關(guān)于有效開展水利檔案管理工作的措施分析

文/淄博市太河水庫管理局 陳淑新

檔案管理工作是水利工程建設(shè)的重要組成部分，是水利工程各項(xiàng)工作專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化開展的重要保證。水利工程檔案不僅能夠翔實(shí)記錄水利工程建設(shè)的整個(gè)過程，而且能夠?yàn)樗こ探ㄔO(shè)管理維護(hù)提供寶貴的資料證明，對(duì)日后開展水利工程建設(shè)具有重要作用。因此，本文所研究的課題，對(duì)有效開展水利檔案管理工作的措施分析具有重要意義。

一、水利工程檔案管理意義與價(jià)值

（一）水利檔案管理是保障水利工程的建設(shè)使用的基礎(chǔ)。在水利工程建設(shè)過程中，水利工程檔案包括工程項(xiàng)目從可研、立項(xiàng)、施工、竣工等等全部工程建設(shè)項(xiàng)目的一整套原始資料，是對(duì)工程建設(shè)質(zhì)量評(píng)定的主要依據(jù)，也是對(duì)工程建設(shè)的維護(hù)、檢測、監(jiān)督、檢驗(yàn)的原始依據(jù)。水利工程屬于永久性工程項(xiàng)目，其功能性要求必須保證水利工程滿足長期使用、運(yùn)行過程中不發(fā)生或少發(fā)生事故，但由于客觀因素的不確定性，導(dǎo)致水利工程面臨各類風(fēng)險(xiǎn)，因此，為保證水利工程高質(zhì)量運(yùn)行，延長水利工程使用壽命，實(shí)現(xiàn)水利工程效益最大化，必須加強(qiáng)水利工程檔案管理，為水利工程驗(yàn)收、運(yùn)營、維護(hù)提供有效依據(jù)，確保水利工程安全運(yùn)行。

（二）水利檔案管理是協(xié)調(diào)解決參建主體矛盾的重要依據(jù)。由于水利工程建設(shè)周期長、建設(shè)規(guī)模大、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)高，且工程參建主體多。在工程建設(shè)過程中，不可避免會(huì)出現(xiàn)合同糾紛問題，如工程設(shè)計(jì)變更引起的合同糾紛、索賠等，水利檔案中涵蓋水利工程合同、審批資料、變更記錄等內(nèi)容，其中明確了參建主體責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)，是協(xié)調(diào)解決參建主體矛盾的重要依據(jù)。參建主體可根據(jù)合同資料、工程變更資料等檔案材料選擇協(xié)商解決或通過法律途徑解決，維護(hù)自身合法權(quán)益。

二、現(xiàn)階段水利工程檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏足夠認(rèn)識(shí)。水利工程建設(shè)的過程中，普遍存在對(duì)水利檔案管理重視不足的問題。部分建設(shè)單位將檔案管理工作簡單視為檔案保管、保存，缺乏對(duì)檔案資源價(jià)值的正確認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致部分水利工程建設(shè)過程中出現(xiàn)重要檔案資料未及時(shí)收集、移交、歸檔的情況，甚至出現(xiàn)檔案資料丟失的問題，進(jìn)而影響工程建設(shè)資金計(jì)劃落實(shí)、工程造價(jià)核算、合同糾紛處理等工作，不利于水利工程建設(shè)單位維護(hù)自身合法權(quán)益。

