公立醫(yī)院財務(wù)報銷流程優(yōu)化的思考和建議

楊淑嵐 云南省中醫(yī)醫(yī)院

隨著公立醫(yī)院收支規(guī)模的不斷擴大，經(jīng)濟活動日益增多，資金的收支業(yè)務(wù)也在逐年增加，財務(wù)人員開展會計核算的工作量也越來越大。作為會計核算工作最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，財務(wù)報銷效率的高低直接決定了財務(wù)人員在參與醫(yī)院經(jīng)濟運行、財務(wù)管理工作中發(fā)揮作用的大小。然而，目前部分公立醫(yī)院的財務(wù)報銷仍然停留在傳統(tǒng)的手工審批、手工報銷的階段，報銷難、跑斷腿、流程多、簽字難、耗時長等問題長期以來被醫(yī)務(wù)人員所詬病，造成醫(yī)務(wù)人員“談報銷色變”。因此，如何優(yōu)化財務(wù)報銷流程，提高財務(wù)報銷效率，解決報銷難的問題，是值得每一位醫(yī)院財務(wù)人員思考的事情。

一、醫(yī)院財務(wù)報銷的現(xiàn)狀

目前，存在部分公立醫(yī)院的財務(wù)報銷仍采用傳統(tǒng)的手工簽字審批、手工填寫報銷單的情況。以作者所在醫(yī)院為例，目前財務(wù)報銷的流程主要分為業(yè)務(wù)審批和財務(wù)審批兩個環(huán)節(jié)。

在業(yè)務(wù)審批環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人要按照事前審批的原則提出用款申請，依次由經(jīng)辦人、驗收或證明人、經(jīng)辦部門(項目)負責(zé)人、預(yù)算歸口管理部門(經(jīng)費管理員、部門負責(zé)人)、業(yè)務(wù)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批，金額超過一萬元的，還需經(jīng)院長審批；若屬于重大事項需要集體決策審批的，按程序提請院長辦公會或黨委會審議；至此，業(yè)務(wù)審批完成，經(jīng)辦人根據(jù)用款申請審批意見執(zhí)行用款事項。

在財務(wù)審批環(huán)節(jié)，經(jīng)辦人要備齊用款申請、發(fā)票、決議、合同等相關(guān)報銷單據(jù)，由會計對原始憑證及相關(guān)附件的合法性、合規(guī)性、有效性、合理性等進行審核，若事前審批完整、符合經(jīng)費預(yù)算且報銷單據(jù)合法齊全，由會計填寫費用報銷單，依次由主辦會計、財務(wù)部門負責(zé)人、財務(wù)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批，金額超過一萬元的，還需經(jīng)院長審批。至此，財務(wù)審批完成，會計將報銷單及附件移交給出納付款，報銷完成。

二、醫(yī)院財務(wù)報銷存在的問題

(一)審批環(huán)節(jié)多，效率低

根據(jù)上述描述的審批環(huán)節(jié)，一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)從事前審批到完成支付至多要經(jīng)過12個人簽字，由經(jīng)辦人完成業(yè)務(wù)審批環(huán)節(jié)的7個人簽字、由會計完成財務(wù)審批環(huán)節(jié)的5個人簽字。出于醫(yī)院內(nèi)部控制監(jiān)管的需要，一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的開支既要符合相關(guān)性、必要性的要求，又要有經(jīng)費預(yù)算、開支范圍及標準也要符合相關(guān)財經(jīng)法規(guī)及制度的要求，因此需要各職能部門及人員按照各自的職能和權(quán)限進行審批，環(huán)節(jié)較多。在業(yè)務(wù)審批環(huán)節(jié)，存在職能部門或醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)因外出開會、上課、出門診等原因而簽不到字，需就地等候或擇日再來，加上醫(yī)院職能部門辦公地點分散，經(jīng)辦人為完成審批簽字要在醫(yī)院的不同樓棟間反復(fù)奔走、耗費時間長。在財務(wù)審批環(huán)節(jié)，若審批手續(xù)不齊全、票據(jù)不合規(guī)、資料不完整、金額錯誤、單據(jù)有涂改、申請事項超范圍、超標準，經(jīng)辦人可能會多次往返于職能部門與財務(wù)部門與之間，一方面經(jīng)辦人“跑斷腿”，另一方面會計人員既要對審核發(fā)現(xiàn)的問題進行溝通、解釋，又要重復(fù)檢查報銷資料是否合規(guī)，不但加劇了經(jīng)辦人與會計人員之間的矛盾，而且影響了財務(wù)報銷效率，嚴重浪費人員精力和時間。

