淺談檔案數(shù)字化加工外包質(zhì)量管理

文/蒼南縣電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心 林金眉

數(shù)字檔案館（室）是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案館（室）的發(fā)展方向，檔案工作是否現(xiàn)代化的標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館（室）。而對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化，是數(shù)字檔案館（室）建設(shè)最基礎(chǔ)的工作。檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案工作精細(xì)化、自動(dòng)化管理的基礎(chǔ)，它能全面提升檔案工作水平和服務(wù)能力，為社會(huì)提供便利迅捷的檔案利用。隨著數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作的開展，我縣已創(chuàng)建85家數(shù)字檔案室，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作方面，我縣各級(jí)檔案館（室）大都選擇以社會(huì)服務(wù)外包方式開展，但隨著大量的檔案數(shù)字化成果涌現(xiàn)，檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量問(wèn)題日益突出，如何保證檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量是檔案數(shù)字化加工工作的一個(gè)根本問(wèn)題。

一、檔案數(shù)字化加工外包質(zhì)量問(wèn)題及分析

（一）外包前單位沒(méi)有科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化加工項(xiàng)目質(zhì)量管理。首先，我縣數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作進(jìn)行在2011年開始逐步開展，很多單位考慮到單靠自身力量無(wú)法完成檔案數(shù)字化加工工作，于是紛紛啟動(dòng)檔案數(shù)字化加工外包項(xiàng)目。有的單位輕率地認(rèn)為只要把檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目外包給檔案服務(wù)公司任務(wù)就完成了，項(xiàng)目啟動(dòng)前沒(méi)有著手制定詳細(xì)的質(zhì)量管理計(jì)劃和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行預(yù)測(cè)，忽視了對(duì)單位檔案數(shù)字化加工外包項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量控制。其次，檔案服務(wù)公司和委托單位之間缺乏溝通。雖然檔案服務(wù)公司數(shù)字化加工都是按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范來(lái)做的，但是各公司在實(shí)施過(guò)程中標(biāo)準(zhǔn)并不統(tǒng)一，再則每個(gè)委托單位的檔案從利用角度對(duì)檔案數(shù)據(jù)條目著錄的要求也不一致，很多委托單位并沒(méi)有就質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求與公司溝通，在檔案數(shù)字化成果數(shù)據(jù)利用不便捷時(shí)才反饋給檔案服務(wù)公司，提出整改要求，對(duì)項(xiàng)目的整體進(jìn)度和成果質(zhì)量造成巨大影響。最后，參與檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目的委托單位工作人員質(zhì)量控制職責(zé)不清晰。在確定單位檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目外包并通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批后，委托單位應(yīng)建立檔案數(shù)字化加工工作領(lǐng)導(dǎo)小組，但有些委托單位雖然成立了工作領(lǐng)導(dǎo)小組，卻沒(méi)有制定相關(guān)規(guī)范，沒(méi)有明確小組成員的分工和職責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)小組工作浮于表面，形同虛設(shè)。有的委托單位直接就交代檔案員負(fù)責(zé)檔案交接事宜，其余如檔案數(shù)字化成果質(zhì)量問(wèn)題等都沒(méi)有涉及，導(dǎo)致外包的檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題無(wú)法解決和追責(zé)。

（二）檔案數(shù)字化加工質(zhì)量管理不到位。單位檔案部門對(duì)外包的檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目質(zhì)量管理不是很到位，雖然單位檔案部門對(duì)外包的檔案數(shù)字化加工過(guò)程進(jìn)行了監(jiān)管，但基本上是流于形式的，實(shí)際效果并不是很好。

首先，由于檔案服務(wù)公司只是合作伙伴并不歸委托單位管理，委托單位很難對(duì)數(shù)字化成果的質(zhì)量和項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行準(zhǔn)確的把握。而且數(shù)字化加工工作也是勞動(dòng)密集型工作，從業(yè)人員多是年輕人，流動(dòng)性很大，如果檔案服務(wù)公司在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中頻繁更換加工人員，將大大影響項(xiàng)目的進(jìn)度和檔案數(shù)字化加工成果的質(zhì)量。

