“雙一流”建設背景下高校二級學院辦公室工作探析

文/武漢大學城市設計學院黨政辦公室 肖俊

學院辦公室的主要職能是圍繞學院中心工作，做好綜合服務、協(xié)調溝通、信息處理、監(jiān)督管理等工作。辦公室人員一般由各類專任秘書人員組成，如行政秘書、教學秘書、人事秘書、財務秘書、科研秘書等，在不同學校和院系，因為歷史因襲、工作機制不同，各辦公室的設置和稱謂略有差別。在新時代“雙一流”建設的偉大征程中，高校辦公室工作的理念、方式、能力、水平的狀況將直接影響辦公室的工作效率和質量，影響學校教學科研的正常開展和整體形象。作為高校二級單位學院的辦公室人員，既是學院領導班子的“智囊團”和“推進器”，也是學院師生與學校溝通聯(lián)絡的橋梁和紐帶，辦公室人員的綜合素質和管理能力顯得尤為重要。

一、“雙一流”建設對高校辦公室工作提出的新要求

“雙一流”建設是黨和國家在社會主義建設新的歷史階段對我國高等教育作出的重大戰(zhàn)略部署，是新時代高等教育發(fā)展的指揮棒。“一流”不僅僅體現(xiàn)在大學和學科上，而是體現(xiàn)在大學教學科研、管理服務的方方面面，一流管理是任何一個追求卓越的世界一流大學永恒不變的執(zhí)著追求，也是體現(xiàn)一流大學水平和能力的重要組成部分，高校管理定位不高，工作不到位，實難行遠。高校辦公室工作的運轉效率和水平是衡量一所大學管理水平的重要“風向標”和“晴雨表”。根據(jù)筆者的工作體會，在新的形勢下，加強和改進高校管理工作，既要在頂層設計、管理體制機制改革上下功夫，更應在基層，特別是二級院系的管理工作尤其是辦公室工作上下功夫，因為執(zhí)行層面的管理水平和效率直接影響到學校政令決策的暢通，也關系到學校的長遠發(fā)展。

二、新時代高校院系辦公室工作要實現(xiàn)三個“到位”

（一）參謀輔助到位。學院辦公室人員作為學院領導班子的“智囊”和助手，參謀輔助是第一位的任務。1.圍繞中心，總攬全局，做到“參之有物”。學院辦公室作為學院的參謀，必須圍繞學校和學院工作的中心，把握學校發(fā)展大局和學院工作重點謀劃，落實紛繁蕪雜的具體事務。只有總攬全局，才能把握形勢。比如，辦公室人員協(xié)助院領導起草黨代會報告、學院工作總結等綜合性日常報告的過程中，工作人員需要進行充分的信息搜集，準確把握學院整體工作情況，了解學院各項工作的發(fā)展狀況，逐條梳理，分析歸納，才能提出有針對性、可操作性的意見和建議，才能將工作成果轉化為領導科學決策的重要依據(jù)。只有這樣，參謀工作才能言之有物，輔助工作才能有的放矢。2.準確把握領導工作意圖，做到“謀之有道”。悉心領會、準確把握上級指示精神和學校領導、職能部門的工作思路和決策取向，是學院辦公室人員參謀輔政的關鍵，辦公室工作人員應始終堅持“身在兵位、胸為帥謀”的意識，學會換位思考，特別是站在領導的立場和思路去思考問題、謀劃工作，才能做到“謀之有道”。比如，辦公室在起草全員聘任制工作方案或者績效改革方案時，首先應了解領導關于學院有關改革的思路和考慮，然后結合學校要求和有關文件精神，找準工作的著力點和方向，在工作思路上與學校精神、領導思路共鳴、合拍，使上級和學校有關政策文件能夠真正有效貫徹執(zhí)行，這也是基層院系辦公室工作人員參謀工作需要特別重視的方面。3.做好聯(lián)絡溝通、信息處理，做到“上下聯(lián)動”。院系作為基層單位，既應加強與校內(nèi)職能部門和兄弟院系的溝通協(xié)調，確保學校政令暢通、高效運轉，也應加強與校外政府機關、科研院所、行業(yè)組織、學術團體、校友等機構和人員的廣泛溝通聯(lián)系，如此，可以不斷拓展學院教學科研合作的空間及人才培養(yǎng)、科學研究的渠道。院系工作紛繁蕪雜，院系的很多工作秘書要同時處理和完成來自多個機關職能部門和眾多師生服務對象的訴求和事務。及時了解掌握機關職能部門下達的各項工作任務，熟悉掌握處理工作事務的正確流程和有效方法，是做好參謀助手工作的基礎和前提。辦公室工作人員應認真聽取學院師生員工的意見和建議，做好信息收集和傳達，既做到下情上達、也做到上情下達，“上下聯(lián)動”，這是輔助學院領導決策和開展工作的有力保障。