(二)經(jīng)費合規(guī)性使用要求嚴格，財務(wù)人員審核壓力大

近年來，財政專項經(jīng)費和科研經(jīng)費逐年增加，國家和有關(guān)部門對醫(yī)院經(jīng)濟運行監(jiān)管力度日益增強，經(jīng)費合規(guī)使用的要求越來越嚴格，財務(wù)人員審核壓力較大。由于很多報銷事項的專業(yè)性較強，對其合理性、必要性的判斷超出財務(wù)人員的專業(yè)范疇，財務(wù)人員對經(jīng)濟業(yè)務(wù)事前、事中進行監(jiān)督的能力有限，主要是從經(jīng)費預(yù)算、開支范圍及標準、列支渠道、票據(jù)合規(guī)性、合同付款條款、相關(guān)附件的完整性、采購流程的合規(guī)性等方面進行審核把關(guān)，審核難度日益增加，負責(zé)初審的會計人員作為報銷審核的第一道關(guān)口，要求具備較高的專業(yè)素質(zhì)，審核責(zé)任較大。另外，會計人員還要手工計算、復(fù)核金額，填寫費用報銷單，工作量日益增多。由于財務(wù)人員的工作必須要嚴格遵守相關(guān)財經(jīng)法律法規(guī)、紀律制度的要求和規(guī)定，對不符合要求的報銷事項堅決拒絕，給醫(yī)院職工留下了“事難辦”“臉難看”“話難聽”的不良印象，導(dǎo)致職工不滿意的情緒增加。

(三)預(yù)算事前控制的力度不夠，時效性差，準確度低

盡管醫(yī)院的HRP系統(tǒng)上線了預(yù)算管理模塊，但目前只能做到醫(yī)院自籌經(jīng)費的預(yù)算控制，并且預(yù)算管理系統(tǒng)未與經(jīng)費審批流程關(guān)聯(lián)，財政專項資金及科研項目經(jīng)費也未納入預(yù)算系統(tǒng)管理，仍然通過查詢項目輔助明細賬的方式進行經(jīng)費管理。經(jīng)辦人完成業(yè)務(wù)審批后，一般由預(yù)算歸口部門負責(zé)經(jīng)費登記的人員將該筆業(yè)務(wù)的申請金額錄入預(yù)算管理系統(tǒng)中，會計在完成財務(wù)審批后、移交給出納付款前，會進入預(yù)算管理系統(tǒng)中查看此筆報銷金額是否錄入系統(tǒng)，審核登記的預(yù)算項目是否正確、是否還有預(yù)算額度。在這一過程中，存在預(yù)算歸口部門負責(zé)經(jīng)費登記的人員暫時沒時間進預(yù)算系統(tǒng)登記，而報銷的業(yè)務(wù)又是常規(guī)事項，會計在預(yù)估預(yù)算額度夠用的情況下會先讓出納付款，提醒經(jīng)費登記員過后再補錄預(yù)算的情況；到了月底，會計又再次進入預(yù)算管理系統(tǒng)確認之前未錄入的支出是否錄入，將紙質(zhì)的報銷單與預(yù)算系統(tǒng)進行再次核對確認，無形當中增加了會計的工作量；由于會計審核過的報銷單很多，一旦會計未能及地發(fā)現(xiàn)經(jīng)費未錄入預(yù)算系統(tǒng)，會造成遺漏，后續(xù)報銷的支出就有可能存在超預(yù)算執(zhí)行但未能及時發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險。另外，科研項目經(jīng)費一般是由項目負責(zé)人對經(jīng)費進行安排使用，由于業(yè)務(wù)審批流程環(huán)節(jié)多，偶爾會存在執(zhí)行經(jīng)費前審批簽字未完成，但開展相關(guān)工作已經(jīng)產(chǎn)生了費用，業(yè)務(wù)審批手續(xù)過后再補簽的情況。因此現(xiàn)有的財務(wù)報銷流程中暴露出了預(yù)算事前控制力度不夠、時效性差、準確度低的問題，存在經(jīng)費超支使用的風(fēng)險。

(四)財務(wù)管理信息化程度低，報銷進度信息傳遞不及時

目前醫(yī)院的財務(wù)信息系統(tǒng)只有用友核算軟件及HRP預(yù)算管理模塊，兩個系統(tǒng)未開發(fā)接口，信息不能共享，并且業(yè)務(wù)審批及財務(wù)審批仍沿用傳統(tǒng)面對面的手工審核簽字形式，財務(wù)管理信息化程度低。為避免報銷單據(jù)在傳遞過程中遺失，要在專門的記錄本上登記并簽字交接，登記時要填寫摘要、金額等信息，增加了工作量不說，報銷效率也沒有提高。特別是完成業(yè)務(wù)審批，進入財務(wù)審批環(huán)節(jié)后，經(jīng)辦人便無法及時掌握報銷的進度，通常向會計或出納詢問，會計和出納之間通過進一步的溝通、查找報銷單據(jù)或銀行回單后才能準確地反饋報銷進度，信息傳遞不及時，浪費了相關(guān)人員的時間和精力，溝通成本較高。

