辦公室檔案文書管理水平的提高對策

劉 樂

(山東省北鎮(zhèn)中學(xué) 山東 濱州 256609)

前言

對于單位來說，辦公室是一個重要組成部分，主要作用是進行各種文件和政策的上傳下達和事件處理，同時起到協(xié)調(diào)和溝通的效果。因此辦公室檔案文書管理工作是非常重要的，那么如何能夠完成好辦公室檔案文書的管理工作，對于提高辦公室檔案文書管理工作的效率有非常重要的作用。

1.辦公室檔案文書管理具備的特點

在辦公室的檔案文書管理工作者，具有以下幾個比較突出的特點：①進行資料的收集和保管工作是檔案文書的主要工作。②辦公室檔案文書形成于辦公室文書工作也用于辦公室的檔案文書管理工作。③辦公室檔案文書種類繁多且內(nèi)容比較復(fù)雜。針對這三個特點進行具體分析[1]。

1.1 辦公室檔案文書對資料的收集和保管工作。通過檔案管理工作能夠?qū)v史的資料和信息進行記載，保存真實的數(shù)據(jù)，為以后資料的借鑒和引用起到重要的作用[2]。檔案的管理具有很好的安全性和完整性，這是對以前人事和事件的過程進行記錄，并且與相關(guān)文件和資料進行管理。將它記錄在本子上，然后放入檔案袋進行儲存，在管理中的主要環(huán)節(jié)有收集、編冊、管理、保存以及借閱。

1.2 文書的檔案形成與文書工作，也應(yīng)用在文書工作中。在進行文書的管理工作中，主要包括以下幾方面的內(nèi)容[3]：①文件的搜集：②文件分等級；③文件的運轉(zhuǎn)；④文件的催辦；⑤文件的承辦工作以及整理和歸檔等末期工作。通過文書檔案的方式，將其進行記錄和儲存、保管以及檢索和使用等。檔案的形成與文書有很大的關(guān)系，他的質(zhì)量會直接影響檔案的質(zhì)量。

1.3 檔案文書的種類比較復(fù)雜。由于檔案比較多，并且內(nèi)容也很繁雜，正因為檔案文書具有這樣的特點，所以要想對它進行全面了解和記錄需要進行科技檔案、行政管理、會計檔案以及特種載體檔案等各方面的工作。文書檔案也具有多樣性的特點，其中包含上級相關(guān)的紅頭文件等，同時也包含單位相關(guān)的協(xié)議書、責(zé)任書、合同等資料。

2.提升辦公室檔案文書管理的對策

在辦公室檔案文書管理工作中，想要提高辦公室各種工作的效率和質(zhì)量就要不斷提高辦公室檔案文書管理工作的水平，在對辦公室檔案文書管理中，文書處理工作是所有工作中最重要的一項工作，辦公室工作能否順利開展與辦公室檔案文書管理工作有著直接聯(lián)系。由于辦公室的檔案文書工作種類比較多，管理起來也比較復(fù)雜，所以在辦公室檔案文書管理中具有一定的難度。為了提高檔案文書管理工作的質(zhì)量和效率，必須制定健全完善的管理體制，結(jié)合當(dāng)今的現(xiàn)代信息技術(shù)，比如采用計算機技術(shù)進行工作和管理，具體從以下幾個方面開展管理對策。

2.1 建立規(guī)范化的檔案文書管理體系。在目前的辦公室檔案文書管理中，檔案的管理和文件的管理分別屬于兩個部門，因此在管理起來存在許多問題，不利于檔案文書的管理，也很難進行文件的前期管理。因此我們要革新制度，建立一個新的檔案文書管理體系，將文件管理的前期工作歸為檔案管理工作者，確保文件的有形成和處理，并方便查閱，使這些工作形成一個統(tǒng)一的整體，方便進行管理。在辦公室檔案文書的管理中，建立科學(xué)有效的管理程序，細(xì)化管理流程，使之更具有操作性。并嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守所制定的相關(guān)制度，避免出現(xiàn)濫發(fā)文件以及發(fā)生無效文件的現(xiàn)象。

2.2 提高檔案文書的收集能力。在辦公室檔案文書的管理中，想要工作做得好，基礎(chǔ)就要打的好。什么事管理工作的基礎(chǔ)？材料的收集就是基礎(chǔ)。要抓緊提高辦公室檔案文書收集能力，從而提升檔案文書管理水平，具體措施有以下幾種①對檔案文書進行分類收集和保存，確保格式規(guī)范，分類清晰整齊。②規(guī)范收文的程序。③對資料進行目錄編號，入庫的檔案應(yīng)盡可能齊全完整。特別要注意凡在辦公室活動中直接形成的具有保存價值的公文、材料、電報、簿冊、圖表、會議文件、聲像照片等均應(yīng)在工作結(jié)束后，由綜合科立卷，交檔案部門集中統(tǒng)一管理。

2.3 提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。對辦公室檔案文書的進出工作加強控制力度。將文書處理工作作為基礎(chǔ)，規(guī)范工作程序，建立完善的收發(fā)文件程序，提高相關(guān)管理工作人員的素質(zhì)，從而提高管理人員的工作效率和工作質(zhì)量，引進信息化管理技術(shù)對技術(shù)人員的素質(zhì)提高有很大的幫助。

2.4 引進先進的檔案管理設(shè)備。計算機信息化技術(shù)在我國的傳播的時間比較短，應(yīng)用于檔案管理也是近幾年才開始廣泛實行的，相應(yīng)的檔案管理軟件就十分的缺乏，事業(yè)單位需要與自己情況相配套的檔案管理軟件，來支持檔案管理的信息化建設(shè)。檔案管理的設(shè)備落后會影響管理的相關(guān)工作，所以事業(yè)單位的檔案管理工作需要先進的設(shè)備，支持檔案管理的科學(xué)化。電子檔案的使用是我國檔案管理的一個新的起點，事業(yè)單位的檔案管理想要提高水平，不妨考慮利用電子檔案先進的檔案技術(shù)，利用電子檔案的各種有利方面，減少日常檔案管理繁瑣的工作程序，同時能夠極大的節(jié)約資源，完整的保存重要的檔案資料。

結(jié)束語

總之，辦公室的日常工作比較復(fù)雜，所以導(dǎo)致檔案文書管理工作的內(nèi)容也比較復(fù)雜，應(yīng)該積極采用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高辦公室檔案文書管理工作，對于辦公室檔案文書的管理工作也應(yīng)該跟上時代的步伐，與時俱進，進行模式和技術(shù)的改革，實現(xiàn)信息化辦公室檔案文書的管理。同時加強管理人員的素質(zhì)提升，提高檔案文書管理制度，從而促進辦公室整體業(yè)務(wù)的效率和質(zhì)量，提高業(yè)務(wù)水平。