“互聯(lián)網(wǎng)”背景下高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)研究

陳娟 楊宗平

(阿拉善左旗人力資源和社會(huì)保障綜合服務(wù)中心，內(nèi)蒙古 阿拉善盟 750306)

引言：檔案管理在現(xiàn)階段具有重要的意義，無論是政府機(jī)構(gòu)還是國(guó)有企業(yè)單位的人才錄用都離不開人事檔案的應(yīng)用。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，檔案管理卻仍以傳統(tǒng)檔案管理為主，不利于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，無法滿足新時(shí)代需求。因此，需要重視檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化與升級(jí)工作，在確保系統(tǒng)安全性、可靠性的前提下，提高檔案管理的工作效率。

一、高校畢業(yè)生檔案管理的重要意義

對(duì)于高校學(xué)生而言，畢業(yè)生檔案具有重要的作用。既是求職的敲門磚，又是工作后人事檔案的重要內(nèi)容。高校畢業(yè)學(xué)生在學(xué)校的日常表現(xiàn)、道德品質(zhì)以及學(xué)業(yè)成績(jī)等都會(huì)如實(shí)的記入到檔案學(xué)籍中，當(dāng)學(xué)生畢業(yè)后，檔案學(xué)籍會(huì)依據(jù)學(xué)生要求轉(zhuǎn)入相應(yīng)的工作單位、戶口所在地人才市場(chǎng)或就業(yè)局等，進(jìn)而作為學(xué)生進(jìn)入社會(huì)后的檔案資料。所以，作為人事檔案的重要組成，用人單位也會(huì)依據(jù)學(xué)生在工作期間內(nèi)的相應(yīng)表現(xiàn)如實(shí)的記入到人事檔案中。在日后的職稱評(píng)定、工齡計(jì)算以及退休手續(xù)的辦理時(shí)具有重要的參考價(jià)值。若缺少相應(yīng)的人事檔案，會(huì)對(duì)學(xué)生的利益造成不利的影響。因此，需要重視高校畢業(yè)生檔案管理，不僅是因?yàn)闄n案能夠真實(shí)反映學(xué)生的表現(xiàn)和學(xué)習(xí)狀況，更是由于其擁有一定的權(quán)威性，獲得了用人單位的重視。例如，在事業(yè)單位、國(guó)企單位以及政府機(jī)關(guān)都會(huì)嚴(yán)格審核畢業(yè)生的檔案，更是評(píng)定是否錄取畢業(yè)生的重要依據(jù)。畢業(yè)生的檔案經(jīng)過嚴(yán)格篩查和審查后，用人單位可迅速了解學(xué)生的在校表現(xiàn)，對(duì)學(xué)生的品質(zhì)、學(xué)習(xí)成績(jī)有了初步的了解。所以，檔案的豐富程度有助于用人單位對(duì)學(xué)生的快速了解，明確是否予以錄用。故此，高校畢業(yè)生檔案在學(xué)生就業(yè)、后期發(fā)展中具有重要的意義。確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠能夠幫助學(xué)生向用人單位展現(xiàn)自身的優(yōu)勢(shì)，從而獲得理想的崗位和職位。

二、高校檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，在高校檔案管理中，檔案管理人員缺乏檔案管理的重視程度，甚至對(duì)檔案工作存在一定的偏差。受到傳統(tǒng)落后思想的影響，使得檔案管理人員無法發(fā)揮自身積極的作用，檔案管理工作效率較低。加之檔案管理人員年紀(jì)大、能力較低以及計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力較低，導(dǎo)致高校檔案管理面臨一系列問題?，F(xiàn)階段最主要的問題在于專職人員結(jié)構(gòu)不夠合理。缺乏科學(xué)、合理的管理意識(shí)，使得一些管理人員對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用能力較低，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)識(shí)不足使得管理人員無法高效的運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，電子檔案遲遲無法發(fā)揮積極作用。除此之外，檔案管理工作還存在設(shè)施配套不全的問題，經(jīng)費(fèi)、成本投入較少，使得整個(gè)管理愈加混亂，管理效率不斷降低。與此同時(shí)，還存在入檔不及時(shí)、檔案材料存放不規(guī)范等問題，在進(jìn)行檔案查詢時(shí)，受到地域限制，無法跨地域和在線進(jìn)行查詢。電子檔案管理能力較低，多數(shù)的畢業(yè)生檔案查詢以人工查詢?yōu)橹鳎瑖?yán)重影響信息查詢的效率。由于缺乏相應(yīng)的線上查詢平臺(tái)，部分檔案信息查詢?nèi)砸跃€下查詢?yōu)橹鳎速M(fèi)了大量時(shí)間的同時(shí)影響檔案管理的效率。在管理過程中，缺乏對(duì)信息化、智能化的重視程度，使得檔案管理工作浪費(fèi)了大量時(shí)間[1]。

