提升公立醫(yī)院績(jī)效評(píng)價(jià)檔案管理工作水平分析

文/福建省龍巖市第一醫(yī)院 謝璋

工作績(jī)效對(duì)檔案管理工作起到推動(dòng)發(fā)展的作用，是檔案管理工作的重要目標(biāo)之一?？?jī)效從字面上理解，“績(jī)”主要指經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所產(chǎn)生的業(yè)績(jī)，是經(jīng)營(yíng)者的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)；“效”泛指的是“效益”以及“成效”；評(píng)價(jià)是一個(gè)過(guò)程，即是為了達(dá)到某種目標(biāo)，對(duì)影響目標(biāo)的因素進(jìn)行比較的過(guò)程，例如特定的指標(biāo)體系，目標(biāo)對(duì)象等。因此加強(qiáng)檔案管理績(jī)效的作用，在相關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)的日常工作中占有重要地位，也是其基本的工作職能。綜上所述，建立完整的公立醫(yī)院績(jī)效評(píng)價(jià)檔案管理體系，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作者對(duì)公立醫(yī)院績(jī)效評(píng)價(jià)檔案管理工作的能力迫在眉睫?，F(xiàn)對(duì)龍巖市第一醫(yī)院檔案科在改進(jìn)公立醫(yī)院績(jī)效評(píng)價(jià)檔案管理的工作過(guò)程進(jìn)行分析，為公立醫(yī)院建立績(jī)效評(píng)價(jià)檔案管理提供參考。

一、績(jī)效評(píng)價(jià)的目的概述

（一）使檔案管理工作人員自身自豪感與成就感得以提升。績(jī)效評(píng)價(jià)的實(shí)行是實(shí)現(xiàn)一個(gè)目標(biāo)的過(guò)程，為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，要有一個(gè)清晰的標(biāo)準(zhǔn)與合適的辦法。這對(duì)于引導(dǎo)相關(guān)工作人員履行工作職責(zé)，完成工作指標(biāo)具有積極意義。同時(shí)也是檔案管理工作者所重視的一個(gè)方向，具體化了績(jī)效評(píng)價(jià)的實(shí)施。績(jī)效評(píng)價(jià)是檔案管理工作者掌握工作人員工作完成情況，是考察職責(zé)履行程度的一種手段，同時(shí)能夠激勵(lì)檔案管理工作人員的工作熱情與職業(yè)成就感。

（二）使檔案管理工作人員工作的積極性與主動(dòng)性得以提升。檔案管理人員可以通過(guò)實(shí)行績(jī)效評(píng)價(jià)來(lái)獲得信息，通過(guò)這些信息，檔案管理工作者能夠?qū)ψ约旱墓ぷ饔羞M(jìn)一步的了解，明白自己工作上的失誤與可取之處，取長(zhǎng)補(bǔ)短，改進(jìn)自己的不足，發(fā)揚(yáng)自己的優(yōu)勢(shì)，在增加了工作壓力的同時(shí)，也為枯燥的工作帶來(lái)一些挑戰(zhàn)與新鮮感。提高檔案管理工作人員的積極性，主動(dòng)地參與改進(jìn)工作方式，具有一定的鼓勵(lì)作用，極大地增加了員工的責(zé)任感與自主性。

（三）促使檔案管理工作人員的量化標(biāo)準(zhǔn)得以有效建立?？?jī)效評(píng)價(jià)的實(shí)施，既可以對(duì)檔案管理人員的工作有一個(gè)客觀的評(píng)價(jià)，又可以發(fā)現(xiàn)實(shí)際工作中存在的問(wèn)題，這一點(diǎn)尤為重要，對(duì)檔案管理工作人員的工作具有極大的推動(dòng)作用，利于提高其工作效率，改善工作質(zhì)量，對(duì)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展起到推動(dòng)作用。就績(jī)效評(píng)價(jià)的結(jié)果而言，薪酬管理也是一項(xiàng)重要參考指標(biāo)，它能夠極大地調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，對(duì)員工起到一種激勵(lì)的作用。檔案管理工作者對(duì)于工作的成就感、滿意度、積極性方面的表現(xiàn)，這些都可以看出績(jī)效評(píng)價(jià)制度是否完善，相應(yīng)的管理措施是否健全。而一個(gè)完善的績(jī)效評(píng)價(jià)制度，健全的管理措施，可以看出一個(gè)員工是否勝任他現(xiàn)在的工作崗位，是否具備更加優(yōu)秀的職業(yè)能力，這為員工的升職、辭退、調(diào)崗、降級(jí)等各方面的工作調(diào)動(dòng)提供了重要的理論依據(jù)。

