醫(yī)院院史檔案收集工作的多維度轉(zhuǎn)變

文/山東省泰安市中心醫(yī)院 蔡樂

醫(yī)院院史館能夠客觀反映醫(yī)院創(chuàng)立、發(fā)展過程，提升醫(yī)院文化建設(shè)水平，是對新一代醫(yī)務(wù)人員進行思想教育的基地，也是向社會展現(xiàn)醫(yī)院發(fā)展歷程的宣傳平臺。在院史館中，醫(yī)院歷史檔案資料的收集具有非常重要的意義，對展陳質(zhì)量起著重大影響。在加強新一代信息技術(shù)在醫(yī)藥衛(wèi)生領(lǐng)域應(yīng)用的大背景下，醫(yī)院院史館也應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展，從途徑維度、角色維度、融合發(fā)展維度三個方面力求改變，不僅為了傳承歷史與文化，更是激發(fā)醫(yī)務(wù)工作者工作熱情，增強對醫(yī)院的認同感，提高職業(yè)自豪感。

一、當(dāng)前醫(yī)院院史檔案收集工作面對的問題

院史檔案資料作為醫(yī)院歷史面貌的參考資料，在醫(yī)院的管理和發(fā)展中具有極為重要的地位，但是在當(dāng)下的檔案管理中，由于院史檔案收集工作的瑣碎性和長期性，導(dǎo)致院史資料的收集進度緩慢。方式局限、對象單一、偏居一隅是當(dāng)前院史檔案資料收集工作面臨的主要問題。

過去醫(yī)院院史館收集院史資料需要進行復(fù)雜而艱辛的過程。不僅需要招募志愿者，還需要對志愿者進行一系列培訓(xùn)，培訓(xùn)后再對醫(yī)院有工作記錄的離退休人員進行走訪。走訪時搜集院史資料，過程艱辛復(fù)雜，耗時久，而且由于流程長，出現(xiàn)誤解及疏漏的可能性會更大。

院史檔案資料的收集對象是雙方面的，作為院史檔案收集的一方，過去收集時需要將資料進行過渡性保管后再整理入檔，這樣往往過于保守，一些有價值的院史文物不能及時得到展示。作為提供院史檔案資料的一方，對象又太局限，沒辦法將散落在社會的歷史史料進行利用。

在醫(yī)院的眾多部門中，院史館工作得不到其他部門的積極配合，本部門也沒有意識到院史檔案資料收集的重要性，造成了院史檔案資料的損失，因此，院史館經(jīng)常獨居一隅，與其他部門缺乏配合，這都會影響到院史檔案資料收集的效率與準確性。

二、從途徑維度、角色維度、融合發(fā)展維度求改變

（一）途徑維度。進一步拓展院史資料收集的范圍。“智慧醫(yī)院”這個概念在全球提出來只有10年的時間，這個概念提出以來，各個醫(yī)院都進行了不同探索，把互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、智能技術(shù)，包括現(xiàn)在人工智能的一些技術(shù)都用在醫(yī)療服務(wù)的領(lǐng)域。而它主要包括三大領(lǐng)域，即“智慧醫(yī)療”“智慧服務(wù)”“智慧管理”。院史資料收集工作不能僅靠過去人力走訪等傳統(tǒng)方式進行，應(yīng)該搭上這趟科技“班車”，使院史收集工作更為高效、便捷。

1.醫(yī)院內(nèi)部。在收集院史資料時，可以靈活使用“智慧醫(yī)院”技術(shù)。比如，通過OA辦公系統(tǒng)發(fā)布院史收集資料信息，使院內(nèi)工作人員更多了解到院史資料收集的信息，可以主動聯(lián)系院史館送交歷史資料，并且由于“智慧管理”的實現(xiàn)，OA可以開發(fā)出很多更為便捷的方式，比如直接在線上就完成院史館檔案資料的存檔工作，這樣可以大大提高院史檔案管理的效率。利用醫(yī)院內(nèi)部線上辦公系統(tǒng)，對于資料的查找也能夠提供很大的便捷，可以直接在線上查找、調(diào)取、存檔，有利于院史資料的共享。

2.醫(yī)院外部。微信公眾號、微博可以面向社會廣泛開放，使更多人了解院史館資料收集的重大意義而愿意主動聯(lián)系醫(yī)院，送交相關(guān)醫(yī)院歷史資料。還可以通過網(wǎng)站及其他方式，微信、微博、Facebook等社交媒體平臺因信息數(shù)量巨大，質(zhì)量也有所差別，在納入檔案歸檔范圍時，需要檔案工作人員甄別有用信息，將對院史館建設(shè)工作有意義的信息納入院史館檔案資料范圍。例如，在發(fā)布院史館相關(guān)信息時，醫(yī)院微信公眾號及網(wǎng)站、微博等對外宣傳媒介進行轉(zhuǎn)發(fā)，慕名參觀的人在看到院史館內(nèi)照片或影像時，很有可能會提供相關(guān)信息。我院院史館就有一輛自行車,是社會人士聽說醫(yī)院建立院史館，而將當(dāng)時醫(yī)院專家下鄉(xiāng)義診時留下的自行車捐獻給醫(yī)院的。