其次，檔案服務(wù)公司為追求利潤(rùn)，更注重項(xiàng)目的進(jìn)度而輕忽檔案數(shù)字化加工成果質(zhì)量。雖然有些委托單位安排了檔案人員對(duì)外包過(guò)程進(jìn)行監(jiān)管，但是相對(duì)于檔案數(shù)字化加工數(shù)量大、環(huán)節(jié)多的問(wèn)題，卻是委托單位的檔案人員人手不足，而且有些委托單位的檔案人員還是文書兼任的，本身日常工作繁忙，不可能也無(wú)力對(duì)檔案數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管。

最后，檔案服務(wù)公司數(shù)字化加工人員的薪酬是以工作量為基準(zhǔn)計(jì)算的，為了獲得相對(duì)高額的薪水，就會(huì)加快工作速度，從而降低了檔案數(shù)字化加工成果的質(zhì)量，導(dǎo)致在檔案數(shù)字化加工成果中出現(xiàn)諸如掃描圖像不清晰完整、錯(cuò)漏頁(yè)、傾斜、條目著錄不規(guī)范、錯(cuò)漏字、目錄與圖像不對(duì)應(yīng)等各種質(zhì)量問(wèn)題。

（三）委托單位不重視檔案數(shù)字化加工成果驗(yàn)收。檔案數(shù)字化加工成果驗(yàn)收是項(xiàng)目質(zhì)量控制的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，委托單位若忽視這一環(huán)節(jié)，最終的成果質(zhì)量也就無(wú)法獲得保證。

很多委托單位對(duì)數(shù)字化加工成果的質(zhì)量控制就是最后驗(yàn)收，驗(yàn)收也僅限于核對(duì)數(shù)字化的案卷數(shù)、條目數(shù)、數(shù)據(jù)備份等，而很少對(duì)檔案數(shù)據(jù)成果進(jìn)行有效的質(zhì)檢。甚至，有的委托單位就沒(méi)有驗(yàn)收質(zhì)檢，對(duì)于他們來(lái)說(shuō)驗(yàn)收就是一個(gè)接收實(shí)體檔案和數(shù)字化成果數(shù)據(jù)的過(guò)程。這也導(dǎo)致委托單位不能通過(guò)驗(yàn)收環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確地了解檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量。往往是在項(xiàng)目結(jié)束后，委托單位檔案員在利用檔案數(shù)據(jù)時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤再叫檔案服務(wù)公司修改。

二、檔案數(shù)字化加工外包質(zhì)量管理對(duì)策

項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程也是質(zhì)量的形成過(guò)程，從單位決定將檔案數(shù)字化加工工作外包出去時(shí)就要開始著手質(zhì)量管理工作。外包前的準(zhǔn)備工作，外包后檔案數(shù)字化加工全過(guò)程的監(jiān)管以及成果驗(yàn)收，質(zhì)量管理貫穿始終。

（一）制定質(zhì)量管理計(jì)劃，建立質(zhì)量管理責(zé)任制。為確保數(shù)字化工作質(zhì)量，委托單位要制定科學(xué)的質(zhì)量管理計(jì)劃，要根據(jù)單位檔案情況，確定檔案服務(wù)公司的選擇依據(jù)，從而有針對(duì)性地選擇合作公司。要成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)實(shí)在在負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化加工外包工作，小組成員由熟悉檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)的人員組成，檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)全權(quán)負(fù)責(zé)項(xiàng)目的質(zhì)量，不能只體現(xiàn)在文件上，必須親自抓數(shù)據(jù)質(zhì)量。小組成員之間要明確各自的職權(quán)和職責(zé)，責(zé)任落實(shí)到位，確保每項(xiàng)工作有且只有一個(gè)人負(fù)責(zé)，從而避免職責(zé)不清，同時(shí)成員之間能有效地進(jìn)行協(xié)同合作，提高工作效率和質(zhì)量。

