試分析學(xué)校檔案信息化存在的問題與解決策略

文/山東省青島第二衛(wèi)生學(xué)校 崔慧寧

經(jīng)濟與科技的不斷發(fā)展，促進了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進步，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)越來越成熟。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動下，人們進入了信息化時代，信息化建設(shè)已經(jīng)成為時代發(fā)展的趨勢。學(xué)校檔案管理是學(xué)校教育工作的重要部分，對學(xué)校的發(fā)展、管理、教師和學(xué)生的發(fā)展等具有重要作用，能將學(xué)校相關(guān)信息進行有效記錄、整理。檔案管理不僅能反映學(xué)生在校期間的發(fā)展信息，還具有權(quán)衡學(xué)校管理水平、教育水平的重要作用。因此，學(xué)校要加強檔案管理，促進管理信息化。

一、學(xué)校檔案管理信息化的重要性

學(xué)校檔案記錄著學(xué)生與老師在校期間的成績及發(fā)展，記錄著學(xué)校的發(fā)展及管理，具有重要意義，特別是學(xué)生檔案，它真實記錄了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、品德等資料，是干部人事檔案的原始材料，是學(xué)生升學(xué)、出國等各方面的重要依據(jù)。以往學(xué)校用紙質(zhì)檔案管理，信息傳遞較慢，還容易發(fā)生檔案遺失的情況，紙質(zhì)文件資料已經(jīng)成為檔案管理工作的負擔，不能滿足學(xué)校的發(fā)展需求，因此電子信息檔案發(fā)展尤為重要。21世紀以來，互聯(lián)網(wǎng)運用越來越廣泛，成為人們生活中不可缺少的部分，在學(xué)校，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也被逐漸運用，檔案管理工作向系統(tǒng)化、科學(xué)化的發(fā)展方向轉(zhuǎn)變。隨著教育體系不斷改革，教育水平不斷提高，學(xué)校檔案工作的發(fā)展趨勢逐漸向信息化發(fā)展。學(xué)校檔案管理工作通過計算機、互聯(lián)網(wǎng)以及手機等移動終端進行檔案管理，加快檔案信息化管理，對檔案管理工作具有重要的作用。

二、學(xué)校檔案管理信息化管理中存在的問題

（一）檔案管理機構(gòu)不完善。學(xué)校在發(fā)展過程中，因為資金、環(huán)境等因素的影響，部分學(xué)校在檔案管理信息化建設(shè)中存在責任不清、定位不明等現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展不夠嚴謹，不利于信息化在檔案管理中順利開展。部分學(xué)校沒有設(shè)立獨立的檔案管理室，缺乏系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理流程；檔案工作人員信息化檔案管理水平較低，不能有效進行檔案存儲與資源歸納，嚴重缺乏完善的工作流程意識。綜上所述，檔案管理機構(gòu)不完善主要表現(xiàn)在兩個方面：1.職責劃分不明，部分學(xué)校還沒有形成規(guī)范的檔案管理工作制度，沒有專門、統(tǒng)一的檔案管理部門。許多學(xué)校學(xué)生檔案收集工作等有團委學(xué)生處或?qū)W院招生處負責，容易出現(xiàn)學(xué)生信息資料多次采集的情況，不僅浪費時間，還浪費學(xué)校資源。2.管理流程不嚴謹，大部分學(xué)校將學(xué)生個人檔案轉(zhuǎn)交到各年級組長辦公室分散管理，學(xué)生畢業(yè)后由各年級組長辦公室統(tǒng)一上交。學(xué)生個人檔案工作讓臨時工作人員或者學(xué)生幫忙整理歸檔，不僅降低檔案管理工作質(zhì)量，還容易造成學(xué)生檔案遺失、殘缺等情況。

（二）管理人員技術(shù)水平不足。學(xué)校檔案管理人員技術(shù)水平普遍偏低，特別是中職院校檔案人員隊伍，因為管理人員計算機技術(shù)水平較低，在檔案管理信息化建設(shè)中對信息化技術(shù)知識的掌握度不高，不能較好地適應(yīng)計算機工作環(huán)境。而隨著互聯(lián)網(wǎng)計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，如何提高信息化檔案工作的安全，已經(jīng)成為社會普遍關(guān)注的問題。信息化檔案管理資源庫容易受到計算機病毒、木馬等不良程序的攻擊，不僅會導(dǎo)致信息丟失，也會導(dǎo)致管理資金與后期維護資金的增加，浪費資源，因此需要在計算機技術(shù)上進行加密處理，并且設(shè)置防火墻，防止檔案資源庫遭到破壞。檔案管理人員不僅要懂得檔案管理，還要掌握計算機技術(shù)，促進檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。

