淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代文書檔案電子化建設(shè)

文/杭州市富陽(yáng)區(qū)愛國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)委員會(huì)辦公室 裘曉萍

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)文書檔案最顯著的影響便是從原來(lái)的紙質(zhì)化記錄轉(zhuǎn)變成電子化記錄，管理效率和質(zhì)量日益得到提升。對(duì)于文書檔案管理工作來(lái)說(shuō)，是否應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)是衡量管理工作水平的重要指標(biāo)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下，衍生出各式各樣的數(shù)據(jù)處理庫(kù)和軟件，能夠有效實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的處理。事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，并積極進(jìn)行應(yīng)用，不斷提高文書管理工作的效率，從而創(chuàng)新檔案管理模式和方式，促進(jìn)自身的可持續(xù)發(fā)展。

一、文書檔案電子化建設(shè)的重要意義

（一）有利于提高文書檔案歸檔的效率。傳統(tǒng)媒體時(shí)代，文書檔案資料基本以紙質(zhì)版保存，檔案紙張很容易出現(xiàn)受損、丟失等問(wèn)題。文書檔案的歸檔方式是由工作人員手動(dòng)歸檔，不僅工作量巨大，還容易在海量信息中出現(xiàn)差錯(cuò)。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展。將紙質(zhì)版文書檔案轉(zhuǎn)變成電子版文書檔案資料，成為提高文書檔案管理工作水平的重要途徑。文書檔案電子化建設(shè)能夠第一時(shí)間將信息錄入電腦檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，如若利用大數(shù)據(jù)技術(shù)還能夠?qū)崿F(xiàn)信息的自動(dòng)歸檔，極大提高了工作效率。

（二）有利于提高文書檔案檢索的便利性。文書檔案作為事業(yè)單位各項(xiàng)任務(wù)的依據(jù)和說(shuō)明，其包含著單位建立伊始至今的信息，信息量是巨大的。當(dāng)工作人員想要獲取相關(guān)信息時(shí)，需要在大量的紙質(zhì)文書檔案中進(jìn)行查找和獲取，不僅浪費(fèi)時(shí)間和人力，還有可能耽誤重大工作進(jìn)展。文書檔案電子化依托強(qiáng)大的信息處理軟件，將所有的文書檔案信息進(jìn)行整合和分類，工作人員只需登錄后搜索相關(guān)內(nèi)容便可獲得所求信息，大大提高了檢索的便利性。此外，在互聯(lián)網(wǎng)機(jī)制作用下，電子文書檔案能夠?qū)崿F(xiàn)在線高效傳輸，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件傳送時(shí)間長(zhǎng)的局限。

（三）有利于節(jié)約文書檔案存放空間。文書檔案存放是有期限的，但隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展和壯大，文書檔案的銷毀速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上添加速度，這就導(dǎo)致大量文書檔案資料堆放，占據(jù)了大部分檔案室空間。在文書檔案電子化建設(shè)過(guò)程中，不需要將紙質(zhì)文書存儲(chǔ)在檔案室內(nèi)，只需將信息存儲(chǔ)在云盤、數(shù)據(jù)庫(kù)、移動(dòng)磁盤內(nèi)即可，節(jié)省了檔案室的物理空間和紙張數(shù)量，有利于促進(jìn)檔案管理工作朝著集約化、精細(xì)化方向發(fā)展。

二、文書檔案電子化建設(shè)中的問(wèn)題和不足

（一）文書檔案存在歷史遺留問(wèn)題。文書檔案的存放是具有一定歷史的，如果無(wú)法做到及時(shí)銷毀，檔案資料只會(huì)逐年增多，給檔案管理工作帶來(lái)難題和考驗(yàn)。當(dāng)進(jìn)行文書檔案電子化建設(shè)時(shí)，其工作量也是巨大的，將所有剩余的文書檔案進(jìn)行電子信息錄入是非常耗時(shí)耗力的。對(duì)于一些陳舊且重要的文書檔案，在錄入過(guò)程中很有可能因?yàn)椴僮鞑划?dāng)而損壞，影響了重要信息的保存。此外，文書檔案管理人員流動(dòng)性較大，再加上歸類不規(guī)范不合理，很難實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的匹配對(duì)應(yīng)，容易造成管理混亂。

（二）文書檔案電子化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不完善。文書檔案電子化建設(shè)是以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施為前提的，只有具備上述條件才能高效、準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入。從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，很多事業(yè)單位的文書檔案管理室建設(shè)落后，缺乏規(guī)范合理的區(qū)域劃分，更缺乏單獨(dú)的電子化文書檔案管理空間，不利于后續(xù)電子化信息建設(shè)工作的開展。此外，很多檔案管理室只有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等簡(jiǎn)單設(shè)備，缺乏功能強(qiáng)大的電子掃描儀、數(shù)據(jù)處理設(shè)備和刻錄設(shè)備。即使一些事業(yè)單位具有電子化文書檔案管理系統(tǒng)，也是多年前開發(fā)的系統(tǒng)，其功能和電子兼容性無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求。

（三）電子信息存儲(chǔ)產(chǎn)品沒(méi)有及時(shí)更新。在文書檔案電子化建設(shè)過(guò)程中，還存在電子存儲(chǔ)設(shè)備更新?lián)Q代的問(wèn)題。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子產(chǎn)品幾年就會(huì)出現(xiàn)大換血。單位內(nèi)原有的電子存儲(chǔ)產(chǎn)品在使用幾年后，很可能會(huì)出現(xiàn)功能不完備、信息儲(chǔ)備安全性有待提升、存儲(chǔ)速度下降等問(wèn)題。在這種情況下，工作人員的數(shù)據(jù)錄入和提取效率便會(huì)下降。因此，在電子化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)及時(shí)更新信息存儲(chǔ)設(shè)備，不斷完善其功能，保障文書檔案管理效率的提升。

