信息化背景下的高校檔案服務(wù)策略分析

文/北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院 張海東

檔案管理工作是高校管理工作的重要內(nèi)容，對(duì)高校管理工作的整體質(zhì)量有著直接的影響。目前，部分高校逐漸認(rèn)識(shí)到了信息化背景下高校檔案服務(wù)面臨的困境與挑戰(zhàn)，并采取了一些應(yīng)對(duì)策略，在一定程度上提高了檔案服務(wù)水平。但是由于思想觀念、規(guī)章制度等方面的影響，信息化背景下高校檔案服務(wù)中仍舊存在一些不足，工作還需進(jìn)一步改進(jìn)。因此，對(duì)信息化背景下高校檔案服務(wù)策略進(jìn)行研究是十分必要的。

一、信息化背景下高校檔案服務(wù)中存在的問題

（一）高校對(duì)檔案服務(wù)的重視程度較低。在過去一段時(shí)間內(nèi)，高校對(duì)檔案服務(wù)工作的認(rèn)識(shí)不夠充分，并沒有意識(shí)到檔案服務(wù)工作的重要性，對(duì)檔案服務(wù)工作的質(zhì)量造成了一些負(fù)面影響。信息化背景下，以往的檔案管理服務(wù)模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段高校發(fā)展的需求，高校檔案服務(wù)對(duì)象對(duì)服務(wù)工作提出了新的要求。新形勢(shì)下，民眾的思想觀念發(fā)生了較大的變化，民眾愈加注重檔案的及時(shí)性、準(zhǔn)確性及隱私性，這種情況下，高校應(yīng)積極轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，不斷對(duì)工作進(jìn)行改進(jìn)，以此提高工作開展的水平。另外，由于高校對(duì)檔案服務(wù)工作的重視程度較低，高校對(duì)檔案服務(wù)工作的投入較少，檔案服務(wù)工作缺乏穩(wěn)定可靠的資金保障，這種情況下，檔案管理工作的開展缺乏可靠的基礎(chǔ)設(shè)施，而且檔案管理人員的薪資待遇較低，人員的工作積極性難以得到較好的調(diào)動(dòng)，也會(huì)在一定程度上影響檔案服務(wù)的水平。

（二）高校檔案服務(wù)相關(guān)規(guī)章制度不完善。目前，我國(guó)高?，F(xiàn)有的檔案管理工作規(guī)章制度不夠健全，難以滿足信息化背景下高校檔案管理工作的需求，檔案管理工作的進(jìn)度及質(zhì)量得不到必要的保障。而且現(xiàn)階段我國(guó)高校檔案管理獎(jiǎng)懲制度的制定和實(shí)施仍舊存在較多的不足，獎(jiǎng)懲制度并沒有發(fā)揮出自身應(yīng)有的作用，檔案管理人員在實(shí)際工作中缺乏科學(xué)有效的獎(jiǎng)懲，使得人員工作熱情較低，難以真正投入到檔案管理工作中來。此外，部分高校在檔案管理工作開展的過程中對(duì)規(guī)章制度的重視程度較低，規(guī)章制度難以得到較好的實(shí)施，并不能對(duì)檔案管理人員的工作進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，使得檔案管理工作水平整體偏低。

（三）高校檔案服務(wù)人員綜合素質(zhì)較低。信息化背景下，高校檔案服務(wù)工作面臨著較多的挑戰(zhàn)，檔案管理工作難度大幅增加，對(duì)檔案管理人員提出了新的要求。但是值得注意的是，現(xiàn)階段我國(guó)高校檔案服務(wù)人員的綜合素質(zhì)普遍偏低，并不能滿足信息化背景下高校檔案服務(wù)工作的要求，對(duì)檔案管理工作的進(jìn)度及質(zhì)量造成了一定負(fù)面的影響。由于在過去一段時(shí)間內(nèi)，我國(guó)高校對(duì)檔案管理工作的重視程度較低，檔案管理工作人員聘用標(biāo)準(zhǔn)較低，人才聘用工作的質(zhì)量得不到必要保障，使得檔案管理工作的質(zhì)量整體偏低。而且我國(guó)高校對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度較小，現(xiàn)有檔案管理人員對(duì)信息化背景下檔案服務(wù)工作的認(rèn)識(shí)不夠充分，在實(shí)際工作中仍舊是沿用以往的工作模式，對(duì)新興理念及技術(shù)的了解及應(yīng)用較少，檔案管理工作的質(zhì)量較差。此外，由于人員的綜合素質(zhì)較低，人員在實(shí)際工作中對(duì)信息化設(shè)備的應(yīng)用較少，信息化設(shè)備的利用效率較低，造成了大量人力及物力資源的浪費(fèi)。

