人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用

文/山東省菏澤市廉政教育中心 張路軍

檔案管理工作是對一個單位甚至一個區(qū)域進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)管理存儲的重要的工作形式和內(nèi)容。根據(jù)不同的檔案管理要求，檔案的存檔和調(diào)用也會有不同的要求。不管是對于人事檔案進(jìn)行管理，還是對城市發(fā)展建設(shè)以及單位的發(fā)展建設(shè)的檔案進(jìn)行管理，都需要把相關(guān)的文獻(xiàn)資料等內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的歸檔。所以，對于各單位城市社區(qū)來說，能夠讓檔案管理在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上效率進(jìn)一步的提高，并且高效地利用信息化技術(shù)的條件，實現(xiàn)快速的存檔、分類和查閱都是非常必要的。然而，當(dāng)前在檔案管理工作中，還存在著很多需求上的短板，要滿足檔案管理便捷高效的需求，并且能夠更好地提升單位建設(shè)、人員素質(zhì)，以及為城市發(fā)展的加快步伐而服務(wù)，可以在信息技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上進(jìn)一步引入人工智能，讓人工智能更好地為檔案管理工作起到推動的作用。所以，相關(guān)管理部門和專業(yè)人員要密切關(guān)注人工智能在目前發(fā)展中的具體特征，并且了解人工智能和檔案管理工作之間的密切關(guān)系，從而有效地將人工智能技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中來。

一、人工智能發(fā)展概述

人工智能，這個詞近年來是非常火爆的，我們經(jīng)常通過各種媒介，甚至日常聊天的時候也能接觸到這個詞。人工智能已經(jīng)走入了各行各業(yè)，走入了平常百姓家，那么，人工智能的發(fā)展情況與檔案管理工作有什么樣的契合之處呢？我們需要首先對人工智能有一個整體的認(rèn)識。人工智能，它的英文是Artificial Intelligence，簡稱AI，簡而言之，人工智能是借助計算機(jī)實現(xiàn)傳統(tǒng)中，只有人才能做的一些智能方面的工作。所以人工智能，首先要依賴于計算機(jī)運(yùn)算技術(shù)和算法的發(fā)展。而計算機(jī)在人類世界當(dāng)中已經(jīng)出現(xiàn)了幾十年的時間，在這幾十年當(dāng)中，人類的生活習(xí)慣已經(jīng)發(fā)生了很大的變化，人類的教育、交流、交易等各個環(huán)節(jié)，都因為計算機(jī)的加入而變得更加快捷方便。相對于傳統(tǒng)的計算機(jī)來說，人工智能更強(qiáng)調(diào)其智能的方面，擬人化的特征是其最顯著的特點(diǎn)。對于一個國家來說，人工智能是重要的戰(zhàn)略發(fā)展方向，所以，包括我國在內(nèi)的世界上多個國家都集中了很多的人力資金進(jìn)行人工智能技術(shù)的開發(fā)。這對于提高一個國家的競爭能力，維護(hù)國家的安全穩(wěn)定都具有非常重要的戰(zhàn)略意義。所以，人工智能的發(fā)展可以用日新月異來形容，正是因為國家政府層面的支持，才給了人工智能發(fā)展的重大推動力，也使這一領(lǐng)域蓬勃發(fā)展。所以，人工智能技術(shù)也在發(fā)展過程中，不斷地與社會產(chǎn)生著各種各樣的交互，不斷地檢索收集關(guān)于社會方面對人工智能的需求，為滿足這些需求進(jìn)行重點(diǎn)的研發(fā)。我國在人工智能的技術(shù)研發(fā)方面，成就是非常顯著的，這非常直接地體現(xiàn)在了智能手機(jī)方面。那么，在檔案管理工作中，人工智能可以發(fā)揮哪些作用呢？人工智能的優(yōu)勢是怎么體現(xiàn)在檔案管理的工作當(dāng)中的呢？本文從以下幾個方面進(jìn)行了探索和梳理。

