淺談如何做好基層檔案管理工作

鄒馨

摘要：檔案屬于一種資源，一種事實(shí)依據(jù)，一種人生財(cái)富。在檔案管理工作中，基層檔案是其中的重要內(nèi)容?；鶎訖n案具有真實(shí)性，能夠反映出歷史問(wèn)題?；鶎訖n案管理，需要做到規(guī)范化，具體化，效率化。本篇文章根據(jù)在具體的工作中的實(shí)際情況了解到，在基層檔案的工作中，依然存在著一些問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：基層;檔案;管理

中圖分類(lèi)號(hào)：A 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：（2021）-40-335

引言

檔案，是歷史的真實(shí)寫(xiě)照。檔案中存在的內(nèi)容，都是用來(lái)在未來(lái)歲月中尋找答案的。看著比較復(fù)雜并且無(wú)聊的檔案工作，其實(shí)充滿(mǎn)了莊嚴(yán)神圣的色彩?；鶎訖n案對(duì)過(guò)去的點(diǎn)點(diǎn)滴滴做到了第一手記錄，只有把基層檔案做好管理，才能完整的保存好歷史面貌?；鶎訖n案的管理對(duì)于每個(gè)在職的工作人員來(lái)說(shuō)意義重大。檔案管理和歸納，可以把每天的變化作為歷史材料保存下來(lái)，提供給后代考察，為社會(huì)進(jìn)步提供有效的依據(jù)。

一、基層檔案管理中遇到的問(wèn)題

（一） 關(guān)于人員問(wèn)題

在具體的檔案工作管理中，做不到專(zhuān)人管理。而基層檔案管理工作中，起到核心作用就是檔案人員管理的分配。在檔案管理工作中，任何細(xì)節(jié)都與人有關(guān)。由于現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，基層檔案人員分配不夠合理，長(zhǎng)期由一人兼任，但是一人的經(jīng)歷無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)工作，所以在檔案管理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題。因此，要想解決檔案管理中的基本問(wèn)題，首先需要做到解決的是人員分配問(wèn)題。

2人員流動(dòng)性大

檔案管理對(duì)于工作人員的職責(zé)素養(yǎng)有非常高的要求，其中專(zhuān)業(yè)性和連續(xù)性是最核心的要求，所以，而經(jīng)常更換工作人員是不符合連續(xù)性發(fā)展的，并且會(huì)給后續(xù)的檔案整理工作帶來(lái)不利因素，并且待問(wèn)題出現(xiàn)的時(shí)候，解決問(wèn)題的速度會(huì)滯后，影響工作效率。另外關(guān)于專(zhuān)業(yè)性，對(duì)于在崗或者即將入職的工作人員，要有一定的技能培訓(xùn)，并且還需要有一個(gè)適應(yīng)周期，需要以老帶新的工作方式進(jìn)行培訓(xùn)新員工。這將花費(fèi)大量的時(shí)間，并且會(huì)耗費(fèi)人力物力。所以，為了促進(jìn)檔案整理工作效率提升，需要穩(wěn)定組織，同時(shí)要減少工作人員的流動(dòng)性[1]。

3專(zhuān)業(yè)綜合能力弱

在基層的檔案管理工作人員中，呈現(xiàn)出一個(gè)普遍現(xiàn)象，大多數(shù)人員文化水平偏低。雖然近幾年文化水平有一定的提升，但是在初級(jí)檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)中評(píng)上職稱(chēng)的工作人員是少之又少。專(zhuān)業(yè)以及綜合能力對(duì)于一個(gè)合格的檔案管理人員來(lái)說(shuō)是非常重要的，扎實(shí)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)以及相關(guān)的國(guó)家政策是展開(kāi)工作的前提。同時(shí)需要具備較強(qiáng)的工作能力，以及文字表達(dá)能力。只有這樣才符合信息化時(shí)代發(fā)展的需求，也說(shuō)明，檔案管理人員需要隨著時(shí)代的變化，與時(shí)俱進(jìn)，要不斷發(fā)展自身的綜合能力，才能不被社會(huì)所淘汰。但是，當(dāng)前檔案工作人員的實(shí)際情況與具體要求有明顯的區(qū)別，工作人員對(duì)于自己崗位的具體職責(zé)非常模糊，再解決問(wèn)題的過(guò)程中需要花費(fèi)大量的精力，并且對(duì)于難題會(huì)選擇忽視。因此，在一定的程度上影響了檔案管理工作的發(fā)展[2]。

