精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

文/衡水市人民醫(yī)院 劉麗娜

在新醫(yī)改背景下，檔案管理的地位和優(yōu)勢日益突顯，傳統(tǒng)管理模式很難滿足新需求，在管理意識、制度、方式與信息化建設(shè)等方面存在問題，需要將精細(xì)思想引入其中，明確檔案建設(shè)目標(biāo)，在科學(xué)完善制度與信息系統(tǒng)的支持下提高醫(yī)療服務(wù)水平與檔案管理效率，充分滿足現(xiàn)代管理需求，實(shí)現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理中精細(xì)思想的應(yīng)用意義

（一）提高醫(yī)療服務(wù)水平。精細(xì)思想應(yīng)用在檔案管理中，可使該項(xiàng)管理工作更加細(xì)致精益，為醫(yī)院的科研和醫(yī)療工作提供更加有力的參考標(biāo)準(zhǔn)，有助于醫(yī)療服務(wù)水平的極大提升，特別是在病人臨床檔案管理中，可通過檔案分析為各項(xiàng)醫(yī)療服務(wù)的開展提供依據(jù)，使科研與醫(yī)療工作能夠理論與實(shí)踐相結(jié)合，更加科學(xué)高效。

（二）緩解醫(yī)患矛盾。當(dāng)前，許多醫(yī)患矛盾的誘因在于醫(yī)療能力有限，患者就醫(yī)后的檔案管理不規(guī)范，為患者帶來不便甚至誤解。但在精細(xì)思想的引導(dǎo)下構(gòu)建檔案管理機(jī)制，使檔案管理更加科學(xué)詳細(xì)，減少檔案不規(guī)范、患者信息未及時更新、醫(yī)療數(shù)據(jù)管理不當(dāng)?shù)葐栴}，進(jìn)而有效緩解醫(yī)患間的矛盾，營造良好的醫(yī)療環(huán)境。

（三）促進(jìn)檔案價值發(fā)揮。在醫(yī)改政策深入之下，人事信息不斷豐富，檔案管理難度與工作量隨之增加，精細(xì)思想的引入有助于各項(xiàng)環(huán)節(jié)的有序開展。對于人事檔案來說，內(nèi)容與醫(yī)院員工相關(guān)，在功能上較為特殊。如若檔案中混雜一些虛假信息，勢必會影響院內(nèi)的人事調(diào)動，不利于公正公平原則的體現(xiàn)。但將精細(xì)思想引入后，可對檔案中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，確保人事信息準(zhǔn)確全面，由此促進(jìn)檔案價值的發(fā)揮，為院內(nèi)人才管理與選拔提供有力參考。

二、醫(yī)院檔案管理中常見的問題

（一）檔案保管封閉。在醫(yī)學(xué)科技飛速發(fā)展之下，醫(yī)院信息傳遞逐漸由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问?。檔案管理形式也應(yīng)跟隨時代潮流。一般情況下，大多數(shù)檔案管理崗位招聘以管理者經(jīng)驗(yàn)為主，錯誤地認(rèn)為只要做好醫(yī)療工作便可高效完成檔案管理，忽視該項(xiàng)工作對整體醫(yī)療團(tuán)隊(duì)起到的作用，主要體現(xiàn)在以下方面：一是檔案封閉管理。內(nèi)容只允許本單位人員查閱，相關(guān)資料基本只供院內(nèi)人員使用，管理者只負(fù)責(zé)檔案收集，忽視內(nèi)容公開與共享，在此種封閉管理下，檔案價值很難充分發(fā)揮。二是檔案意識淡薄。許多管理者的傳統(tǒng)思想根深蒂固，認(rèn)為應(yīng)將更多的時間和精力投入醫(yī)院經(jīng)營中，對檔案管理部門通常采用“放養(yǎng)”政策，管理意識淡薄，投入資金較少，資源開發(fā)不足，檔案信息的利用效率較低。

（二）管理制度不健全?，F(xiàn)代醫(yī)療事業(yè)飛速發(fā)展，導(dǎo)致醫(yī)院行業(yè)競爭激烈，且許多醫(yī)院以效益為先，忽視檔案管理的價值。在實(shí)際管理工作中，制度層面無法保證，對醫(yī)療行為難以起到約束和管理作用。此外，醫(yī)院學(xué)術(shù)調(diào)研活動開展由于檔案管理制度不全，缺乏充足資料支持，對學(xué)術(shù)科研真實(shí)性、有效性產(chǎn)生較大不良影響。對此，只有強(qiáng)化檔案制度建設(shè)，才可為醫(yī)療工作開展提供切實(shí)保障。

