高校后勤業(yè)務內(nèi)部控制風險評估與優(yōu)化建議

徐鋒 大連外國語大學財務處 周守亮 大連大學經(jīng)濟管理學院

引言

內(nèi)部控制制度是高校內(nèi)涵式發(fā)展的重要制度保障，能夠指導和約束教學、科研等業(yè)務運行，為權力運行、業(yè)務開展、內(nèi)部治理等方面建設提供了依據(jù)。《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制指南》指出高校內(nèi)部控制建設要緊緊圍繞學校辦學目標和事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，堅持服務于學校人才培養(yǎng)和科學研究。隨著高校對內(nèi)部控制的重視程度加深，經(jīng)濟業(yè)務層面管控水平呈向好趨勢。高校后勤業(yè)務為教學、科研、師生員工提供物資及生活服務的過程中需要處理的事物，與預算管理、收支管理等經(jīng)濟業(yè)務密切相關，后勤業(yè)務的管控水平將直接影響高校整體運行效率，因此，高校后勤業(yè)務內(nèi)部控制的建設與研究仍需要進一步補充。

一、高校后勤業(yè)務內(nèi)部控制內(nèi)容

高校后勤業(yè)務旨在為高校教研提供物資和生活服務，其目標人群特定在高校師生員工，主要人群集中在校內(nèi)，并且強調(diào)業(yè)務活動，是具體化、分類化的后勤活動。隨著高校規(guī)模的不斷擴大，后勤業(yè)務的種類也越來越多樣，每一項業(yè)務都有自己獨特的風格。舉例如下：

（1）校園餐飲業(yè)務。校園的餐飲業(yè)務負責著全校教工與學生就餐，服務類型包括學生食堂、教工食堂、清真食堂等。經(jīng)營方式包括自營和外包兩部分，自營食堂從原材料采購、后廚烹飪、收款結算均由后勤部門管理。此外，后勤管理部門負責經(jīng)營檔口的對外招商工作。

（2）校園公寓業(yè)務。公寓服務是根據(jù)學校年度招生計劃，負責學生宿舍安排計劃、調(diào)配、服務工作。建立和健全各項規(guī)章制度，實施完善各項崗位責任，并協(xié)助配合學校職能部門做好安全保衛(wèi)、愛國衛(wèi)生等工作。

（3）校園動力維護業(yè)務。該業(yè)務主要承擔供水、供電供暖和浴室服務工作，負責水電管理與運行工作，管網(wǎng)維護，零星維修，水電費收繳管理等。

（4）校園班車業(yè)務。該業(yè)務是統(tǒng)籌校車時間線路、駕駛員、車輛信息等，建立車輛管理制度，協(xié)調(diào)車輛調(diào)度，完成車輛維修、保養(yǎng)、保險等相關工作。

（5）校園綠化業(yè)務。該業(yè)務根據(jù)學?？傮w規(guī)劃，完成校園綠化管理工作，定期采購、更換綠色植物，雇傭工人進行綠化維護。

（6）對外接待業(yè)務。該業(yè)務承接各類國際、國內(nèi)會議，為參會人員提供優(yōu)質(zhì)的住宿、餐飲、會務、客運、訂票等服務的職能。部分學校后勤部門負責策劃、制作、銷售帶有高校標志的校園文化產(chǎn)品。

二、高校后勤業(yè)務內(nèi)部控制風險評估要點

（1）組織架構建設。后勤管理部門制度是否包含全部業(yè)務內(nèi)容，制度內(nèi)容是否符合上位法律法規(guī)，業(yè)務要求是否落實至部門、崗位當中，業(yè)務流程是否通暢。制度是否明確包含業(yè)務事項的權限范圍、審批程序、相關責任、流程依據(jù)等內(nèi)容。重點關注貨物、服務、新建工程與維修改造的審批、采購、驗收、使用、監(jiān)督等業(yè)務的崗位設置。

（2）運行機制建設。后勤管理部門是否建立重大經(jīng)濟事項審議、審核、審定制度及流程，是否建立分級授權審批機制。是否針對重大業(yè)務風險設立監(jiān)督與檢查崗位，明確監(jiān)督與檢查依據(jù)。同時，對于資產(chǎn)、采購、人事等關鍵崗位是否建立定期輪崗機制，對無法進行輪崗的崗位是否建立交叉復核機制。

