會計電算化下的會計檔案管理實施策略研究

孫艷 山東理工職業(yè)學院

引言

隨著我國現(xiàn)代企業(yè)計算機信息應用的不斷發(fā)展普及，會計師和財務企業(yè)檔案管理也逐漸向中小企業(yè)財務電算化檔案管理業(yè)務方向快速推進發(fā)展，如何有效規(guī)范組織實施當前我國財務會計師和財務企業(yè)檔案管理，提高當前我國財務會計師和財務企業(yè)檔案管理者的工作效率和檔案服務運行質量，使當前我國財務會計企業(yè)財務管理檔案的績效管理作用研究能夠真正得到有效的發(fā)揮，逐漸發(fā)展成為當前以來我國財務會計界國際學術研究的一個重要熱點。

一、會計電算化下的企業(yè)內部實際財務管理控制信息系統(tǒng)概念

根據(jù)我國企業(yè)會計電算化管理的基本概念定義，電子商務會計企業(yè)數(shù)據(jù)計算信息處理技術企業(yè)會計信息技術，是一種主要用企業(yè)電子商務計算機來將數(shù)據(jù)處理作為企業(yè)會計處理工具，并專門從事各類企業(yè)會計管理工作，是目前我國推進企業(yè)會計工作現(xiàn)代化管理體系建設的重要理論技術成果。因此，基于大型企業(yè)會計管理信息系統(tǒng)電算化的大型民營企業(yè)內部經(jīng)濟財務管理控制，為有效率地保證內部經(jīng)濟社會固定資產(chǎn)財務管理會計信息的準確性和完整性，以及會計信息安全性，有關地方財政部門一般認為企業(yè)應及時主動采取科學有效的財務控制措施，對其進行系統(tǒng)化和規(guī)范化，以及自我管理進行科學控制和自動進行調節(jié)的一個管理過程。在當前我國內部會計信息化和電算化的發(fā)展環(huán)境下，在采用公司企業(yè)財務管理電算化組織內部會計業(yè)務信息有效管理控制系統(tǒng)中，有"部門控制"和"組織內部控制"兩種基本職能類型，組織內部有效管理控制的主要目的是在采用公司內部會計專業(yè)財務電算化會計信息管理系統(tǒng)下，根據(jù)公司企業(yè)員工崗位職責，對公司企業(yè)員工內部管理進行明確職能界定，通過其在組織內部建立一定的規(guī)章制度管理體系等，直接有效實現(xiàn)內部有效管理控制。

二、會計電算化下會計基礎工作的影響

從現(xiàn)階段關于我國企業(yè)管理人員會計核算業(yè)務管理，以及電算化企業(yè)理論研究發(fā)展的實際性和應用進展情況分析結果來看，由于當前我國會計電算化在企業(yè)理論上和實踐深入發(fā)展中過程中還仍然普遍存在一些突出矛盾問題，影響了當前我國管理企業(yè)會計業(yè)務管理工作，及我國企業(yè)組織內部管理系統(tǒng)會計工作的不斷穩(wěn)步優(yōu)化和健康發(fā)展，在很大一定程度上形成了新的企業(yè)社會管理問題。例如，在幫助企業(yè)處理各類企業(yè)員工的會計財務交易時，會計信息化在電算化處理系統(tǒng)中就可以在一定程度數(shù)量級的程度上有效率地提高企業(yè)會計財務核算的實際工作效率。手工操作的會計交易數(shù)據(jù)信息被自動刪除，在一定數(shù)量程度上，帶來會計數(shù)據(jù)信息安全的所有外部風險，需要建立相應的內部風險控制管理制度，能夠加以有效進行約束，以充分證明提高會計信息電算化的高效質量，同時可以降低實際應用中的風險。同時，在當前會計信息電算化的大環(huán)境下，企業(yè)財務交易流程授權與我們傳統(tǒng)中的商業(yè)交易流程授權在一定很大程度上進行了比較，對傳統(tǒng)企業(yè)交易提出了新的業(yè)務要求的優(yōu)化管理。基于在這個關鍵問題上，通過研究開發(fā)一套完善的內部風險控制管理制度，可以有效地保證會計信息的實時準確性，提高企業(yè)會計信息等重要數(shù)據(jù)來源，以及信息的準確可靠性和實際應用中的安全性。為切實確保中小企業(yè)或個人國家各項經(jīng)濟發(fā)展戰(zhàn)略目標和優(yōu)惠政策的貫徹落實，要嚴格落實企業(yè)防弊管理措施，增強中小企業(yè)經(jīng)營管理創(chuàng)新能力，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。會計中的電算化對銀行會計管理基礎專業(yè)工作的主要影響。