4 信息化技術(shù)程度有限

隨著信息化的普及，檔案信息化管理已經(jīng)成為了當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求。檔案工作人員必須具備處理信息的能力，但是，當(dāng)前的檔案管理人員還無(wú)法順利的度過(guò)到信息化平臺(tái)中，特別是基層的檔案管理工作人員，基本還保持著傳統(tǒng)的手動(dòng)管理手段，無(wú)法與時(shí)俱進(jìn)，在面對(duì)比較棘手的問(wèn)題的時(shí)候，不能以最快的信息技術(shù)來(lái)解決問(wèn)題，反而會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。

（二） 思想問(wèn)題

檔案部門(mén)屬于一直被人遺忘的部門(mén)，隨著時(shí)間的推移，檔案工作對(duì)于人們的存在感也越來(lái)越低，因此，在檔案工作中存在著認(rèn)識(shí)不夠全面的現(xiàn)象和問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：

1領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有重視檔案工作

在政府機(jī)關(guān)部門(mén)中，檔案部門(mén)的員工入職不需要政府審批，門(mén)檻相對(duì)來(lái)說(shuō)比較低。而且政府單位不夠重視檔案部門(mén)，以至于政府投入的財(cái)力和物力明顯不足。員工的基本待遇得不到保證，以至于員工出現(xiàn)了散漫隨意問(wèn)題。長(zhǎng)久下來(lái)，工作人員的入職和使用非常隨意，流動(dòng)性非常大[3]。

2工作人員對(duì)檔案管理的工作職責(zé)存在問(wèn)題

大多數(shù)工作人員認(rèn)為自己是沒(méi)有編制的員工，所以在工作態(tài)度上存在著非常大的問(wèn)題。加上領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有重視檔案管理，所以工作人員感受不到自己的工作職責(zé)，再遇到問(wèn)題的時(shí)候，他們認(rèn)為沒(méi)有必要小題大做，特別是在工作的過(guò)程中不會(huì)追求完美，隨遇而安。遇到問(wèn)題不解決，能敷衍就敷衍，工作人員對(duì)自己的工作職責(zé)意識(shí)模糊，導(dǎo)致問(wèn)題越來(lái)越多。

（三）沒(méi)有系統(tǒng)的檔案管理方式

1 在檔案管理的過(guò)程中，沒(méi)有合理分類(lèi)檔案，特別是保管期限沒(méi)有具體劃分。包括文件的歸檔沒(méi)有引起重視，有的單位需要?dú)w檔的檔案出現(xiàn)了沒(méi)歸檔的情況。整個(gè)檔案管理流程出現(xiàn)了混亂不堪的問(wèn)題。

2檔案管理不規(guī)范的具體表現(xiàn)為三類(lèi)，首先是分類(lèi)，其次是機(jī)構(gòu)劃分不夠明確，最后是涉及到的案卷標(biāo)題也出現(xiàn)了偏差，很多案卷缺少立卷人的標(biāo)志。

3造成檔案管理混亂的核心原因之一是，應(yīng)有的基本設(shè)施跟不上發(fā)展，比如干濕溫度計(jì)，干濕溫度計(jì)的作用主要是測(cè)量檔案室的潮濕程度，以免造成檔案潮濕被損害，其次就是滅火器，遇到火災(zāi)能及時(shí)處理。以及防盜設(shè)施不夠齊全，經(jīng)常會(huì)遇到檔案缺少的問(wèn)題。以及檔案柜，缺乏檔案柜，造成檔案歸檔不科學(xué)。

二、如何針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題做好整改

（一）提升領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)知能力，為檔案管理工作提供好的環(huán)境