（四）高校檔案服務(wù)中對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用較少。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化技術(shù)在民眾生活及社會(huì)生產(chǎn)中得到了較為廣泛的應(yīng)用。但是由于信息化技術(shù)的出現(xiàn)時(shí)間較短，民眾對(duì)信息化技術(shù)的了解較少，信息化技術(shù)在高校檔案服務(wù)中的應(yīng)用仍舊存在較多的不足，并沒有充分發(fā)揮出信息化技術(shù)應(yīng)用的作用，檔案管理工作對(duì)人力資源的依賴性較強(qiáng)，會(huì)在一定程度上加大高校檔案管理成本。而且由于高校對(duì)檔案管理工作的不重視，高校對(duì)檔案管理工作的資金投入較少，信息化設(shè)施及設(shè)備較為缺乏，對(duì)檔案管理人員在工作中應(yīng)用信息化技術(shù)造成了較大的阻礙，不利于檔案管理工作信息化水平的提升。此外，利用信息化技術(shù)開展高校檔案管理工作時(shí)信息泄露情況時(shí)有發(fā)生，對(duì)高校的信息安全造成了較大的威脅，這種情況下，高校對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用存在一些擔(dān)憂，在實(shí)際工作中不能放心應(yīng)用信息化技術(shù)，也對(duì)信息化技術(shù)自身作用的發(fā)揮形成了一定的局限。

二、信息化背景下高校檔案服務(wù)策略

（一）高校應(yīng)轉(zhuǎn)變自身觀念。信息化背景下，高校應(yīng)積極轉(zhuǎn)變自身檔案管理工作理念，對(duì)檔案管理工作的開展給予足夠的關(guān)注，并明確信息化背景下檔案管理工作面臨的困境，積極需求措施提高檔案服務(wù)的水平。在高校擴(kuò)招的大背景下，高校檔案管理工作難度不斷增加，檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下工作中存在的挑戰(zhàn)，正視自身工作中存在的不足，不斷對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，以此提高檔案管理工作的水平。而且檔案管理人員應(yīng)對(duì)服務(wù)對(duì)象的要求給予足夠的重視，不斷提高檔案服務(wù)的隱私性及可靠性，確保能夠滿足服務(wù)對(duì)象的需求，以此贏得服務(wù)對(duì)象的認(rèn)可。此外，高校應(yīng)加大對(duì)檔案服務(wù)工作的投入，為檔案管理工作的開展提供穩(wěn)定的資金保障，不斷提高檔案管理人員的薪資待遇，以此確保檔案管理人員對(duì)工作保持較高的激情，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量及效率的大幅提升。

（二）完善高校檔案服務(wù)相關(guān)規(guī)章制度。完善的規(guī)章制度是檔案管理工作高效有序開展的基礎(chǔ)和前提，規(guī)章制度在高校檔案服務(wù)中發(fā)揮著不容忽視的作用。因此，高校在實(shí)際工作中應(yīng)高度重視檔案服務(wù)相關(guān)規(guī)章制度的健全，不斷對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行完善，確保規(guī)章制度能夠涵蓋檔案管理中所涉及的內(nèi)容，以確保規(guī)章制度能夠在實(shí)際工作中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。而且高校在實(shí)際工作中應(yīng)注意獎(jiǎng)懲制度的制定和實(shí)施，在實(shí)際工作中對(duì)檔案管理人員的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，并根據(jù)人員工作情況采取物質(zhì)或是精神層面的獎(jiǎng)懲，調(diào)動(dòng)人員的工作積極性，以此提高檔案管理工作的質(zhì)量。另外，高校在實(shí)際工作中應(yīng)注意已制定政策的實(shí)施，確保規(guī)章制度能夠落到實(shí)處，以此規(guī)范檔案管理人員的行為，保證檔案管理工作的進(jìn)度及質(zhì)量。

