疾病預(yù)防控制檔案信息化建設(shè)芻議

文/河北省疾病預(yù)防控制中心 陳彩娟 許永剛 甘承鈺 閆青梅

檔案信息化是國(guó)家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。2020年6月重新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，增加了檔案信息化的內(nèi)容。疾病預(yù)防控制檔案是醫(yī)療衛(wèi)生檔案的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)信息化管理對(duì)推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有極為重要的意義。

一、檔案信息化的定義

由四川省檔案局編輯、四川人民出版社出版的《檔案信息化建設(shè)》一書(shū)中這樣解釋檔案信息化：檔案信息化，就是在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換言之，檔案信息化是指檔案管理模式從以實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。

二、疾病預(yù)防控制檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）外部環(huán)境。從20世紀(jì)80年代末，我國(guó)檔案界開(kāi)始應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，邁開(kāi)了信息化建設(shè)的步伐。近年來(lái)，隨著國(guó)家對(duì)信息化建設(shè)的重視、計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的提高以及檔案工作者的不斷努力，檔案信息化建設(shè)已取得長(zhǎng)足進(jìn)展，進(jìn)入了黃金發(fā)展期。數(shù)字檔案館不斷涌現(xiàn)，開(kāi)始利用云計(jì)算平臺(tái)為人們提供服務(wù)，為檔案利用者跨庫(kù)檢索提供了方便。疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)也應(yīng)順應(yīng)信息時(shí)代潮流，抓住契機(jī)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，加大信息化建設(shè)力度。

（二）內(nèi)部環(huán)境。在公文管理方面，我單位已開(kāi)始應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理公文，實(shí)現(xiàn)了公文在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)的流轉(zhuǎn)，公文的承辦、督辦、反饋、利用等全過(guò)程實(shí)現(xiàn)了在線管理。

下行文可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接將電子文件傳輸?shù)较录?jí)疾控機(jī)構(gòu)；在實(shí)驗(yàn)室管理方面，應(yīng)用LIMS系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)樣品的管理、質(zhì)量控制管理、實(shí)驗(yàn)儀器、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和廠家管理；再加上傳染病網(wǎng)絡(luò)直報(bào)及會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，各個(gè)工作環(huán)節(jié)都進(jìn)入了電子化、信息化，作為記錄這些活動(dòng)的檔案，也應(yīng)使用現(xiàn)代化管理手段，加快信息化進(jìn)程。

三、疾病預(yù)防控制檔案信息化建設(shè)的要素

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視。疾病預(yù)防控制檔案是疾控機(jī)構(gòu)在其行政、業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的真實(shí)的歷史記錄，對(duì)今后的工作有著巨大的參考價(jià)值和憑證作用，尤其對(duì)各類傳染病防控政策的制定、流行病學(xué)調(diào)查、各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的督導(dǎo)有著重要的指導(dǎo)作用。但部分疾控機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)和職工對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，檔案信息化意識(shí)薄弱，認(rèn)為檔案管理工作不過(guò)是整整材料，借借還還，是沒(méi)有任何技術(shù)含量的簡(jiǎn)單勞動(dòng)，不需要任何的學(xué)術(shù)水平；對(duì)檔案工作投入不足，在資金使用上偏重業(yè)務(wù)工作而忽視了對(duì)檔案工作的投入。這些都影響了疾控檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

檔案管理人員應(yīng)加大檔案工作宣傳力度，制定方便快捷的檢索工具，多出編研成果，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，加強(qiáng)檔案信息化意識(shí)；將檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃中，成立檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，制定適合疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案信息化相關(guān)制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，從組織機(jī)構(gòu)、制度和人員上為檔案信息化建設(shè)提供保障。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施?；A(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的前提，主要包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器及存儲(chǔ)備份設(shè)備、終端設(shè)備、檔案數(shù)字化設(shè)備（如掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等）、基礎(chǔ)軟件等。但部分疾控機(jī)構(gòu)尤其是基層疾控機(jī)構(gòu)由于經(jīng)費(fèi)問(wèn)題，檔案信息化所需的軟硬件設(shè)施得不到滿足，檔案管理手段較為落后，還停留在傳統(tǒng)的手工操作上。

