大數(shù)據(jù)時代檔案管理的新視角和新職能研究

李 坤

（淮濱縣文化廣電和旅游局，河南 淮濱 464400）

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的新視角

無論是對于國家政府部門，還是社會企事業(yè)單位來說，大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理要求人們必須從全局視角、資產(chǎn)視角、應(yīng)用視角以及生態(tài)視角的方向出發(fā)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思維，重新對檔案管理工作進(jìn)行新的定位與認(rèn)知。

1.1 全局視角

傳統(tǒng)檔案管理工作中，各個單位及部門所實行的檔案管理工作都是“自己管自己”的模式，這種模式雖然保證了數(shù)據(jù)檔案的獨(dú)立性和保密性，但欠缺了檔案資源應(yīng)用的全局性與系統(tǒng)性思考。而大數(shù)據(jù)時代下，任何部門或單位想要實現(xiàn)良好的運(yùn)營及發(fā)展，都應(yīng)該從互聯(lián)互通、資源共享的角度出發(fā)，實現(xiàn)和諧共榮的發(fā)展目標(biāo)。因此，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理中最重要的新視角便是從全局視角出發(fā)，與各個部門進(jìn)行協(xié)同治理。這就要求檔案管理人員要在數(shù)據(jù)治理的整體布局中對檔案資料進(jìn)行管理，并將數(shù)據(jù)治理思想融入國家社會發(fā)展的整體布局，既要做到各個部門、單位之間的協(xié)作管理和應(yīng)用，又要做到將自身的檔案管理、數(shù)據(jù)應(yīng)用與社會發(fā)展進(jìn)行有效聯(lián)結(jié)，進(jìn)而從大局觀、全局觀的新視角出發(fā)體現(xiàn)專業(yè)化的檔案管理智慧[1]。

1.2 資產(chǎn)視角

在傳統(tǒng)的檔案管理中，人們通常欠缺一種資產(chǎn)視角，看待檔案管理工作時，簡單地將其定義為資料的整理和歸檔。但在大數(shù)據(jù)時代背景下，人們需要從新的角度去定位檔案管理工作，即將檔案資源當(dāng)作本單位最重要的無形資產(chǎn)去予以重視。首先，要重視檔案數(shù)據(jù)資源的價值，隨著市場環(huán)境的日趨緊張，數(shù)據(jù)流通速度快、信息量大的特點(diǎn)展露無遺，在開放共享的基礎(chǔ)上，各單位和機(jī)構(gòu)對于數(shù)據(jù)隱私和安全的問題尤為重視，需要人們以單位資產(chǎn)的新視角去重視和關(guān)注檔案管理。其次，大數(shù)據(jù)時代的到來，已經(jīng)向所有社會活動的參與者證明，若想保持自身業(yè)務(wù)發(fā)展的內(nèi)驅(qū)力，則必須改變傳統(tǒng)的將檔案數(shù)據(jù)作為業(yè)務(wù)發(fā)展的副產(chǎn)品看待的觀念，從而樹立檔案數(shù)據(jù)是實現(xiàn)行業(yè)發(fā)展、業(yè)務(wù)拓展的基礎(chǔ)和條件的科學(xué)觀念。

1.3 應(yīng)用視角

大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理為人們提供的最有價值的視角就是應(yīng)用視角。從這一視角出發(fā)來看，一切檔案管理工作的開展，其最終的目標(biāo)就是實際應(yīng)用。這在傳統(tǒng)檔案管理中可能無法實現(xiàn)，因為在紙媒環(huán)境中，人們無法對大量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)性分析，即使可以，也無法實現(xiàn)效率性與準(zhǔn)確性。而大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，可以實現(xiàn)對大量數(shù)據(jù)信息的數(shù)字化歸類，當(dāng)部門或單位需要做出某些具體決策和部署時，就可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)對相關(guān)的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行調(diào)取，然后利用相關(guān)軟件進(jìn)行有效性分析，從而得出準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資源，最終為人們的科學(xué)決策提供支持[2]。

