高職院校學(xué)籍檔案管理模式探討

陳開華 孫 明

(貴州電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 貴州 凱里 556000)

1.高職院校學(xué)籍檔案特點

學(xué)籍檔案主要包括：新生錄檢表、新生名冊、學(xué)籍卡、成績單、學(xué)生學(xué)籍變更、學(xué)生獎懲、畢業(yè)生登記表等。在學(xué)籍檔案管理中，新生錄檢表、學(xué)籍卡與畢業(yè)生登記表是最常用的檔案，新生錄檢表與畢業(yè)生登記表由教育主管部門確定和下發(fā)，是學(xué)生取得本階段學(xué)習(xí)資格和學(xué)習(xí)完成的憑證，學(xué)籍卡是真實記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)過程的總結(jié)性、完結(jié)性材料，內(nèi)容綜合了其他學(xué)籍檔案如學(xué)籍變更、學(xué)生獎懲等信息，學(xué)籍卡因?qū)W校不同而各異，最能體現(xiàn)學(xué)籍檔案特色。

1.1 高職院校學(xué)籍檔案多元且復(fù)雜。高職院校發(fā)展歷史較短，大多由中專、技校升格而來，階段式發(fā)展是其特點，各階段教育目標(biāo)不同，致使學(xué)制、生源結(jié)構(gòu)不同，學(xué)籍檔案往往包含幾類教育目標(biāo)不同的檔案，檔案多元。

高職院校學(xué)籍檔案復(fù)雜，表現(xiàn)在不同教育目標(biāo)學(xué)籍材料出現(xiàn)交叉混用狀況，如學(xué)籍卡等屬職業(yè)中專，畢業(yè)證以及相關(guān)材料卻屬高職院校，致使學(xué)籍檔案經(jīng)常被使用單位所質(zhì)疑，學(xué)籍檔案狀況比較復(fù)雜。

1.2 學(xué)籍檔案不全甚至缺失，檔案自身質(zhì)量普遍不高。高職院校在建設(shè)中，學(xué)籍檔案限于當(dāng)時時代背景，其材料往往不完整，甚至丟失，給檔案管理帶來不可挽回的損失。出現(xiàn)這些問題的原因除當(dāng)時的辦學(xué)條件、制度建設(shè)、交接不清等外在因素，學(xué)籍檔案自身形成規(guī)律也是造成問題檔案的主因：一是學(xué)籍檔案形成周期長，時間跟學(xué)制相當(dāng)；二是學(xué)籍管理分屬學(xué)校不同部門，任何環(huán)節(jié)的疏忽都給檔案帶來不確定性。

學(xué)籍檔案還表現(xiàn)為自身有瑕疵。尤其檔案中的學(xué)籍卡，常出現(xiàn)涂改，瑕疵在某種程度上關(guān)乎學(xué)籍檔案的真實性，客觀上影響了學(xué)籍檔案在利用中的權(quán)威性。

2.高職院校學(xué)籍檔案發(fā)展的意義

學(xué)籍檔案最終的目的是利用，這是檔案的生命力所在，學(xué)籍檔案的發(fā)展目的是更好地服務(wù)學(xué)生、服務(wù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展、服務(wù)社會。

2.1 學(xué)籍檔案關(guān)系到學(xué)生的切身利益。工作實踐中，學(xué)籍檔案是利用最頻繁的檔案之一，學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)過程與結(jié)果的真實記錄，學(xué)生在繼續(xù)升學(xué)、就業(yè)、參軍、出國等方面依據(jù)學(xué)籍檔案向?qū)Ψ秸故静⒆C明自己的學(xué)歷與實力，而學(xué)校、企事業(yè)單位以及社會也是依據(jù)學(xué)籍檔案來評價學(xué)生的能力與素質(zhì)；學(xué)籍檔案不僅關(guān)系學(xué)生現(xiàn)在，還關(guān)系學(xué)生走向社會后，在職務(wù)晉升、職稱評定、社保辦理等方面繼續(xù)保障其合法權(quán)益，作為民生檔案的一分子，學(xué)籍檔案管理要真正以人為本，貫徹著終身為民服務(wù)理念。

2.2 學(xué)籍檔案關(guān)系到學(xué)校發(fā)展，客觀反映了學(xué)校水準(zhǔn)。學(xué)籍檔案直觀地反映出學(xué)校的教育體量。學(xué)校的發(fā)展首先體現(xiàn)在學(xué)籍檔案體量擴大，體量的壯大反映學(xué)校生源規(guī)模以及學(xué)校的發(fā)展，而背后則是學(xué)校辦學(xué)力量的提高以及社會影響力的擴大。

學(xué)籍檔案反映學(xué)校的教育質(zhì)量。教育的目的是培養(yǎng)人才，作為紀(jì)錄人才培養(yǎng)過程的學(xué)籍檔案，直接展示學(xué)校人才培養(yǎng)的質(zhì)量，高職院校的特色就是職業(yè)教育和特色專業(yè)建設(shè)，學(xué)籍檔案可清晰發(fā)現(xiàn)優(yōu)勢專業(yè)的發(fā)展歷程，學(xué)籍檔案也因此成為學(xué)校開展各項工作的依據(jù)之一，為學(xué)校的辦學(xué)評估、教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)質(zhì)量評價等提供參考，有效地提升高職院校的管理能力與水平。