檔案行政主管部門(mén)應(yīng)加大考核力度，將檔案信息化建設(shè)水平作為一項(xiàng)考核指標(biāo)，從側(cè)面督促疾控機(jī)構(gòu)盡量加大這方面的投入力度。各疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)努力克服困難，在條件允許的情況下加大投入，購(gòu)進(jìn)相關(guān)硬件設(shè)備，配備符合工作實(shí)際的軟件系統(tǒng)，保障檔案信息化建設(shè)所需要的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施及時(shí)到位。

（三）檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)。在檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面，本單位采用國(guó)家檔案局認(rèn)可的《河北科怡檔案管理系統(tǒng)》網(wǎng)絡(luò)版，結(jié)合工作實(shí)際，建立了文書(shū)、業(yè)務(wù)、實(shí)驗(yàn)室管理、病原病例、聲像等檔案管理模塊。對(duì)所有歸檔文件全部錄入微機(jī)，建立了文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；在全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面，除接收辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的電子文件外，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，由于經(jīng)費(fèi)不足，我們選取那些利用率高、價(jià)值較高的檔案（一般為永久保存的檔案）先行進(jìn)行掃描，掛接原文，建立了檔案原文數(shù)據(jù)庫(kù)。

為保證檔案數(shù)據(jù)的安全，我們?cè)谖C(jī)上安裝隔離卡，使檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與外網(wǎng)環(huán)境實(shí)現(xiàn)物理隔離，保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不被黑客攻擊；在單位內(nèi)部各部門(mén)設(shè)立檔案管理系統(tǒng)客戶端，并根據(jù)各部門(mén)業(yè)務(wù)職能和工作性質(zhì)實(shí)施權(quán)限設(shè)置，各客戶端可以通過(guò)局域網(wǎng)錄入、查閱檔案但不能刪除、修改；對(duì)檔案數(shù)據(jù)實(shí)行異質(zhì)備份管理，歸檔過(guò)程中每次錄入新的數(shù)據(jù)后，及時(shí)用移動(dòng)硬盤(pán)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)備份，以防數(shù)據(jù)庫(kù)損壞造成檔案數(shù)據(jù)的丟失。

（四）電子文件管理。電子文件管理是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。目前我單位的電子文件主要是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的具有規(guī)范格式的文本文件，另外還有一部分影音文件。按照《電子文件管理暫行辦法》（中辦國(guó)辦廳字〔2009〕39號(hào)）要求，制定本單位電子文件管理辦法，明確管理責(zé)任，規(guī)范工作流程，落實(shí)保障措施。我單位所有職工在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中均為實(shí)名制唯一賬戶，從內(nèi)網(wǎng)通過(guò)賬戶和密碼可直接登錄訪問(wèn)，處理電子文件的權(quán)限依據(jù)崗位職責(zé)來(lái)設(shè)定，網(wǎng)管中心對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行安全維護(hù)，保證了電子文件的真實(shí)性、信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性，這樣檔案系統(tǒng)接收的電子文件便是真實(shí)可靠的。由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)分別在外網(wǎng)環(huán)境和單位局域網(wǎng)環(huán)境下運(yùn)行，為維護(hù)檔案系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全，電子文件不能直接歸檔進(jìn)入檔案系統(tǒng)，在兩個(gè)系統(tǒng)間建立接口，作為辦公自動(dòng)化文件歸檔前的臨時(shí)存儲(chǔ)裝置，從辦公自動(dòng)化接收的電子文件，只有通過(guò)這個(gè)接口方能進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)。

