與時(shí)俱進(jìn) 求真務(wù)實(shí)
——開拓?zé)煵菪袠I(yè)檔案管理新局面

文/山西省煙草專賣局（公司） 趙鈺

隨著社會(huì)的改革步伐不斷推進(jìn)，中國煙草行業(yè)也緊跟經(jīng)濟(jì)發(fā)展全面實(shí)施深化改革，推動(dòng)重組，走向聯(lián)合、共同發(fā)展，以認(rèn)真貫徹做精做強(qiáng)、平穩(wěn)發(fā)展的基本方針為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)大企業(yè)、大品牌、大市場的戰(zhàn)略目標(biāo)，來推行煙草行業(yè)內(nèi)部改革和企業(yè)組織的結(jié)構(gòu)調(diào)整，并且在促進(jìn)煙草資源優(yōu)化整合升級(jí)、煙草工商分開為突破口的行業(yè)管理體制下取得相應(yīng)的成果。同時(shí)煙草行業(yè)諸多方面都發(fā)生了很多變化，尤其是經(jīng)營規(guī)模、法人數(shù)量、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和隸屬關(guān)系等層次。

一、加強(qiáng)檔案管理和處置在行業(yè)改制重組中的意義

改制重組工作隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步完善，不斷深入。規(guī)范檔案處置行為能夠依法加強(qiáng)對(duì)企業(yè)的檔案管理。在企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)日益頻繁的情況下，防止國有資產(chǎn)的流失，是企業(yè)長期艱巨的任務(wù)，也是檔案工作中需要注意的重要職責(zé)。

重組整合檔案處置工作能夠更好地傳承煙草文化，近些年來，我國煙草企業(yè)數(shù)量不斷增加，縱觀我國煙草歷史，煙草在人民生活習(xí)慣中扮演著十分重要的角色，尤其是對(duì)國民經(jīng)濟(jì)體系而言，是中華文化的組成部分。傳承煙草文化，保護(hù)廣大消費(fèi)者和煙草職工的利益，維護(hù)國家利益和社會(huì)穩(wěn)定，是煙草企業(yè)改制重組，加強(qiáng)檔案管理和依法處置的重要目標(biāo)。

煙草企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的依據(jù)和憑證，而企業(yè)在發(fā)展的過程中產(chǎn)生的生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動(dòng)等都能夠通過企業(yè)煙草檔案的真實(shí)記錄得以延續(xù)和發(fā)展。作為企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，企業(yè)檔案也歸屬國家所有。因此，做好國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中的檔案處置工作，能夠在煙草企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整和行政管理機(jī)制改革過程中防止國有資產(chǎn)與企業(yè)的流失，確保企業(yè)檔案完整和安全，發(fā)揮煙草檔案所蘊(yùn)含的煙草文化對(duì)時(shí)代發(fā)展產(chǎn)生的深刻意義。

無論煙草企業(yè)的規(guī)模大小，建廠時(shí)間長短，在煙草發(fā)展的歷史長河中都會(huì)受到地域、文化、建廠時(shí)間等多方面因素的影響。煙草企業(yè)在企業(yè)文化、工藝、技術(shù)、銷售、服務(wù)等方面都積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，各具特色，也使煙草企業(yè)的管理制度和技術(shù)資料等方面累積了珍貴的材料，這些材料和經(jīng)驗(yàn)是煙草行業(yè)發(fā)展的決策依據(jù)，也是全行業(yè)的寶貴財(cái)富和不可再生的資源。

煙草行業(yè)在百年發(fā)展的歷史中遵循改革發(fā)展的時(shí)代主旋律，面對(duì)行業(yè)企業(yè)發(fā)生重大變化的歷史時(shí)刻，真實(shí)記錄這個(gè)偉大的歷史過程，能夠?qū)ξ覈恼w經(jīng)濟(jì)發(fā)展和行業(yè)前進(jìn)步伐產(chǎn)生影響，這是當(dāng)代檔案工作的意義所在。因此需要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，保證檔案工作的技術(shù)進(jìn)步。