（二）協(xié)調服務到位。搞好協(xié)調和服務是辦公室工作的一項重要職能。辦公室做好協(xié)調工作，應著重做好以下幾個方面：1.要有敢于協(xié)調的擔當。前文所述，學院辦公室工作千頭萬緒，涉及面廣，會議活動、學術活動、學生活動等都需要強有力的協(xié)調。辦公室人員要有敢于協(xié)調的擔當，才能夠理清工作的頭緒、主次和分工，充分調動各方面的積極性，協(xié)調各方卓有成效地開展工作。此外，協(xié)調應盡可能考慮周全和細致，及時同有關各方溝通情況、拾遺補闕，在各級領導的帶領下，分工協(xié)作、同心協(xié)力，搞好“大合唱”，確保學院工作“一盤棋”“一臺戲”。2.要有善于協(xié)調的本領。協(xié)調要“長袖善舞”，注重充分發(fā)揮各方面的積極性，做好上下左右的聯(lián)絡、溝通、服務。要加強與學校各級部門和兄弟單位的聯(lián)系，爭取獲得更多的指導和幫助；要密切與院內(nèi)各系、所、中心的聯(lián)系，及時了解和掌握有關情況，把師生員工普遍關心、關注的熱點、難點問題作為協(xié)調的重點，以實際行動取信于民；通過學院分管行政工作的院領導做好內(nèi)部協(xié)調，讓協(xié)調工作更加順暢，讓學院各項工作相得益彰。3.要講究協(xié)調的藝術。協(xié)調是一門科學，更是一門藝術，方式方法很關鍵。學院的協(xié)調工作，關鍵是要注意溝通方式和事務的輕重緩急。既要善于抓住事務性工作的要害，又要考慮到復雜因素，照顧到方方面面；既要善于抓大事，抓關鍵環(huán)節(jié)，突出工作目標，也要注意細節(jié)。在協(xié)調溝通的方式上，要特別注意溝通的語氣和說話的分寸，既要理直氣壯，又不能頤指氣使，協(xié)調工作與說話藝術密切相關。

做好各種服務工作是學院辦公室人員的一項基本技能。比如，新形勢下很多一流高校加大海內(nèi)外高水平人才的引進招聘力度，辦公室人事秘書或人才專員在聯(lián)系海內(nèi)外學者的工作中應熱忱主動服務，想人才之所想，急人才之所急，才能真正讓高水平人才滿意，才能落實引才到位；只有在學院困難教職工幫扶、教職工福利發(fā)放等工作中做好溫馨細致的服務工作，才能把學校對教職工的關心關愛傳遞到位。學院辦公室還承擔很多綜合服務工作，既有“請進來”的工作，也有“走出去”的工作，如接待校內(nèi)外兄弟單位來訪調研，以及赴兄弟高校和行業(yè)單位考察學習，落實合作交流事項，都需要辦公室工作人員增強服務保障的本領。

（三）督辦落實到位?！盀檎?，重在落實”。學院作為學校的二級單位，必須認真抓好學校工作部署，確保學校政令暢通。學院辦公室工作人員在工作任務的督辦落實上責無旁貸。1.認真做好學院黨政聯(lián)席會議的落實督辦工作。學院黨政聯(lián)席會議是學院治理體系的關鍵環(huán)節(jié)，院黨政聯(lián)席會議的組織安排和落實督辦工作，直接關系到學校和學院的決策安排部署是否到位。作為學院辦公室主任，應認真做好黨政聯(lián)席會議記錄和紀要工作，讓會議決策有據(jù)可查、經(jīng)得起檢驗，會后應根據(jù)工作需要和輕重緩急，妥善安排，確保會議決策安排一一落實到位。2.要有敢于擔當?shù)挠職夂推橇?。督辦落實工作要敢于碰硬，敢于堅持。對學校的重要決策部署和工作安排等，要主動作為，大膽督辦，跟蹤反饋，直至落實，對關系師生員工切身利益的績效政策和學院改革發(fā)展的重要活動安排必須督辦到位。3.要在整體協(xié)調和做細做深上下功夫。學院事務紛繁蕪雜，但有機統(tǒng)一，辦公室人員應把握相關工作的整體性、規(guī)律性，注重整體協(xié)調推進，把落實工作做細、做深。比如學生工作與教學管理工作之間，科研管理與財務管理之間，黨建工作與業(yè)務工作之間本身就天然聯(lián)系，互相融合，學院分管領導和辦公室相關人員密切配合，在落實學校相關工作上可以整體謀劃、整體推進、整體落實。

三、鍛造一流干部隊伍，規(guī)范辦公室日常工作

一流高校呼喚一流管理，一流管理呼喚一流的管理干部隊伍和卓越的管理水平。新形勢下，高校尤其是“雙一流大學”必須建設和鍛煉一支忠誠可靠、業(yè)務精湛，作風過硬、公正廉潔、樂于奉獻的一流干部隊伍。

基層管理工作和管理人員的能力素質提升，是黨和國家教育方針政策、學校決策部署貫徹執(zhí)行的基礎工作和基礎力量。高校二級學院辦公室工作人員應在參謀服務、協(xié)調服務、督辦落實上下功夫，在日常辦文、辦會、辦事過程中切實做到高效、有序、規(guī)范，保證上級政策、領導意圖和基層要求順達、暢通，只有這樣，才能在一流大學建設和新時代中國特色社會主義偉大實踐中貢獻應有的智慧和力量。