大數(shù)據(jù)時代提高醫(yī)院檔案管理水平的策略研究

文/山東省德州市中醫(yī)院 沈琪

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)每天都會收集到大量的數(shù)據(jù)和信息，面對這些信息，哪些信息更有價值，更能被及時利用，這對信息使用者來講至關(guān)重要，而檔案部門則是時刻記錄這些信息的管理部門，由此可見，檔案管理在工作中的重要性。其中，在醫(yī)院的檔案管理工作中會涉及醫(yī)生、患者、醫(yī)學(xué)研究等種類和數(shù)量繁多的檔案資源，如果對這些信息管理不當(dāng)，就會給醫(yī)院、患者等造成巨大的損失。目前，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的進步，很多醫(yī)院已經(jīng)建立了自身的檔案管理系統(tǒng)，也已經(jīng)應(yīng)用到門診問詢、醫(yī)生問診、治療費用結(jié)算等各個環(huán)節(jié)。但是，這些集合很多大數(shù)據(jù)的檔案信息管理平臺也存在很多的問題，有些并沒有實現(xiàn)對特定信息資源的管理、共享等，這與標準的、規(guī)范的信息化檔案管理還存在一定的差距。因此，在快速發(fā)展的大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院應(yīng)該不斷創(chuàng)新檔案管理，轉(zhuǎn)變工作思維，才能更好地服務(wù)患者，回饋社會，促進醫(yī)院的更好發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時代概述

大數(shù)據(jù)是基于云計算的數(shù)據(jù)處理與應(yīng)用模式，是對高速發(fā)展的信息社會的數(shù)據(jù)和資源進行收集和處理的過程，通過對海量數(shù)據(jù)資源的加工和使用，從而共享信息和資源，使信息使用者能夠及時、方便地檢索或查詢到自己所需要的信息。大數(shù)據(jù)時代是社會發(fā)展的一種必然趨勢，它為經(jīng)濟的發(fā)展和人們的出行、學(xué)習(xí)生活提供了方便。因此，在這種背景下，醫(yī)院要想更好地為患者提供服務(wù)，就得不斷創(chuàng)新管理方式，改善現(xiàn)有的檔案管理模式，才能更加方便醫(yī)患人員對信息的使用，才能提高對檔案資源的利用率，提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。

二、大數(shù)據(jù)發(fā)展對醫(yī)院檔案管理的重要影響

醫(yī)院的檔案管理是管理工作的一個重要組成部分，檔案管理者的工作主要涉及到醫(yī)院對患者的治療、病例分析、醫(yī)學(xué)研究、預(yù)防保健，醫(yī)院內(nèi)醫(yī)護人員的人事檔案信息與管理等。隨著國內(nèi)外社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各種信息技術(shù)日益更新，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算等新興技術(shù)也不斷得到發(fā)展，各種信息資源得到集中和共享。因此，醫(yī)院只有順應(yīng)時代潮流，創(chuàng)新檔案管理方法，才能更加直接的面向患者，面向社會。大數(shù)據(jù)時代對醫(yī)院檔案管理的發(fā)展具有重要的影響，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）加強檔案信息化管理，提高醫(yī)院診療效率。醫(yī)院是治病救人的服務(wù)場所，具有社會性、公益性等特點，及時掌握患者的第一手資料是醫(yī)生開展診斷、救治的前提和基礎(chǔ)，因此，通過大數(shù)據(jù)的搜集，醫(yī)院將每位患者的病例都輸入檔案管理系統(tǒng)終端，醫(yī)生能夠在最快的時間內(nèi)了解到患者的信息，這對醫(yī)生和患者來講都節(jié)省了救治的時間，同時，這也對接下來的救治決策工作提供有效的信息依據(jù)。

（二）提高醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。在激烈的市場競爭環(huán)境中，醫(yī)院要想獲得更好的發(fā)展，只有加大信息化建設(shè)，積極引進云計算等各種信息技術(shù)，構(gòu)建起符合醫(yī)院實際發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺，才能實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的整理、分析及整合，進而為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的支撐數(shù)據(jù)。