（五）檔案管理人員。人才確定一項(xiàng)事業(yè)的成敗，現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為：人都是勤勞肯干的，并不是天生厭惡自己的工作，關(guān)鍵是能否給他提供良好的工作環(huán)境，是否滿足了他合理的需求。有的疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)只重視一線業(yè)務(wù)人員的培養(yǎng)，忽視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)檔案管理人員不夠關(guān)心，不重視他們的知識(shí)更新和繼續(xù)教育，影響了檔案管理工作人員的工作積極性。檔案管理人員在工作上滿足現(xiàn)狀，缺乏創(chuàng)新和開(kāi)拓意識(shí)，勢(shì)必會(huì)影響疾病預(yù)防控制檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)重視檔案工作，在單位形成重視檔案工作的氛圍。堅(jiān)持培訓(xùn)制度，把檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)列入本單位的培訓(xùn)計(jì)劃，使檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)及時(shí)更新，具備掌握新技術(shù)、新設(shè)備的技能；執(zhí)行“四同步”管理制度，讓檔案管理人員參與到單位的科研課題及基建項(xiàng)目驗(yàn)收活動(dòng)、實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)證認(rèn)可、新購(gòu)置貴重儀器的開(kāi)箱驗(yàn)收等重要事件的處理中來(lái)，讓他們更為直接、具體地了解本單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)職能和重要活動(dòng)；在職稱晉升與福利待遇方面，不分三六九等，給予檔案管理人員與醫(yī)技人員同等機(jī)會(huì)和待遇，鼓勵(lì)檔案管理人員的工作熱情，激勵(lì)他們?cè)诠ぷ魃喜粩嚅_(kāi)拓創(chuàng)新。使檔案管理人員既精通檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、又熟練操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備且了解疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)基本職能。

四、檔案信息化建設(shè)的目的

（一）實(shí)現(xiàn)疾病預(yù)防控制檔案信息資源共享。新《檔案法》第41條規(guī)定：“國(guó)家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門(mén)共享利用”。檔案信息化建設(shè)的最終目的是消除各個(gè)部門(mén)信息共享壁壘問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)資源共享，為疾控工作提供方便快捷的服務(wù)。單位全體職工根據(jù)權(quán)限，通過(guò)局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的在線檢索。經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，通過(guò)與辦公自動(dòng)化銜接端口，可以將檔案資料上傳下達(dá)，使檔案不僅為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，還可以與上級(jí)機(jī)關(guān)和下級(jí)疾控機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)檔案資料共享，提高了室藏檔案資源的利用率，最大限度發(fā)揮出檔案對(duì)全省疾病預(yù)防控制業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)作用。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息的長(zhǎng)久保存。本單位年代最早的室藏檔案是產(chǎn)生于20世紀(jì)50年代的紙質(zhì)檔案，這些檔案由于保存時(shí)間較長(zhǎng)，紙張變得發(fā)黃發(fā)脆，字跡模糊；還有一些以磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)形式保存的檔案，雖然這些介質(zhì)比紙張保存容量大，但由于容易被氧化、磁化，存儲(chǔ)在上面的檔案信息很有可能遭到破壞。再加上存儲(chǔ)介質(zhì)和微機(jī)更新?lián)Q代速度較快，現(xiàn)在的好多微機(jī)已沒(méi)有軟驅(qū)，導(dǎo)致軟盤(pán)無(wú)法讀取，導(dǎo)致電子檔案信息的不穩(wěn)定性。檔案信息化通過(guò)對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化及對(duì)磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)數(shù)據(jù)的遷移，解決了這些問(wèn)題，它的虛擬的保存形式可以使這些檔案信息得到更為長(zhǎng)久的保存。

信息化建設(shè)是疾病預(yù)防控制檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，是全面提升疾控機(jī)構(gòu)檔案工作業(yè)務(wù)水平的重要手段。疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)檔案信息化意識(shí)，改變工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制，進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，切實(shí)把檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處。