架構(gòu)新型管理模式 推進(jìn)檔案創(chuàng)新發(fā)展
——以國家管網(wǎng)東部儲運公司為例

文/國家管網(wǎng)東部儲運公司 畢楊帆

一、檔案管理存在“點多線長”問題

（一）檔案業(yè)務(wù)技術(shù)良莠不齊。檔案工作具有很強的專業(yè)性和技術(shù)性，既需要一定的理論基礎(chǔ)，又需要一定的業(yè)務(wù)知識。檔案管理人員需要掌握本專業(yè)線條理論，通過理論與實踐相結(jié)合，才能將內(nèi)容復(fù)雜、形式多樣的檔案管好用好。隨著公司發(fā)展，組織機構(gòu)調(diào)整，職能分工細(xì)化，很多二級單位檔案員未能專一負(fù)責(zé)檔案工作，檔案人員平均年齡過大，更換頻率較高。檔案界“新人”又很少經(jīng)過專業(yè)系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)，檔案知識匱乏，專業(yè)素養(yǎng)較低，種種因素導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)水平青黃不接，影響檔案信息價值在公司經(jīng)營管理、工程建設(shè)、技術(shù)開發(fā)等活動領(lǐng)域的有效發(fā)揮。

（二）核心檔案資源相對分散。我部門一直秉承著“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的檔案資源管理理念，盡量做到“應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收”。但由于企業(yè)職能特色，導(dǎo)致核心檔案資源相對分散，未完全實現(xiàn)檔案工作統(tǒng)一管理，滯后于公司全面實現(xiàn)信息化管理的發(fā)展需要。

（三）檔案信息化程度不高。由于舊系統(tǒng)操作界面繁雜，使用難度較高，后期維護(hù)不便，不適用當(dāng)前我公司檔案管理模式，對檔案人員造成了極大困擾。而且舊系統(tǒng)未與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)做關(guān)聯(lián)接口，直接導(dǎo)致電子文件無法線上歸檔，致使歸檔數(shù)據(jù)不齊全。因此檔案管理工作仍沿用著傳統(tǒng)的人工為主、EXCEL建賬管理為輔的模式，缺少現(xiàn)代化的檔案管理軟件、檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)更是無從談起。這種傳統(tǒng)的管理模式不僅影響著檔案信息提取的準(zhǔn)確可靠性，也影響了檔案資源開發(fā)的利用率，同時更是無法完全支撐企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

（四）數(shù)字化流程不甚規(guī)范。檔案數(shù)字化仍停留在初級階段，各專業(yè)檔案目錄可以實現(xiàn)100%電子化，但原文數(shù)字化率依然不理想。檔案人員對數(shù)字化流程不甚了解，每一流程需要重視的工作點也相對模糊，僅僅完成了檔案整理、目錄建庫、數(shù)據(jù)采集等過程，缺少必要的其他處理流程，整個數(shù)字化進(jìn)程受到了阻礙，數(shù)字化效果并不明顯。

（五）檔案利用效果不明顯。檔案利用形式單一且服務(wù)范圍不夠廣泛，缺少主動服務(wù)的狀態(tài)，服務(wù)方式不夠多樣化，仍持有“重保管、輕利用”的思想，利用效率不高，利用檔案手續(xù)煩瑣，利用方式局限于工作考察等借閱利用，仍以紙質(zhì)借閱為主，過程較長，同時也不利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)。

