的差異，容易使項(xiàng)目聘用人員產(chǎn)生被差別化對(duì)待的心理感受，對(duì)學(xué)校缺少足夠的認(rèn)同感和歸屬感。因此行政辦公室管理人員一旦遇到更好的機(jī)會(huì)或有編制的崗位便會(huì)傾向于離職，從而導(dǎo)致了行政管理隊(duì)伍的不穩(wěn)定。而行政管理人員頻繁變更必將影響辦公室各項(xiàng)工作的高效開展。

3.缺乏系統(tǒng)的職業(yè)技能培訓(xùn)。由于普遍將行政辦公室定位于提供事務(wù)性服務(wù)的部門，高校管理者往往認(rèn)為，只需要具備細(xì)心和耐心的品質(zhì)就能做好辦公室工作而不需要太多的技能，因此也未給辦公室工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的職業(yè)技能培訓(xùn)。但實(shí)際情況是，在精細(xì)化管理服務(wù)的背景下，各項(xiàng)工作對(duì)行政管理人員的素質(zhì)和各類技能也提出了更高的要求。熟練掌握各項(xiàng)辦公技能，如公文寫作能力、熟練使用辦公軟件的程度等，均影響著工作效率的提高和工作成效的提升。

（三）行政辦公室的工作榮譽(yù)感和成就感有待加強(qiáng)。榮譽(yù)感和成就感是激發(fā)一個(gè)人內(nèi)在動(dòng)力的重要因素。只有在工作中獲得榮譽(yù)感和成就感，才能激發(fā)行政管理人員積極進(jìn)取、追求卓越的精神。而工作榮譽(yù)感和成就感的缺失，將導(dǎo)致行政管理人員對(duì)待工作滿足于完成，甚至敷衍了事，更是缺乏足夠的動(dòng)力主動(dòng)提升工作成效。目前高校普遍尚未建立針對(duì)行政辦公室工作人員的完善的工作榮譽(yù)激勵(lì)體系，缺乏對(duì)行政辦公室工作人員的有效激勵(lì)，無法激發(fā)其榮譽(yù)感和成就感。這就導(dǎo)致部分行政辦公室工作人員僅滿足于完成事務(wù)性工作，而沒有足夠的動(dòng)力進(jìn)行工作方式方法的創(chuàng)新，從而導(dǎo)致工作成效無法持續(xù)提升。

（四）缺乏科學(xué)有效的行政辦公室工作績(jī)效評(píng)價(jià)。

當(dāng)前高校對(duì)科研人員的考核已形成了一套科學(xué)有效的評(píng)價(jià)體系，特別是能以論文數(shù)量和質(zhì)量、科研經(jīng)費(fèi)數(shù)量等量化指標(biāo)進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。然而高校院系行政辦公室的工作特點(diǎn)使得對(duì)其工作績(jī)效的評(píng)價(jià)難以像考核科研人員一樣完全量化。當(dāng)前對(duì)行政辦公室工作績(jī)效的評(píng)價(jià)往往由管理者根據(jù)行政人員的述職報(bào)告來進(jìn)行主觀的評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果的客觀性仍有提高的空間。

（五）事務(wù)性工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化流程，非事務(wù)性工作缺乏足夠的思考與總結(jié)。在高校院系的行政管理工作中，管理人員由于對(duì)事務(wù)性工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的流程，容易導(dǎo)致不同的人員處理有著不同的標(biāo)準(zhǔn)。而有的時(shí)候，行政辦公室管理人員常常忙于事務(wù)性的工作，無法對(duì)一些需要充分思考的工作進(jìn)行有效的思考與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。這兩方面都容易導(dǎo)致工作成效無法提升。

