醫(yī)院健康教育檔案的規(guī)范化管理探討

文/山東省德州市德城區(qū)疾病預防控制中心 王芳

隨著我國對醫(yī)療改革的不斷深化，當下的健康教育及健康促進工作有了較好的體系和制度，健康教育檔案管理工作作為疾病控制工作的基礎，其重要性越來越能凸顯出來。有效的健康教育檔案管理是衡量醫(yī)療進步的關鍵指標。

以往的各級醫(yī)療單位對健康教育檔案的管理存在著諸多的弊端，例如：管理者的相關意識淡薄，對健康教育檔案的收集及管理不夠重視，沒有專職工作人員專門的負責等。相關的制度體系以及設施太陳舊，難以及時更新，不能滿足正常的工作需求，有些檔案的存放處環(huán)境過于惡劣，很多的檔案存在隨意放置的現象，導致了紙張的發(fā)霉。在當下的醫(yī)療環(huán)境中，提升健康檔案管理的影響需求是十分關鍵的，應當充分發(fā)揮檔案的價值，推進檔案工作的進程。

一、健康教育檔案管理的概念

健康教育檔案是屬于我國科技檔案的一個重要的分支，是健康促進工作的重要一環(huán)，醫(yī)院的健康教育檔案，顧名思義，即是在健康教育工作中所取得的文字、視頻、圖片等資料，其中記載著醫(yī)院健康的全貌以及教育的結果。其全面和系統(tǒng)的收集并且按照要求科學地歸類和存檔以及開發(fā)，為接下來的監(jiān)控健康教育工作的計劃、實施和評估等提供系統(tǒng)有力的依據，使得醫(yī)院的健康教育工作更加高效和高質量。健康教育檔案主要分為紙質版、音像版和實物版。紙質檔案主要涵蓋了上級各部門下發(fā)到醫(yī)院開展健康教育的文件、醫(yī)院的年度健康計劃的總結、醫(yī)院的健康教育的組織部門以及各個部門人員的職責和各次會議的記錄等。音像版主要是記錄各級領導來院指導教育、醫(yī)院評估的記錄、深入群眾進行普及工作的記錄和通過媒體進行健康教育宣傳的記錄等。實物版的即上級部門進行視察時頒發(fā)的獎章、獎狀以及領導的指示、題字等。

二、醫(yī)院健康教育檔案規(guī)范化管理的措施

（一）提高領導對健康檔案管理的重視程度。規(guī)范化的管理是具體的標準，只要有了規(guī)范化的管理制度，相關的管理者就能夠做到工作中有依據，可以盡可能地保證健康教育檔案的完善以及高質量，逐步走向更科學化的道路。醫(yī)院健康教育檔案的管理起始于對材料的收集工作，最后的環(huán)節(jié)就是對健康教育材料的鑒定、整理，一切都離不開醫(yī)院管理者的支持和關注。所以醫(yī)院應該為健康教育檔案的管理工作建立相應的組織機構。例如，以院長為組長、副院長為副組長相關部門的領導為成員。院長就可以從全局出發(fā)對健康檔案的管理工作進行實施，可以把健康教育管理工作與科室的整體目標以及質量進行關聯，實行一定的獎懲措施，使得疾控健康教育檔案的管理在人員上、資金上都可以保證健康教育工作的規(guī)范化和合理化。

（二）提升健康教育檔案管理人員的整體素質。組織機構完善才能夠更好地保證工作順利開展，醫(yī)院的健康教育管理工作離不開相關工作人員的努力。檔案管理隊伍素質的高低將會直接影響檔案工作的整體水平和質量，高水平的檔案工作決定著檔案工作在更大的程度上發(fā)揮其功能。所以，對醫(yī)院的相關負責人員進行管理將直接對醫(yī)院的健康教育的檔案完善與質量的高低產生影響，還直接地影響著醫(yī)院的等級評定。醫(yī)院健康教育檔案的開展一般是由醫(yī)務部門、護士部門等來進行具體的操作，因此健康教育檔案的檔案管理員也應當從以上部門進行挑選，檔案管理員應當按照檔案的管理要求去搜集健康教育的檔案材料，逐步提升檔案管理水平，提升醫(yī)院檔案管理質量。在進行具體的管理過程中應當嚴格地按照醫(yī)院的要求辦事，相關的人員應當接受檔案管理的相關知識，及時對觀念進行更新，勤于實踐，利用所學知識指導實踐工作，實現知行合一融會貫通，要做敢于創(chuàng)新的疾控健康檔案管理者，從傳統(tǒng)向現代化的管理逐漸轉變，最終實現檔案資源的信息化管理。檔案管理工作相對來說是一項比較枯燥煩瑣的工作，這就要求檔案的管理人員應當有足夠的耐心，疾控部門應當對相關的工作人員加強培訓，積極吸納更多的優(yōu)秀專業(yè)型人才進入檔案管理工作中，逐步提升整體工作人員的整體素質，使他們成為檔案管理的中堅力量。