二、“對癥下藥”創(chuàng)新檔案管理模式

（一）優(yōu)化檔案人員結(jié)構(gòu)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，公司多次提出智能化、信息化等關(guān)鍵字眼，不斷推廣應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)、營銷、物流、制造、管理平臺。在新時期、新形勢下，為了加快公司檔案工作管理創(chuàng)新進(jìn)程，一方面評估現(xiàn)有檔案人員能力，結(jié)合公司發(fā)展需要重新制定檔案崗位說明書，提高崗位對信息化、管理能力、學(xué)歷的要求。另一方面為了提升檔案人員的技能水平和綜合素質(zhì)，檔案館專門組織各級專兼職檔案員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，加強檔案管理人員對檔案業(yè)務(wù)的多層次理解，同時樹立檔案專業(yè)能手，鼓勵各二級單位互結(jié)對子，互相學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗，更好地推進(jìn)檔案信息化工作。對于各單位檔案數(shù)字化和檔案管理系統(tǒng)推廣工作，擬采取劃分責(zé)任區(qū)的方式，由檔案館人員分別承包相應(yīng)單位，做好內(nèi)部協(xié)調(diào)工作。聘請集團(tuán)公司檔案業(yè)務(wù)專家、計算機專業(yè)人員前來培訓(xùn)指導(dǎo)、實操演練，策劃組織“檔案人員交流會”“檔案工作評價”等活動。經(jīng)過系統(tǒng)、全面、科學(xué)的人才培養(yǎng)活動，專職檔案人員全部持證上崗，熟練掌握了信息化設(shè)備的操作流程及信息化系統(tǒng)的使用方法，具備了與公司創(chuàng)新突破、改革發(fā)展相符合的能力素質(zhì)。

（二）實現(xiàn)檔案資源共享。傳統(tǒng)的以檔案實體保管為主的管理模式已逐漸暴露出潛在問題，國家管網(wǎng)東部儲運公司“點多面廣”的地域差異也成為檔案核心資源相對分散的原因之一，基于這種情況，通過檔案數(shù)字化實現(xiàn)向檔案實體和數(shù)字化信息共同保管的雙重模式轉(zhuǎn)變，充分實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，加快檔案信息化發(fā)展。在具體實踐中，我公司采用Windows Server 2008 R2 64位操作系統(tǒng)，運用C/S端的檔案系統(tǒng)客戶端和B/S端的檔案系統(tǒng)網(wǎng)站相結(jié)合的檔案系統(tǒng)，將公司整個網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)的組織機構(gòu)貫穿到一個服務(wù)器上，上至公司機關(guān)，下至各個二級單位，均能查看并應(yīng)用各自職權(quán)范圍內(nèi)的檔案資料，極大程度避免了檔案實體利用的各種弊端，初步解決了地域問題帶來的不便因素。

（三）提升信息化管理能力。融入公司兩化融合管理體系建設(shè)，密切關(guān)注智能化管線深化應(yīng)用、“互聯(lián)網(wǎng)+”融合社會資源協(xié)同智能等方面的相關(guān)新型能力，大力提升公司檔案信息化管理水平。

第一，確保檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完備可用，即檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檔案數(shù)字化存儲和備份系統(tǒng)的設(shè)備，這是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件。我公司在基礎(chǔ)設(shè)備的選擇上嚴(yán)格執(zhí)行總部相關(guān)要求，簡化了檔案管理系統(tǒng)，操作界面更人性化，更符合企業(yè)自身特點。

第二，著力開發(fā)檔案信息資源。檔案信息資源是社會發(fā)展不可或缺的一部分，檔案信息資源的開發(fā)對檔案信息化建設(shè)的發(fā)展起到了關(guān)鍵性的作用。在數(shù)字化建設(shè)過程中，我部門利用一切可利用的資源，加大檔案數(shù)字化范圍，盡可能多的提高館藏數(shù)字化率。

第三，梳理完善檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定符合本公司特色的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對檔案信息化建設(shè)有著指導(dǎo)性的作用。我公司檔案數(shù)字化建設(shè)在嚴(yán)格執(zhí)行國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，針對單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)，特別調(diào)整并完善了一套數(shù)字化流程標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化了各環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。

第四，鞏固檔案信息安全保障體系。提前對檔案信息及信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防御，確保檔案信息系統(tǒng)安全可靠運行，保障檔案信息的保密性、完整性、可用性、真實性、不可否認(rèn)性、可控性和可追溯性，使信息系統(tǒng)具備對檔案信息安全動態(tài)實施保護(hù)的能力。

