新時代檔案管理工作改進對策分析

文/江蘇省如東縣委統(tǒng)戰(zhàn)部 繆兵

檔案管理能夠為單位和企業(yè)提供考察依據(jù)和參考兩方面的幫助，對于單位和企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。但是當前部分單位和企業(yè)還沒認識到檔案管理工作的重要性，認為檔案管理工作并不能給企業(yè)和單位直接帶來經(jīng)濟效益，所以對檔案管理工作還不夠重視。這也導致檔案管理不能滿足檔案法律法規(guī)提出的要求，不能發(fā)揮應有的價值。再加之信息時代檔案管理工作還沒跟上時代進程，出現(xiàn)一些問題，這就亟待管理者和檔案管理工作人員協(xié)同解決，促進檔案管理工作效率的提高。

一、信息時代檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理人員專業(yè)性不強、素質不高。檔案管理人員的檔案專業(yè)知識掌握度和檔案素養(yǎng)直接決定著檔案管理工作的質量。但目前檔案管理工作人員還存在兩方面不足：一是專業(yè)性不強。出現(xiàn)此問題的原因在于單位或企業(yè)對于檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理工作并不能給單位、企業(yè)帶來直接效益，因此檔案管理工作也被認為是清閑工作，檔案管理工作人員大多為沒有上進心的、跟不上時代發(fā)展的老員工，影響檔案管理工作進程。二是專業(yè)素質不高。專業(yè)素質不高體現(xiàn)在部分檔案管理人員并非專業(yè)人員出身，對于最新檔案管理知識還不能掌握透徹，且在信息時代發(fā)展下，這部分員工因為自身原因墨守成規(guī)，無法跟上信息時代腳步，信息技術能力不足，不能利用信息技術去解決檔案管理問題。這也是導致檔案管理不能發(fā)揮真正價值的主要原因之一。

（二）檔案管理的保密性和信息安全有待加強。隨著信息技術的飛速發(fā)展，越來越多的不法分子在利用網(wǎng)絡信息技術行不義之事。網(wǎng)絡病毒和網(wǎng)絡黑客的出現(xiàn)影響著檔案管理的保密和安全。這主要是因為信息時代下的檔案管理大多為聯(lián)機操作，若操作不當、密碼丟失或網(wǎng)絡設備不完善、防火墻抵御能力較差，都可能出現(xiàn)檔案信息泄露、檔案信息被篡改等問題。檔案記載著重要的信息，有著重要的價值，若檔案信息泄露或篡改就會影響檔案管理工作的正常開展，給單位和企業(yè)帶來極大的損失。

（三）檔案管理軟件跟不上時代發(fā)展。信息時代，檔案管理工作也跟隨時代發(fā)展演變?yōu)闄n案信息化。但不少單位和企業(yè)因為自身財力不足或對檔案管理缺乏重視等原因，檔案管理工作并未配置專門的檔案管理軟件。有些單位企業(yè)檔案管理軟件跟不上時代發(fā)展，這也導致檔案管理工作受到一定限制：一是軟件不夠先進，檔案部門的人員還采用傳統(tǒng)的紙質檔案，使得檔案極易因為潮濕、蟲蛀等各方面原因受到損壞。再加上紙質檔案除了不好保管外，在查找方面也極其麻煩，增加檔案管理人員的工作量，也影響著檔案的價值，給管理檔案帶來麻煩；二是檔案管理軟件不夠統(tǒng)一。檔案管理軟件不統(tǒng)一影響著檔案資源的分享和檔案管理工作的進程。比如兩個城市檔案管理軟件不統(tǒng)一，若有人因公需要調取檔案，但因為軟件不統(tǒng)一，無法在一個系統(tǒng)里查看檔案資料。調取檔案的人只好從A地前往B地，極大浪費著時間和財力，也影響著檔案管理工作的開展。

（四）檔案的價值和真實性存疑。信息時代有利有弊。隨著信息技術的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡上也出現(xiàn)了一系列的造假行為，這也給檔案的價值和真實性鑒定帶來了難題。檔案的價值主要來源于檔案的信息價值，比如一些珍貴的手稿檔案、音視頻檔案，這些檔案有利于各方面的研究，具有極高的價值。但信息時代造假技術越來越厲害，手稿和音視頻都能通過信息技術復制、改編、造假等等，無法準確地辨別檔案的真實性，檔案的價值也就存在疑慮。

（五）相關檔案法律法規(guī)還不完善。我國有關于檔案的法律法規(guī)還不完善，1955年我國頒布了《中國共產(chǎn)黨中央和省(市)級機關文書處理工作和檔案工作暫行條例》；1956年我國發(fā)布了《國務院關于加強國家檔案工作的決定》；1959年我國發(fā)布了《關于統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的通知》。這些條例、決定和通知都是針對傳統(tǒng)的檔案管理工作，不適用于現(xiàn)代社會。而直到1987年我國才正式發(fā)布了檔案法，即《中華人民共和國檔案法》。檔案法的發(fā)布給檔案管理工作的進行帶來依據(jù)。雖然檔案法經(jīng)過了幾次修改，但有些檔案法律法規(guī)跟不上時代的腳步，在信息時代也就無法為檔案信息化工作提供一定的參考和依據(jù)，影響著檔案管理工作的進行。