1.4 生態(tài)視角

這是大數(shù)據(jù)時代檔案管理的全新視角，在傳統(tǒng)檔案管理過程中絕無僅有。一方面，指的是隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的廣泛應(yīng)用，檔案管理手段以及檔案內(nèi)容日趨豐富，相關(guān)的檔案管理主體也逐漸完善，從而形成了具有動態(tài)結(jié)構(gòu)特征的檔案管理生態(tài)系統(tǒng)。數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、管理、應(yīng)用都將在這一生態(tài)系統(tǒng)中被相互平衡、相互制約。另一方面，指的是大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，可以為人們在工作生活中注入低碳環(huán)保的價值理念，許多傳統(tǒng)紙媒數(shù)據(jù)檔案，可以借助計算機(jī)技術(shù)予以替代，然后通過大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)歸檔，從而減少紙質(zhì)媒介的應(yīng)用，這無疑在生態(tài)環(huán)保方面做出了許多貢獻(xiàn)。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的新職能

從上述新視角思考大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作，可以進(jìn)一步明確檔案管理的新職能，如權(quán)責(zé)職能、存儲職能、共享職能以及應(yīng)用職能等等。無論何種新職能的產(chǎn)生，其目的都是實現(xiàn)新時代檔案管理工作的全面科學(xué)化。

2.1 權(quán)責(zé)職能

大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作，雖然具有便捷性、高效性等顯著的優(yōu)勢特點(diǎn)，但計算機(jī)技術(shù)基礎(chǔ)上的大數(shù)據(jù)管理難免會存在諸多數(shù)據(jù)資源方面的缺陷，為了更加明確地對檔案管理工作進(jìn)行權(quán)責(zé)治理，人們需要構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)。首先，從國家層面角度出發(fā)，要進(jìn)一步明確檔案主管部門的權(quán)責(zé)劃分，作為國家檔案的主管部門不僅要協(xié)調(diào)國家發(fā)展與社會治理過程所產(chǎn)生的各類檔案數(shù)據(jù)的共享工作，以構(gòu)建良好的檔案管理工作環(huán)境，還要著眼于長遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)對各類檔案資源的治理、存儲和應(yīng)用。為此，可以構(gòu)建專業(yè)化的電子檔案治理工作室，由專業(yè)技術(shù)人員從大數(shù)據(jù)檔案管理的角度出發(fā)，制定專門的電子檔案管理制度和政策，以確保各單位檔案管理工作可以在科學(xué)的體制下進(jìn)行有序推進(jìn)。其次，從社會發(fā)展的角度出發(fā)，完善基層檔案管理部門的職責(zé)劃定。國家層次的大數(shù)據(jù)檔案管理工作可指明大方向、提供大背景，但具體的檔案權(quán)責(zé)工作需要基層檔案管理部門來完成。因此，基層檔案管理部門需要從數(shù)據(jù)產(chǎn)生、歸檔、管理、應(yīng)用等實際工作的角度出發(fā)，組織和開展檔案管理治理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。如構(gòu)建數(shù)據(jù)管理委員會、吸引專業(yè)的IT人才、大數(shù)據(jù)人才、檔案管理人才的加入，從而保證檔案治理的科學(xué)性。

2.2 存儲職能

大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案資源的存儲載體發(fā)生了翻天覆地的變化。人們通過計算機(jī)技術(shù)、云存儲技術(shù)等現(xiàn)代化手段，可以將海量的數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行有效性、長期性保存，而且不占用任何公共空間。因此，現(xiàn)代化檔案管理過程中，人們需要考慮的是針對一組數(shù)據(jù)或一套資料，應(yīng)該怎樣分門別類地進(jìn)行歸檔存儲，才能保證在需要的時候能夠第一時間進(jìn)行調(diào)取，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案應(yīng)用的便捷性和效率性。此外，還應(yīng)該考慮如何將檔案進(jìn)行秘密級別的歸類，并應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對秘密級別較高的檔案資料進(jìn)行加密處理，防止外泄或受到病毒侵害。

