探析人事檔案材料收集與鑒別工作中的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)

文/蘇州市廣濟(jì)醫(yī)院 金燕敏

人事檔案材料收集與鑒別在醫(yī)院人事檔案管理工作之中具備基礎(chǔ)性作用，有利于全方位保障人事檔案材料的真實(shí)性與完備性，進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理的作用得到充分發(fā)揮。與此同時(shí)，在對(duì)人事檔案材料展開(kāi)收集與鑒別的過(guò)程之中，醫(yī)院管理人員從具體的目標(biāo)和專業(yè)知識(shí)出發(fā)，形成對(duì)于信息的科學(xué)篩選，從而能夠增強(qiáng)人事檔案材料整理的規(guī)范性與有序性，為醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。為此，醫(yī)院必須正視當(dāng)前存在于人事檔案材料收集與鑒別工作之中的問(wèn)題，通過(guò)科學(xué)分析把握其成因，采取科學(xué)的應(yīng)對(duì)策略對(duì)其加以解決，力求提高人事檔案材料收集與鑒別工作的能力與水平。

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案材料收集與鑒別工作之中存在的問(wèn)題分析

（一）缺乏應(yīng)有的重視。現(xiàn)階段，由于未能形成對(duì)于人事檔案管理工作的全面認(rèn)知、未能把握好人事檔案管理與人力資源管理之間的關(guān)系，因而大部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層與管理層在具體的管理實(shí)踐之中，往往將管理重心放在人力資源管理方面，對(duì)于人事檔案管理則缺乏應(yīng)有的重視力度，因而沒(méi)有給予人事檔案管理部門充足的資金支持，同時(shí)人事檔案管理部門在醫(yī)院中也屬于一個(gè)較為邊緣化的部門，其地位與作用未能得到充分重視，造成人事檔案材料收集與鑒別工作難以精細(xì)化展開(kāi)，許多具體的鑒別措施都得不到有效落實(shí)，難以取得理想的管理效果。

（二）材料更新速度緩慢。人事檔案材料具有一定的時(shí)效性，伴隨檔案人所處環(huán)境的變化，人事檔案材料必須進(jìn)行相應(yīng)的更新，以此確保檔案能夠充分代表檔案人的具體情況，為醫(yī)院的相關(guān)決策提供有效參考。然而，當(dāng)前在人事檔案材料更新這項(xiàng)工作上，許多醫(yī)院存在諸多不足，沒(méi)有及時(shí)根據(jù)檔案人的實(shí)際情況展開(kāi)信息更新，因而很難確保人事檔案材料的參考價(jià)值，對(duì)于醫(yī)院的整體人事管理水平也有著較為嚴(yán)重的負(fù)面影響。與此同時(shí)，一些醫(yī)院的管理人員在對(duì)人事檔案材料進(jìn)行更新時(shí)，沒(méi)有重視落實(shí)全面更新的原則，而是將更新內(nèi)容局限于某個(gè)具體模塊的材料，實(shí)質(zhì)上無(wú)法為人力資源管理部門提供員工績(jī)效評(píng)估及獎(jiǎng)懲方面的有效參考。

（三）未能形成專業(yè)隊(duì)伍。人事檔案材料收集與鑒別工作是一項(xiàng)流程復(fù)雜而細(xì)節(jié)性注意事項(xiàng)眾多的工作，要求工作人員具備相關(guān)檔案管理專業(yè)知識(shí)、良好的學(xué)習(xí)能力和執(zhí)行能力以及較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)與工作積極性。然而，當(dāng)前大部分醫(yī)院都未能構(gòu)建具備上述素質(zhì)的專業(yè)高效工作隊(duì)伍，因而在對(duì)人事檔案材料展開(kāi)收集與鑒別的過(guò)程中，往往存在許多對(duì)于細(xì)節(jié)的忽視，不能很好地落實(shí)材料收集與鑒別的相關(guān)制度規(guī)定，操作具有較強(qiáng)的不規(guī)范，因而無(wú)法有效確保人事檔案材料的真實(shí)性與可靠性。此外，一些醫(yī)院在任用人事檔案管理人員時(shí)，采取從其他部門和崗位調(diào)用人員兼職的做法，這就進(jìn)一步造成人事檔案材料管理隊(duì)伍缺乏專業(yè)性，很難從專業(yè)知識(shí)出發(fā)對(duì)材料的真實(shí)性與時(shí)效性進(jìn)行鑒別與把握，造成人事檔案管理之中的主觀隨意性增加，不利于管理活動(dòng)的有序展開(kāi)。