（三）醫(yī)院檔案工作流程得到優(yōu)化。由于醫(yī)院的特點和性質(zhì)導(dǎo)致檔案管理比較復(fù)雜，流程較多，涉及的部門也較多。傳統(tǒng)的醫(yī)學(xué)檔案管理工作者效率不高，耗時較長，不利于檔案工作的開展。通過大數(shù)據(jù)的集合，醫(yī)院可以開發(fā)適合自身發(fā)展的信息系統(tǒng)，簡化問詢、診療等工作流程，這對促進醫(yī)院的發(fā)展具有非常重要的意義。

三、目前我國醫(yī)院檔案管理工作存在的主要問題

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院也改變了很多看病診療的方式，醫(yī)院檔案管理工作有了很大程度的提高，檔案管理逐步得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)注和重視。但是，在具體的實踐工作中，很多醫(yī)院對檔案管理工作仍存在很多的漏洞和不足，這些因素都不利于醫(yī)院檔案管理工作的開展，存在的突出問題主要表現(xiàn)如下：

（一）檔案管理意識不夠強。目前，在一些大中型城市中，醫(yī)院的發(fā)展也越來越完善，很多新的技術(shù)手段和管理理念都已被應(yīng)用到檔案管理中，但是在一些偏遠的中小城市或者鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)，很多地方醫(yī)院的檔案管理仍停留在過去，檔案管理者做的工作大多數(shù)是重復(fù)著一些沒有意義的整理資料、分類存檔等工作，還沒有將一些先進的管理手段，特別是一些信息化的東西應(yīng)用到檔案管理中，無論是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者還是檔案管理者都對檔案的理解存在誤區(qū)，他們意識不到檔案管理工作的重要性，久而久之就造成檔案管理工作效率不高，檔案人員缺乏工作積極性。

（二）缺乏檔案管理專業(yè)人才。醫(yī)院的檔案管理工作和普通的企事業(yè)單位等還存在很多不同的地方。一般而言，醫(yī)院檔案管理工作涉及的人員、種類、流程都比其他企業(yè)要多。在這種情況下，有些醫(yī)院檔案工作者卻是一些沒有相關(guān)專業(yè)、檔案工作經(jīng)驗的人員，參與檔案管理的人員有些是從別的科室臨時借調(diào)的，或者兼職檔案管理的人員，因此，醫(yī)院對檔案管理工作并不重視，更不重視對相關(guān)專業(yè)人員的培養(yǎng)，檔案工作就沒有得到持續(xù)更新和升級，特別是一些信息化的管理技術(shù)就更難以被應(yīng)用到醫(yī)院中，有些醫(yī)院也沒有建立起全面的檔案信息管理系統(tǒng)，這極不利于醫(yī)院檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（三）信息化檔案管理方法不夠科學(xué)。檔案記錄著很多非常重要的信息，如果把檔案管理簡單地理解為對信息的整理、歸檔資料、封存保管等工作流程而不加以開發(fā)，這種管理方法不夠科學(xué)。當(dāng)前，有些醫(yī)院針對現(xiàn)狀，早已開發(fā)了符合醫(yī)院發(fā)展的信息化檔案管理系統(tǒng)，但是信息化系統(tǒng)在使用中存在很多的問題，例如：有些患者年齡偏大，不會使用問診系統(tǒng)或平臺，問詢和學(xué)習(xí)使用信息系統(tǒng)的過程浪費了診療時間，無形中增加了醫(yī)患矛盾。

（四）檔案管理系統(tǒng)存在的安全隱患。由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院的數(shù)字檔案館也不斷得到發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作在應(yīng)用信息化系統(tǒng)和手段時，也不能忽視網(wǎng)絡(luò)所帶來的安全隱患問題。例如，很多不法分子就會利用非法手段攻擊醫(yī)院的信息系統(tǒng)，從而盜取患者的信息，醫(yī)生的信息以及一些科研成果等資源，同時將盜取的信息進行非法交易而獲得巨大利益。因此，醫(yī)院檔案管理者如果缺乏安全意識，就會給醫(yī)院帶來嚴重的損失。