如對于政府部門來說，涉密文件非常多，如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對秘密文件進(jìn)行合理歸檔，從而確保檔案資料在應(yīng)用便利的同時還能被有效地保護(hù)，是大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的新職能需要。為此，技術(shù)人員可依托數(shù)字化技術(shù)、云計算等手段對涉密公文和材料，根據(jù)秘密等級進(jìn)行合理歸類存儲。同時，還要將同一組數(shù)據(jù)文件，按照內(nèi)容的不同進(jìn)行重組歸檔。這樣一來，當(dāng)人們需要按照秘密等級進(jìn)行檢索時就可以準(zhǔn)確地找到相應(yīng)的檔案，而當(dāng)人們需要按照內(nèi)容進(jìn)行檢索時，也可以將關(guān)于該內(nèi)容的同類型文件準(zhǔn)確找到。然后通過數(shù)據(jù)化分析，人們可以獲得數(shù)量、次數(shù)、重要性、是否完成、完成進(jìn)度如何等結(jié)果，最終根據(jù)分析結(jié)果去安排具體工作事宜。

2.3 共享職能

在檔案管理過程中，良好的應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)目標(biāo)，而這種網(wǎng)絡(luò)化程度的高低將直接影響到一個單位、一個行業(yè)，甚至是整個社會的檔案數(shù)據(jù)資源能否實現(xiàn)共享。這就賦予了檔案管理工作新的職能，即共享職能。實現(xiàn)這一職能的關(guān)鍵在于人們對檔案局域網(wǎng)絡(luò)以及檔案數(shù)據(jù)資源共享平臺的構(gòu)建。大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作新職能的建立，是因為新時代發(fā)展至今資源共享已成為大勢所趨，如共享單車、共享資源網(wǎng)、共享App等充斥在人們社會生活的各個角落。

而對于新時代的檔案管理來說，實現(xiàn)共享職能可以使各個行業(yè)進(jìn)行優(yōu)勢上的互補(bǔ)，從而促進(jìn)行業(yè)內(nèi)的相互協(xié)同發(fā)展。目前，在很多發(fā)達(dá)國家和地區(qū)非常重視信息資源的建設(shè)與共享，并取得了相當(dāng)大的成就。而檔案資源的共享也有助于社會公共文化的發(fā)展，是社會信息主體實現(xiàn)知情和利用的重要措施。在共享職能發(fā)揮作用的過程中，一方面，技術(shù)人員需要不斷完善檔案信息自動化管理系統(tǒng)的建設(shè)，每一個共享參與者都需要構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)，以便于有需要者通過目錄資源進(jìn)行篩選。另一方面，檔案共享業(yè)務(wù)還應(yīng)該實現(xiàn)計算機(jī)自動化管理，構(gòu)建檔案局域網(wǎng)，通過共享資源網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)通，使其成為檔案共享平臺[3]，并通過相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保護(hù)，為檔案共享提供最好的技術(shù)安全保障。

2.4 應(yīng)用職能

任何檔案的管理工作，其最終的目標(biāo)以及價值都是應(yīng)用。這在傳統(tǒng)的檔案管理思維中很少出現(xiàn)。對于很多人來說，他們認(rèn)為檔案管理就是對資料的存儲，更多的是作為歷史資料、文化資料加以保護(hù)和儲存即可。但在大數(shù)據(jù)時代背景下，人們在具體的決策部署以及具體的工作安排時，均需要通過一定的市場調(diào)研、數(shù)據(jù)分析后，才能做出合理的決定，以保證決策安排的合理化與科學(xué)化。所以，大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理新職能中，應(yīng)用職能得到了有效發(fā)揮[4]。通過對檔案數(shù)據(jù)的分析和比對，重大決策安排變得更具備科學(xué)性，從而使“死檔案”變成“活方法”得以實際應(yīng)用。

3 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作是一套系統(tǒng)性、全面性的建設(shè)過程。依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，檔案管理應(yīng)該從有利于應(yīng)用與分析的視角實現(xiàn)對其科學(xué)化管理的目標(biāo)，檔案管理員不僅要懂得如何建設(shè)檔案管理數(shù)據(jù)庫，更要懂得對檔案中各類信息進(jìn)行整理、歸類以及調(diào)用。從而實現(xiàn)對檔案資源的活存活用，最終實現(xiàn)檔案資源可以為人們的社會化活動與決策提供科學(xué)性數(shù)據(jù)支持。