三、高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)與分析

在新時(shí)代的背景下，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展逐漸代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，轉(zhuǎn)而采取電子數(shù)據(jù)保存的方式。需要注意的是，電子數(shù)據(jù)保存檔案信息需要確保數(shù)據(jù)的加密性能良好，從而保障數(shù)據(jù)的安全性?；谏鲜鰡栴}，通過設(shè)計(jì)相應(yīng)的動(dòng)態(tài)加密方式對(duì)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行科學(xué)加密，有助于提升檔案信息的安全性。

（一）系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為依托，為實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案歸檔的方便和快捷，需要以活動(dòng)服務(wù)器界面作為系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)，借助相應(yīng)的服務(wù)器模式，該方式對(duì)空間要求較低，能夠有效實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢。在該系統(tǒng)結(jié)構(gòu)（如圖1所示）中，數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)在服務(wù)器的幫助下，在中間層運(yùn)用相關(guān)的全球廣域網(wǎng)以及活動(dòng)服務(wù)器界面。該設(shè)計(jì)中主要有應(yīng)用服務(wù)層、數(shù)據(jù)庫(kù)層以及用戶層。其中，用戶層能夠?qū)崿F(xiàn)以瀏覽器為中心，能夠向應(yīng)用服務(wù)層進(jìn)行發(fā)送相應(yīng)的請(qǐng)求，當(dāng)活動(dòng)服務(wù)器界面與WEB 服務(wù)器接收到相應(yīng)請(qǐng)求后，可借助功能模塊為其提供服務(wù)，數(shù)據(jù)引擎會(huì)在服務(wù)器提供服務(wù)的過程中向數(shù)據(jù)層發(fā)送相應(yīng)的請(qǐng)求，有效獲得相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，當(dāng)數(shù)據(jù)再次返回應(yīng)用服務(wù)層時(shí)，能夠更好地和功能模塊相融合，為用戶提供相應(yīng)信息內(nèi)容[2]。

圖1 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

（二）系統(tǒng)功能

之所以設(shè)計(jì)相應(yīng)的系統(tǒng)，是因?yàn)樾枰_(dá)到檔案管理信息化的目的。幫助檔案管理人員更加快捷、方便的整理和管理檔案，有助于畢業(yè)生隨時(shí)查看檔案信息，且不受地域和空間的限制，能夠通過在線交流的方式，實(shí)現(xiàn)線上溝通。依據(jù)上述需求，在系統(tǒng)功能中主要設(shè)置了9 個(gè)模塊，分別為檔案信息錄入、檔案信息查詢、檔案信息編輯、在線咨詢與管理、在線查詢管理、檔案調(diào)閱管理、用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密以及數(shù)據(jù)備份等9 項(xiàng)。其中，檔案信息錄入是根據(jù)WEB 頁(yè)面的需求，及時(shí)錄入高校畢業(yè)生的檔案信息內(nèi)容。檔案信息查詢是指當(dāng)管理人員需要使用該項(xiàng)內(nèi)容時(shí)，能夠迅速找到畢業(yè)生的檔案信息，及時(shí)了解學(xué)生的檔案管理情況。檔案信息編輯是為管理人員提供便利，借助該模塊完成檔案的更正與發(fā)布，有助于實(shí)現(xiàn)在線查詢信息服務(wù)功能。在線咨詢和管理能夠?yàn)楦咝．厴I(yè)生提供交流和溝通的平臺(tái)，可在該平臺(tái)中留言咨詢問題。與此同時(shí)，該模塊還擁有一定的管理功能，相關(guān)管理人員可在后臺(tái)系統(tǒng)刪除留言信息。在線查詢模塊則是將互聯(lián)網(wǎng)作為基礎(chǔ)，對(duì)高校畢業(yè)生依據(jù)檔案編號(hào)、畢業(yè)時(shí)間以及姓名等進(jìn)行依次整理，方便畢業(yè)生查找個(gè)人信息，提高查找效率。用戶權(quán)限管理則能提供相應(yīng)的注冊(cè)或登錄的服務(wù)，相關(guān)的檔案管理人員擁有一定的權(quán)限，對(duì)高校畢業(yè)生查找相應(yīng)信息作出一定的限制，例如，檔案信息編輯模塊等。機(jī)密模塊是完成系統(tǒng)整體檔案信息的加密，從而確保畢業(yè)生檔案的安全和可靠。數(shù)據(jù)備份模塊可以自動(dòng)備份相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，避免數(shù)據(jù)發(fā)生丟失的問題[3]。