（二）制定檔案數(shù)字化實(shí)施方案及規(guī)范。制定科學(xué)、合理、操作性強(qiáng)的數(shù)字化實(shí)施方案是檔案數(shù)字化有序進(jìn)行的制度保障。方案內(nèi)容包括數(shù)字化加工范圍、工作目標(biāo)、資金安排、進(jìn)度要求、數(shù)字化技術(shù)方法和規(guī)范、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、安全管理措施等。委托單位數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組要和檔案服務(wù)公司加強(qiáng)溝通，由雙方共同明確數(shù)字化加工各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，避免在數(shù)字化加工過(guò)程中，出現(xiàn)不同人員處理相同問(wèn)題時(shí)標(biāo)準(zhǔn)不一，結(jié)果多樣。質(zhì)量管理強(qiáng)調(diào)過(guò)程控制，通過(guò)質(zhì)檢判斷數(shù)字化成果是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，也是確定消除影響質(zhì)量問(wèn)題的方法和途徑。因此委托單位要制定檔案數(shù)字化加工質(zhì)檢方案，主要內(nèi)容：一是要求檔案服務(wù)公司優(yōu)化質(zhì)檢流程，嚴(yán)謹(jǐn)質(zhì)檢制度，每一環(huán)節(jié)質(zhì)檢合格后才能進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。二是由聘請(qǐng)的質(zhì)檢人員對(duì)外包公司移交的數(shù)據(jù)成果進(jìn)行100%質(zhì)檢，質(zhì)量不達(dá)標(biāo)立即退回整改。三是小組成員里負(fù)責(zé)質(zhì)檢的人員對(duì)質(zhì)檢員提交的數(shù)據(jù)按比例抽檢20%。質(zhì)檢除了檢驗(yàn)質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)外，也是為了從中挖掘出加工過(guò)程中存在的問(wèn)題及確定解決措施。數(shù)字化成果質(zhì)檢要分批次提交，前期可先小批量加工，監(jiān)控各工序流程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題。

（三）檔案數(shù)字化加工過(guò)程中的全程控制。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案前處理、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等。檔案數(shù)字化工作六大環(huán)節(jié)緊密相連。任何一個(gè)環(huán)節(jié)出問(wèn)題都會(huì)影響數(shù)字化的質(zhì)量。這就要求我們?cè)跀?shù)字化加工各個(gè)環(huán)節(jié)中都要把好質(zhì)量關(guān)，因此，在檔案加工過(guò)程中，檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組就要將負(fù)責(zé)監(jiān)督審核每個(gè)環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的人員落實(shí)到位，小組成員定期對(duì)數(shù)字化加工過(guò)程進(jìn)行合規(guī)性審查，檢查分析項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中是否存在違規(guī)問(wèn)題，要不定時(shí)對(duì)加工人員的工作進(jìn)行細(xì)致的評(píng)審，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、協(xié)調(diào)和解決問(wèn)題。

1.檔案前處理。檔案前處理作為數(shù)字化加工的第一環(huán)節(jié)，其質(zhì)量直接影響后序工作的質(zhì)量和效率。小組成員在現(xiàn)場(chǎng)要檢查整理人員工作是否規(guī)范，對(duì)存在破損、缺頁(yè)、倒頁(yè)、字跡模糊等現(xiàn)象的檔案以及修正情況是否加以記錄，對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行拆卷、分件和排序后登記應(yīng)掃件數(shù)和頁(yè)數(shù)。檔案拆訂過(guò)程中應(yīng)小心細(xì)致，避免損害檔案。完成掃描并質(zhì)檢通過(guò)后及時(shí)將檔案還原，查看案卷備考表上案卷變化情況與實(shí)際是否相符，漏頁(yè)、倒頁(yè)、重頁(yè)、空白頁(yè)等增刪改情況記錄是否詳細(xì)等。巡查中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)責(zé)令整改，絕不能讓問(wèn)題帶入下一個(gè)環(huán)節(jié)。