三、醫(yī)院財務(wù)報銷流程優(yōu)化的建議

(一)啟用線上審批流程，提高審批效率

隨著醫(yī)院信息化的建設(shè)，實現(xiàn)線上審批的技術(shù)條件已經(jīng)很成熟，醫(yī)院要依托移動辦公OA系統(tǒng)、企業(yè)微信等平臺，開發(fā)能夠?qū)崿F(xiàn)流程審批、經(jīng)費報銷功能的財務(wù)報銷系統(tǒng)，對不同的報銷事項進行分類，根據(jù)內(nèi)部控制的要求梳理有關(guān)部門及人員的職責(zé)和審批權(quán)限，繪制審批流程圖并將審批流程固定在財務(wù)報銷系統(tǒng)中，設(shè)計簡潔明了，容易操作的一站式填報指引，只要按提示填寫信息、上傳相應(yīng)資料及票據(jù)后就能進入下一審批環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)審批完成后，報銷人在系統(tǒng)中提交財務(wù)審批申請，財務(wù)人員在系統(tǒng)中審核報銷材料并自動生成費用報銷單，若發(fā)現(xiàn)不符合報銷要求的及時反饋給經(jīng)辦人；資料準備齊全后，經(jīng)辦人就能將報銷材料及業(yè)務(wù)審批表一同交到財務(wù)部門，由財務(wù)人員完成財務(wù)審批后移交出納付款。職工可以通過電腦、手機登錄財務(wù)報銷系統(tǒng)進行相關(guān)查詢，實時關(guān)注審批進展。改變以往“跑斷腿”、低效的線下審批模式，讓醫(yī)務(wù)人員不再穿梭于各職能部門，動動手指就能完成業(yè)務(wù)審批的流程，節(jié)約時間，提高審批效率。

(二)加強財務(wù)人員隊伍建設(shè)，提高財務(wù)人員的勝任力

財務(wù)部門應(yīng)加強財務(wù)人員隊伍建設(shè)，定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，熟練掌握各項財經(jīng)法規(guī)、政策、制度的內(nèi)容，督促會計人員參加繼續(xù)教育，提高崗位勝任力。財務(wù)部門做為財務(wù)報銷的負責(zé)部門，應(yīng)不斷改進工作方法，創(chuàng)新工作方式，主動牽頭開展線上審批的流程優(yōu)化工作，增強服務(wù)意識，提高工作效率，消除醫(yī)務(wù)人員對財務(wù)人員的固有成見，高效地服務(wù)全院職工。

(三)建立健全全面預(yù)算管理制度，強化預(yù)算的約束力度

醫(yī)院應(yīng)建立健全全面預(yù)算管理制度，將所有經(jīng)費來源的預(yù)算管理均納入信息系統(tǒng)管理，實現(xiàn)預(yù)算編制、審核、執(zhí)行、調(diào)整、決算、分析、考核的全過程信息化管理，完善預(yù)算管理的規(guī)章制度，嚴格執(zhí)行經(jīng)批復(fù)的預(yù)算，嚴格遵守預(yù)算執(zhí)行授權(quán)審批制度和各項審批程序，減少人為干預(yù)，形成全方位的預(yù)算執(zhí)行責(zé)任體系，并將預(yù)算作為開展各項業(yè)務(wù)活動和經(jīng)濟活動的基本依據(jù)，提高經(jīng)費預(yù)算管理水平和運行效率。

(四)加強財務(wù)信息化建設(shè)，定期開展財務(wù)報銷的宣傳及培訓(xùn)工作

醫(yī)院應(yīng)加強財務(wù)信息化的建設(shè)，將OA系統(tǒng)、財務(wù)報銷系統(tǒng)、用友核算軟件、預(yù)算管理系統(tǒng)、HRP系統(tǒng)、物流管理系統(tǒng)等建立接口，實現(xiàn)各信息系統(tǒng)的信息共享，提升經(jīng)費管理的科學(xué)性、規(guī)范性。將業(yè)務(wù)審批及財務(wù)審批的各個環(huán)節(jié)納入系統(tǒng)管理，確保每個審批環(huán)節(jié)都有痕跡管理和記錄，相關(guān)人員能及時通過系統(tǒng)查詢報銷進度，及時跟進，從而提高財務(wù)報銷效率，減輕財務(wù)人員的工作量，促使財務(wù)人員從繁瑣的報銷流程中騰出手來向管理會計轉(zhuǎn)型，提升財務(wù)管理水平。

醫(yī)院要定期開展多種形式的財務(wù)報銷宣傳及培訓(xùn)工作，制作宣傳手冊、報銷指南、常見問題匯編資料，組織職工學(xué)習(xí)，讓職工學(xué)會使用財務(wù)報銷系統(tǒng)、了解事前審批的流程，知曉財務(wù)報銷的要求和規(guī)定，通過宣傳教育，讓職工自覺遵守財經(jīng)法律和各項規(guī)章制度，讓醫(yī)院的經(jīng)費管理更加科學(xué)、經(jīng)費使用更加規(guī)范。

四、結(jié)語

財務(wù)報銷作為會計核算工作最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，其效率的高低直接影響著醫(yī)院財務(wù)管理的水平，醫(yī)院應(yīng)以優(yōu)化財務(wù)報銷流程為契機，借助先進的信息技術(shù)手段積極推進財務(wù)信息化建設(shè)，不斷加強預(yù)算管理和內(nèi)部控制建設(shè)，提出切實可行的措施，努力解決職工“報賬難”“跑斷腿”的問題，提升財務(wù)工作效率，更好地為全院職工服務(wù)，提高職工滿意度，提升財務(wù)管理水平?！?/p>