二、檔案管理在煙草企業(yè)改革中的情況分析

煙草企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整正在積極推行，目前為止，全行業(yè)中具有獨(dú)立法人資格的卷煙工業(yè)企業(yè)相應(yīng)減少，同時(shí)受到省級(jí)煙草工商分家的影響，小煙廠也基本關(guān)閉，企業(yè)聯(lián)合、兼并重組整合的步伐不斷加快。通過實(shí)施牌號(hào)戰(zhàn)略，重點(diǎn)扶持發(fā)展牌號(hào)更有利于煙草行業(yè)的未來發(fā)展，但隨之而來的煙草行業(yè)進(jìn)行檔案管理處置也呈現(xiàn)出了相應(yīng)的復(fù)雜性和特殊性。因此需要對(duì)檔案管理在煙草企業(yè)改制重組中的情況進(jìn)行分析。

（一）關(guān)閉小煙廠。由于小煙廠數(shù)量眾多，發(fā)展、生存環(huán)境各異，因此有必要對(duì)部分小煙廠進(jìn)行關(guān)閉，但原有的10萬箱以下的小煙廠，在過去的年代中也為國家建設(shè)積累了有價(jià)值的檔案材料，做出了相應(yīng)的貢獻(xiàn)。因此在對(duì)其進(jìn)行關(guān)閉的過程中，如果不能夠?qū)@些需要關(guān)閉的小規(guī)模煙草企業(yè)進(jìn)行檔案的收集、整理，就有可能造成資料流失，檔案無著落。

（二）兼并整合。全面整合會(huì)導(dǎo)致煙草企業(yè)不再具有法人資格，使企業(yè)內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置發(fā)生變化，尤其是對(duì)10到30萬箱煙廠的兼并組合。雖然符合國家局推進(jìn)三大戰(zhàn)略的重要組成舉措，但如何在后續(xù)中確保檔案工作的延續(xù)性和穩(wěn)定性，需要重視。合理地處置檔案流向，整合檔案，使檔案得到穩(wěn)定和延續(xù)，保證其完整和安全，是煙草企業(yè)改制重組中需要重視的檔案工作。

（三）工商分離。很多企業(yè)實(shí)行三位一體、四位一體的管理模式，尤其是煙草企業(yè)與工廠、專賣局、銷售公司等合署辦公。因此，在進(jìn)行核算時(shí)作為一個(gè)核算單位，檔案自然也一起在內(nèi)部機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理下進(jìn)行。但一旦采用工商分離的改制重組方式，就會(huì)受到業(yè)務(wù)性質(zhì)、工作職能和人員去向的影響，在工商分離的模式下，如果未能對(duì)檔案進(jìn)行合理處置，就會(huì)造成檔案資源的流向脫節(jié)。

（四）股份合作。近年來，煙草行業(yè)發(fā)展了新型的組織形式。以股份合作為主，有兩個(gè)或兩個(gè)以上的行業(yè)內(nèi)企業(yè)投資合作。這部分企業(yè)以原有企業(yè)為載體，在新公司進(jìn)行發(fā)展，將檔案保留在新公司，將原有的檔案整合，檔案處置管理的過程中也要注重公司成立過程中的各種資料文件和憑證的整理，因?yàn)檫@些文件和憑證是股東經(jīng)營管理重要依據(jù)，也是記錄公司發(fā)展和改革的機(jī)載資料。因此，對(duì)于股份合作的煙草企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的過程中也需要對(duì)檔案進(jìn)行整合處置。

（五）聯(lián)合重組。國家局對(duì)部分企業(yè)實(shí)行了聯(lián)合重組制度，為了更好地打造中式卷煙品牌，強(qiáng)化行業(yè)競爭實(shí)力，將不同廠合并為同一集團(tuán)。企業(yè)在組織形式上不再是法人單位，這樣的企業(yè)在進(jìn)行重組的過程中也需要合理銜接檔案。對(duì)于重組的檔案進(jìn)行科學(xué)處理，使檔案能夠隨著新興企業(yè)的發(fā)展而同步滿足企業(yè)發(fā)展需求。

（六）分廠制管理。分廠作為煙草集團(tuán)總廠的分支機(jī)構(gòu)，在企業(yè)實(shí)行分廠制管理的過程中也需要對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真研究和規(guī)范處置，保證檔案的組卷歸檔滿足分廠制管理下企業(yè)發(fā)展的需求。對(duì)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的檔案處置工作予以重視，建立長效的檔案管理機(jī)制，避免國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的過程中，發(fā)生檔案處置脫節(jié)的情況，避免具有歷史價(jià)值的檔案出現(xiàn)損壞、銷毀流失的情況。