（三）打造高水平檔案服務(wù)人員隊(duì)伍。人員隊(duì)伍的綜合素質(zhì)對(duì)高校檔案服務(wù)的水平有著直接的影響，因此，高校在實(shí)際工作中應(yīng)高度重視高水平檔案服務(wù)人員隊(duì)伍的打造，為檔案管理工作的開展提供可靠的人才保障，以此提高檔案管理工作的水平。信息化背景下，高校應(yīng)注意加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，幫助現(xiàn)有檔案管理人員認(rèn)識(shí)到新形勢(shì)下檔案服務(wù)面臨的調(diào)整，并鼓勵(lì)和引導(dǎo)現(xiàn)有人員學(xué)習(xí)和應(yīng)用先進(jìn)的工作理念，以此確保現(xiàn)有人員能夠滿足信息化背景下高校檔案服務(wù)工作的需求，以保證工作的高效有序開展。而且高校應(yīng)對(duì)檔案管理人員引進(jìn)工作進(jìn)行調(diào)整，提高人員聘用標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)考察人員對(duì)信息化背景下高校檔案管理工作的認(rèn)識(shí)及人員對(duì)信息化技術(shù)的掌握水平，以此為人員隊(duì)伍注入新鮮血液，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的調(diào)整。另外，高校應(yīng)組織檔案管理人員進(jìn)行人才交流，積極借鑒其他高校的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，幫助檔案管理人員樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，以此促進(jìn)高校檔案服務(wù)水平的提升。

（四）在高校檔案服務(wù)中加大對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用。信息化背景下，高校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案服務(wù)工作中面臨的挑戰(zhàn)，并積極對(duì)現(xiàn)有檔案管理模式進(jìn)行革新，在檔案管理工作中注意對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，切實(shí)提高檔案管理的信息化水平。高校在實(shí)際工作中應(yīng)注意向檔案管理人員詳細(xì)講解信息化背景下檔案服務(wù)工作改進(jìn)趨勢(shì)，幫助檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到信息化技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)，以此贏得檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的認(rèn)可，促使人員積極參與到檔案管理工作中來，以此提高信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用水平。而且高校應(yīng)注意加大對(duì)信息化設(shè)施建設(shè)及信息化設(shè)備采購(gòu)的資金投入，積極打造信息化平臺(tái)，為檔案管理人員應(yīng)用信息化技術(shù)開展工作提供可靠的途徑。此外，高校在利用信息化技術(shù)開展檔案管理工作時(shí)應(yīng)注意保護(hù)信息的安全，避免出現(xiàn)信息丟失及泄露情況，確保信息化技術(shù)能夠在檔案管理工作中充分發(fā)揮出自身的積極作用，減少檔案管理人員的工作量，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量及效率的大幅提升。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作的開展能夠?yàn)楦咝ｉ_展其他各項(xiàng)工作提供參考，提高高校各項(xiàng)工作的開展效率及質(zhì)量，進(jìn)而促進(jìn)高校在信息化背景下的進(jìn)一步發(fā)展。但是目前我國(guó)高校檔案管理工作中仍舊存在思想上不夠重視、規(guī)章制度不夠健全、人才隊(duì)伍綜合素質(zhì)偏低及信息化技術(shù)應(yīng)用較少等問題，對(duì)檔案管理工作的開展進(jìn)度及質(zhì)量造成了一定負(fù)面影響，不利于高校在信息化背景下的發(fā)展。這種情況下，高校應(yīng)提升自身工作水平，通過健全相關(guān)規(guī)章制度、建設(shè)高水平檔案服務(wù)人員隊(duì)伍及應(yīng)用信息化技術(shù)開展高校檔案服務(wù)工作等方式，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，以此提高信息化背景下高校檔案服務(wù)水平。