（三）檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后。隨著教育事業(yè)不斷改革，大部分學(xué)校均建立了規(guī)模大小不一的檔案資源庫。大部分資源庫由各個學(xué)校自行建立，并自行使用，不僅規(guī)模小，而且標準化程度較低，嚴重缺乏統(tǒng)一性，資源庫的信息不能夠共享，社會服務(wù)水平相對較低。自行建設(shè)的資源庫多是條目數(shù)據(jù)庫，沒有完善、健全的全文數(shù)據(jù)庫及多媒體數(shù)據(jù)庫，不能有效滿足用戶的需要，且部分學(xué)校檔案管理室雖已經(jīng)連接互聯(lián)網(wǎng)，但只可以訪問學(xué)校主頁，不能進行資源共享。

三、學(xué)校檔案管理信息化管理的解決策略

（一）加強檔案管理的安全性和保密性。學(xué)校檔案管理工作人員要聯(lián)合學(xué)校計算機系專業(yè)教師或?qū)I(yè)科技人員，對檔案信息資源庫在技術(shù)安全、管理安全等方面進行健全、完善的管理措施，保證檔案資源庫的安全性及保密性。通過建立專業(yè)的、完善的檔案管理程序網(wǎng)絡(luò)，采用學(xué)校內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)的方式，進行全面的技術(shù)網(wǎng)絡(luò)防護措施，提高互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)的安全性。同時，設(shè)置電子程序?qū)Σ话踩腎P地址進行屏蔽；建立防火墻，防止病毒、木馬等不良程序的侵入；建立虛擬的檔案管理庫，設(shè)置身份認證、信息自動備份等方法，建立健全的、完善的信息管理制度。

（二）加強檔案網(wǎng)站建設(shè)。學(xué)校要積極開發(fā)學(xué)校檔案信息綜合管理軟件，利用該軟件系統(tǒng)對學(xué)校學(xué)生、老師等個人檔案進行收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、鑒定等管理，實現(xiàn)計算機管理各個環(huán)節(jié)的標準化規(guī)范體系，促進檔案管理工作自動化、信息化。建立資源數(shù)據(jù)庫是檔案管理工作信息化的前提，為促進檔案管理服務(wù)水平和服務(wù)能力的提高，要盡快建設(shè)檔案管理資源庫，實現(xiàn)計算機檢索系統(tǒng)實用化。

（三）建立完善的檔案基礎(chǔ)設(shè)施。學(xué)校要在校園信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上發(fā)展適合于學(xué)校的檔案信息管理的系統(tǒng)，需要提高檔案管理人員的計算機水平，并結(jié)合現(xiàn)有的技術(shù)開發(fā)型人才和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的優(yōu)勢，建設(shè)統(tǒng)一的、標準的學(xué)校檔案管理系統(tǒng)。在開發(fā)信息管理系統(tǒng)的時候，要充分保障系統(tǒng)具有實用性、操作簡單等優(yōu)勢，在數(shù)據(jù)收集、檔案整理、傳輸管理、信息安全管理等方面進行統(tǒng)一的、規(guī)范的管理，將分散的學(xué)生檔案管理和學(xué)校教務(wù)處等部門進行無縫對接，保障資源信息的及時性和共享性。在建設(shè)信息化過程中，要加強提高檔案信息化管理隊伍人員的技術(shù)水平，加強對管理人員的崗前培訓(xùn)，并定期對管理人員進行檔案管理技能和數(shù)字化信息技術(shù)培訓(xùn)。管理人員要掌握科學(xué)化的管理方法,積極應(yīng)用現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，有效提高信息化檔案管理的工作水平，促進學(xué)校教育工作的開展。

（四）加強檔案管理信息化理論和實踐的結(jié)合。目前，信息化檔案管理不斷推動檔案管理工作的硬件和軟件結(jié)合。保證檔案工作人員可以熟練掌握檔案查詢、錄入等操作技術(shù)，滿足檔案管理工作的建設(shè)需求。同時，建立健全、完善的檔案信息化管理流程，利用計算機網(wǎng)絡(luò)與各個檔案部門進行及時的溝通與交流。建立“高校檔案管理信息化建設(shè)”平臺，進一步提高檔案管理工作的信息化。由于檔案管理信息非常廣泛，工作人員要對收集的信息進行分類、總結(jié)等，所以要提高管理人員的專業(yè)水平，保證能及時掌握檔案信息。

（五）加強監(jiān)督管理。加強學(xué)校檔案管理的監(jiān)察管理，保障檔案管理工作順利開展。檔案管理工作人員要對學(xué)校的檔案進行嚴格的管理，并對老師考核制度制定出一套可行的考核評價機制。對因人為損壞，造成檔案遺失、破壞情況等，要追究到個人，制定嚴格的懲罰制度，保證檔案工作順利開展。

四、結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，學(xué)校檔案管理工作逐漸向信息化發(fā)展，信息化檔案管理工作已經(jīng)成為一項符合現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的信息管理工作。故此，在檔案收集、分類、保存、安全等方面，需要學(xué)校管理人員及檔案管理人員重視其發(fā)展。通過培訓(xùn)、交流等多種途徑，提高檔案管理人員的技術(shù)水平及專業(yè)水平，提高管理人員的工作積極性，進一步促進學(xué)校檔案管理信息化。