二、提升高校院系行政辦公室工作成效的舉措

（一）明確高校院系行政辦公室的職能。高校院系行政辦公室的職能絕不應(yīng)僅僅定位于為師生提供事務(wù)性服務(wù)，而應(yīng)定位于既能做好各項(xiàng)事務(wù)性工作，又能發(fā)揮參謀助手作用，為學(xué)院各項(xiàng)工作的開展和落實(shí)提供堅(jiān)實(shí)的保障。事務(wù)性工作是高校院系行政辦公室工作中不可避免也不可或缺的工作內(nèi)容，是服務(wù)好師生的基礎(chǔ)性工作。同時(shí)行政辦公室不應(yīng)僅僅做好事務(wù)性工作，還應(yīng)發(fā)揮參謀助手作用。一方面，辦公室工作人員應(yīng)學(xué)會(huì)提前謀劃，對(duì)即將開展的工作進(jìn)行全面思考，收集整理各方意見，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供詳盡可靠的基礎(chǔ)信息，對(duì)可能產(chǎn)生的問題提前思考應(yīng)對(duì)措施；另一方面，面對(duì)新問題、新情況應(yīng)能主動(dòng)思考，緊扣領(lǐng)導(dǎo)的指示、思路，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，力爭(zhēng)提供詳細(xì)的解決方案初稿。另外，在學(xué)院各項(xiàng)決策落實(shí)過程中，跟蹤、督辦決策實(shí)施效果和落地情況。對(duì)實(shí)施過程中遇到的問題要及時(shí)收集、反饋并提供改進(jìn)建議。

（二）加強(qiáng)辦公室行政管理隊(duì)伍建設(shè)。高校院系行政辦公室管理隊(duì)伍，雖然不像專業(yè)教師一樣直接進(jìn)行教書育人工作及科學(xué)研究工作，但也是保障院系各項(xiàng)工作得到有效落實(shí)的重要部門，理應(yīng)加強(qiáng)建設(shè)。在建設(shè)過程中應(yīng)重視以下幾點(diǎn)：

1.通過合理的薪酬制度設(shè)計(jì)，激發(fā)大部分行政管理人員的工作積極性。工作積極性的提升，一方面來源于職務(wù)的晉升，另一方面來源于個(gè)人薪酬待遇的提高。由于管理崗位數(shù)量是有限的，只有少數(shù)人能獲得職務(wù)的晉升，對(duì)于大部分行政管理人員來說，其需要長期在基層崗位工作。如何激發(fā)這一部分行政管理人員工作的積極性和主動(dòng)性，避免其職業(yè)倦怠，筆者認(rèn)為可通過合理的薪酬設(shè)計(jì)來實(shí)現(xiàn)。即在薪酬設(shè)計(jì)時(shí)，不僅考慮職級(jí)與薪酬的關(guān)系，也要充分考慮工作年限與薪酬的關(guān)系。如在考核合格的基礎(chǔ)上，設(shè)置工作年限系數(shù)，工作年限每增長一年，可相應(yīng)地提高薪酬待遇，使得未獲得職務(wù)晉升但表現(xiàn)優(yōu)秀的老員工也能獲得收入的提升，從而激發(fā)其提升工作成效的積極性。

2.對(duì)項(xiàng)目聘用方式人員實(shí)行同工同酬。正如前文所言，由于事業(yè)編制緊缺等原因，近年來各高校尤其是一線城市高校往往采用項(xiàng)目聘用方式來聘任辦公室行政管理人員。由于事業(yè)編制的數(shù)量不可能在短期內(nèi)有較大的增加，建議對(duì)采用項(xiàng)目聘用方式聘用的行政辦公室管理人員實(shí)行同工同酬制度，即無論管理人員的聘任方式是何種，同一崗位均執(zhí)行同樣的薪酬待遇。通過同工同酬制度增強(qiáng)項(xiàng)目聘用人員對(duì)學(xué)校的認(rèn)同感和歸屬感，增強(qiáng)其工作穩(wěn)定性以保證行政管理隊(duì)伍的整體穩(wěn)定性，激發(fā)其主動(dòng)工作的積極性以提高行政管理隊(duì)伍的整體工作效率。

