學(xué)校檔案管理的信息化及科學(xué)化建設(shè)探討

文/山東服裝職業(yè)學(xué)院 徐紅

在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)達(dá)的時代，各行各業(yè)都逐漸向數(shù)據(jù)化的方向轉(zhuǎn)型，將信息數(shù)據(jù)化可以有效地管理種類繁多且數(shù)量巨大的各項數(shù)據(jù)信息，將這些信息集中地利用計算機(jī)進(jìn)行管理，可以通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)共享。學(xué)校作為培養(yǎng)人才的地方，必須做到與時代接軌，為學(xué)生起到表率的作用，緊跟時代的步伐，做好信息化建設(shè)工作，管理好學(xué)校的檔案信息。

本文針對學(xué)校檔案管理的信息化與科學(xué)化建設(shè)進(jìn)行研究，首先分析了對學(xué)校檔案進(jìn)行信息化與科學(xué)化管理的意義，之后提出了對學(xué)校檔案進(jìn)行信息化與科學(xué)化管理需要解決的問題，并且根據(jù)問題提出了具有針對性的解決對策，希望能夠幫助學(xué)校提升對檔案管理的信息化水平，提升檔案管理的工作效率，為學(xué)生提供更優(yōu)質(zhì)的學(xué)習(xí)環(huán)境與教學(xué)水平。

一、對學(xué)校檔案進(jìn)行信息化與科學(xué)化管理的意義

（一）高效整理檔案信息。學(xué)校的檔案信息數(shù)量眾多，每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，其中包括學(xué)生的個人信息、學(xué)生學(xué)習(xí)信息、教師的教學(xué)信息、教師的個人信息、學(xué)校的活動、行政管理信息以及財務(wù)信息等各種各樣的信息。如果能夠做到信息化與科學(xué)化的管理，就可以通過合理地使用計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)將信息同步到檔案信息管理平臺上進(jìn)行集中且統(tǒng)一的管理，可以保障檔案信息的完整性，同時還能極大地減少整理檔案信息的時間。因為人工對檔案信息進(jìn)行整理的效率遠(yuǎn)比計算機(jī)整理的效率慢很多，因此學(xué)校通過落實信息化與科學(xué)化的檔案管理工作，可以有效地提升對檔案的管理的效率，并且保障檔案信息的準(zhǔn)確率。

（二）方便查閱使用檔案信息。對學(xué)校的檔案信息進(jìn)行信息化與科學(xué)化建設(shè)還有助于對信息有使用需求的人員，可以通過計算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)登錄學(xué)校的檔案信息管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)隨時隨地地查閱與調(diào)動檔案信息。在計算機(jī)智能系統(tǒng)的支持下，查詢檔案的時候可以通過分類或者檢索關(guān)鍵詞而快速地篩選出所需要的檔案信息，相較于傳統(tǒng)的檔案信息管理工作而言，不需要在檔案室眾多的檔案信息中花費(fèi)大量的時間查找檔案，信息化的檔案管理工作有助于提升檔案查詢的效率。再者，信息化的檔案管理管理系統(tǒng)還可以幫助需要調(diào)動檔案的人員自動整理所選擇的檔案，因此可以實現(xiàn)一次性調(diào)動大量的檔案信息，這對于教師而言，可以快速地獲取與教學(xué)相關(guān)的檔案信息，同時還能在需要的時候，及時地獲取學(xué)生的個人檔案與學(xué)習(xí)檔案，從而有助于教師提升教學(xué)工作的效率，還能提升對學(xué)生在校日?；顒拥墓芾硇?。

二、對學(xué)校檔案進(jìn)行信息化與科學(xué)化管理需要解決的問題

（一）數(shù)據(jù)信息沒有合理的分類。我國大多數(shù)院校已經(jīng)開始應(yīng)用信息化與科學(xué)化的檔案信息系統(tǒng)，但是在應(yīng)用的時候，并沒有做好對數(shù)據(jù)信息的分類工作，只是將檔案信息以數(shù)據(jù)化的形式錄入電腦中，這就會導(dǎo)致在查閱數(shù)據(jù)的時候，會受到其他檔案信息的干擾，所以查閱信息的效率也會明顯地下降。與此同時，在對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合的時候，如果沒有進(jìn)行良好的分類，一旦學(xué)校需要某一方面全面的檔案信息，方便學(xué)校對學(xué)生的學(xué)習(xí)與教學(xué)做出下一步安排時，便有極大的可能性會出現(xiàn)查閱檔案數(shù)據(jù)的時候出現(xiàn)遺漏，并且不會發(fā)現(xiàn)遺漏的數(shù)據(jù)。因為這些數(shù)據(jù)都摻雜在一起，所以在調(diào)取數(shù)據(jù)信息的時候就會亂作一團(tuán)，導(dǎo)致難以直接獲取到全面的檔案信息。一旦發(fā)生這種問題，便極有可能會導(dǎo)致學(xué)校所指定的教學(xué)與建設(shè)計劃跟學(xué)校的實際情況不符，對學(xué)校產(chǎn)生消極的影響。

（二）檔案管理信息系統(tǒng)升級緩慢。我國大多數(shù)學(xué)校的檔案管理信息系統(tǒng)的升級速度非常緩慢，因此導(dǎo)致在應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)時所產(chǎn)生的問題不能及時地得到解決。例如，上文所提到的數(shù)據(jù)整合分類的能力不足，這一問題存在的時間較久，但是至今仍然很少有學(xué)校對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行升級，這就導(dǎo)致學(xué)校的檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)許多漏洞。之所以學(xué)校檔案管理信息系統(tǒng)的升級工作進(jìn)展緩慢，大多是因為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)沒有充分地意識到檔案信息系統(tǒng)管理的重要性，沒有對檔案管理信息系統(tǒng)的升級工作進(jìn)行安排與關(guān)注，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案信息系統(tǒng)管理的相關(guān)工作人員便不會主動地對系統(tǒng)進(jìn)行升級。