（二）管理不夠制度化。水利工程建設(shè)涉及多個(gè)行業(yè)、領(lǐng)域，是綜合性較高的工程項(xiàng)目類型。依據(jù)我國相關(guān)檔案法、合同法、招投標(biāo)法等政策法規(guī)和水利部、檔案局等部門要求水利工程建設(shè)單位必須加強(qiáng)檔案管理制度制定與完善。但在水利工程建設(shè)過程中，部分建設(shè)單位對(duì)于檔案管理工作較為忽視，導(dǎo)致檔案在管理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理不規(guī)范以及資料殘缺等問題。其主要原因是由于工程項(xiàng)目單位并未對(duì)工程檔案管理體制進(jìn)行全面的建設(shè)，檔案管理工作中也缺乏相應(yīng)的規(guī)范制度，導(dǎo)致水利工程檔案中的各種施工信息較為流于形式。此外，部分水利工程建設(shè)單位未能建立健全水利檔案管理體系，檔案管理工作人員分工不明確，有效的監(jiān)督管理機(jī)制缺乏。由于在執(zhí)行檔案管理中缺乏制度的制約，未建立健全檔案管理質(zhì)量獎(jiǎng)懲和長效保障機(jī)制，從而在檔案管理工作中，缺乏執(zhí)行力，最終導(dǎo)致檔案管理工作人員在日常生活中較為松散，無法保障檔案資金信息的準(zhǔn)確度以及完整性，檔案管理質(zhì)量參差不齊。這在一定程度上影響了水利檔案利用價(jià)值。

（三）管理人員業(yè)務(wù)水平不高。水利工程檔案管理工作具有較高的專業(yè)性，要求檔案管理人員結(jié)合水利工程特點(diǎn)合理建檔、歸檔，快速檢索和分析水利工程檔案，為水利工程建設(shè)提供有效支持。然而，現(xiàn)階段水利工程檔案管理人員一般具備檔案管理技能，卻缺乏水利工程專業(yè)知識(shí)，而且部分項(xiàng)目施工單位并未在施工中建立專職檔案管理部分，大多是只是指派臨時(shí)人員從事工程資料收集管理工作，這對(duì)工程檔案管理工作質(zhì)量將會(huì)造成影響。

（四）基礎(chǔ)硬件差，信息化程度不夠。水利工程檔案管理涉及內(nèi)容廣泛，包括水利工程圖紙、工程變更記錄、工程造價(jià)、工程驗(yàn)收記錄等，且隨著信息技術(shù)的深入應(yīng)用，水利工程檔案呈現(xiàn)出形式、內(nèi)容多樣化趨勢，如BIM信息模型、影像資料等，要求水利檔案管理人員具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)、水利工程建設(shè)相關(guān)知識(shí)、信息技術(shù)操作能力等。部分情況下要求檔案管理人員進(jìn)入施工現(xiàn)場，對(duì)施工現(xiàn)場的施工情況進(jìn)行全方面的了解，項(xiàng)目單位也需要為檔案管理人員配備相應(yīng)的攝像設(shè)備以及電腦設(shè)備等。另外，如果在重大型水利工程項(xiàng)目中，項(xiàng)目單位需要為檔案管理工作建設(shè)專門的工作環(huán)境，并保證環(huán)境的干燥性，避免紙質(zhì)檔案受到外界因素的影響，造成資料丟失等。然而，由于部分水利工程建設(shè)單位對(duì)檔案管理工作重視程度不足，工程過程中檔案收集不及時(shí)，檔案管理不能滿足標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)要求，對(duì)水利工程檔案管理工作造成不利影響。

三、加強(qiáng)和改進(jìn)水利工程檔案管理工作的對(duì)策

（一）提高對(duì)水利工程檔案管理重視程度。新時(shí)期背景下，加強(qiáng)水利工程檔案管理工作，應(yīng)從轉(zhuǎn)變檔案管理觀念入手。首先，水利工程建設(shè)單位應(yīng)加大檔案管理工作宣傳力度，組織工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，并貫徹檔案管理工作內(nèi)容，促使工作人員以及項(xiàng)目單位人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，提高水利工程項(xiàng)目管理人員對(duì)檔案管理工作的重視程度，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的支持力度，保障檔案管理工作各項(xiàng)工作有序開展。其次，檔案真實(shí)性、完整性直接影響檔案資源的利用價(jià)值。為確保水利工程檔案真實(shí)有效，在水利工程項(xiàng)目建設(shè)期間，檔案管理人員應(yīng)依據(jù)檔案管理要求，加強(qiáng)對(duì)各部門、單位收集、移交的水利檔案真實(shí)性、完整性檢查，并做好相應(yīng)記錄，保障檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