（四）未能引入信息技術(shù)。信息時(shí)代，醫(yī)院的人事檔案管理工作應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展步伐展開(kāi)創(chuàng)新，重視將計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)引入人事檔案材料的收集與鑒別實(shí)踐之中，借助高性能計(jì)算機(jī)快速高效地完成對(duì)于人事檔案材料真實(shí)性與可靠性的判斷，同時(shí)構(gòu)建專門的人事檔案檢索庫(kù)，從而為檔案查找、材料更新提供便利。然而，當(dāng)前醫(yī)院在應(yīng)用信息技術(shù)方面顯然存在諸多不足，究其原因，主要在于醫(yī)院未能形成對(duì)于信息技術(shù)應(yīng)用重要性的充分理解。與此同時(shí)，大部分醫(yī)院在信息技術(shù)水平與能力方面也存在較大的缺陷，無(wú)法切實(shí)滿足實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與人事檔案管理工作深度融合的需求。此外，醫(yī)院的人事檔案管理人員在信息素養(yǎng)方面也存在不足，他們既不能很好地應(yīng)用計(jì)算機(jī)完成各項(xiàng)操作，又缺乏對(duì)于現(xiàn)代新興網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的充分了解，因而很難有效地主動(dòng)展開(kāi)人事檔案材料收集與鑒別工作的相關(guān)信息化探索，這也在很大程度上制約著醫(yī)院的人事檔案管理信息化進(jìn)程。

二、醫(yī)院有效解決人事檔案材料收集與鑒別工作中問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

（一）更新管理理念，提高重視力度。要想切實(shí)提高人事檔案材料收集與鑒別工作質(zhì)量，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層與管理層必須首先提高對(duì)于這項(xiàng)工作的重視力度，充分理解高水平人事檔案材料收集與鑒別工作對(duì)于醫(yī)院有效展開(kāi)人才任用、實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置進(jìn)而促進(jìn)發(fā)展戰(zhàn)略落實(shí)等方面的重要價(jià)值，提高人事檔案材料收集與鑒別工作人員在醫(yī)院之中的地位，適當(dāng)為其增加薪酬福利，以此充分將他們的工作積極性與主體性調(diào)動(dòng)起來(lái)。與此同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)加大對(duì)于人事檔案材料收集與鑒別工作的資金支持力度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公環(huán)境和工作氛圍方面的改善，同時(shí)推動(dòng)各項(xiàng)細(xì)節(jié)性收集與鑒別措施落實(shí)到位，為信息化人事檔案管理模式構(gòu)建提供有力支撐。在此方面，為促進(jìn)人事檔案材料收集與鑒別工作進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化，醫(yī)院尤其需要重視為人事檔案管理部門配備高性能計(jì)算機(jī)、開(kāi)發(fā)相應(yīng)的人事檔案管理軟件，為各項(xiàng)信息技術(shù)在人事檔案管理實(shí)踐之中得以應(yīng)用打下良好的基礎(chǔ)。

（二）加快更新速度，重視認(rèn)真鑒別。唯有實(shí)現(xiàn)對(duì)于人事檔案材料的及時(shí)更新，醫(yī)院才能真正確保人事檔案能夠在展開(kāi)相關(guān)決策時(shí)提供有效的參考。為此，醫(yī)院需要建立完善的人事檔案材料更新制度，以制度的形式確保工作人員定期按照要求更新人事檔案材料，同時(shí)以制度的形式明確人事檔案材料更新的規(guī)范流程，以此為工作人員提供實(shí)踐方面的科學(xué)指導(dǎo)，確保材料信息的時(shí)效性，保證人事檔案材料信息能夠全方位反映出檔案人的最新情況，最大限度地實(shí)現(xiàn)人事檔案材料的內(nèi)在價(jià)值。同時(shí)，醫(yī)院需要重視推動(dòng)人事檔案管理部門與其他部門之間保持密切聯(lián)系，通過(guò)溝通交流了解人事檔案人的最新工作狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)對(duì)于人事檔案材料的快速更新與鑒別，完整記錄包括績(jī)效考核、職位變動(dòng)等各個(gè)方面的信息，確保信息的完備性與真實(shí)性，最大限度地實(shí)現(xiàn)人事檔案對(duì)于人力資源管理決策的指導(dǎo)價(jià)值。