二、針對問題提出的改進對策

（一）培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理隊伍。信息時代檔案管理人才的培養(yǎng)有助于推動檔案管理工作的進行，促進檔案管理工作的效率提升和質量提高。所以單位和企業(yè)要適應時代發(fā)展，培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理隊伍。而人才的培養(yǎng)需要從兩方面進行：一是培養(yǎng)單位內部人才。單位和企業(yè)需要加強檔案管理部門人員的檔案素質，完善檔案專業(yè)知識，學習先進的信息知識和基本操作。為此單位和企業(yè)可送檔案管理人員去有關地點培訓、學習等，進而為單位企業(yè)檔案管理作貢獻。二是招聘一批具有檔案管理專業(yè)知識和掌握信息技術的年輕檔案專業(yè)人才。年輕檔案人才的到來一來可以激勵老員工的工作斗志，使得檔案工作有競爭有活力；二來年輕隊伍接受能力強、創(chuàng)新意識強，能給檔案管理工作帶來新的想法、好的思路。所以培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理隊伍能夠提升檔案管理工作質量，促進檔案管理工作健康有序發(fā)展。

（二）強化檔案管理信息安全保障。信息時代檔案管理工作可能受到網(wǎng)絡攻擊和病毒影響，導致檔案信息的泄露。為此單位企業(yè)應該強化檔案管理信息安全保障，一是加強檔案信息系統(tǒng)建設，保證檔案信息資源的安全性。二是完善檔案數(shù)據(jù)庫，提升數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性。為此單位和企業(yè)一來需要嚴格規(guī)定檔案的儲存、查看、使用制度，保證檔案存儲安全，查看和使用需嚴格登記來訪人員的信息，避免檔案資源的泄露和遺失。三是及時更新系統(tǒng)、安裝殺毒軟件等等。通過設置防火墻、安裝殺毒軟件等，能夠有效規(guī)避市面上90%的病毒。此外工作人員要及時更新檔案系統(tǒng)，定期更換密碼等，以此來強化檔案管理信息的安全，為檔案信息安全提供保障作用。

（三）完善檔案軟件設備。信息時代單位企業(yè)也應與時俱進完善檔案管理相關軟件設備，為此需做到：1.先進的檔案管理軟件。先進的檔案管理軟件能夠減輕檔案管理工作人員的負擔和工作量，信息時代，檔案聯(lián)網(wǎng)設置后，工作人員保管、查找檔案不再需要依賴紙質檔案，而是直接將檔案保存在數(shù)據(jù)庫和儲存軟件中。當查找檔案時也只需要在網(wǎng)上查找關鍵詞，進而能迅速便利地找尋相關信息，大大方便檔案管理工作人員和人們。2.統(tǒng)一、規(guī)范檔案管理系統(tǒng)。單位內部的檔案管理體系應做到統(tǒng)一、規(guī)范、全國聯(lián)網(wǎng)，這樣能大大方便百姓。當有人需要異地調取、查看檔案時，也不再需要耗費人力物力精力跑到其他城市。通過統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)，工作人員只需在網(wǎng)上查找調取相關檔案，極大方便了百姓，提高了檔案管理工作效率。

（四）嚴格落實檔案審批、鑒定環(huán)節(jié)。檔案的價值和真實性鑒定在信息社會受到極大沖擊，為此，為了保障檔案的價值和真實性，有關部門要做到嚴格落實檔案的審批和鑒定環(huán)節(jié)。首先，檔案的查看調取需要完善嚴格的登記信息和證明，這樣在檔案信息真實性出現(xiàn)問題時也能有跡可循，避免檔案信息的涂改、造假等。其次，檔案的鑒定需要請專業(yè)人員執(zhí)行，確保檔案信息的真實性，保障檔案的價值和珍貴。

（五）完善相關法律法規(guī)。完善的檔案法律法規(guī)是實施檔案管理工作的基礎。在信息時代，有關部門應該順應時代潮流的發(fā)展進步，完善檔案法律法規(guī)，進而使檔案管理工作都能夠有章可循、有法可依，也能為檔案管理工作人員實行檔案管理提供基本保障，促進檔案管理工作的順利開展。

（六）及時更新檔案管理理念。有關單位和企業(yè)要及時更新檔案管理理念，摒棄以往的檔案管理不重要、不能給單位企業(yè)帶來直接效益的理念。為此檔案管理人員可通過多種手段擴寬檔案管理宣傳渠道，加深公眾和工作人員對于檔案管理的意識。如檔案部門可與新聞媒體等單位合作，通過加強宣傳來提升公眾對于檔案管理工作的重要性認識，創(chuàng)新有關領導的檔案觀念，促進檔案管理工作的完善，提高檔案管理質量。

三、結語

綜上所述，信息時代的檔案管理工作還存在檔案管理人員不夠專業(yè)、素質不強、檔案管理軟件不夠先進、信息安全和檔案價值不能保障、法律法規(guī)不夠完善等等問題。為此有關部門需要針對問題，完善檔案管理工作，進而促進檔案管理工作的順利進行，提高檔案管理工作的質量和效率。