2.3 學(xué)籍檔案內(nèi)容內(nèi)涵豐富，具有積極的社會意義。高職院校每一次改革，都會反映在學(xué)籍檔案上，透過學(xué)籍檔案，可以看到時代變革以及區(qū)域經(jīng)濟(jì)改革在教育辦學(xué)上的足跡，學(xué)籍檔案構(gòu)成了特定歷史時期的社會記憶。

《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出要充分挖掘檔案的文化教育功能，高職院校的學(xué)籍檔案以其階段性發(fā)展而內(nèi)涵豐富，學(xué)籍檔案中具有時代特征的職業(yè)教育定位、學(xué)科建設(shè)、教育管理模式以及生源等，對社會各方面研究具有積極的意義。

3.高職院校學(xué)籍檔案發(fā)展途徑

學(xué)籍檔案管理除日常管理與應(yīng)用，更著眼于未來的發(fā)展與完善，高職院校學(xué)籍檔案發(fā)展要堅持系統(tǒng)管理觀念，協(xié)調(diào)檔案工作整體推進(jìn)，要契合時代發(fā)展推進(jìn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用。

3.1 加強檔案規(guī)章制度建設(shè)，保障學(xué)籍檔案發(fā)展。制度是為解決問題、保障工作順利進(jìn)行而制定的，學(xué)籍檔案發(fā)展離不開制度保障。學(xué)籍檔案制度要與時俱進(jìn)，首先要體現(xiàn)前瞻性，學(xué)校發(fā)展有規(guī)劃，學(xué)籍檔案工作同樣也需規(guī)劃，規(guī)劃體現(xiàn)了長遠(yuǎn)戰(zhàn)略眼光，既保障現(xiàn)在工作順利進(jìn)行，也讓后續(xù)工作具有充分發(fā)展彈性；學(xué)籍檔案制度要有連續(xù)性，學(xué)校發(fā)展邁上新臺階，招生出現(xiàn)新情況、學(xué)生培養(yǎng)方向改變，開設(shè)新的專業(yè)，這些都會反映在學(xué)籍檔案管理，保持檔案制度的連續(xù)性很重要；學(xué)籍檔案制度還需關(guān)注細(xì)節(jié)，學(xué)籍檔案細(xì)節(jié)關(guān)乎檔案的質(zhì)量，關(guān)系其作為原始憑證的價值。

3.2 堅持工作協(xié)調(diào)機制，保障學(xué)籍檔案工作整體推進(jìn)。學(xué)籍檔案當(dāng)它還處在“材料”階段時就確定是檔案，所以一般認(rèn)為學(xué)籍檔案管理與學(xué)校各部門學(xué)籍管理是學(xué)籍檔案工作的不同層面，學(xué)籍管理是學(xué)籍檔案管理的前置。

學(xué)籍檔案的完整與高質(zhì)量是學(xué)籍檔案的工作目標(biāo)，學(xué)籍檔案形成周期長分屬學(xué)校不同部門管理，給學(xué)籍檔案管理帶來不確定性。學(xué)籍各管理部門缺乏從檔案的角度進(jìn)行學(xué)籍管理，工作隨意性大、隨機性強，而這一階段恰是學(xué)籍檔案唯一能進(jìn)行修正、避免出現(xiàn)錯誤的關(guān)鍵時期，檔案管理機構(gòu)應(yīng)及時監(jiān)督與指導(dǎo)，加強各部門工作協(xié)調(diào)，把問題檔案在入庫前都妥善處理好，保障學(xué)籍工作整體推進(jìn)。

3.3 應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)已廣泛運用于社會各個方面，2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》特別增加了檔案信息化建設(shè)內(nèi)容，是對當(dāng)前檔案工作提出的要求，也是檔案工作今后的發(fā)展方向。

學(xué)籍檔案，首先做好存量學(xué)籍檔案數(shù)字化工作，已存檔案最大的問題是保護(hù)，這些檔案歷史越久遠(yuǎn)狀況越差，數(shù)字化可有效避免學(xué)籍檔案因各種原因而加速的老化和損壞，對保持檔案的原始性相當(dāng)有利；其次，實現(xiàn)增量學(xué)籍檔案電子化，2014年《高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷電子注冊辦法》中，規(guī)定了學(xué)生入學(xué)和畢業(yè)兩個環(huán)節(jié)向教育主管部門在線注冊與備案，學(xué)生以及用人單位得以在國家教育網(wǎng)站實時利用?，F(xiàn)階段高職院校學(xué)籍檔案管理大多采用雙套制，紙質(zhì)檔案和電子檔案并行，紙質(zhì)檔案還是當(dāng)前主要利用手段，這一方面是由于電子檔案利用多受外界使用環(huán)境限制，另一方面紙質(zhì)檔案直觀性優(yōu)勢還是非常突出，隨著電子檔案各項使用局限性的突破，電子檔案的優(yōu)勢也必會顯現(xiàn)出來。