三、提高企業(yè)會計財務檔案管理業(yè)務水平的相關實施策略

（一）切實做好會計檔案的定期收集、管理和定期保存準備

工作企業(yè)財務部門首先建立一份保存有關原有企業(yè)財務數(shù)據(jù)的備份文件，有效率地避免原有企業(yè)計算機或者電腦硬件檔案管理工具系統(tǒng)財務數(shù)據(jù)完全丟失后的嚴重不良影響，原有的企業(yè)會計檔案財務數(shù)據(jù)電算化檔案管理軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)，通?？稍诙潭痰陌肽陼r間內迅速進行完全恢復。在正確認識做好企業(yè)系統(tǒng)安全備份數(shù)據(jù)管理工作的重要意義的同時，注意及時收集了解有關如何使用企業(yè)計算機系統(tǒng)備份管理軟件的系統(tǒng)相關技術信息。由于目前傳統(tǒng)企業(yè)電算化的企業(yè)會計信息管理檔案，一般都是以直接形式的存儲在大型電子文件光盤或其他大型磁性硬盤存儲上，根據(jù)這些會計信息存儲載體的不同物理結構特性，在準備形成會計檔案時，應分別準備兩份文件副本，每個備份文件副本應清楚地明確標明每個文件的數(shù)據(jù)形成起止時間，以及相關操作管理人員的其他相關業(yè)務信息的不同于檔案位置。文件柜在存放時不要過于強烈靠近室內磁場，并且要注意清除灰塵和室內濕氣。若是復印有磁性無法保存下，需要進行定期檢查和及時復印，避免因復印磁性保存介質發(fā)生損壞，導致丟失相關會計業(yè)務檔案相關信息。應特別注意會計財務電算化數(shù)據(jù)檔案及其他相應的會計財務管理資料，軟件使用版本內容應始終保持一致，避免因不同軟件使用版本不同而直接影響您的會計數(shù)據(jù)。此外，基于企業(yè)計算機應用程序的安全考慮，設置系統(tǒng)相應的安全密碼，加強系統(tǒng)的安全數(shù)據(jù)保護，定期組織進行安全補丁系統(tǒng)維護，防止存在計算機安全或網(wǎng)絡安全中的會計信息惡意丟失或被他人惡意修改。

（二）提高相關人員的綜合素質

會計業(yè)務檔案的數(shù)據(jù)管理一般由計算機來進行操作，會計業(yè)務檔案管理信息的數(shù)據(jù)穩(wěn)定性和安全性，關系涉及會計相關工作人員的基本業(yè)務素質和專業(yè)技術水平。對此，需要所有參與會計行業(yè)檔案管理的會計相關從業(yè)人員，根據(jù)會計業(yè)務和檔案管理工作內容的不同，進行全面的系統(tǒng)職業(yè)教育知識培訓，分類進行培訓，并及時進行有關相應的人員職業(yè)道德意識教育，以利于確保我國會計行業(yè)檔案管理培訓工作的正常順利進行。而會計管理檔案業(yè)在電算化管理條件下，要不斷強化會計檔案業(yè)務管理者的職業(yè)法律意識以及檔案管理培訓工作，才能健康有序地順利開展。

（三）會計檔案管理工作的獨特性

促進企業(yè)會計工作的重要過程也僅是會計企業(yè)檔案的一種形成重要過程，會計工作也是會計檔案管理的主要內容和構成形式，以及工作會計檔案電算化的一種形成重要機制，更多的是工作會計檔案電算化的特殊重要前提就是設定了會計參數(shù)代碼，客戶服務信息，建立起了會計科目管理體系，使用會計電算化后不能同時存在重復修改和形成無痕跡的重復修改，不僅直接影響日常財務核算，統(tǒng)計和資料查詢也直接決定著最終的會計工作質量，會計企業(yè)檔案形成數(shù)量的多少，決定著企業(yè)會計工作在事業(yè)單位財務管理，以及和組織上級會計檢查工作中的具體表現(xiàn)，擺在上級組織面前的任務是保證會計工作的最終質量。因此，會計部門管理應該盡快徹底改變過去事后專門負責收集和臨時管理裝載各類會計業(yè)務檔案的傳統(tǒng)工作做法，會計檔案業(yè)務監(jiān)督管理檢查工作，應該貫穿于現(xiàn)代企業(yè)會計管理工作的全面發(fā)展過程，以便我們能更好地適應現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，對會計監(jiān)督管理和企業(yè)財務預算審計進行監(jiān)督管理檢查的實際工作需要，監(jiān)督管理檔案業(yè)務崗位就需要直接負責監(jiān)督會計檢查并落實這項業(yè)務管理工作。此外，做好現(xiàn)有會計軟件檔案的日常收集、整理、裝訂和儲存保管管理工作，定期組織做好日常檔案備份和軟件磁盤數(shù)據(jù)拷貝管理工作，保證現(xiàn)有軟件會計數(shù)據(jù)和與現(xiàn)有紙質會計文件質量相符的磁盤份數(shù)。

結語

綜上所述，基于當前會計信息數(shù)據(jù)處理應用技術快速發(fā)展，以及會計實際應用現(xiàn)狀，基本完全實現(xiàn)了會計信息化和電算化，各種新的會計信息數(shù)據(jù)處理應用技術在開展現(xiàn)代化的會計管理業(yè)務中，以及檔案管理已經(jīng)逐步得到了廣泛的研究和應用。充分闡述了當前會計專業(yè)人員電算化檔案管理模式條件下各類大型會計專業(yè)人員檔案的具體管理實施特點，通過大量案例研究分析當前會計專業(yè)人員檔案管理中一些問題，提出了一種相應的管理實施指導策略。希望通過本文的詳細介紹為今后加強會計財務檔案管理的具體實施工作提供一些參考，提高會計檔案管理的工作質量和服務水平。財