（三）檔案服務(wù)被動。當(dāng)前，檔案管理單純提供檔案原件借閱、證明關(guān)系、檔案復(fù)印等業(yè)務(wù)，服務(wù)方式被動單一，無法做到檔案信息的全面利用。許多醫(yī)院仍然沿用傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理，容易丟失和損毀。另外，因醫(yī)院對檔案管理方面的重視度不足，很難及時更新檔案內(nèi)容，在管理過程中部門之間的協(xié)調(diào)共享受阻，這些都不利于檔案管理效率的提升。此外，當(dāng)前部分檔案管理者并非專職負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，有的甚至身兼數(shù)職，很難將全部精力放在檔案管理方面，也未接受過專門的培訓(xùn)，專業(yè)能力與素養(yǎng)不足，在檔案服務(wù)方面很難面面俱到，使檔案管理陷入被動。

（四）信息化水平較低。在醫(yī)療改革背景下，醫(yī)療水平不斷提升，各項(xiàng)活動發(fā)展迅速，導(dǎo)致醫(yī)療數(shù)據(jù)與信息量爆炸式增長，管理工作面臨的壓力與困難也隨之增加。在此背景下，部分醫(yī)院為了節(jié)約成本，在信息化建設(shè)方面的投入力度不足，導(dǎo)致檔案管理缺乏先進(jìn)理念與技術(shù)的支持，資源采集范圍受限，收集整理方式與服務(wù)設(shè)備落后，無法滿足醫(yī)務(wù)人員的檔案需求，降低了檔案利用率，同時也影響了檔案價值的發(fā)揮與管理質(zhì)量的提高。

三、醫(yī)院檔案管理中精細(xì)模式的應(yīng)用措施

（一）提高管理意識，明確檔案建設(shè)目標(biāo)。一方面，明確檔案建設(shè)的方向。在管理目標(biāo)制定中，應(yīng)立足于醫(yī)院實(shí)際情況，對檔案建設(shè)發(fā)展做好整體規(guī)劃，制定科學(xué)高效的管理制度，使數(shù)據(jù)庫安全得到保障；還應(yīng)將管理職責(zé)落實(shí)到全體員工身上，對檔案管理者統(tǒng)一考核，對表現(xiàn)良好、成績優(yōu)異者給予一定獎勵，以此激發(fā)全體員工的熱情，同時也實(shí)現(xiàn)目標(biāo)責(zé)任制。檔案管理中，應(yīng)做好各部門檔案的歸類工作，如資料收集、信息存檔、資源整合等等，在標(biāo)準(zhǔn)化管理下促進(jìn)檔案建設(shè)的有序開展，對醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展起到促進(jìn)作用。另一方面，通過開展精細(xì)化培訓(xùn)，使檔案人員掌握先進(jìn)的管理理念，才可將檔案的內(nèi)在價值充分體現(xiàn)出來。這樣才可提高管理者自身的能力和素養(yǎng)，同時促進(jìn)醫(yī)院整體管理效率的提升。

（二）完善管理制度，促進(jìn)制度精細(xì)健全。1.管理責(zé)任制度。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)清楚認(rèn)識到只有明確責(zé)任才可提高管理效率。在精細(xì)管理模式下，應(yīng)將檔案管理職責(zé)落到實(shí)際之中，包括人事檔案、文書資料、醫(yī)療科技等方面的管理者，均要落實(shí)其崗位責(zé)任與績效責(zé)任，使檔案人員明確自身職責(zé)與目標(biāo)，充分掌握與自己相關(guān)的工作情況，并針對自身職責(zé)做出相應(yīng)措施，提高檔案管理效率。2.精細(xì)管理制度。在檔案管理工作中，管理者的首要任務(wù)是完善檔案管理體系，為后續(xù)管理工作提供更多便利，特別是在新時期下，更應(yīng)加強(qiáng)重視，在精細(xì)理念下制定精細(xì)管理制度，以此促進(jìn)檔案管理整體質(zhì)量提升。根據(jù)《檔案法》內(nèi)容，結(jié)合院內(nèi)實(shí)際情況，制定檔案安全保密、檔案移交、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案銷毀與整理等多項(xiàng)制度，確保管理工作具備科學(xué)、法制、規(guī)劃的特點(diǎn)。3.獎懲制度。醫(yī)院面向檔案管理者制定崗位職責(zé)制度，對管理者的行為進(jìn)行約束和規(guī)范，還應(yīng)制定相應(yīng)的獎懲制度，引導(dǎo)管理者樹立正確的工作觀。同時，將精細(xì)管理滲透到日常工作中，例如，引入PDCA法對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，通過持續(xù)改進(jìn)的方式彌補(bǔ)院內(nèi)檔案管理方面的漏洞和不足。