2.目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字檔案資源管理的基礎(chǔ)，檔案利用和檢索的高效性和準(zhǔn)確性取決于檔案著錄的質(zhì)量。如果檔案目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，將直接影響檔案工作服務(wù)的水平。因此，在著錄環(huán)節(jié)中，要按照檔案著錄規(guī)范要求嚴(yán)格把關(guān)。著錄時(shí)要求雙機(jī)著錄，人機(jī)雙校，并檢查著錄人員所著目錄是否完整、規(guī)范、準(zhǔn)確，是否按基本要求將任職文件、獎(jiǎng)懲文件、職稱評(píng)定等文件中涉及本單位職工的姓名錄入備注項(xiàng)中，如果案卷中的目錄標(biāo)題不準(zhǔn)確或錯(cuò)漏，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容進(jìn)行修改和完善，需補(bǔ)擬標(biāo)題的文件如通知、會(huì)議紀(jì)要等應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)擬。巡查過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)溝通反饋，并采取相應(yīng)措施解決問(wèn)題。

3.檔案掃描。檔案掃描是生成數(shù)據(jù)的重要環(huán)節(jié)，小組人員巡查現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，一是關(guān)注施工人員掃描過(guò)程中有沒(méi)有按照檔案原件實(shí)際情況來(lái)選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，并設(shè)置和調(diào)整相關(guān)參數(shù)。參數(shù)設(shè)置和調(diào)整后掃描的數(shù)字圖像清晰、完整及不失真，能確保原始掃描圖像的效果與檔案原貌最接近。二是查看檔案掃描是否按照要求采用分辨率300dpi、彩色模式、TIFF標(biāo)準(zhǔn)格式，掃描完成的圖像以多頁(yè)TIFF文件格式存儲(chǔ)，圖像經(jīng)過(guò)OCR識(shí)別后，還要轉(zhuǎn)成一套雙層PDF格式作為利用文件。三是查看施工人員的工作記錄，工作流程表中是否詳細(xì)地將掃描的頁(yè)碼和頁(yè)數(shù)進(jìn)行登記，并核對(duì)掃描件的頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)與原件頁(yè)碼、頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)的原因及處理情況說(shuō)明。

4.圖像處理。一是查看圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、糾偏、拼接、裁邊、去污等處理后的效果是否符合標(biāo)準(zhǔn)。二是檢查圖像質(zhì)量，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)字圖像不完整、不清晰、失真，立即返回重新掃描并記錄。發(fā)現(xiàn)漏掃、重掃、多掃等情況及時(shí)加以改正。檢查圖像排序是否正確，排序錯(cuò)亂時(shí)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

5.數(shù)據(jù)掛接。將通過(guò)質(zhì)檢確認(rèn)合格的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，按照單位檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)要求，通過(guò)掛接軟件實(shí)現(xiàn)圖像文件與案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)批量掛接，目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像一對(duì)一相關(guān)聯(lián)。要求目錄數(shù)據(jù)和掃描圖像掛接準(zhǔn)確率和圖像完整性達(dá)到100%。

6.數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交。計(jì)劃再全面，過(guò)程執(zhí)行再好，也不能忽視結(jié)果的質(zhì)量把控。為了使檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量得到有效控制，檔案數(shù)字化每一環(huán)節(jié)的成果都應(yīng)分批次提交進(jìn)行質(zhì)檢。將提交驗(yàn)收的檔案前處理成果、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、掃描圖像抽檢合格率達(dá)到95%以上的（含95%）予以驗(yàn)收，掛接質(zhì)檢中目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字圖像掛接準(zhǔn)確率和圖像完整性達(dá)到100%，其他數(shù)據(jù)項(xiàng)抽檢合格率達(dá)到95%以上的（含95%）予以驗(yàn)收。每當(dāng)完成一個(gè)批次的數(shù)據(jù)驗(yàn)收后，檔案服務(wù)公司要將多頁(yè)TIFF格式與雙層PDF格式數(shù)字化加工成果各一份硬盤移交，一份光盤移交。每個(gè)環(huán)節(jié)的成果檢驗(yàn)都要做好記錄。

檔案數(shù)字化是為了使檔案得到更廣泛的利用，滿足新時(shí)期人們對(duì)檔案利用的需求，而數(shù)字化成果的質(zhì)量直接影響檔案的開發(fā)、利用和服務(wù)質(zhì)量，只有系統(tǒng)的質(zhì)量管理，才能確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量，從而為數(shù)字檔案館（室）建設(shè)提供可靠的數(shù)字資源，為檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。