醫(yī)院科研檔案管理的作用研究與提升對(duì)策

文/承德市中心醫(yī)院 張新宇

醫(yī)院科研檔案蘊(yùn)含了醫(yī)院科研人員大量的科研成果、高新技術(shù)和創(chuàng)新的科研思想等，這些信息對(duì)于醫(yī)院而言具有不可估量的價(jià)值，它既能提高醫(yī)院的醫(yī)學(xué)水平和疾病治愈率，又能在醫(yī)院內(nèi)部形成一種崇尚科研、發(fā)展科研的良好風(fēng)氣。當(dāng)前，醫(yī)院的科研檔案管理工作還存在部分問題，主要為科研檔案歸檔存在難點(diǎn)，科研人員對(duì)科研檔案的歸檔不夠重視，醫(yī)院科研檔案歸檔制度不健全，以及醫(yī)院科研檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高等，面對(duì)這些問題，我們需要積極地探索解決這些問題的辦法，提高醫(yī)院科研檔案管理效率，讓醫(yī)院科研檔案管理為提高醫(yī)院的科研技術(shù)和醫(yī)學(xué)水平提供更好的服務(wù)。

一、醫(yī)院科研檔案管理的作用

（一）保存科研成果為醫(yī)院科研提供助力。醫(yī)院科研檔案記錄了醫(yī)院的相關(guān)科研成果，總體上而言，前人的科研成果對(duì)于后人的科研工作有兩種價(jià)值：一是后人可以對(duì)前人的科研成果進(jìn)行分析，將其作為參考資料，在前人科研成果的基礎(chǔ)上獲得啟發(fā)，創(chuàng)新出新的科研思路。二是對(duì)于科研過程中部分科研內(nèi)容所需要的數(shù)據(jù)，科研人員可以直接借鑒前人科研檔案中已經(jīng)研究和計(jì)算出來的數(shù)據(jù)和成果，從而避免了浪費(fèi)時(shí)間和財(cái)力進(jìn)行重復(fù)實(shí)驗(yàn)，提高了科研工作的效率。這在很大程度上提高了醫(yī)院科研工作人員查閱科研檔案的效率和便捷性，為醫(yī)院的科研工作提供了助力。

（二）便于醫(yī)院科研加強(qiáng)對(duì)外宣傳和交流。新時(shí)代醫(yī)院的醫(yī)學(xué)水平、科研水平和服務(wù)水平等需要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行提升，這勢(shì)必要求醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)外宣傳和交流力度。醫(yī)院通過對(duì)外宣傳醫(yī)院最新的科研成果能夠起到宣傳醫(yī)院實(shí)力和提高醫(yī)院名譽(yù)的作用，加強(qiáng)科研成果的對(duì)外交流能夠提高醫(yī)院的科研水平。醫(yī)院科研檔案管理部門通過對(duì)醫(yī)院的每一項(xiàng)科研成果的收集與整理，讓每一項(xiàng)科研成果均具有完善的、統(tǒng)一的、科學(xué)的管理，極大地便捷了醫(yī)院的專家團(tuán)隊(duì)、管理團(tuán)隊(duì)隨時(shí)地調(diào)用相關(guān)科研檔案，運(yùn)用科研檔案與外部醫(yī)學(xué)專家團(tuán)隊(duì)進(jìn)行交流。

（三）傳承和發(fā)揚(yáng)醫(yī)院的科研文化和精神。檔案對(duì)組織的發(fā)展具有文化記錄和傳承的作用，醫(yī)院科研檔案的管理對(duì)于醫(yī)院而言也具備科研文化傳承和發(fā)揚(yáng)的作用?？蒲泄ぷ鲗?duì)于醫(yī)院而言十分重要，醫(yī)院在建立組織文化時(shí)需要將科研精神融入組織文化中，使科研精神成為推動(dòng)醫(yī)院科研發(fā)展的重要力量。醫(yī)院組織文化的建立需要科研檔案以及其他相關(guān)資料作為基礎(chǔ)，通過對(duì)科研檔案的價(jià)值分析與宣傳，以多種形式的活動(dòng)為載體將醫(yī)院的科研精神融入活動(dòng)項(xiàng)目中，在各種實(shí)體活動(dòng)、文化宣傳中，將醫(yī)院的科研精神潤物無聲地宣傳到醫(yī)院的各個(gè)部門，讓醫(yī)院的各個(gè)部門潛移默化地認(rèn)識(shí)到科研工作和科研精神的重要性，從而在醫(yī)院內(nèi)部形成一種人人重視科研、人人尊重科研、人人傳承科研的文化景觀。