（3）資產(chǎn)管理業(yè)務。后勤管理部門是否建立資產(chǎn)管理制度、實現(xiàn)資產(chǎn)管理歸口管理，在維修設備、低值易耗品、校車用車等方面是否建立完善的管理制度，設置明確的崗位、流程、標準與規(guī)范。重點關注車輛管理制度，是否對車輛維修、保險、油料等日常支出實施采購管理；重點關注房屋資產(chǎn)的使用、出借、出租等情況，是否建立低值易耗品、維修設備的申領、使用、返還等建立臺賬，對實物資產(chǎn)進行定期、全面的清查盤點。

（4）人事管理業(yè)務。因為后勤管理部門具有使用臨時外聘勞務人員的職責，所以應關注是否建立相關人事聘用管理制度，完善人事聘用流程、標注及規(guī)范。在人事日常管理方面，是否明確請假審批流程、標準及規(guī)范，是否存在冒領工資、擅自請假、長期不在崗等情況。是否明確加班審批流程、補簽審批流程、考勤資料保管等內(nèi)容。在考核管理中，是否完善考核評選機制，建立明確的考核評選制度；是否建立人事離職管理制度、流程與標準。

（5）維修管理業(yè)務。后勤管理部門是否明確專用設備類型并建立維修管理制度，對日常修理、大修理與更新改造指定分類審批管理制度與規(guī)范。面對預算外臨時改建或維修等方面的申請，是否執(zhí)行預算外申請審批流程，是否明確后勤管理部門及報修單位的權責。

（6）采購管理業(yè)務。后勤管理部門是否按照學校采購歸口管理的統(tǒng)一要求制定內(nèi)部采購管理流程，是否針對限額下采購業(yè)務建立了完善的管理制度與流程。是否按照要求完成采購計劃、計劃論證、采購方式選取、委托代理機構、采購組織形式、采購驗收管理、采購績效評價等工作。校內(nèi)經(jīng)營服務招標管理中，商戶承包決策崗位和經(jīng)營活動的執(zhí)行、監(jiān)督、評價等崗位是否實施了有效的分離措施。

（7）收費管理業(yè)務。后勤勤管理部門在電卡、水卡、洗衣卡、物業(yè)損害賠償費等收入業(yè)務中，是否在學校的財務管理制度下完善相應的制度、流程、標準及規(guī)范。是否對物業(yè)損壞賠償?shù)蔫b定、審批、執(zhí)行、監(jiān)督等內(nèi)容進行明確界定，是否明確票據(jù)管理、核算管理、對賬管理、監(jiān)督管理、匯總上報等內(nèi)容，費用收取與記賬核算等不相容崗位是否有效分離。

三、高校后勤業(yè)務內(nèi)部控制優(yōu)化建議

（1）組織架構建設。全面梳理后勤管理處核心業(yè)務，根據(jù)不同業(yè)務職能制定業(yè)務管理流程與規(guī)范，按照業(yè)務管理要求設置內(nèi)設科室崗位及職責，明確內(nèi)部控制、審核審批權限，實現(xiàn)分事行權、分崗設權、分級授權、定期輪崗。細化科室負責人相關審批權限與職責，明確重大經(jīng)濟事項集體決策制度。

（2）運行機制建設。明確各科室職能，將各業(yè)務管理統(tǒng)一歸口至單一部門進行集中管理，將決策、執(zhí)行、監(jiān)督等不相容職能分離，杜絕各部門自行進行采購、自行管理資產(chǎn)并使用資產(chǎn)等情況。按照業(yè)務職能要求，針對重大經(jīng)濟業(yè)務和事項建立監(jiān)督檢查制度，根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生頻次、價值高低設置日常監(jiān)督檢查或定期抽樣檢查要求，加強重大經(jīng)濟業(yè)務和事項的審核審批，實現(xiàn)權責一致。加強人事管理，按照要求聘用適當人員，對關鍵崗位進行定期考核，加強考核結果應用。

（3）資產(chǎn)管理業(yè)務。按照高校國有資產(chǎn)管理部門對資產(chǎn)統(tǒng)一管理的要求，對固定資產(chǎn)、專用設備、低值易耗品、車輛等進行分類管理，加強專用設備和低值易耗品的驗收、入庫、調(diào)劑、維護、處置、評估、審計等管理，明確維修設備歸檔與保管管理制度與流程。明確維修設備領用與收回管理制度流程，明確低值易耗品保管與發(fā)放管理制度流程，建立低值易耗品存貨臺賬。應明確校車用車申請管理制度流程，加強校車用車審核審批。成立資產(chǎn)清查盤點小組，優(yōu)化資產(chǎn)清查盤點流程，定期對實物資產(chǎn)進行清查盤點，與財務部門定期進行賬目核對，將盤點情況及時上報主管部門，做到賬實相符、賬賬相符。

