醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策

文/內(nèi)蒙古自治區(qū)巴彥淖爾市醫(yī)院 溫婷

檔案是指過去和現(xiàn)在的機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄；醫(yī)院人事檔案則是醫(yī)院在人事管理工作中形成的專門檔案范疇。反映的是醫(yī)院干部、職工參加社會實踐活動情況的真實記錄。也是醫(yī)院檔案全宗的重要組成部分。人事檔案及其管理工作不僅為醫(yī)院領導提供各類人才信息和用人依據(jù)。而且為相關制度改革和職稱評定等提供依據(jù)，因此人事檔案及其管理在醫(yī)院建設中有不可取代的重要作用，而且也是醫(yī)院改革發(fā)展中不可缺少的一環(huán)，如何在新形勢下科學、高效地進行檔案管理進而提供更好的服務是醫(yī)院人事檔案管理人員面臨的新的挑戰(zhàn)。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

在醫(yī)院檔案管理進程中，由于醫(yī)院規(guī)模、人事制度、人員模式等差異，使得管理中存在的問題既具有共性又兼具個性。我院于2009年開始對全院人事檔案進行整理，在工作期間發(fā)現(xiàn)我院檔案管理存在的共性問題如下：

（一）從思想層面看，醫(yī)院對人事檔案管理不夠重視。由于檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益，而且其業(yè)務知識有一定的局限性，因此不僅是醫(yī)院領導對檔案管理的意義認識不足，而且多數(shù)管理人員對人事檔案管理工作的認識也不到位。實際上，在檔案工作中建檔是基礎需求，通過對檔案的管理為醫(yī)院建設提供各項服務才是目的。

（二）從管理體系看，醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)有的模式、手段及制度等相對落后。具體而言，部分醫(yī)院檔案管理僅限于將計算機作為檢索工作來使用，計算機的數(shù)據(jù)貯存、運算速度以及識別能力等功能尚未被充分開發(fā)和利用；檔案管理制度不健全，缺少統(tǒng)一的管理標準與模式，也沒有制定統(tǒng)一的收檔制度；醫(yī)院人事檔案鑒定核查制度不完善，頻繁出現(xiàn)人事檔案資料信息造假事件。

（三）從人才隊伍來看，缺少專業(yè)的醫(yī)院檔案管理工作人員。一方面，很少有專職檔案員從事人事檔案管理工作，造成主動服務意識相對薄弱、專業(yè)知識匱乏、整體隊伍素質不過硬等問題；另一方面，從事檔案管理的工作人員法制意識較為薄弱，在工作中難以做到有法可依。此外，平時工作中檔案管理人員進修學習的機會相對較少，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，基于經(jīng)驗的管理水平和思想觀念落后于時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力，使醫(yī)院檔案工作處于應付和被動狀態(tài)。

除上述共性問題外，我院的檔案管理在長期發(fā)展中形成若干個性問題，這主要是由于醫(yī)院工作人員是否在編造成的。具體地說，從存儲方式看，在編人員檔案存放在人力資源社會保障局檔案室，有電子存儲；編外人員檔案存放在醫(yī)院人事科檔案室，暫無電子存儲。這種存儲方式同時為檔案查詢帶來不便。從查詢程序看，在編人員需要帶著醫(yī)院專人及負責人簽字的申請書到人力資源社會保障局檔案室找專人簽字后，由另一專人查詢復印，程序復雜而且花費時間長；編外人員檔案由專人管理，需要找專人查詢。從檔案管理看，收管分離的分層式管理造成檔案未及時歸檔甚至忘記收集檔案等問題。

二、未來醫(yī)院人事檔案管理的對策與建議

人事檔案不僅為醫(yī)院的改革開放、經(jīng)濟發(fā)展和社會效益保障提供人才信息，而且為領導選人、用人提供真實可靠的依據(jù)。面對醫(yī)療改革以及新形勢下的檔案法制宣傳教育活動，人事檔案管理工作必須主動順應時代發(fā)展趨勢，不斷完善和健全管理模式以迎接新的挑戰(zhàn)。