二、醫(yī)院科研檔案管理存在的問題

（一）醫(yī)院檔案收集歸檔不翔實(shí)。醫(yī)院科研本身是一項(xiàng)專業(yè)、復(fù)雜且周期較長(zhǎng)的工作，在這樣的特點(diǎn)下，醫(yī)院科研檔案也存在檔案形成周期長(zhǎng)且連續(xù)性強(qiáng)、檔案載體形式多樣且數(shù)量大、專題突出且成套性強(qiáng)等特點(diǎn)。由于醫(yī)院科研檔案復(fù)雜、載體形式多樣、數(shù)量較多、周期性長(zhǎng)等原因，醫(yī)院科研檔案在收集和歸檔方面存在種種困難，如科研檔案資料收集不完整、科研檔案分類不全面、檔案的收集和管理較為隨意等?？蒲袡n案在收集和歸檔方面存在不系統(tǒng)、不完整等問題，使得科研課題和研究成果難以被有效利用，從而影響醫(yī)院管理人員對(duì)醫(yī)院科研檔案管理及其價(jià)值的重視度。

（二）科研人員歸檔意識(shí)淡薄。醫(yī)院的科研人員對(duì)檔案的整理及歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不足，醫(yī)院科研人員在開展科研工作時(shí)將主要精力放在了科研工作本身及科研專利的申請(qǐng)，對(duì)醫(yī)院的《檔案法》《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》《檔案法實(shí)施辦法》等規(guī)章制度缺乏了解，科研檔案的整理及收集在一定程度上占用了科研人員的工作時(shí)間，因此，科研人員將檔案的整理、收集和歸檔工作歸類為檔案管理部門的工作，而檔案管理部門對(duì)科研資料的專業(yè)性、系統(tǒng)性和全面性的判斷，缺乏專業(yè)知識(shí)作為支撐，較難判斷資料是否收集完整。

（三）檔案歸檔制度不健全。目前，醫(yī)院科研檔案的歸檔制度對(duì)科研檔案資料缺乏完整、系統(tǒng)的歸檔要求，醫(yī)院科研檔案的歸檔主要著重于收集和歸檔結(jié)論性文件，且以文字紙質(zhì)化文件居多，對(duì)科研準(zhǔn)備階段以及實(shí)施階段的原始實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄的文件和分析文件等歸檔有所忽視，造成科研檔案被參考、被利用和被全面再次開發(fā)的價(jià)值不足。同時(shí)，也不利于發(fā)現(xiàn)科研活動(dòng)中的不端行為，這在一定程度上影響了醫(yī)院科研檔案管理的價(jià)值。

（四）醫(yī)院科研檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)不高。目前，醫(yī)院檔案管理人員或多為檔案兼職管理人員，或僅具備普通檔案管理能力的人員，醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍將檔案管理視為普通的文職工作，他們既缺乏醫(yī)學(xué)專業(yè)知識(shí)、醫(yī)學(xué)類外文閱讀水平和計(jì)算機(jī)專業(yè)管理能力，又缺乏較強(qiáng)的管理能力、責(zé)任感和創(chuàng)新能力，對(duì)醫(yī)院科研檔案管理工作僅機(jī)械式地收集、錄入數(shù)據(jù)庫、編排歸檔和日常護(hù)理等，醫(yī)院科研檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)不高是影響醫(yī)院科研檔案提高利用率的又一要素。

三、提升醫(yī)院科研檔案管理效率的幾點(diǎn)建議

（一）定期總結(jié)難點(diǎn)做好檔案歸檔跟蹤。在面對(duì)歸檔周期長(zhǎng)、歸檔工作復(fù)雜等問題時(shí)，醫(yī)院科研檔案管理小組應(yīng)建立科研檔案跟蹤制度，派專人負(fù)責(zé)某一科研檔案歸檔工作，在科研項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，應(yīng)建立檔案歸檔跟蹤表，明確各項(xiàng)檔案生成的初步時(shí)間點(diǎn)，建立課題歸檔資料袋，隨袋發(fā)放“醫(yī)學(xué)科研檔案歸檔范圍、歸檔文件、檔案移交清單”等表格，按照表格的指引逐一收集科研項(xiàng)目所產(chǎn)生的檔案資料，科研檔案管理人員定期跟蹤及督查檔案產(chǎn)生及歸檔情況，積極主動(dòng)地與科研人員建立良好的工作關(guān)系，通過多種方式幫助科研人員完成檔案歸檔工作。