4.學(xué)生學(xué)籍檔案管理缺乏信息化管理

近年，信息化技術(shù)發(fā)展迅速，各行各業(yè)與信息化的融合也越來越密切，高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理對于信息化技術(shù)的融合也迫在眉睫。目前大部分高職院校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，檔案管理人員仍舊是通過人工將檔案進(jìn)行審核、分類、整理、歸檔及上報和調(diào)取。工作人員每天面對海量數(shù)據(jù)，根本無法做到有效利用和管理，更無法滿足高職院校日益擴大的生源規(guī)模和社會效益。因此，引入信息化手段和方法，利用計算機和軟件將繁雜而重復(fù)性強的工作轉(zhuǎn)為清晰、系統(tǒng)的條理性工作，可以大大增強檔案管理人員的工作積極性和工作效率，從而真正發(fā)揮學(xué)生學(xué)籍檔案的巨大潛力，讓檔案為學(xué)生服務(wù)，并開辟一條學(xué)生和企業(yè)之間相互了解和溝通的新途徑，改變此前導(dǎo)致的副作用，逐步形成一整套符合本校環(huán)境和實際現(xiàn)狀的學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)。

針對目前高職院校學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個方面進(jìn)行相應(yīng)的優(yōu)化和提升。

4.1 強化學(xué)籍檔案作用，優(yōu)化檔案管理規(guī)范。提升高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀的首要任務(wù)就是要給學(xué)生和管理人員強調(diào)學(xué)籍檔案的重要作用，它是學(xué)生在校情況的真實記錄和備查資料，一定要讓學(xué)生認(rèn)識到學(xué)籍檔案的重要性和嚴(yán)肅性，確保學(xué)生檔案資料錄入填寫的真實性和可靠性。其次必須改變檔案管理人員的認(rèn)識偏差，必須消除檔案管理工作是一份清閑職位的錯誤思想，從根源上樹立檔案管理工作的崇高性和責(zé)任性。

同時，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)管理層要對學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行重點監(jiān)督和指導(dǎo)，不斷從頂層優(yōu)化檔案管理的思路和方法，不斷投入人力和物力，要給檔案管理工作配齊人手也要配足經(jīng)費，不斷地加強檔案管理人員的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，切實提高檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平。加強學(xué)習(xí)和交流，從兄弟高職院校借鑒經(jīng)驗、取長補短，加強檔案管理制度和法規(guī)的學(xué)習(xí)和考核，樹立典型的工作標(biāo)桿，對在工作中馬虎滯后、漫不經(jīng)心的人員進(jìn)行相應(yīng)制度的處罰和教導(dǎo)。最終形成一套適合本校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理規(guī)范，只有從學(xué)校和學(xué)生兩方面同時入手，才能推進(jìn)學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作有效發(fā)展。

4.2 引入先進(jìn)管理系統(tǒng)，加快學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)。學(xué)籍檔案管理的信息化建設(shè)是推動工作效率提升、優(yōu)化管理環(huán)節(jié)的一項重要手段。高職院校應(yīng)首先組織專業(yè)的技術(shù)人員將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化存檔。在電子化存檔的過程中一定要選派踏實認(rèn)真的具有檔案管理經(jīng)驗的專人進(jìn)行，一方面要保證學(xué)生學(xué)籍檔案的保密性，另一方面要確保在電子化存檔過程中有條不紊，完整準(zhǔn)確地將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化存檔。目前，高職院校從事學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的教師大部分年齡偏大，對計算機操作系統(tǒng)較為陌生，對信息化手段掌握不是非常熟練，因此要不斷開展信息技術(shù)的培訓(xùn)和講座，提高檔案管理人員信息化操作的業(yè)務(wù)水平，為科學(xué)系統(tǒng)的進(jìn)行信息化建設(shè)提供人才保障。發(fā)揮學(xué)籍檔案管理人員的豐富經(jīng)驗，力求通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，使其成為一支能夠熟練掌握學(xué)籍檔案管理信息化系統(tǒng)的人才隊伍，同時不斷進(jìn)行人才的引進(jìn)，吸納一批具有專業(yè)能力和經(jīng)驗的檔案管理人員，鼓勵在職人員進(jìn)行進(jìn)修和培訓(xùn)，確保學(xué)籍檔案管理工作的信息化建設(shè)有效推進(jìn)。

高職院校檔案信息化建設(shè)還需思考利用現(xiàn)有辦公條件打造檔案協(xié)同管理平臺，學(xué)校現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)越來越多，涉及學(xué)籍管理的系統(tǒng)更多，這些工作系統(tǒng)大都自成體系，運用現(xiàn)代技術(shù)將工作系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)整合到同一工作平臺，必將帶來檔案管理質(zhì)量與效率的提升。