淺談高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)發(fā)展探究

曾顯策 柳河縣人力資源和社會(huì)保障局

高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)的發(fā)展，可以有效推進(jìn)高校信息化的建設(shè)工作，使高校實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)代信息化同步發(fā)展。高校因?yàn)闆]有完善的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，且高校信息化的管理水平較低，缺少管理的標(biāo)準(zhǔn)，因此無法對高校大學(xué)生的檔案更好地進(jìn)行管理。高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)，需要時(shí)間較長，所以，必須有計(jì)劃地發(fā)展與建設(shè)。對于這一情況，我們需要結(jié)合現(xiàn)狀進(jìn)行認(rèn)真的分析與研究。

一、高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)發(fā)展的重要性

增強(qiáng)高校大學(xué)生檔案信息化管理的發(fā)展，可以推動(dòng)高校信息化應(yīng)用能力的建設(shè)，使信息化校園的建設(shè)得到良好的發(fā)展，幫助高校的信息化建設(shè)工作更好地開展，并對高校信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題更好的進(jìn)行解決。因此，增強(qiáng)高校大學(xué)生檔案信息化的發(fā)展有著重大的意義，而且也更符合現(xiàn)代化高校建設(shè)的要求，其重要性主要有以下幾點(diǎn)：

(一)解決高校大學(xué)生檔案存量大的問題

當(dāng)今社會(huì)高校的檔案管理存量巨大，如果檔案沒有通過信息化的手段進(jìn)行管理，就會(huì)使檔案管理的效率較低，為檔案管理人員工作帶來了極大的管理壓力。高校大學(xué)生檔案管理工作十分復(fù)雜，每天需要記錄事件非常多，這就使檔案管理人員的工作壓力巨大，這個(gè)問題得不到解決，將會(huì)對檔案的管理帶來較大的影響。高校大學(xué)生檔案管理的內(nèi)容較多，其主要包括了學(xué)生的基本信息、成績信息、就業(yè)信息等。如果檔案管理人員只是單純的通過人工進(jìn)行記錄與管理，那么高校大學(xué)生檔案管理工作的效率就會(huì)較低，而且也不利于校園的信息共享。而通過信息化的技術(shù)，可以有效解決高校大學(xué)生檔案管理的信息化平臺(tái)可以有效解決高校大學(xué)生檔案存量大的問題，而且也更有利于信息的共享。因此，高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)可以有效解決檔案管理中存量大的問題。

(二)解決高校大學(xué)生檔案管理效率低的問題

完全通過人工對高校大學(xué)生檔案進(jìn)行管理，因?yàn)楦咝４髮W(xué)生檔案存量巨大，在編目、分類、整理時(shí)十分耗費(fèi)時(shí)間與精力，這就使得檔案管理的工作人員工作強(qiáng)度增加，所需要承受的壓力變大，常此以往會(huì)對高校大學(xué)生檔案管理人員帶來極大的精神壓力與心理壓力，使得難以勝任此項(xiàng)工作。因此，解決高校大學(xué)生檔案管理效率低下的問題是十分必要的，通過信息化、數(shù)字化的技術(shù)不僅可以有效提升高校大學(xué)生檔案管理工作的效率，同時(shí)還可以使檔案管理人員減輕工作壓力與負(fù)擔(dān)，并且減少一定的用人成本，幫助檔案管理人員更好地對高校大學(xué)生檔案進(jìn)行管理，提升信息化資源在大學(xué)生檔案管理工作中的利用率，可以使檔案管理的服務(wù)更加優(yōu)化，高校大學(xué)生檔案管理的難度也可以得到降低。因此，高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)可以有效解決管理中效率低的問題。

(三)解決檔案的安全性與完整性的問題

高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)，可以使高校大學(xué)生檔案管理得到更好的發(fā)展，并有利于解決高校大學(xué)生檔案管理中所存在的安全性與完整性的問題。將檔案信息上傳到計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)后，可以更好地對這些檔案進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，這不僅可以有效避免因經(jīng)常翻閱對檔案帶來的損壞，使檔案的完整性得到保證，同時(shí)還可以通過對用戶授權(quán)分級的方法提升檔案的機(jī)密性，使檔案的安全性得到保證。因此，高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)可以有效解決檔案安全性與完整性的問題。