四、大數(shù)據(jù)背景下提高醫(yī)院檔案管理的策略

通過以上對大數(shù)據(jù)時代定義及特點的分析，針對醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)前存在的一些問題，為了提高醫(yī)院檔案管理工作，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展趨勢，提出以下幾點策略：

（一）醫(yī)院要轉(zhuǎn)變檔案管理理念。醫(yī)院轉(zhuǎn)變檔案管理理念，才能適應(yīng)現(xiàn)代信息社會的發(fā)展，主要可以做好以下方面的工作：一是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到大數(shù)據(jù)對檔案管理的影響及意義。支持檔案管理部門的工作，加大對檔案管理信息系統(tǒng)硬件以及軟件方面的投入，合理科學(xué)地規(guī)劃好醫(yī)院未來的檔案管理發(fā)展方向，才能更好地為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。二是檔案工作人員也要轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，在充分認識檔案管理工作意義的基礎(chǔ)上，做好檔案工作，積極做好對各種檔案資料的收集、歸類及管理工作并逐步樹立現(xiàn)代化的管理理念。

（二）培養(yǎng)檔案管理信息化的專業(yè)人才。醫(yī)院要想促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，就要培養(yǎng)一批具有專業(yè)能力強、綜合素質(zhì)高的管理團隊。因此，醫(yī)院應(yīng)把檔案管理人員的培養(yǎng)歸入醫(yī)院整體的人才培育體系，根據(jù)管理人員的知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)合理調(diào)整分配，加強對檔案管理人員在計算機、軟件應(yīng)用、信息檢索等方面的培訓(xùn)，才能提高檔案人員的工作能力，進而推動檔案管理水平的提高。

（三）以患者為中心，提高檔案服務(wù)水平。移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用，已經(jīng)徹底改變了人們的生活方式，現(xiàn)如今，人們利用一部手機足不出戶就能夠?qū)崿F(xiàn)銀行轉(zhuǎn)賬、購物、看病等一系列活動。因此，在這種時代背景下，醫(yī)療檔案服務(wù)就要改變服務(wù)方向和策略，才能滿足患者的看病需求。醫(yī)院應(yīng)該推進智慧化醫(yī)院建設(shè)，搭上“互聯(lián)網(wǎng)＋”的班車，構(gòu)建一套完善的醫(yī)療檔案服務(wù)系統(tǒng)，為患者提供病歷、檢驗檢查結(jié)果、醫(yī)療費用等檔案的查詢、下載、打印等服務(wù)。同時，醫(yī)院還做好對相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，全面提高醫(yī)療檔案的服務(wù)水平，為緩解醫(yī)患矛盾做出積極的貢獻。

（四）加強對醫(yī)院檔案信息的安全管理。在具體針對檔案信息的安全管理工作中，主要可以做好以下幾點：一是通過對相關(guān)管理人員進行安全知識培訓(xùn)，讓相關(guān)工作人員了解到可能存在的安全隱患，并制定合理的運行制度，保證醫(yī)院醫(yī)學(xué)檔案資料的安全性。二是在運用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，要深入挖掘檔案信息的潛在價值，做好檔案信息備份工作，更好地保證檔案的安全性。三是針對計算機系統(tǒng)存在的漏洞要配備各種高效的防火墻、殺毒軟件，才能有效地阻擋病毒的入侵，對網(wǎng)絡(luò)漏洞進行有效排查，保證檔案信息的安全。

五、結(jié)語

檔案信息不僅是對以前工作的總結(jié)和歸納，而且能夠為后續(xù)各項工作的開展提供重要的參考，檔案對醫(yī)院的發(fā)展具有重要的意義。因此，在現(xiàn)代信息化快速發(fā)展的新時期，醫(yī)院可以從精細化管理的角度出發(fā)，在注重醫(yī)院檔案管理的信息化意識、加強對檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升、加強信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用等方面，提高檔案管理工作的時效性和準確性，進而提升醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平。