“集團隊之力，促工作實效”：開放大學(xué)管理團隊運行初探

張超，王永輝

（江蘇開放大學(xué)國開分部教學(xué)管理中心，江蘇南京210036）

教育部《關(guān)于辦好開放大學(xué)的意見》（教職成〔2016〕2號）明確提出“創(chuàng)新師資隊伍建設(shè)，適應(yīng)教學(xué)變革需求”，通過組建課程建設(shè)團隊、課程教學(xué)團隊、課程輔導(dǎo)團隊，提高教、學(xué)、研水平。根據(jù)此要求，國家開放大學(xué)總部陸續(xù)出臺了教學(xué)團隊建設(shè)的相關(guān)文件，在全國開放大學(xué)系統(tǒng)內(nèi)推進課程教學(xué)團隊的建設(shè)，并取得了顯著的成效。在此基礎(chǔ)上，江蘇分部于2017年啟動了管理團隊建設(shè)項目，組建了教務(wù)、學(xué)籍、考試三個管理團隊。通過管理團隊的組建和運行，對提升開放大學(xué)辦學(xué)體系整體管理水平和工作效率進行了實踐與探索，取得了較好的成效。本文以其中考試管理團隊運行為例，闡述管理團隊的運行實踐情況，以期為提升開放大學(xué)的管理水平提供借鑒。

一、管理團隊解決的問題

開放大學(xué)是“以現(xiàn)代信息技術(shù)為支撐，面向成人開展遠程開放教育的新型高等學(xué)?！保?］。開放大學(xué)延續(xù)了廣播電視大學(xué)各級政府辦學(xué)、教育行政部門管理的管理體制。在教學(xué)上實行“統(tǒng)籌規(guī)劃、分級辦學(xué)、分級管理”［2］，上級開放大學(xué)對下級開放大學(xué)的業(yè)務(wù)進行指導(dǎo)的管理模式。其中分級管理是總部、分部、學(xué)院、學(xué)習(xí)中心的四級管理模式。

這種管理模式在發(fā)揮系統(tǒng)各層級辦學(xué)主體積極性的同時，也帶來了管理的弊端，主要在三個方面：

1.分級管理模式的上級對下級單位只有業(yè)務(wù)指導(dǎo)權(quán)，沒有行政管理權(quán)，缺乏對人、財、物的控制權(quán)，不易進行績效考核。

2.隨著業(yè)務(wù)分工細化和招生量的大幅增加，管理人員人手缺乏，一人身兼數(shù)崗的現(xiàn)象比較普遍，影響了這部分人員的工作積極性和工作效率。

3.管理人員更新頻繁，新接手人員需要較長的周期才能熟悉較煩瑣的業(yè)務(wù)流程，極易出現(xiàn)工作“失誤”。

這些問題的影響在考試管理中也表現(xiàn)突出，比如：

1.系統(tǒng)僵化，考試管理規(guī)章制度較陳舊?？荚嚬芾硐嚓P(guān)規(guī)章制度都執(zhí)行總部的文件，但版本都是早期發(fā)布的，部分內(nèi)容已不適應(yīng)當(dāng)前的形勢和業(yè)務(wù)要求，且每個省（分部）的基礎(chǔ)條件和實際情況不相同，在執(zhí)行過程中容易會出現(xiàn)管理規(guī)章制度的盲區(qū)。

2.工作流程文字說明缺失。大部分工作業(yè)務(wù)流程都以口頭傳授的形式存在，沒有文字的說明和記錄。造成人員變換后，新人很難快速接手工作或?qū)ぷ鲀?nèi)容的理解有偏差，在熟悉工作期間工作效率低且易產(chǎn)生錯誤。

3.考試管理人員被日常工作纏身，沒有精力去開創(chuàng)新方法、新技術(shù)應(yīng)用。近十年來，新方法和新技術(shù)不斷地應(yīng)用到各行各業(yè)，考試管理工作也需要趕上時代的進步，通過對新方法和新技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，優(yōu)化工作流程和提高工作效率。

4.各級辦學(xué)單位之間的溝通交流不夠，造成上下級單位之間對業(yè)務(wù)的需求和實施情況的了解不足，平級單位之間無法對好的工作方法和經(jīng)驗進行交流和學(xué)習(xí)。

為消解上述現(xiàn)象帶來的影響，國開江蘇分部嘗試打破層級管理關(guān)系，通過組建考試管理團隊，通過團隊運行，進一步提升考試工作的準(zhǔn)確性、安全性和高效性。

二、組建管理團隊的目的和措施

（一）組建團隊的目的

以問題為導(dǎo)向，有針對性地解決在考試管理工作中突出的問題，細化規(guī)章制度，完善制訂效率高、可操作性強的工作方法，并著力建立一支創(chuàng)新意識強、管理水平高、協(xié)作精神好的管理團隊，以提升全省考試管理隊伍整體業(yè)務(wù)水平。