（二）加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案管理重要性宣傳。針對(duì)目前醫(yī)院科研檔案管理中存在的科研檔案管理人員和科研人員對(duì)科研檔案管理不重視的現(xiàn)象，醫(yī)院需要加強(qiáng)對(duì)科研檔案管理的重要性宣傳。醫(yī)院科研人員工作繁忙，精力主要用于科研和其他相關(guān)醫(yī)學(xué)工作，醫(yī)院科研檔案管理人員應(yīng)通過讓科研人員喜聞樂道且具有趣味性的活動(dòng)來進(jìn)行信息的宣傳，如在醫(yī)生食堂或休息室滾動(dòng)播放相關(guān)科研檔案重要性的宣傳短片；或借助醫(yī)院的相關(guān)集體活動(dòng)，在集體活動(dòng)上通過小品、游戲等趣味活動(dòng)表達(dá)科研檔案管理的重要性等。從而使得醫(yī)院檔案部門對(duì)科研檔案重要性的宣傳信息易被科研人員接受和理解。

（三）建立完善的醫(yī)院科研檔案管理制度。建立完善的科研檔案管理制度：首先，建立自上而下的檔案管理組織架構(gòu)，由院長(zhǎng)牽頭來管理檔案管理部門，檔案管理部門內(nèi)部按照醫(yī)院的實(shí)際情況可以進(jìn)行再度細(xì)分，以便提高檔案管理效率。其次，明確檔案管理部門各個(gè)崗位的工作職責(zé)，建立行之有效的績(jī)效考核和監(jiān)管制度，科研檔案管理小組可按不同的醫(yī)學(xué)類別分派固定的檔案管理人員一對(duì)一地與不同的科研部門進(jìn)行工作對(duì)接。再次，明確科研人員在科研檔案管理工作中的內(nèi)容，結(jié)合科研檔案管理人員的實(shí)際專業(yè)水平、檔案收集整理的能力等，明確界定及銜接兩者之間的工作，避免兩者在進(jìn)行工作銜接時(shí)推諉塞責(zé)。最后，建立健全醫(yī)院科研檔案歸檔制度，明確歸檔范圍，不同科研項(xiàng)目的歸檔文件種類，文件歸檔的審批權(quán)限和審批責(zé)任，相關(guān)的歸檔考核及獎(jiǎng)懲制度等，以確保科研檔案的歸檔系統(tǒng)、完整、真實(shí)。

（四）提高醫(yī)院科研檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。對(duì)于提高醫(yī)院科研檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)需要從多方面入手：一是定期或不定期地組織科研人員利用合理的時(shí)間，給醫(yī)院科研檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，總結(jié)整理出科研檔案管理人員常用的醫(yī)學(xué)術(shù)語、醫(yī)學(xué)知識(shí)和相配套的外語知識(shí)，讓科研檔案管理人員在能力范圍內(nèi)掌握這些專業(yè)知識(shí)。二是針對(duì)培訓(xùn)的知識(shí)建立一套相配套的考核標(biāo)準(zhǔn)，以確保所有科研檔案管理人員掌握了相應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容。三是與時(shí)俱進(jìn)地培養(yǎng)科研檔案管理人員掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化辦公能力，使科研檔案管理人員始終具備時(shí)代所需要的工作技能。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院科研檔案是國家及醫(yī)院集相關(guān)財(cái)力、物力所完成的科研成果，它包含著醫(yī)院科研人員的科研成果、高新技術(shù)信息等，是推動(dòng)我國醫(yī)學(xué)發(fā)展的重要依據(jù)。醫(yī)院科研檔案的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化管理，是提高醫(yī)院科研檔案利用價(jià)值的必要條件，盡管當(dāng)前的醫(yī)院科研檔案管理工作還存在不完善之處，但是通過學(xué)者、檔案管理人員的通力研究和探索，相信我國醫(yī)院的科研檔案管理工作會(huì)不斷得到完善，最終真正實(shí)現(xiàn)科研檔案為我國醫(yī)學(xué)發(fā)展服務(wù)的重要價(jià)值。