（三）創(chuàng)新管理方式，加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)。首先，面向檔案整理與歸檔工作實(shí)施精細(xì)管理。在歸檔時可將類似文件放在一起，再根據(jù)內(nèi)容差異細(xì)致分類，以此做到標(biāo)準(zhǔn)化歸檔。在檔案借閱時，借閱檔案之前應(yīng)征求相關(guān)部門同意，對借閱人、時間等信息進(jìn)行記錄，避免丟失。在網(wǎng)絡(luò)時代下，部分醫(yī)院構(gòu)建了專屬的檔案服務(wù)平臺，可將部分檔案信息上傳到平臺中實(shí)現(xiàn)信息共享。其次，將醫(yī)患糾紛納入檔案管理之中。針對當(dāng)前普遍存在的醫(yī)患糾紛問題，醫(yī)院可將其納入檔案管理中，將其劃分為廣義和狹義兩種。其中，廣義是指病人診療中生命權(quán)、隱私權(quán)受到侵害，對醫(yī)院追究責(zé)任的事件；狹義是指醫(yī)患在診療過程中產(chǎn)生的分歧事件。將此類事件納入檔案管理中，對案件起始時間、起因、經(jīng)過、結(jié)果等進(jìn)行記錄，為后續(xù)醫(yī)療工作開展提供借鑒，也可以備后用。最后，提高管理者綜合素質(zhì)。在實(shí)際工作中，應(yīng)通過精細(xì)化培訓(xùn)提高檔案人員的技能與素養(yǎng)，使其明確管理工作的相關(guān)要求。在人才選拔中，遵循人才優(yōu)先原則，強(qiáng)化其對基本知識與實(shí)踐水平的考核，使其各項(xiàng)指標(biāo)均符合人才要求。為滿足崗位需求，還應(yīng)對員工的法律知識、綜合素養(yǎng)進(jìn)行考核，直至全部達(dá)標(biāo)后才可上崗。在檔案管理中應(yīng)做好培訓(xùn)與進(jìn)修工作，定期開展員工培訓(xùn)活動，如基本管理知識與信息技能訓(xùn)練等等；通過考核和獎懲措施，激發(fā)員工積極性，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。

（四）引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高信息化水平。在實(shí)際工作中應(yīng)引入信息技術(shù)構(gòu)建基礎(chǔ)設(shè)施，促進(jìn)檔案信息管理硬件系統(tǒng)，并將資源信息傳入其中，實(shí)現(xiàn)自動分類管理與整合。同時，在信息時代下檔案者還應(yīng)促進(jìn)數(shù)據(jù)共享，為不同部門賦予相應(yīng)的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案資源在各部門間的傳遞與交流，全面提高管理質(zhì)量和效率。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，為醫(yī)療與科研等工作的高效開展提供有力依據(jù)，促進(jìn)檔案管理不斷細(xì)化完善，真正做到精益求精，充分滿足現(xiàn)代醫(yī)療需求。

四、結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代化醫(yī)療改革之下，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足新需求，醫(yī)院急需在精細(xì)思想的引導(dǎo)下采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，通過明確檔案建設(shè)目標(biāo)、完善管理制度、創(chuàng)新管理方式以及引入大數(shù)據(jù)技術(shù)等方式，使當(dāng)前檔案管理中思想意識、管理制度、管理方法與信息化建設(shè)等方面存在的問題得以解決，實(shí)現(xiàn)檔案價值最大化的目標(biāo)，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供助力。