二、人工智能在檔案管理中的應(yīng)用建議

當(dāng)前，伴隨著人工智能技術(shù)的飛速發(fā)展，人工智能的新技術(shù)、新功能大量的引入檔案管理的領(lǐng)域。為了滿足檔案管理工作，在搜索、分類、安全防護(hù)等方面的需求，檔案管理可以有效地實現(xiàn)智能化，因此，我們主要從這三個方面來介紹人工智能在檔案管理領(lǐng)域中的應(yīng)用問題。

（一）用人工智能技術(shù)實現(xiàn)對檔案的智能搜索。以前，檔案管理當(dāng)中的搜索問題只能靠人工來進(jìn)行，消耗了大量的時間成本和人力成本，也不一定能夠把想要的資料全都搜索出來。而計算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)之上的人工智能技術(shù)，卻能夠為檔案管理的智能搜索進(jìn)行量身定制，從而有效地實現(xiàn)人工智能對于檔案管理當(dāng)中所需求檔案的高效搜索。所以，對于一個單位，一個區(qū)域，或者說一個城市來說，能夠借助人工智能極大的提升信息檢索的速度，加強(qiáng)檔案管理的效率，這毋庸置疑會在社會上、經(jīng)濟(jì)上產(chǎn)生重要的價值。人工智能技術(shù)可以實現(xiàn)在對檔案信息進(jìn)行存儲和管理歸檔的過程中，為今后數(shù)據(jù)的快速檢索奠定基礎(chǔ)，在系統(tǒng)優(yōu)化、算法優(yōu)化等方面更多地考慮如何在需要的時候以最快的速度把檔案找到。所以，有效地實現(xiàn)智能搜索需要在專門的軟件進(jìn)行設(shè)計的過程中考慮這些實際的需求，從而實現(xiàn)對信息的分類存儲和整理，要在現(xiàn)有工作的基礎(chǔ)之上，盡量做到快速準(zhǔn)確而高效。整合信息快速的檢索信息是依托在良好的硬件系統(tǒng)和優(yōu)秀的軟件算法基礎(chǔ)之上。在當(dāng)前這樣一個大數(shù)據(jù)時代，提高檔案管理信息檢索的效率，在海量的信息中找到精準(zhǔn)度更高的信息資源，是人工智能在檔案管理工作中的一大顯著的優(yōu)勢。所以，借助智能識別、智能檢索有效地提高檔案管理的效率，提高檢索的效率，讓各行各業(yè)的檔案管理都能夠借助人工智能實現(xiàn)以上的需求。

（二）借助人工智能，對檔案信息進(jìn)行合理分類。由于在算法方面的優(yōu)越性，人工智能可以有效地解決當(dāng)前在檔案管理當(dāng)中，由于分類不合理所導(dǎo)致的信息檢索效率下降，甚至出現(xiàn)錯誤的情況。對于一些結(jié)構(gòu)性不強(qiáng)的信息，人工智能的算法，能夠從智能分析的角度對其進(jìn)行智能化的分類，極大地提高了檔案管理信息資源的歸檔效率，能夠在分類的基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高檔案信息在輸入輸出方面的速度。所以，要根據(jù)檔案處理的具體要求以及人工智能算法的具體特點(diǎn)，來豐富結(jié)構(gòu)化信息，并且對非結(jié)構(gòu)化的信息進(jìn)行整合和具體的智能分類，從而能夠使得我們對信息資源進(jìn)行獲取的過程中，做到準(zhǔn)確快捷高效的定位。在信息分類的過程當(dāng)中，需要對信息資源進(jìn)行大范圍的定位，隨后進(jìn)行細(xì)節(jié)分類和處理，完善層次結(jié)構(gòu)，建造不同的層次之間的聯(lián)系，并依據(jù)其關(guān)系，按照一定的保準(zhǔn)和原則對其進(jìn)行分類，這樣做的好處在于可以有效地保障檔案管理工作的安全性、有效性、合理性。另外，由于在語言識別技術(shù)方面的快速發(fā)展，人工智能技術(shù)在檔案管理工作中可以借助快捷的語言識別能力，使得計算機(jī)設(shè)備對檔案信息進(jìn)行快速有效的分類。這些都得益于人工智能技術(shù)的發(fā)展，得益于算法不斷優(yōu)化，因此，在檔案管理實現(xiàn)智能化分類的過程中，也進(jìn)一步給人們提供了一些檔案管理的新思路，從人的需求的角度，從單位集體對檔案管理工作需求的角度完善相關(guān)的工作。