（4）人事管理業(yè)務。在高校人事管理內(nèi)部控制框架下，明確臨時用工人事聘用制度流程，明確招聘計劃的審核審批，明確招聘對象、招聘條件、招聘方式、招聘流程（招聘信息、報名、資格審查、筆試、面試、體檢、考察、公示和聘用）等內(nèi)容，加強考核考評。明確人事請假審批流程、標準及規(guī)范，加強請假補簽管理，將請假管理與日?？记凇⒛甓瓤己?、續(xù)聘延聘相結合。應明確人事加班管理審批流程、標準及規(guī)范，加強對加班計劃的審核審批。對緊急需求加班情況進行嚴格界定，主管負責人同意后方可實施加班。加班結束后，應對加班情況及完成質(zhì)量進行核查，核查無誤后按照制度流程進行審核審批。進一步完善人事日?？记诠芾恚鞔_考勤流程、標準與規(guī)范，妥善保存考勤原始記錄，及時將考勤情況匯總報告上級主管部門。

（5）維修管理業(yè)務。分類制定一般物業(yè)維修、學生公寓維修、汽車保養(yǎng)維修及其他專用設備保養(yǎng)維修管理制度、流程與規(guī)范，加強維修預算制定、支出審批、監(jiān)督檢查等關鍵環(huán)節(jié)風險控制。按照學校預算管理內(nèi)部控制要求，對預算外臨時報修進行論證、審核與審批，在預算批復后實施維修。同時，制定預算外臨時緊急報修制度，加強學校財務、資產(chǎn)、業(yè)務、后勤等部門的論證與協(xié)調(diào)，確保維修工作在制度約束下開展實施。

（6）采購管理業(yè)務。在高校采購管理內(nèi)部控制框架下，完善部門內(nèi)部采購制度，建立采購業(yè)務的歸口管理部門，加強采購計劃論證、采購組織運行、采購績效評價。配合學校采購管理部門完成采購計劃編制、采購項目評審、采購商品驗收、采購績效評價等工作，完成部門內(nèi)部采購活動的組織與管理。經(jīng)營服務活動的招標評價等決策工作由學校建立工作小組協(xié)調(diào)統(tǒng)一管理，后勤管理部門主要負責經(jīng)營服務活動的日常管理與考核，管理情況及時上報學校有關部門，作為招標評價的重要決策依據(jù)。

（7）收費管理業(yè)務。應在高校財務管理內(nèi)部控制框架下，完善收入相關管理制度、流程、標準及規(guī)范，加強收入的現(xiàn)金管理、賬務管理、票據(jù)管理、核算管理，確保各項收入應收盡收、及時入賬。明確水電服務收費管理制度，加強收費的票據(jù)管理、核算管理、對賬管理、監(jiān)督管理、匯總上報，對不相容崗位進行有效分離。應在高校國有資產(chǎn)管理部門領導下，明確物業(yè)損壞賠償管理制度、流程、標準與規(guī)范，加強對物業(yè)損壞程度的鑒定，明確物業(yè)損壞價格賠償標準，完善物業(yè)損壞賠償審核審批。

結語

財政部、教育部發(fā)布內(nèi)部控制規(guī)范要求之后，全國各高校均積極投入到內(nèi)部控制建設中并取得了顯著成效。但目前的內(nèi)部控制以六大經(jīng)濟業(yè)務為核心，與高校教育事業(yè)發(fā)展特征相結合的“特有”業(yè)務分析研究還不豐富。高校后勤業(yè)務與六大經(jīng)濟業(yè)務緊密相連，而且包含的業(yè)務內(nèi)容更加復雜、多樣、量大。部分高校后勤業(yè)務支出占預算支出較大比例，所以后勤管理的有效性將直接影響整體內(nèi)部控制的運行成效。本文基于部分高校關于后勤業(yè)務內(nèi)部控制建設與風險評估的經(jīng)驗，分析了后勤業(yè)務內(nèi)部控制中應關注的風險點，并根據(jù)風險內(nèi)容提出優(yōu)化建議，希望研究結果對高校全面內(nèi)部控制的實施提供助力。財