（四）文書檔案管理人員素質(zhì)有待提升。大數(shù)據(jù)時(shí)代，各類信息技術(shù)和軟件廣泛應(yīng)用，需要高素質(zhì)的新時(shí)代人才進(jìn)行信息管理工作。文書檔案管理工作對(duì)工作人員的信息素質(zhì)提出了更高要求，其不僅需要具備管理知識(shí)，還需要具備扎實(shí)的信息技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備，以適應(yīng)海量的信息處理工作。大部分事業(yè)單位的工作人員是無(wú)法達(dá)到上述要求的，受到年齡普遍較大、文化水平不高、學(xué)習(xí)能力等因素的限制，這就導(dǎo)致了文書檔案管理工作人員缺乏適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的應(yīng)用技能，影響了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

三、優(yōu)化文書檔案電子化建設(shè)的對(duì)策和方法

（一）加大資金和技術(shù)投入，完善電子化基礎(chǔ)設(shè)施。完善基礎(chǔ)設(shè)施是推動(dòng)文書檔案電子化建設(shè)的前提條件，也是基本物質(zhì)保障。因此，事業(yè)單位部門應(yīng)加大對(duì)管理工作的重視程度，增強(qiáng)對(duì)其經(jīng)費(fèi)支援。首先，應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的電子檔案管理室，更新打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并大力開發(fā)電子文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為后續(xù)電子化建設(shè)提供設(shè)備支撐。其次，還應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的算法技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等技術(shù)，構(gòu)建高效的信息處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢、傳送的準(zhǔn)確和便捷。相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的完備是事業(yè)單位積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的體現(xiàn)，也是優(yōu)化檔案管理工作的不二法門。

（二）健全電子化管理制度，保障管理工作的運(yùn)行。由于文書檔案工作內(nèi)容較為繁雜，需要科學(xué)合理的檔案管理制度規(guī)范各項(xiàng)工作落實(shí)。管理制度的設(shè)立需要按照國(guó)家相關(guān)法律執(zhí)行，并結(jié)合事業(yè)單位自身管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行創(chuàng)新性實(shí)踐。相關(guān)部門應(yīng)設(shè)立合理的人員責(zé)任制度、檔案室管理制度等，以推動(dòng)管理工作朝著專業(yè)化、規(guī)范化方向發(fā)展。在工作開展過(guò)程中，應(yīng)將工作具體落實(shí)到個(gè)人頭上，實(shí)施嚴(yán)格的追責(zé)制，規(guī)范工作人員行為，減少檔案管理失誤事件的發(fā)生。同時(shí)，還應(yīng)實(shí)施科學(xué)的激勵(lì)制度，通過(guò)獎(jiǎng)懲的實(shí)施提高工作人員的積極性。

（三）提高員工綜合素質(zhì)，提高管理工作效率。工作人員是文書檔案電子化建設(shè)的核心要素，其專業(yè)能力和水平影響著各項(xiàng)管理工作的實(shí)際成效。因此，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，可以邀請(qǐng)專業(yè)的電子化文書檔案管理專家或者學(xué)者對(duì)其進(jìn)行講授，不斷提高其專業(yè)技能和信息技術(shù)應(yīng)用能力。此外，檔案管理是一項(xiàng)政策性極強(qiáng)的工作，需要工作人員具備高度的政治素養(yǎng)和法律敏感度。因此，工作人員還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)法律知識(shí)、政治政策等方面的學(xué)習(xí)，以不斷提升工作人員素養(yǎng)。

（四）做好庫(kù)存檔案管理工作，分批分步驟進(jìn)行。文書檔案的信息化建設(shè)不是一蹴而就的，需要按部就班地執(zhí)行和落實(shí)。對(duì)于歷史遺留的紙質(zhì)文書資料，需要一段較長(zhǎng)時(shí)間的錄入工作才能實(shí)現(xiàn)。因此，工作人員應(yīng)通過(guò)對(duì)其進(jìn)行任務(wù)規(guī)劃，制定合理的任務(wù)表，實(shí)施重要文書資料先行、分批次錄入、尋求外包公司幫助等手段，實(shí)現(xiàn)庫(kù)存文書檔案的電子化。

（五）增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)，防止檔案信息的泄露。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，雖然為我們處理海量信息提供了便利，但在魚龍混雜的網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)信息安全性受到來(lái)自多方面的威脅。文書檔案管理作為事業(yè)單位較為重要的信息，其安全性應(yīng)得到充分保障。因此，檔案管理部門應(yīng)不斷提高信息安全意識(shí)：一方面，加強(qiáng)對(duì)工作人員的操作規(guī)范，防止出現(xiàn)個(gè)人失誤造成信息泄露的事件發(fā)生；另一方面，大力開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的安全管理功能，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)屏障保護(hù)，防止黑客、外網(wǎng)的襲擊和威脅。

四、結(jié)語(yǔ)

文書檔案作為事業(yè)單位日常工作和發(fā)展歷程的記錄，在單位發(fā)展進(jìn)步過(guò)程中起著基礎(chǔ)性作用。如今已是大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息朝著碎片化、電子化、互聯(lián)化方向發(fā)展。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，必須革新傳統(tǒng)文書檔案管理模式，充分利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)和軟件，實(shí)現(xiàn)文書檔案處理的電子化建設(shè)。首先，應(yīng)加大資金和技術(shù)投入，完善電子化基礎(chǔ)設(shè)施。同時(shí)，健全電子化管理制度，保障管理工作的運(yùn)行。其次，提高員工綜合素質(zhì)，提高管理工作效率。此外，做好庫(kù)存檔案管理工作，分批分步驟進(jìn)行。最后，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)，防止檔案信息的泄露。