（二）團隊的人員結(jié)構(gòu)及分工

團隊成員的構(gòu)成要考慮年齡、職稱、地域和知識結(jié)構(gòu)等因素，各級單位的成員比例應(yīng)適當(dāng)。團隊的正常運行要依靠所有團隊成員的力量［3］。在團隊組建之初，就以團隊成員之間的平等、尊重、協(xié)商與協(xié)作為基礎(chǔ)［4］，根據(jù)成員的能力及特長合理分工，為今后的團隊考核提供依據(jù)。初期的團隊分工方案可“有粗有細”，在團隊運行過程中可根據(jù)具體情況進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

1.團隊負責(zé)人：負責(zé)團隊組建、成員遴選、組織制訂和實施團隊建設(shè)和運行工作計劃，開展團隊活動，負責(zé)團隊建設(shè)和運行經(jīng)費的管理與支配，是管理團隊建設(shè)和運行任務(wù)的責(zé)任人。

2.團隊專家：負責(zé)對團隊建設(shè)和運行工作的科學(xué)性、合理性進行指導(dǎo)。

3.團隊核心成員：協(xié)助團隊負責(zé)人制訂團隊建設(shè)和運行的工作計劃，整合與使用系統(tǒng)管理資源，協(xié)作開展團隊活動；梳理教學(xué)管理規(guī)章制度，優(yōu)化教學(xué)管理工作流程；探索和實踐教學(xué)管理工作新思路、新方法、新技術(shù)，創(chuàng)新教學(xué)管理工作運行機制，推進教學(xué)管理模式改革。

4.團隊骨干成員：按照團隊建設(shè)和運行的工作計劃負責(zé)在本單位組織與實施，并定期反饋工作組織及實施情況。

（三）團隊的運行

1.以學(xué)期為周期開展工作，團隊運行跨度為四個學(xué)期。

2.團隊負責(zé)人根據(jù)團隊建設(shè)需要結(jié)合考試管理中的問題，制定團隊活動計劃，并按照活動主題開展學(xué)習(xí)和研討活動，團隊成員根據(jù)活動內(nèi)容和安排參與活動，承擔(dān)相應(yīng)的任務(wù)。

3.團隊成員每學(xué)期根據(jù)工作安排集中一次，具體討論團隊建設(shè)工作的成績和不足，探討下一步建設(shè)的目標(biāo)和內(nèi)容。

4.邀請團隊專家進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和經(jīng)驗分享。

三、團隊運行取得的經(jīng)驗、成果綜述

自2017年10月立項后，江蘇開放大學(xué)即組建了28人的團隊，對團隊成員的工作內(nèi)容進行了明確分配；通過組織開展多種形式的活動，對當(dāng)前考試管理工作中存在的問題進行了系統(tǒng)的分析，提出了解決方案并制定了相應(yīng)的制度規(guī)范；建設(shè)過程中，全體團隊成員積極參與，共同出謀劃策，成效顯著，達成了團隊建設(shè)目標(biāo)［5］。

（一）建立了一支結(jié)構(gòu)合理、實干高效的團隊

團隊由團隊負責(zé)人1 人、團隊專家2 人、核心成員10人和骨干成員15 人構(gòu)成；其中，團隊專家邀請了一位長期從事開放教育管理工作的處級領(lǐng)導(dǎo)和一位正教授，核心成員10 人分別來自分部考試辦公室、直屬學(xué)院和5 所市級開放大學(xué)，都有豐富的從事考試管理的經(jīng)驗和較強的信息化技術(shù)應(yīng)用能力；骨干成員15 人分別來自系統(tǒng)內(nèi)12 所市級開放大學(xué)和2 所縣級開放大學(xué)長期從事一線工作的考試管理人員。將辦學(xué)系統(tǒng)中考試崗位上的精英力量通過團隊的形式集中到一起，提升了這部分人員的歸屬感，進而保持系統(tǒng)的凝聚力。在日常工作中，通過團隊渠道進行自上而下的信息傳達和自下而上的信息反饋，效率極高。

（二）取得了實際的工作成效

1.對考試管理工作的整體流程進行了梳理，結(jié)合各級考試工作人員在工作中遇到的問題有重點、有針對地進行分析，提出解決方案，并結(jié)合近年來的工作經(jīng)驗，修訂了考試管理規(guī)章制度，優(yōu)化了考試管理工作流程。在此基礎(chǔ)上完成了《國家開放大學(xué)學(xué)習(xí)支持服務(wù)解決方案：實務(wù)篇》第五章考試管理工作實務(wù)的撰寫任務(wù)，彌補了之前部分工作業(yè)務(wù)流程缺失文字說明的問題。

2.完善了分部考試辦公室崗位工作職責(zé)、工作流程及工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并為學(xué)院和學(xué)習(xí)中心制定和完善了考試管理工作相關(guān)制度和崗位工作職責(zé)，為實現(xiàn)江蘇省開放辦學(xué)系統(tǒng)三級管理（分部、學(xué)院、學(xué)習(xí)中心）的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化打下基礎(chǔ)。