（三）做好檔案工作環(huán)境的改善工作。檔案室是檔案管理的重要場所和基礎的建筑，其優(yōu)劣將會直接影響檔案管理的質量以及保管的效果。特別是針對醫(yī)院的紙質檔案的管理應當做好防蟲、防火、防潮等工作，使得檔案管理能有更高的質量。對健康教育音像檔案進行管理時應當注意防止其長時間處于高溫的狀態(tài)下，避免由于不可抗因素所造成的損失，保證數據的保存更加完整。

（四）健全健康教育檔案管理的制度。在具體的工作中可以建立一些獎懲的制度來保證檔案管理人員的積極性，對檔案的管理整體情況進行定期的考核工作，評選優(yōu)劣，對優(yōu)秀的工作人員或者是具有重大貢獻的工作者給予適當的獎勵，鼓勵檔案管理部門申報檔案科研項目，為他們配備一定的科研經費，促進其檔案資料的充分運用。當評選出現不及格的現象時可以給予一定的懲罰措施，連續(xù)不合格者終止錄用，如此一來便可以促進檔案的改革，保證檔案的質量水平。由于各個地區(qū)的健康教育檔案管理工作具有很龐大的數量，應當結合實際的情況來提升檔案在當地的作用，以便于提升檔案管理的效率和整體的水平。在具體的健康教育檔案管理的工作中應當嚴格的遵守《檔案法》以及根據《檔案機關工作條例》對檔案進行管理。根據這些法規(guī)，規(guī)定檔案的收集時間的自由程度，以及收集的方式（集中收集和零散收集和范圍上規(guī)定著專人收集、科室收集）等。按照具體的規(guī)章制度進行管理可以有效地保證檔案管理的質量。

三、健康教育檔案的作用

（一）可以有效改進和完善醫(yī)院的健康教育工作。檔案資料的價值是在開發(fā)和利用的過程中體現出來的。所以，醫(yī)院對健康教育檔案資料進行收集和整理之后，再進行的工作即是如何有效地利用自己儲備的檔案，減少不必要的工作，提升工作的效率，為健康做決策，使得醫(yī)院的監(jiān)控教育工作少走彎路。在具體的工作中經常會有臨床的醫(yī)務工作者來查看資料，醫(yī)務人員通過對以前的音像資料的查看可以重現往日的監(jiān)控教育開展情景，對于醫(yī)院的健康教育的改善具有很大的幫助，這也是提升疾控健康教育工作人員素質的一個有效的途徑。

（二）利用以往的資料可以提升培訓的效果。在醫(yī)院進行教育培訓的工作時，可以根據以往的資料，制定出更加有效的教學內容以及對進度進行合理的控制，可以為受教育者提供更加有效的培訓。在具體的培訓中，可以充分利用以前的檔案資料，把不完善的地方一步步地進行完善，使得培訓的質量得到質的提升，也能夠更好地普及健康教育工作，以便為教育者提供更加系統(tǒng)、全面的內容。

（三）利用檔案信息可以與其他醫(yī)院進行更好的交流。醫(yī)院可以有效地利用往日所整理的檔案資料與兄弟醫(yī)院進行溝通和交流，可以有效地提升交流的質量，在具體的交流溝通過程中可以彼此學習對方檔案管理的優(yōu)處和借鑒彼此的管理經驗，以便更好地提升醫(yī)院的檔案管理水平和質量，共同完善疾控健康教育的檔案。

（四）完善的健康教育檔案方便上級領導的視察。在平常的工作中，把檔案進行妥善的整理，可以使得上級部門進行檢查以及跟外院進行溝通時更加高效，避免出現手忙腳亂的狀況還有檔案部門突擊加班的情況。在平時就把檔案整理好放入檔案柜，檢查部門到了疾控健康教育部，可以直接查看醫(yī)院歷來的健康檔案，可以提升醫(yī)院的整體水平。

（五）可以有效緩解和患者之間的關系。健康教育是當下流行的一種觀念，可以很大程度上促進人民群眾的自覺健康行動，很大程度上節(jié)省醫(yī)療的支出，使得群眾更能夠了解醫(yī)院的整體情況。醫(yī)療的支出是維護醫(yī)患關系的重要一環(huán)，所以健康教育的優(yōu)劣不但可以緩和醫(yī)患關系，可以構建更加和諧、文明的就醫(yī)環(huán)境。

（六）健康教育檔案可以輔助醫(yī)療診療。醫(yī)院的各個部門可以充分利用健康檔案，按照科室的病癥種類制作簡便的宣傳冊，進行信息的交流和溝通，開展普及健康知識教育，針對性的提升病人的醫(yī)療知識，樹立健康觀念，讓病人有效地參與進各種醫(yī)療行為的選擇，如此一來，不僅可以極大地提升醫(yī)療工作的效率，還可以幫助病患學會自己觀察自己的身體狀況、合理地安排起居飲食，制定恢復日程，使疾控健康教育檔案成為行醫(yī)過程中的關鍵。

四、結語

隨著時代的進步和發(fā)展，醫(yī)療水平在不斷提升，醫(yī)院只有不斷對疾控健康教育檔案進行完善和探索，建立健康教育檔案的新理念以及模式，才能更好地發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，更好地為醫(yī)療、教育拓寬服務的領域。為患者提供更加有效的服務，將健康資源盡可能地傳送到百姓中去，使得每個人掌握健康的主動權。