二、影響檔案管理工作績(jī)效的因素分析

（一）檔案管理意識(shí)與手段相對(duì)落后。當(dāng)今社會(huì)，大部分醫(yī)院缺乏對(duì)于檔案管理的合理應(yīng)用，管理者意識(shí)不到檔案管理工作對(duì)員工工作起到的激勵(lì)作用，弱化檔案管理在工作中存在的重要性，沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)檔案管理對(duì)工作起到的積極意義。還有一部分醫(yī)院沒(méi)有清楚了解檔案管理的工作內(nèi)容，只是對(duì)員工的資料檔案進(jìn)行收集、分類、整理與歸檔，缺乏應(yīng)對(duì)措施，并沒(méi)有將其運(yùn)用到實(shí)際的工作過(guò)程中，形同虛設(shè)，沒(méi)有人員的投入，沒(méi)有分析了解檔案管理的內(nèi)容，讓檔案管理失去了對(duì)于單位機(jī)構(gòu)所存在的積極意義。更有一部分醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作極度不完善，缺乏檔案管理工作的運(yùn)行能力，這些都為檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了消極的影響。

（二）績(jī)效評(píng)價(jià)被績(jī)效考核替代。在每一個(gè)醫(yī)院的內(nèi)部管理工作中，績(jī)效評(píng)價(jià)與績(jī)效考核往往容易被混淆，在實(shí)際工作過(guò)程中，很多醫(yī)院將績(jī)效考核作為績(jī)效評(píng)價(jià)來(lái)開(kāi)展工作，卻忽略了績(jī)效評(píng)價(jià)的目的?？?jī)效評(píng)價(jià)是一個(gè)獨(dú)立的、系統(tǒng)的體系，而績(jī)效考核只是績(jī)效管理中的一個(gè)部分，而績(jī)效管理是檔案管理的一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于這兩者的混淆，會(huì)阻礙檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)工作的實(shí)施，降低其對(duì)員工工作的推動(dòng)作用。

（三）傳統(tǒng)人際關(guān)系所產(chǎn)生的制約。在實(shí)際的實(shí)施過(guò)程中，人際關(guān)系會(huì)對(duì)檔案管理工作存在一定的影響?，F(xiàn)在大部分醫(yī)院檔案管理制度是由管理者、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所制定，或者是按照領(lǐng)導(dǎo)者下達(dá)的指令開(kāi)展檔案管理工作。在這樣一個(gè)主觀意愿占據(jù)主導(dǎo)地位的情況下，領(lǐng)導(dǎo)的精力有限，領(lǐng)導(dǎo)的情緒發(fā)生變化，都會(huì)對(duì)檔案管理工作造成影響，會(huì)出現(xiàn)員工消極怠工沒(méi)有得到及時(shí)的處罰，或者積極員工沒(méi)有得到相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)的情況，阻礙檔案管理工作績(jī)效水平的開(kāi)展與實(shí)行。

三、檔案管理中績(jī)效評(píng)價(jià)體系的構(gòu)建措施

（一）對(duì)科學(xué)合理的績(jī)效評(píng)價(jià)體系進(jìn)行制定并完善。對(duì)于一個(gè)公立醫(yī)院來(lái)說(shuō)，檔案的紙質(zhì)文件管理和對(duì)于檔案管理行政管理這些都是檔案管理部門(mén)的工作職責(zé)。檔案管理發(fā)展到現(xiàn)如今，醫(yī)院內(nèi)部實(shí)行的檔案管理和檔案行政管理已經(jīng)細(xì)化到多個(gè)方面，具體參與到實(shí)際工作過(guò)程中，例如制度管理、保存維護(hù)、基本業(yè)務(wù)、檔案利用等。制度管理是指根據(jù)檔案管理的各方面需求制定相關(guān)制度，負(fù)責(zé)檔案管理部門(mén)人員的組成，其他相關(guān)的制度體系的組建等。在實(shí)際工作過(guò)程中，要明確制度管理的目的，充分體現(xiàn)績(jī)效評(píng)價(jià)管理的制度化和常規(guī)化。保存維護(hù)是指對(duì)檔案室、檔案文件和存放文件的設(shè)備進(jìn)行管理。對(duì)檔案室的合理使用，準(zhǔn)備好查找的檔案資料，維護(hù)好檔案管理設(shè)備會(huì)讓檔案管理工作進(jìn)行得更加順利。基本業(yè)務(wù)是指對(duì)于員工檔案資料的收集分類、整理統(tǒng)計(jì)、歸檔保管等方面的處理。實(shí)際的檔案管理工作中要對(duì)基本業(yè)務(wù)的采集進(jìn)行規(guī)范化的制定，采用系統(tǒng)的管理辦法進(jìn)行工作，提高檔案管理中基本業(yè)務(wù)的有效性與高效性。檔案利用是指從檔案中提取信息，為醫(yī)院各部門(mén)輸送有利于工作的檔案信息，充分發(fā)揮檔案管理在工作中的價(jià)值。此外，在實(shí)際的工作中，進(jìn)一步明確檔案管理的服務(wù)目標(biāo)與服務(wù)功能，可以讓檔案管理的建立更加完善，更好地為工作提供幫助。