（三）檔案錄入管理

對(duì)于檔案來說，其保存方式多種多樣，既有圖片和聲音，又有文件內(nèi)容和相關(guān)檔案內(nèi)容，因此，在進(jìn)行檔案錄入前的工作量較大。在進(jìn)行檔案錄入時(shí)，需要做好選擇，選擇內(nèi)容主要有檔案目錄、文件目錄、文件內(nèi)容、檔案內(nèi)容、圖片內(nèi)容以及聲音內(nèi)容等6 項(xiàng)模塊，需要進(jìn)行相應(yīng)的操作后，選擇保存、添加、刪除或情況選項(xiàng)，當(dāng)完成上述全部工作后，可關(guān)閉界面，完成相應(yīng)的檔案錄入工作。

（四）檔案調(diào)閱管理

檔案調(diào)閱管理能夠真實(shí)地對(duì)檔案調(diào)閱情況進(jìn)行如實(shí)的記錄，對(duì)加強(qiáng)檔案管理有積極的作用。在進(jìn)行檔案調(diào)閱管理之前首先需要進(jìn)行檔案的選擇，當(dāng)選擇成功后，依據(jù)需求進(jìn)行添加記錄、歸還記錄、借出記錄查詢以及曾借出記錄查詢的選擇，若選擇添加記錄時(shí)，需要進(jìn)行相應(yīng)的內(nèi)容選填，確保內(nèi)容添加成功。而對(duì)于借出記錄和曾借出記錄而言，可通過填選查詢以及顯示查詢結(jié)果的方式進(jìn)行后續(xù)的操作。上述所有操作都可通過相應(yīng)的關(guān)鍵字進(jìn)行搜索，查詢結(jié)果可通過打印的方式，獲得紙質(zhì)的查詢結(jié)果。

（五）數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

在互聯(lián)網(wǎng)背景下，高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)中需要重視以下信息的處理：第一，畢業(yè)生基本個(gè)人信息，姓名、性別、民族、專業(yè)、身份證號(hào)、生源地、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間、學(xué)制信息以及就業(yè)信息。第二，畢業(yè)去向、就業(yè)單位、單位地址、派遣證號(hào)以及就業(yè)現(xiàn)狀等。第三，檔案處理，主要包括檔案郵寄地址、檔案接收單位、檔案投遞的時(shí)間、檔案轉(zhuǎn)出時(shí)間、檔案郵寄號(hào)碼、檔案轉(zhuǎn)遞前編號(hào)、檔案回執(zhí)（一般由高校檔案管理部門和檔案一起轉(zhuǎn)出）。當(dāng)用人單位的人事部門收到畢業(yè)生的檔案后需要及時(shí)寄還相關(guān)的檔案單據(jù)，該單據(jù)能夠作為畢業(yè)生檔案歸檔的憑據(jù)。第四，遺留學(xué)生的相關(guān)檔案信息，包括姓名、學(xué)號(hào)、檔案遺留原因、材料內(nèi)容。由于遺留學(xué)生的檔案信息數(shù)據(jù)量較小，因此多使用的是access 數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，應(yīng)重視用戶表、學(xué)生信息表、遺留學(xué)生檔案信息表、就業(yè)信息表以及檔案?jìng)鬟f信息表的設(shè)計(jì)工作[4]。