3.發(fā)揮團隊成員的能動性，對業(yè)務(wù)能力較弱的單位或新進考試管理人員提供點對點的支持服務(wù)，提高了這些單位的整體業(yè)務(wù)水平，明顯降低了工作的出錯率。同時，團隊成員完成支持服務(wù)的過程，也實現(xiàn)了自我能力的提升。

（三）積累了豐富的管理經(jīng)驗

1.通過團隊建設(shè)，集中系統(tǒng)內(nèi)骨干力量，以完善制度、優(yōu)化流程、改進方法、提高效率、促進發(fā)展為目標(biāo)，在團隊成員之間平等、協(xié)商與協(xié)作的氛圍下，使每個成員都有為團隊建設(shè)出力的責(zé)任感和集體榮譽感，可充分發(fā)揮團隊成員的主觀能動性，以更積極的心態(tài)投入團隊活動和日常工作中去。

2.團隊成員來自分部、學(xué)院和學(xué)習(xí)中心，這三個層級的人員，工作面對的對象和側(cè)重點都各不相同，對同樣一件工作都有著各自的立場和態(tài)度。在團隊運行中發(fā)現(xiàn)這樣的人員構(gòu)成非常適用于開放教育的管理模式，可更充分地考慮江蘇分部三級管理模式下的共性和個性問題，發(fā)現(xiàn)問題的視野更廣，解決問題的思路更寬。

3.江蘇分部共有80 余個學(xué)習(xí)中心，之前這些學(xué)習(xí)中心的管理水平是參差不齊的，通過團隊的運行，同時編織了一張覆蓋全省的支持服務(wù)網(wǎng)，集眾人之力，對業(yè)務(wù)能力較弱的單位或新進考試管理人員進行“傳、幫、帶”，以一個團隊的力量覆蓋影響到全省，保證了江蘇省考試管理工作高效、高質(zhì)地完成，對全省考試管理業(yè)務(wù)能力水平的提升起到了積極的作用。

4.通過多種形式的研討和培訓(xùn)，給基層工作人員提供了更多表達自己意見和建議的機會；在與兄弟學(xué)校管理人員面對面的交流中，將工作中解決問題的思路和方法互通有無，有利于提高考試管理人員的自信心和對問題的處理能力。

5.團隊成員在團隊建設(shè)運行過程中，通過參與會議、培訓(xùn)、研討等活動的組織籌備和活動結(jié)束后的歸納總結(jié)，提高了組織、協(xié)調(diào)能力，鍛煉了語言和文字表達能力。

6.團隊成員都在考試管理工作一線從事具體的工作，團隊的研究成果和改進措施可以迅速在實際工作中實施，實施效果可以第一時間進行反饋，團隊可根據(jù)反饋的實施效果快速進行調(diào)整，體現(xiàn)了高效的落實和反饋能力。

四、團隊建設(shè)總結(jié)和今后的工作方向

通過組建考試管理團隊，將平時較分散的管理力量集中起來，合力對工作中出現(xiàn)的問題進行分析，制定對策。在團隊運行實踐過程中，高效、快速地制訂問題解決方案、反饋方案實施效果和群體能力的提高等等表現(xiàn)，都證明了團隊建設(shè)是當(dāng)前提高管理水平的有力手段，這也是準(zhǔn)備組建下一批次考試管理團隊的主要原因之一。

在首批考試管理團隊建設(shè)取得的成效和經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，對今后團隊建設(shè)和研究方向也有了大致的輪廓：

1.對考試管理各崗位的“崗位工作評估”內(nèi)容還需進一步細化，需要對考試管理的考核機制進行研究并出臺相關(guān)規(guī)范性文件，以體現(xiàn)對每個崗位工作的量化考核。

2.針對基于網(wǎng)絡(luò)考試（機考）非統(tǒng)一時間進行的特點，對如何進行考試過程的全面監(jiān)控管理進行研究。

3.到兄弟省級開放大學(xué)進行交流，學(xué)習(xí)、借鑒其他分部的管理經(jīng)驗。

4.繼續(xù)發(fā)揮團隊成員的骨干帶頭作用，嘗試將團隊成員進行分組，以分片包干的形式對各教學(xué)點提供精準(zhǔn)支持服務(wù)，以進一步提升全省考試管理業(yè)務(wù)能力水平。

5.研究在新形勢下，如何有效防范各種考試作弊、違紀(jì)情況的發(fā)生，如通過利用生物識別技術(shù)，對考生身份進行甄別，以杜絕替考現(xiàn)象的發(fā)生。

6.細化巡（蹲）考人員工作職責(zé)，對考點組織考試過程中各項工作的完成情況進行量化，進而達到對考點的量化考核。