三、學(xué)校檔案管理的信息化與科學(xué)化建設(shè)的策略

（一）將數(shù)據(jù)信息合理分類。學(xué)校在進(jìn)行信息化與科學(xué)化管理檔案的時候，應(yīng)當(dāng)將數(shù)據(jù)信息合理分類。事實上，在計算機(jī)技術(shù)的支持下，對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類非常方便，只需要檔案的管理人員做好檔案信息的分級與分類工作，可以將學(xué)校的檔案信息分為學(xué)生的信息、教師的信息、財務(wù)的信息、管理建設(shè)的信息。之后再在每一個分類下設(shè)置二級分類，其中學(xué)生的信息可以分為學(xué)生的個人基本信息、學(xué)習(xí)能力評估信息、學(xué)習(xí)成績信息、作業(yè)完成信息等。教師的信息可以根據(jù)教師的教學(xué)科目或職位進(jìn)行分類，在這一分類可以設(shè)置三級分類，例如，教師的個人基本信息、教學(xué)能力評估信息、教學(xué)成果信息、教學(xué)安排信息等。財務(wù)的信息可以分為教學(xué)財務(wù)信息、活動財務(wù)信息以及學(xué)校建設(shè)財務(wù)信息等。管理建設(shè)信息可以分為建設(shè)計劃信息、建設(shè)成果信息、建設(shè)資源信息等。通過對數(shù)據(jù)信息做好分類工作，便可以在需要查閱信息的時候快速地獲取到全面的信息，充分體現(xiàn)出信息化與科學(xué)化的優(yōu)勢。

（二）健全檔案管理信息系統(tǒng)。為了保障檔案信息系統(tǒng)能夠處于高質(zhì)量的運(yùn)行狀態(tài)，就需要在發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞的時候，及時地對系統(tǒng)進(jìn)行升級，確保在第一時間解決系統(tǒng)所存在的漏洞與問題，逐漸完善與健全學(xué)校的檔案管理信息系統(tǒng)。因此，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)十分重視檔案管理工作，對檔案管理的相關(guān)人員提出做好檔案管理信息系統(tǒng)維護(hù)與升級工作的具體要求，并且要求檔案管理部門每月上報學(xué)習(xí)學(xué)校的檔案管理工作，起到對檔案管理人員工作進(jìn)行監(jiān)督的作用。同時，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)為檔案管理信息系統(tǒng)的升級工作提供專業(yè)的技術(shù)支持，如果檔案管理部門遇到了難以解決的技術(shù)問題時，學(xué)?？梢云刚埢蛘吲汕矊I(yè)的技術(shù)人才，為檔案管理部門提供幫助。

（三）為學(xué)校的檔案管理人員培訓(xùn)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)為檔案管理人員提供培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過程中教導(dǎo)檔案管理人員如何操控檔案信息化管理平臺。與此同時，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)招聘具有信息技術(shù)水平的人員負(fù)責(zé)與學(xué)校已經(jīng)具備檔案管理經(jīng)驗的老員工進(jìn)行配合，確保新招聘的檔案信息管理人員能夠充分地掌握信息系統(tǒng)的各項功能的使用方法，清楚地意識到自身的責(zé)任，做好檔案信息管理員的工作，保障學(xué)校檔案工作錄入與調(diào)取的正常秩序，并且保護(hù)好學(xué)校的檔案信息。

（四）在學(xué)校管理與教學(xué)中合理利用檔案信息。學(xué)校應(yīng)當(dāng)幫助教師培養(yǎng)合理利用檔案信息了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況以及自身教學(xué)水平的好習(xí)慣，從而制定出更加科學(xué)合理的教學(xué)計劃。同時，學(xué)校的管理人員也應(yīng)當(dāng)具備通過檔案信息了解學(xué)校的發(fā)展水平的好習(xí)慣，經(jīng)常回顧學(xué)校的發(fā)展歷程，從而制定出更加合理的發(fā)展與建設(shè)計劃。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，我國各行各業(yè)對于信息技術(shù)的應(yīng)用程度也越來越深入。學(xué)校作為教育基地，也應(yīng)當(dāng)充分應(yīng)用信息技術(shù)，做好檔案管理工作，并且在工作中合理地使用信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化管理。

對學(xué)校檔案實現(xiàn)信息化與科學(xué)化管理有助于高效整理檔案信息、方便查閱使用檔案信息以及保障檔案信息的安全性。但是當(dāng)前我國的學(xué)校檔案管理工作由于存在著數(shù)據(jù)信息沒有合理的分類、檔案管理信息系統(tǒng)升級緩慢、缺少專業(yè)的管理人員以及對檔案信息的應(yīng)用水平低的問題，導(dǎo)致信息化與科學(xué)化的水平不足。對此，為了提升我國學(xué)校檔案管理工作的信息化與科學(xué)化水平，可以通過將數(shù)據(jù)信息合理分類、健全檔案管理信息系統(tǒng)、為學(xué)校的檔案管理人員培訓(xùn)以及在學(xué)校管理與教學(xué)中利用檔案信息，做好學(xué)校檔案的信息化與科學(xué)化建設(shè)工作，為我國學(xué)生提供更優(yōu)質(zhì)的學(xué)習(xí)環(huán)境與教學(xué)水平。