四、實(shí)驗(yàn)測(cè)試

為有效驗(yàn)證該系統(tǒng)設(shè)計(jì)的可靠性。以某大學(xué)檔案管理為例，獲得近3 年的畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)。系統(tǒng)進(jìn)入系統(tǒng)界面后，首先需要進(jìn)行登錄，用戶通過輸入用戶名和秘密后進(jìn)入相關(guān)界面。管理員和畢業(yè)生登錄所顯示的內(nèi)容并不相同，因此，在界面中會(huì)有一個(gè)身份識(shí)別的選項(xiàng)，用戶可依據(jù)自身身份進(jìn)行相關(guān)的登錄。若點(diǎn)擊取消按鈕時(shí)，頁(yè)面會(huì)自動(dòng)進(jìn)行關(guān)閉，只有用戶成功輸入正確的信息后才能順利進(jìn)入到系統(tǒng)內(nèi)部。檔案系統(tǒng)的查詢靈活性較強(qiáng)，因此既能精確查找相關(guān)信息也能進(jìn)行模糊查找。用戶可輸入對(duì)應(yīng)的條件，獲得相應(yīng)的查詢結(jié)果。為驗(yàn)證該系統(tǒng)的安全性，可采取對(duì)比實(shí)驗(yàn)的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)安全性的比對(duì)，以應(yīng)對(duì)不同的網(wǎng)絡(luò)攻擊該系統(tǒng)是否能夠抵御相關(guān)的攻擊。通過實(shí)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，該系統(tǒng)的安全性能良好，可抵御相關(guān)網(wǎng)絡(luò)攻擊，提升檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。同時(shí)對(duì)該系統(tǒng)的惡意攔截功能進(jìn)行反復(fù)實(shí)驗(yàn)后得出，該系統(tǒng)在面對(duì)惡意攻擊后，其攔截率會(huì)根據(jù)攻擊次數(shù)的增加而逐漸降低，當(dāng)攻擊次數(shù)到達(dá)50 次后，下降的幅度逐漸降低，攔截成功的概率也趨于穩(wěn)定的狀態(tài)，能夠保持在98%。能夠得出該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)保護(hù)效果超強(qiáng)，對(duì)惡意攻擊能夠?qū)崿F(xiàn)有效的攔截，實(shí)現(xiàn)保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的目的。

對(duì)該系統(tǒng)的性能進(jìn)行測(cè)試的過程中，選擇該大學(xué)380 名教務(wù)管理人員，并將其分為4 組進(jìn)行相應(yīng)的系統(tǒng)測(cè)試，得到相應(yīng)的系統(tǒng)測(cè)試結(jié)果?？梢缘贸?，該系統(tǒng)的性能較為良好，可以對(duì)高校畢業(yè)生的檔案管理進(jìn)行有效的管理，能夠幫助畢業(yè)生在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下打破地域的限制，對(duì)檔案的相關(guān)信息進(jìn)行線上的咨詢和查詢，進(jìn)一步增強(qiáng)了高校畢業(yè)生檔案管理的效率。

結(jié)論：總而言之，學(xué)生的檔案管理工作不僅影響學(xué)校和學(xué)生，更對(duì)用人單位有著重要的作用。因此，應(yīng)重視高校畢業(yè)生檔案管理工作，通過設(shè)計(jì)相關(guān)管理系統(tǒng)的方式，從檔案錄入管理、檔案調(diào)閱管理以及數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)等方面入手，不斷完善和優(yōu)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的高校檔案管理。除此之外，管理系統(tǒng)的完善對(duì)用人單位的人才錄用、高校學(xué)生的管理都有著積極的作用。有助于高校培養(yǎng)更多的綜合性人才，為社會(huì)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。