二、高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)的基本方法

高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)并不只是一個(gè)單一系統(tǒng)，它是由眾多的系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)、軟件、計(jì)算機(jī)設(shè)備等組成的。因此，為了更好地建設(shè)高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)，就需要高校加強(qiáng)信息化技術(shù)的研究與開發(fā)，從而提升檔案管理信息化平臺(tái)的管理效率與運(yùn)行能力。在信息化平臺(tái)里，高校大學(xué)生檔案通過信息化、數(shù)字化的處理之后，存儲(chǔ)在平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫之中。所以，各高校需要通過與自身實(shí)際情況的結(jié)合，對高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)進(jìn)行建設(shè)，這樣才可以使高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)的更加合理，工作效率得到有效的提升。通過本校信息化平臺(tái)的建設(shè)主要總結(jié)了以下幾點(diǎn)以供參考。

(一)增大資金投入，完善信息化平臺(tái)建設(shè)

伴隨當(dāng)今社會(huì)我國信息化、數(shù)字化技術(shù)的高速發(fā)展，這項(xiàng)技術(shù)已經(jīng)在不同領(lǐng)域之中得到了廣泛的應(yīng)用。因此，盡快完善高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)，可以對當(dāng)前高校大學(xué)生檔案管理中存在的問題進(jìn)行有效的解決，并提升檔案管理工作的效率，使各高?？梢愿玫貙榇髮W(xué)生檔案管理起到便利的作用。

首先，高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)主要是由例如：計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、音頻輸出設(shè)備、感應(yīng)器、電腦掃描儀、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等硬件設(shè)施所組成。所以為了使高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)更加完善，就需要增大資金方面的投入，通過這些資金購置的各種專業(yè)的設(shè)施，使信息化平臺(tái)的建設(shè)進(jìn)度得到加快，大量資金提供的物質(zhì)設(shè)施基礎(chǔ)，可以更加利于各項(xiàng)系統(tǒng)建設(shè)任務(wù)的開展，提高信息化平臺(tái)建設(shè)的效率。

其次，在高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)中軟件也起到了十分重要的作用，高校在信息化平臺(tái)的建設(shè)過程之中需要對系統(tǒng)的工作效率進(jìn)行優(yōu)化，對檔案做好分類與查找等各方面應(yīng)用的實(shí)際使用效率，這里也需要一定的資金投入才可以使軟件得到快速的開發(fā)與完善。

最后，高校在信息化平臺(tái)管理人員的使用上也應(yīng)當(dāng)通過高薪聘請一些能力較高的人員進(jìn)行管理，這樣才可以使高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)在日常的應(yīng)用中得到有效的維護(hù)，并在實(shí)際應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)信息化平臺(tái)中所存在的問題，并及時(shí)進(jìn)行解決，只有這樣高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)才可以真正得到完善。

(二)增強(qiáng)信息化平臺(tái)管理人員培訓(xùn)

自從我國教育部提出高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)構(gòu)想以來，通過在我國各高校的實(shí)踐我們發(fā)現(xiàn)，高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)工作人員的技能綜合水平，對于信息化平臺(tái)的建設(shè)以及日后管理的與質(zhì)量都有著直接的關(guān)系。如果想使檔案的信息化管理工作得到更好的開展，就需要增強(qiáng)對信息化平臺(tái)管理人員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)他們的管理意識(shí)與技能應(yīng)用能力，增強(qiáng)他們在工作中的創(chuàng)新思維能力，使他們的信息化平臺(tái)的工作綜合能力得到有效的提升，使他們在日后工作的開展中有著充足的準(zhǔn)備，這就是增強(qiáng)信息化平臺(tái)管理人員培訓(xùn)的重要原因。

(三)與互聯(lián)網(wǎng)對接，建設(shè)信息化平臺(tái)特色服務(wù)

高校大學(xué)生檔案信息化平臺(tái)與互聯(lián)網(wǎng)對接，提高信息化平臺(tái)的交流能力與數(shù)據(jù)共享，可以使學(xué)生查詢個(gè)人檔案信息更加的方便與快捷。通過互聯(lián)網(wǎng)還可以使信息化平臺(tái)的管理能力與服務(wù)水平得到增強(qiáng)，在信息化平臺(tái)中適當(dāng)推出一些特色的服務(wù)信息，例如：校友錄等，可以有效提升信息化平臺(tái)的利用效率，對學(xué)生間的交流與互助都會(huì)起到一定的幫助作用。

三、結(jié)語

高校大學(xué)生檔案信息化平臺(tái)的發(fā)展是高校信息化管理能力最直接的體現(xiàn)方式，加快信息化平臺(tái)的發(fā)展，可以更好的提升高校管理能力與效率，可以使高校更好地適應(yīng)信息化的發(fā)展。因此，加快高校大學(xué)生檔案管理信息化平臺(tái)的發(fā)展是十分重要的，它對于高校信息化管理有著長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略意義，更是社會(huì)發(fā)展所必然的結(jié)果?！?/p>