3.加強(qiáng)對(duì)辦公室行政管理隊(duì)伍的培訓(xùn)，建立系統(tǒng)的職業(yè)技能培訓(xùn)體系。首先，應(yīng)建立定期培訓(xùn)制度，根據(jù)工作需要及新技能的發(fā)展，不定期地組織行政管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，以保證行政管理人員能不斷提升工作技能，改善工作理念，完善工作方法。其次，應(yīng)建立較為全面的培訓(xùn)課程。培訓(xùn)課程不僅要包含各類工作技能，還應(yīng)包含新的工作思路和工作方法等課程；同時(shí)情緒管理、突發(fā)事件應(yīng)對(duì)等課程也應(yīng)包含在其中。最后，可定期組織行政管理人員的技能比賽或工作案例分析競(jìng)賽，以賽促學(xué)，促進(jìn)提升和改進(jìn)。如針對(duì)行政辦公室負(fù)責(zé)保密工作的人員，定期開展保密知識(shí)競(jìng)賽。一方面，可以通過競(jìng)賽促使保密相關(guān)工作人員加強(qiáng)保密知識(shí)的學(xué)習(xí)；另一方面，也可以通過比賽形成爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)的良好風(fēng)氣，促進(jìn)全體行政管理人員保密知識(shí)的提高，從而為提高工作成效奠定良好基礎(chǔ)。

4.為行政辦公室人員提供交流的機(jī)會(huì)。相互交流與學(xué)習(xí)是建設(shè)隊(duì)伍的有效措施。通過與不同高?；蚋咝?nèi)部不同院系行政管理辦公室之間的溝通交流，有助于互相學(xué)習(xí)借鑒對(duì)方的管理工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步開拓工作思路與視野。

（三）建立行政辦公室管理人員的榮譽(yù)激勵(lì)制度。當(dāng)前高校思政隊(duì)伍有著較為完善的榮譽(yù)激勵(lì)制度，如每年進(jìn)行的年度思政優(yōu)秀教師評(píng)選，思政之星評(píng)選等等。而對(duì)于院系行政辦公室的管理人員來說，此類榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)的評(píng)選還較為缺乏。高校較少設(shè)立年度優(yōu)秀人事干事、教務(wù)之星等針對(duì)行政辦公室管理人員的評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)，無法對(duì)行政管理人員起到有效的激勵(lì)。建議高?？梢詤⒖妓颊?duì)伍的榮譽(yù)激勵(lì)制度，建立起針對(duì)行政辦公室管理人員的榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)制度，通過設(shè)立各類榮譽(yù)，及時(shí)肯定和表彰先進(jìn)，以激發(fā)辦公室管理人員以更大的熱情投入到工作中去，更加主動(dòng)和開創(chuàng)性地完成工作，從而提升工作成效。

（四）建立有效的行政辦公室工作績(jī)效評(píng)價(jià)方法。高校管理者可通過建立健全有效的行政辦公室工作績(jī)效評(píng)價(jià)辦法，充分發(fā)揮績(jī)效評(píng)價(jià)的“指揮棒”作用，推動(dòng)行政辦公室各項(xiàng)工作成效的提升。

1.在評(píng)價(jià)要求方面應(yīng)強(qiáng)調(diào)工作執(zhí)行力，即各項(xiàng)工作能切實(shí)落實(shí)，主動(dòng)作為、擔(dān)當(dāng)有為，能推動(dòng)工作創(chuàng)造性落地落實(shí)；應(yīng)強(qiáng)調(diào)工作推進(jìn)高效高質(zhì)，即在各項(xiàng)工作中敢于創(chuàng)新思路方法和工作手段，優(yōu)化工作流程，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率完成任務(wù)、解決問題。

2.在評(píng)價(jià)方式上，首先，要綜合考慮工作任務(wù)的定量評(píng)價(jià)及工作成效的定性評(píng)價(jià)，既要考慮到工作任務(wù)的繁重程度，又要考察各項(xiàng)工作完成的質(zhì)量，定量和定性相結(jié)合進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。其次，采用個(gè)人自評(píng)、主管領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)、服務(wù)對(duì)象評(píng)價(jià)和同事互評(píng)相結(jié)合的方式，全面的采納各方評(píng)價(jià)主體的評(píng)價(jià)意見以形成最終的評(píng)價(jià)結(jié)果。