（二）加強(qiáng)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案管理人員應(yīng)結(jié)合水利工程建設(shè)進(jìn)度、工程建設(shè)內(nèi)容，定期收集檔案資料，并要求相關(guān)部門落實(shí)檔案資源整理、保存、移交等工作。針對(duì)檔案管理不力的部門，應(yīng)制定切實(shí)可行的獎(jiǎng)懲措施，督促相關(guān)部門、單位落實(shí)檔案管理職責(zé)。同時(shí)，為合理解決水利檔案人員不足的困境，結(jié)合水利工程建設(shè)特點(diǎn)，應(yīng)在相關(guān)部門、單位設(shè)置兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、單位的檔案收集、整理、移交等工作，確保檔案收集及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠。此外，項(xiàng)目組應(yīng)定期由項(xiàng)目組檔案管理單位進(jìn)行績效考評(píng)，建立健全覆蓋水利工程參建主體的檔案管理體系。

（三）提高檔案資料管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。新時(shí)期背景下，水利工程項(xiàng)目單位需要加大人才隊(duì)伍建設(shè)。第一，需要對(duì)現(xiàn)有的檔案工作人員加大力度進(jìn)行培訓(xùn)，制定可行性強(qiáng)、系統(tǒng)性的檔案管理人員培訓(xùn)計(jì)劃，定期開展內(nèi)部、外部培訓(xùn)，建立綜合能力高的檔案管理隊(duì)伍。第二，在水利工程檔案管理工作中，需要對(duì)工程的地域以及單位等進(jìn)行分析，并結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，全面參與到項(xiàng)目立項(xiàng)、可研、施工、竣工驗(yàn)收全過程，及時(shí)掌握水利工程建設(shè)進(jìn)度、檔案資料使用情況等，實(shí)現(xiàn)檔案管理與水利工程建設(shè)同步實(shí)施，提高檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力。第三，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與技術(shù)、質(zhì)量部門協(xié)調(diào)合作，加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案資源價(jià)值的開發(fā)與利用，如分析在建工程項(xiàng)目造價(jià)與同類型項(xiàng)目造價(jià)差異及其原因等，為項(xiàng)目管理提供有效支持，進(jìn)一步推動(dòng)水利檔案知識(shí)化管理。

（四）加強(qiáng)水利工程檔案管理工作的硬件建設(shè)，提升信息化水平。項(xiàng)目單位需要做好檔案管理設(shè)備建設(shè)工作。建立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的管理人員，對(duì)檔案的工作環(huán)境進(jìn)行規(guī)范化管理，滿足水利工作檔案數(shù)字化管理需求。將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒臋n案，可以更加方便工作人員查詢檔案資料，并能夠更好地保障檔案信息安全，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息檔案管理建設(shè)。另外，也需要在檔案管理工作中加強(qiáng)宣傳，使每一個(gè)單位的建設(shè)管理人員能夠認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想與觀念，從而保障水利工程檔案工作能夠順利地實(shí)施，提升檔案管理工作質(zhì)量。

四、結(jié)語

對(duì)于水利工程建設(shè)而言，檔案信息管理能夠有效地提升工程建設(shè)質(zhì)量以及施工進(jìn)度。做好檔案信息管理，可以在竣工后，將檔案中的信息作為參考依據(jù)，保障工程建設(shè)質(zhì)量。要想有效開展水利工程檔案管理工作，就需要具備專業(yè)性的人才以及相應(yīng)的檔案管理設(shè)備，建立健全檔案管理制度，并利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，保障檔案信息的完整性。另外，有效的開展檔案管理工作，能夠大力開發(fā)水利工程信息資源，在多層次多方位的情況下，為建設(shè)單位以及社會(huì)的發(fā)展做出更多的貢獻(xiàn)。