（二）角色維度。角色維度的轉(zhuǎn)變不僅包括院史檔案資料收集對象，還有檔案資料收集人自身也需要有新的認識。

1.提高院史檔案資料收集對象的多樣性。醫(yī)院作為當(dāng)?shù)蒯t(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的主導(dǎo)，院史館的建設(shè)不僅僅是醫(yī)院歷史的傳承，更是一個地區(qū)的發(fā)展記錄。有些醫(yī)院相關(guān)檔案距今年深日久，由于人為因素和自然因素，損毀嚴重，留傳下來的已經(jīng)相當(dāng)稀少，尤其是那些流散在民間的、保管條件惡劣仍無人問津的檔案，再不盡快征集進館，就會有被毀壞的危險，需要社會各界人士的共同參與。因此，角色維度要體現(xiàn)在提高院史資料收集對象的多樣性上。例如，醫(yī)院在征集院史資料時，還可以向曾經(jīng)就醫(yī)的患者進行征集，他們有的會保留當(dāng)時醫(yī)院使用過的處方簽、化驗單等珍貴的紙質(zhì)資料，甚至是已經(jīng)過世的著名專家親筆書寫過的年代久遠的病例文件。

2.提高處理院史資料業(yè)務(wù)能力。作為院史館院史資料收集人員，應(yīng)該提高處理院史資料業(yè)務(wù)能力，特別是檔案資料的前端控制分析能力。院史資料具有其獨特性，資料來源廣泛，種類繁多，既有階段性又有延續(xù)性。因此前端控制分析有助于促使院史資料檔案準確度更高、內(nèi)容更完整，管理更規(guī)范。但是角色維度的轉(zhuǎn)變，進行前端控制后，勢必會增加院史館檔案管理人員的工作量，因為在接收的同時要完成整理入庫，工作壓力會大大增加。例如，在短期內(nèi)，突然接收到大量的院史資料，這就要求資料接收時，不僅要做好資料記錄，還要對物品、文字材料、照片進行整理。物品需要一一拍照，并分類擺放，對是否有損壞、缺失都要查看，入庫時也要編號，同時判斷是否有歷史價值。文字材料及照片也是需要一一掃描、分類、整理等。這都對院史資料收集人員的工作提出了巨大的挑戰(zhàn)。作為院史檔案收集工作人員，角色維度的轉(zhuǎn)變需要有對醫(yī)院負責(zé)、對歷史負責(zé)的精神。

（三）融合發(fā)展維度。進一步發(fā)揮院史資料收集與其他科室的融合發(fā)展維度，使院史館不再是一個獨立的部門，而與醫(yī)院各個臨床醫(yī)療、醫(yī)技科室、行政科室交流合作，不僅充實院史館展示內(nèi)容，更是醫(yī)院對外樹立形象的平臺。

1.與醫(yī)院臨床醫(yī)療、醫(yī)技科室的融合發(fā)展。與臨床醫(yī)療、醫(yī)技科室融合發(fā)展，可以將科室歷史發(fā)展的脈絡(luò)展示給新一代科室醫(yī)務(wù)工作者及來院參觀者，不僅是科室精神的傳承，更是對外科室業(yè)務(wù)能力及技術(shù)水平的宣傳。例如，我院在院史檔案收集工作中，血液內(nèi)科保存了大量的院史實物資料，如60年代的腰椎穿刺針、氣管套管以及當(dāng)時的針管盒、消毒桶等，不僅為院史館提供了珍貴的史料，也為后期醫(yī)院新員工入院培訓(xùn)、科室紀錄片拍攝等提供了素材。

2.與醫(yī)院行政科室的融合發(fā)展。院史檔案資料收集工作要融入醫(yī)院工作前沿，及時記錄醫(yī)院有價值的信息，需要與醫(yī)院其他行政科室融合發(fā)展，加強交流。例如與醫(yī)院宣傳科的合作，宣傳科主要負責(zé)醫(yī)院內(nèi)外宣傳工作，形式多樣，不僅有微信公眾號、醫(yī)院網(wǎng)站，還有展板、院報及對外活動等，文字、圖片、視頻資料種類繁多、數(shù)量巨大。特別是一些珍貴的照片，在網(wǎng)站、報紙等處獲取，清晰度都會受到影響，僅僅依靠院史館工作人員，對資料一一審核、鑒別、篩選，將會非常困難。但是通過部門合作進行，將一定時期特定的具有歷史意義的大事件單獨存檔，會提高院史資料收集整理的效率。

三、結(jié)語

院史館在醫(yī)院的發(fā)展進程中所起的作用是多方面的，既是醫(yī)院歷史文化傳承的平臺，又是發(fā)展成果展示的舞臺、職工文化教育的基地和對外開放交流的窗口。作為醫(yī)院文化建設(shè)的重要陣地，院史館還是檔案工作集大成的作品。加強院史檔案收集工作的多維度轉(zhuǎn)變，有利于院史館持續(xù)發(fā)展，并在“智慧醫(yī)院”的發(fā)展過程中成為時代的記錄者。