（四）創(chuàng)新優(yōu)化數(shù)字化流程。以《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為基礎(chǔ)，嚴(yán)格把控每一工作流程，形成具有公司特色的數(shù)字化管理體系。

第一，遵循數(shù)字化對象，確定五項原則，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化。采取優(yōu)先原則，對需要搶救的、利用價值高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，減少破壞檔案實體，最大程度地維持檔案原貌。

第二，規(guī)范檔案提取整理流程，保障實體檔案安全。檔案館與項目組分別指派專人負(fù)責(zé)提取需要加工的檔案原件，雙方共同查驗待整理檔案。項目組工作人員負(fù)責(zé)清點、核對提取檔案的內(nèi)容、數(shù)量是否與卷內(nèi)信息一致，并做好《項目檔案交接單》。

第三，合理選擇掃描方式、色彩模式及分辨率，明確圖像存儲格式及處理方式。由于館藏紙質(zhì)檔案年代久遠(yuǎn)，很多紙張已粘連在一起，并且紙質(zhì)薄脆，很容易被損毀。鑒于這種情況，檔案館要求選用符合條件的平板掃描方式，以減少因處理不當(dāng)帶來的檔案破壞。

第四，完善目錄建庫及數(shù)據(jù)掛接，加強系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和完整性。一般來講，目錄建庫選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。我部門在項目實施過程中充分利用現(xiàn)有資源，由檔案人員監(jiān)督并指導(dǎo)目錄建庫過程，對著錄項的文字錄入進(jìn)行正確率控制，保證錯誤率低于1%。

第五，嚴(yán)格數(shù)據(jù)驗收工作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)完整備份。由檔案人員抽檢已完成數(shù)字化的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件格式及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。驗收結(jié)論必須經(jīng)實施單位分管領(lǐng)導(dǎo)、驗收組專家簽字方才有效。經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進(jìn)行備份，我公司采用在線、離線相結(jié)合的方式實現(xiàn)多套備份、異地備份，對備份數(shù)據(jù)實行定期檢查模式并建立檢查記錄。

（五）開發(fā)建設(shè)檔案利用體系。檔案利用體系建設(shè)是衡量檔案工作完成效果的標(biāo)準(zhǔn)。針對檔案利用服務(wù)存在的相關(guān)問題，分別采取了對應(yīng)措施加以解決，從而減少利用問題帶來的負(fù)面影響。

第一，變被動為主動，注重被動服務(wù)與主動服務(wù)并舉。被動服務(wù)即要求所有檔案人員做到滿足利用者提出利用檔案的需求，包括接待閱覽，外借檔案及出具檔案證明等。主動服務(wù)即利用館藏現(xiàn)有檔案資源，主動了解利用者需求，開展檔案利用服務(wù)，將檔案送到生產(chǎn)、建設(shè)、科研等項目一線為其服務(wù)。

第二，變靜態(tài)為動態(tài)，注重檔案利用效果的收集。一般情況，在檔案利用完畢后檔案人員會要求利用者完成檔案利用效果的填寫記錄。然而并不是記錄完畢就可以了，檔案部門應(yīng)當(dāng)把這些利用效果加以收集整理，變靜態(tài)的紙張為動態(tài)的分析，從而為改善館藏檔案結(jié)構(gòu)與成分，加強各項基礎(chǔ)工作的建設(shè)，提供有力的科學(xué)依據(jù)。

第三，變紙質(zhì)為電子，注重應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的使用極大程度增強了檔案的利用率，不僅避免了對紙質(zhì)檔案的破壞，還促進(jìn)了電子檔案的應(yīng)用，致使檔案利用更加便捷化與智能化。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代將推動信息技術(shù)快速發(fā)展，在實際工作中，只有從整體出發(fā)，悉心研究數(shù)字檔案信息資源共享的方方面面，才能順利推進(jìn)企業(yè)檔案信息化發(fā)展，從而更好地為大眾提供服務(wù)。