三、檔案工作在煙草企業(yè)改制重組中的新措施

（一）主管部門重視，組織管理加強(qiáng)。加強(qiáng)對(duì)企業(yè)重組過程中，檔案處置工作的領(lǐng)導(dǎo)，需要企業(yè)的主管部門高度重視，明確每一位領(lǐng)導(dǎo)的分工責(zé)任，將其列入單位的目標(biāo)責(zé)任制，納入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程。同時(shí)申請檔案處置事宜，在進(jìn)行深改革重組的申請過程中，由上級(jí)產(chǎn)權(quán)主管部門提出檔案處置要求，審批改革方案，成立企業(yè)檔案處置工作小組，在安排和落實(shí)企業(yè)重組過程中，由企業(yè)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檔案的處置工作。尤其是企業(yè)檔案人員工作進(jìn)行變動(dòng)之前，對(duì)所有的檔案進(jìn)行全面的清查和整理，明確規(guī)定任務(wù)，收回外借檔案，在這過程中所形成的檔案，也要有專人按規(guī)定進(jìn)行管理，歸檔。

（二）嚴(yán)格控制檔案流向。重組企業(yè)在進(jìn)行檔案的收集和清理鑒定時(shí)，應(yīng)該組建相應(yīng)的工作小組和檔案鑒定小組，組織人員對(duì)檔案的不同門類和載體進(jìn)行清點(diǎn)，確保其完整。在檔案鑒定小組按照相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案保管期限的鑒定進(jìn)行確定時(shí)，針對(duì)已到期和保管期滿，但未結(jié)算債權(quán)債務(wù)的原始憑證進(jìn)行再次確定。所有的改制模式，按照企業(yè)檔案的歸屬與流向中暫行辦法的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行執(zhí)行，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員和檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，由檔案部門與企業(yè)主管部門共同做好檔案處置業(yè)務(wù)培訓(xùn)的組織工作，如若發(fā)生擅自處理檔案，造成企業(yè)檔案流失，要根據(jù)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制的規(guī)章，嚴(yán)肅查處，并依照檔案法，追究有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人的責(zé)任。

（三）開拓服務(wù)渠道，加強(qiáng)檔案利用率。檔案管理工作的根本目的就是為了對(duì)檔案進(jìn)行使用，發(fā)揮檔案的作用。在使用檔案之前，要處理好利用和保密的關(guān)系。針對(duì)檔案中的開放檔案和未開放檔案，進(jìn)行有效的整合，使檔案在企業(yè)運(yùn)營體制下發(fā)揮更大作用。

開放檔案在利用的過程中，要充分發(fā)揮傳統(tǒng)形式，有效地利用企業(yè)檔案資源，同時(shí)要努力開拓主動(dòng)服務(wù)渠道，保證行業(yè)企業(yè)持續(xù)發(fā)展和深化改革。同時(shí)，在開展檔案利用方式下，利用會(huì)議傳真等形式，以及企業(yè)內(nèi)部的行業(yè)報(bào)刊和信息網(wǎng)站等，開辟相應(yīng)的專欄介紹，讓大家更加方便了解開放檔案的內(nèi)容，組織專人對(duì)企業(yè)的重點(diǎn)工作進(jìn)行主動(dòng)的信息傳遞，通過課題研究，開展專業(yè)知識(shí)教育等，發(fā)揮檔案作用，為行業(yè)企業(yè)的經(jīng)營決策作出貢獻(xiàn)。

而未開放的檔案在利用的過程中要加強(qiáng)保密措施，改善服務(wù)流程，提高服務(wù)效率，提高檔案利用能力。緊緊圍繞煙草企業(yè)的發(fā)展主題，積極開拓檔案管理的新思路，使煙草行業(yè)在改革發(fā)展的過程中，重視檔案管理工作，利用檔案創(chuàng)新服務(wù)和利用，保證檔案管理與行業(yè)發(fā)展同步進(jìn)行。

四、結(jié)語

綜上所述，在開拓?zé)煵菪袠I(yè)檔案管理的過程中要與時(shí)俱進(jìn)，求真務(wù)實(shí)。在改革發(fā)展和經(jīng)濟(jì)體制的不斷推進(jìn)下，加強(qiáng)檔案管理和依法處置檔案，使其真正地在其煙草企業(yè)改制重組中發(fā)揮檔案作用，加強(qiáng)對(duì)檔案的組織管理和高度重視，保證檔案的歸屬和流向都處于企業(yè)的可控范圍內(nèi)。同時(shí)采用新型有效模式，提高檔案的利用能力，保證檔案在企業(yè)的發(fā)展過程中，為其提供相應(yīng)保障。