（一）必須從思想上高度重視醫(yī)院人事檔案管理。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院領導要把檔案管理工作與醫(yī)院的建設發(fā)展聯(lián)系起來，從根本上重視人事檔案管理。思想是行動的指導，只有領導從根本上消除以往對檔案管理工作的偏見，從事檔案管理的工作人員才會積極地發(fā)揮主觀能動性，以專業(yè)的服務為其他管理決策提供檔案價值。2020年既是《中華人民共和國檔案法》修訂通過年，也是《內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案法治宣傳教育第七個五年規(guī)劃（2016-2020年）》的最后一年，醫(yī)院領導不僅要借助此契機狠抓全院的法制宣傳教育工作，同時也要樹立依法治檔的思想意識，從根本上提高檔案工作的重要性，以優(yōu)質的管理為醫(yī)院的建設和發(fā)展創(chuàng)造出更大的價值。

（二）不斷創(chuàng)新管理體系，敢于打破和淘汰現(xiàn)有的落后管理模式、手段及制度等。檔案管理是一項貫穿于醫(yī)院發(fā)展的長期工作，必須結合《檔案法》《內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案法治宣傳教育第七個五年規(guī)劃（2016-2020年）》《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》等法律法規(guī)及指導意見建立和修訂相應的制度。從我院的實際情況出發(fā)，制定檔案管理制度，統(tǒng)一檔案管理，把復雜的查詢方式簡單化；充分認識到紙質檔案和電子檔案各自的價值，堅持兩者并存；建立獎懲制度，樹立起依法管檔的法制觀念，對違反《檔案法》的行為嚴懲不貸。通過建立健全一套統(tǒng)一標準和規(guī)范的檔案管理制度，使得我院的檔案管理真正做到有章可循、有法可依，實現(xiàn)以服務創(chuàng)造良好社會效益和經(jīng)濟效益的目的。

（三）加強醫(yī)院的信息化建設，用先進的技術手段實現(xiàn)我院的現(xiàn)代化管理。我國第十個五年規(guī)劃確認了以信息化帶動工業(yè)化的發(fā)展目標，企業(yè)推進信息化建設就是在各項活動中逐步深入廣泛地運用計算機技術和通信技術相結合的信息技術和信息方法的過程，它不僅僅是信息技術應用的過程，也是企業(yè)管理理念、方法與體制的更新與適應的過程。這是一項長期的工作，我院也要盡快建立計算機網(wǎng)絡，利用計算機管理人事檔案，建立全院職工考勤系統(tǒng)，對全院各類人員的資料進行梳理和補充，及時完善體現(xiàn)個人特色的內(nèi)容，例如個人誠信、學歷、專業(yè)技能、獎懲等材料，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理。

（四）建立專業(yè)化的檔案管理人才隊伍，不斷提高其素質，樹立服務意識。檔案管理人員的素質直接決定著檔案管理的水平，隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，新行業(yè)、新領域、新載體不斷豐富著檔案管理內(nèi)容，迫切要求檔案管理工作人員加快素質建設。檔案管理工作人員一是要樹立正確的工作意識，在工作中具有高度的責任感，盡職盡責地做好本職工作。二是要樹立終身學習的目標，不斷充實專業(yè)理論知識，而且抓住進修、培訓等機會完善與工作相關的專業(yè)技能。三是要培養(yǎng)創(chuàng)新意識，密切關注新形勢下醫(yī)院檔案管理研究的最新變化，不斷與時俱進，推陳出新。總之就是打造一支主動型、創(chuàng)新型、復合型的專業(yè)管理隊伍。

綜上所述，醫(yī)院檔案人事管理既是一項長期的工作，也是一項需要隨著形勢變化隨時進行修訂和完善的工作。在實際工作中，既要不斷地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，也要通過持續(xù)的學習不斷深化對檔案管理工作意義的認識，使其在我院的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革中發(fā)揮重大的作用。