（三）構(gòu)建專業(yè)隊(duì)伍，提高綜合能力。高質(zhì)量的人事檔案材料收集與鑒別工作，必須依托于一支兼具專業(yè)素質(zhì)與良好綜合實(shí)踐能力專業(yè)隊(duì)伍為支撐。為此，醫(yī)院一方面應(yīng)面向工作人員展開(kāi)主題培訓(xùn)工作，增進(jìn)他們對(duì)于人事檔案材料收集與鑒別工作的理解，幫助他們掌握人事檔案材料收集與鑒別的制度要求和科學(xué)方法，深化他們的信息素養(yǎng)，幫助他們掌握計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作，增進(jìn)他們對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)的了解與把握；另一方面，醫(yī)院應(yīng)重視引入專業(yè)人事檔案管理人才，以此為工作隊(duì)伍注入全新活力。此外，醫(yī)院還應(yīng)加強(qiáng)與其他醫(yī)院之間的交流，借鑒其他醫(yī)院的高效人事檔案管理模式，注意根據(jù)自身實(shí)際情況對(duì)其加以靈活調(diào)整和遷移應(yīng)用，切實(shí)提高人事檔案管理實(shí)效性。為增強(qiáng)工作人員的工作積極性與責(zé)任意識(shí)，醫(yī)院應(yīng)重視完善相應(yīng)監(jiān)督制度，使得其他工作部門形成對(duì)于人事檔案管理部門的有效監(jiān)督與制約，對(duì)工作人員的工作情況與成果進(jìn)行全方位的監(jiān)督和審核，進(jìn)一步提升人事檔案材料的真實(shí)性與可靠性。

（四）引入信息技術(shù)，增強(qiáng)管理實(shí)效。信息時(shí)代，醫(yī)院應(yīng)在人事檔案管理實(shí)踐之中引入“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，找準(zhǔn)信息技術(shù)與人事檔案管理工作之間的契合點(diǎn)，更新管理理念并展開(kāi)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用方面的全新探索。首先，醫(yī)院應(yīng)重視實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)與人事檔案材料收集與鑒別工作的有機(jī)結(jié)合，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析與處理能力，對(duì)人事檔案材料進(jìn)行全方位的認(rèn)真鑒別，從而減少主觀性因素的影響，更好地確保材料信息的真實(shí)性與可靠性。其次，醫(yī)院應(yīng)重視將云儲(chǔ)存和云計(jì)算引入人事檔案材料收集與鑒別之中，對(duì)人事檔案材料做好相應(yīng)備份工作，提升材料信息的安全性，與此同時(shí)為材料更新提供便利。最后，醫(yī)院需把握物聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用策略，借助物聯(lián)網(wǎng)有效監(jiān)控紙質(zhì)檔案的狀態(tài)，避免人事檔案材料因外部因素而受損，同時(shí)保證人事檔案在各個(gè)部門之間流通時(shí)的安全性，避免重要的檔案材料丟失。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，基于人事檔案管理工作對(duì)于提升醫(yī)院人力資源配置合理性、促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展等各個(gè)方面所具備的積極作用，醫(yī)院必須正視當(dāng)前存在于人事檔案材料收集與鑒別實(shí)踐之中諸如重視力度不足、未能及時(shí)對(duì)人事檔案材料進(jìn)行更新、未能建設(shè)具備專業(yè)素質(zhì)的高水平工作隊(duì)伍以及未能引入信息技術(shù)等一系列問(wèn)題，通過(guò)落實(shí)更新管理理念、加快材料收集更新與鑒別周期、構(gòu)建專業(yè)化的人事檔案管理隊(duì)伍、加強(qiáng)對(duì)于人事檔案材料收集與鑒別工作的監(jiān)督力度以及構(gòu)建信息化的人事檔案管理模式、將信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案材料收集與鑒別實(shí)踐之中等策略，有效解決各方面問(wèn)題，形成高效的人事檔案管理體系與模式，切實(shí)推動(dòng)人事檔案管理水平實(shí)現(xiàn)全方位提升。