3.在評(píng)價(jià)結(jié)果的運(yùn)用方面，應(yīng)根據(jù)不同的績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果給予不同的績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)在各類評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)中，應(yīng)優(yōu)先考慮績(jī)效考核結(jié)果優(yōu)良的人員，以充分發(fā)揮績(jī)效評(píng)價(jià)的“指揮棒”作用。

（五）建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程。流程是做事的規(guī)范和順序，標(biāo)準(zhǔn)化則是將工作流程的操作步驟及順序、操作要求相對(duì)固定，以此指導(dǎo)和規(guī)范工作。標(biāo)準(zhǔn)化流程被廣泛應(yīng)用于企業(yè)以提高企業(yè)效率，其同樣適用于高校院系行政辦公室工作。建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程將有效指導(dǎo)行政辦公室工作人員處理同類工作，大大提升工作效率。以博士后流動(dòng)站秘書崗位為例，流動(dòng)站秘書每年需要協(xié)助大量博士后辦理進(jìn)站事宜，且此項(xiàng)工作具有相對(duì)固定的流程和要求，非常適合建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程。作為流動(dòng)站秘書，應(yīng)梳理博士后進(jìn)站的步驟、每個(gè)步驟所需的材料以及每項(xiàng)材料的具體要求、每個(gè)步驟對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人等，在此基礎(chǔ)上形成博士后進(jìn)站的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程。每次博士后進(jìn)站時(shí)即可將此流程提前告知博士后本人，以協(xié)助其提前按照要求準(zhǔn)備好進(jìn)站所需材料，并有序地按流程完成全部進(jìn)站手續(xù)。這將有效避免博士后所因準(zhǔn)備的進(jìn)站材料不全、不準(zhǔn)確等因素導(dǎo)致的進(jìn)站手續(xù)反復(fù)辦理等問題，大大提高進(jìn)站辦理的效率，也提高了博士后對(duì)流動(dòng)站秘書工作的認(rèn)可度。另外，標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程應(yīng)盡可能信息化，即利用信息系統(tǒng)使各項(xiàng)工作盡可能在線上完成。如高校博士后管理部門可依托網(wǎng)絡(luò)信息部門開發(fā)專門的博士后進(jìn)站管理系統(tǒng)，將進(jìn)站申請(qǐng)、材料提交、進(jìn)站審核等環(huán)節(jié)均實(shí)現(xiàn)線上完成，這將大大提高工作成效。

（六）開展工作研究。工作研究指的是對(duì)實(shí)際工作中遇到的關(guān)鍵問題或帶有普遍意義的重要問題進(jìn)行分析、研究和總結(jié)，并為解決問題提供新的思路和方法。作為高校院系行政管理人員，不應(yīng)滿足于完成事務(wù)性工作，而應(yīng)積極主動(dòng)思考和總結(jié)工作的規(guī)律、特點(diǎn)，通過不斷的思考和總結(jié)，發(fā)現(xiàn)新的工作方法，完善工作思路，提升工作成效。一方面，行政工作管理人員應(yīng)圍繞工作中的重點(diǎn)與難點(diǎn)開展相應(yīng)的課題研究，將對(duì)于工作的思考轉(zhuǎn)化為學(xué)術(shù)論文；另一方面，高校規(guī)劃發(fā)展部門、人事部門等應(yīng)圍繞學(xué)校重點(diǎn)工作、改革方向設(shè)立決策咨詢等課題，并鼓勵(lì)辦公室行政管理人員結(jié)合工作進(jìn)行課題申報(bào)。對(duì)于獲得決策咨詢課題立項(xiàng)并較好完成課題研究的行政管理人員，在其考核和晉升中可予以優(yōu)先考慮。

三、結(jié)語

綜上所述，高校院系行政辦公室是高校中具有重要職能的部門，其工作成效對(duì)高校工作的開展有著重要作用。應(yīng)通過明確職能、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、建立榮譽(yù)激勵(lì)制度、建立有效的績(jī)效評(píng)價(jià)方法、建立標(biāo)準(zhǔn)化流程和加強(qiáng)工作研究等措施，提升高校院系行政辦公室工作成效。