（二）對(duì)績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)進(jìn)行確定，并對(duì)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定。明確績(jī)效評(píng)價(jià)的標(biāo)準(zhǔn)是創(chuàng)建檔案管理績(jī)效評(píng)價(jià)制度最基本的一個(gè)前提?？?jī)效評(píng)價(jià)的指標(biāo)分為五個(gè)主要組成部分：制度管理指標(biāo)、檔案維護(hù)保存指標(biāo)、基本業(yè)務(wù)建設(shè)指標(biāo)、檔案利用指標(biāo)與現(xiàn)代化檔案信息建設(shè)指標(biāo)。其中，檔案制度管理指標(biāo)的基本工作職責(zé)為創(chuàng)建檔案管理制度、組建檔案管理隊(duì)伍、承擔(dān)檔案管理責(zé)任和構(gòu)建管理相關(guān)的管理體制等。檔案維護(hù)保存指標(biāo)的基本工作職責(zé)為檔案室的安排維護(hù)、檔案設(shè)備的護(hù)理、檔案資料裝具的存用等?；緲I(yè)務(wù)建設(shè)指標(biāo)的基本工作職責(zé)為檔案資料的收集整理、匯總統(tǒng)計(jì)、歸納保管等。檔案利用指標(biāo)的基本工作職責(zé)為提供可以利用的信息以及對(duì)檔案的編制分析等?，F(xiàn)代化檔案信息建設(shè)指標(biāo)的基本工作職責(zé)為建立現(xiàn)代化檔案信息情況，配置相應(yīng)的設(shè)備等。除此之外，在實(shí)施績(jī)效評(píng)價(jià)之前，要明確相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，以免出現(xiàn)受主觀意識(shí)影響，導(dǎo)致的成績(jī)偏差。還要結(jié)合醫(yī)院的工作人員的實(shí)際情況，組成績(jī)效評(píng)價(jià)小組。評(píng)價(jià)小組的成立，對(duì)績(jī)效評(píng)價(jià)的開(kāi)展是否公正、合理、公平、有效具有重要的決定作用，所以一定要合理謹(jǐn)慎選擇。

（三）對(duì)績(jī)效評(píng)價(jià)與薪酬體系二者之間的聯(lián)系進(jìn)行加強(qiáng)。在實(shí)施檔案管理工作的過(guò)程中，可以將績(jī)效評(píng)價(jià)的結(jié)果與薪酬體系串聯(lián)在一起，組成績(jī)效評(píng)價(jià)制度的一部分，這樣不僅利用檔案管理中的績(jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果，又結(jié)合了檔案管理工作中的其他部分。例如，在公立醫(yī)院內(nèi)實(shí)行檔案管理績(jī)效測(cè)評(píng)時(shí)，將績(jī)效評(píng)價(jià)的結(jié)果作為工作人員升職、現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)、工資發(fā)放檔位等薪酬待遇發(fā)放的參考依據(jù)，使員工的薪酬待遇等相關(guān)機(jī)制與績(jī)效評(píng)價(jià)相關(guān)聯(lián)，充分調(diào)動(dòng)人員工作的積極性與自主性，從而使檔案管理績(jī)效管理的質(zhì)量和水平得到有效提升。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，績(jī)效評(píng)價(jià)作為一種考核醫(yī)院工作人員的制度，能對(duì)員工是否勝任其本職工作以及其工作行為是否具有成效有一個(gè)系統(tǒng)的方法進(jìn)行評(píng)價(jià)與判斷。績(jī)效評(píng)價(jià)可以極大限度地激發(fā)員工工作的積極性與自主性，因?yàn)槠渥⒅貑T工的平時(shí)表現(xiàn)和員工做出的工作成績(jī)。在檔案管理工作中，“人的行為”應(yīng)該在績(jī)效評(píng)價(jià)時(shí)得到充分的重視，不僅要評(píng)價(jià)檔案管理的對(duì)象目標(biāo)，還要注重并考慮績(jī)效考核的工作結(jié)果。要結(jié)合檔案管理工作人員的工作表現(xiàn)和工作上取得的成果作為績(jī)效評(píng)價(jià)的考核標(biāo)準(zhǔn)，激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性和自主性，將檔案管理工作的利益最大化。同時(shí)，以員工的職業(yè)素養(yǎng)、合作經(jīng)驗(yàn)、檔案管理的能力與價(jià)值等在檔案管理績(jī)效測(cè)評(píng)作為部分參考因素，從而才能體現(xiàn)出檔案管理工作人員的真正績(jī)效結(jié)果。