（三）借助人工智能，更好地實現(xiàn)檔案信息的安全。信息安全問題一直伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展而不斷地在進(jìn)行著革新。借助人工智能可以在傳統(tǒng)的計算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步實現(xiàn)對檔案信息的安全管理，通過計算機(jī)系統(tǒng)和人工智能的算法優(yōu)化信息存儲的方式，對實現(xiàn)檔案信息的智能化管理起到安全有效管理的效果。在具體開展檔案管理的工作中，可以借助計算機(jī)的相關(guān)軟件系統(tǒng)，對所收集到的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化存儲和管理，同時人工智能系統(tǒng)還保障了這些信息資源的隱蔽性和安全性，確保系統(tǒng)中所存儲的檔案資源不容易被犯罪分子獲取和進(jìn)行非法的交易。對于檔案管理工作來說，保障檔案信息的安全是管理工作的核心和重中之重，通過智能化的管理，可以對有效的重要信息進(jìn)行整合和存儲。結(jié)合信息檔案的有效保護(hù)，讓檔案信息可以進(jìn)一步在安全的前提下有效運(yùn)用。相對于傳統(tǒng)的計算機(jī)安全技術(shù)來說，人工智能防護(hù)技術(shù)安全性更強(qiáng)，而且可以有效地實現(xiàn)對檔案庫進(jìn)行實時的監(jiān)控。在嚴(yán)密的監(jiān)控下，更能保障檔案安全，可以最大限度地保障檔案信息的安全。

三、人工智能在檔案管理領(lǐng)域的未來發(fā)展趨勢分析

人工智能在發(fā)展的過程中需要不斷地學(xué)習(xí)，而前期人工智能技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用就成了新技術(shù)學(xué)習(xí)的前提和經(jīng)驗。前期的應(yīng)用也給人工智能技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展提供了學(xué)習(xí)經(jīng)驗、教訓(xùn)的機(jī)會。通過這些經(jīng)驗教訓(xùn)的學(xué)習(xí)，人工智能將會越來越智能，將會越來越能夠適應(yīng)檔案管理工作的具體要求。

當(dāng)前處于21世紀(jì)的人工智能管理時代，檔案管理的內(nèi)容非常復(fù)雜體系，反映出來不同的層次檔案管理工作的具體特征。所以，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的背景之中，不同的單位在檔案管理中都可以借助智能技術(shù)的發(fā)展，將人工智能的新技術(shù)與檔案管理工作的具體需求進(jìn)行結(jié)合，促進(jìn)人工智能技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展。

綜上所述，在當(dāng)前這樣一個信息技術(shù)飛速發(fā)展的數(shù)字時代，數(shù)據(jù)管理檔案管理工作自然也離不開先進(jìn)的人工智能技術(shù)的加入。憑借自身良好的便捷性、交互性等優(yōu)越性的特征，人工智能已經(jīng)并且將來更能夠在檔案管理工作中大展拳腳，使得檔案管理工作進(jìn)一步得到優(yōu)化，并且為單位發(fā)展城市發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。所以，不斷實現(xiàn)智能化的檢索，實現(xiàn)檔案的自動化管理，也是今后很長一段時間，在檔案管理工作中要優(yōu)化和發(fā)展的重要方向。