在新社會(huì)發(fā)展下，領(lǐng)導(dǎo)的態(tài)度決定檔案管理工作的秩序。所以，相關(guān)部門(mén)需要以構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)為前提，全面認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)社會(huì)發(fā)展的重要性，增加員工對(duì)檔案工作的使命感和責(zé)任感。與此同時(shí)，工作人員需要全面認(rèn)識(shí)到檔案工作的使命，除了增加社會(huì)主義物質(zhì)，政治，精神等文明發(fā)展以外，還能夠在一定程度上建設(shè)和諧基礎(chǔ)性工作的發(fā)展。同時(shí)，法律法規(guī)學(xué)習(xí)也是開(kāi)展工作的重要組成部分。各部門(mén)需要相互協(xié)調(diào)，開(kāi)展關(guān)于檔案法規(guī)的教育活動(dòng)，在活動(dòng)開(kāi)展期間，需要讓員工認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性以及對(duì)社會(huì)發(fā)展建設(shè)的重要性。相關(guān)部門(mén)需要在一定的時(shí)間內(nèi)開(kāi)展關(guān)于檔案工作發(fā)展的會(huì)議。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)真聽(tīng)取工作匯報(bào)的內(nèi)容，同時(shí)在內(nèi)容中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決，讓檔案工作者感受到被重視的程度，為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

（二）根據(jù)實(shí)際情況，切實(shí)推進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展

檔案事業(yè)屬于政府投入的公益項(xiàng)目，所以檔案事業(yè)的可持續(xù)檔案離不開(kāi)政府的扶持。因此，各級(jí)財(cái)政部門(mén)需要大力推進(jìn)檔案部門(mén)的發(fā)展。同時(shí)檔案部門(mén)也需要積極爭(zhēng)取各部門(mén)的支持和投入，當(dāng)然檔案部門(mén)需要有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)要求自己，科學(xué)規(guī)范的檔案工作室，必備的保護(hù)措施，條件相對(duì)好的情況下也可以使用電子科技設(shè)備，將檔案進(jìn)行信息化管理，保證檔案安全的同時(shí)，不能損壞檔案，不泄漏檔案。

（三）完善的管理制度，保證檔案管理有序發(fā)展

事實(shí)證明，開(kāi)展有序的檔案管理制度，能在一定程度上保證檔案工作規(guī)范化的同時(shí)，還能夠保證工作效率。首先嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案工作中的法律秩序，對(duì)于需要?dú)w納整理的文件，需要對(duì)應(yīng)相關(guān)的程序放置。其次，文件的收集，整理，歸納過(guò)程必須得嚴(yán)謹(jǐn)，需要銷(xiāo)毀的文件需要按照程序銷(xiāo)毀，一步也不能疏忽。另外檔案管理制度的建立，需要有一套科學(xué)的流程，無(wú)論是日常收集，歸檔，借閱或者是利用檔案，需要有一套能夠應(yīng)對(duì)自如的流程。針對(duì)永久或者30年以上的檔案應(yīng)該移交給上級(jí)檔案部門(mén)，防止丟失或者損害。借閱檔案時(shí)要有登記，以及歸還時(shí)間的限制，防止惡意行為發(fā)生。

（四）鞭策以及引導(dǎo)是進(jìn)一步發(fā)展檔案管理事業(yè)的基礎(chǔ)。根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的問(wèn)題，需要打造一批政治文化水平高，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，作風(fēng)建設(shè)優(yōu)良高素質(zhì)的管理檔案的人才。

1想要建立穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍，最基礎(chǔ)的要求就是配備好檔案管理人員。另外，部門(mén)檔案管理人員在具體展開(kāi)工作的過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)人物要做到時(shí)刻關(guān)注，以及關(guān)心。對(duì)于工作中的問(wèn)題要幫助解決，成為他們的后盾。為他們提供優(yōu)秀的工作環(huán)境的同時(shí)對(duì)于工作態(tài)度認(rèn)真的工作人員要給予一定的激勵(lì)，或者推薦提拔，讓他們感受到自己是被關(guān)注的，才能安心工作，認(rèn)真完成工作職責(zé)。

2 對(duì)于工作人員的工作效率以及態(tài)度，需要主管部門(mén)引導(dǎo)或者培訓(xùn)?？梢蚤_(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及跟班學(xué)習(xí)，讓工作人員熟悉檔案法律法規(guī)以及業(yè)務(wù)知識(shí)。待掌握了基本的業(yè)務(wù)知識(shí)以后才能正式上崗，建立正式的管理網(wǎng)絡(luò)體制，實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理，同時(shí)部門(mén)區(qū)域的檔案管理部門(mén)，可以開(kāi)展交流經(jīng)驗(yàn)，相互學(xué)習(xí)，相互進(jìn)步。最后，檔案主管部門(mén)要提升監(jiān)督意識(shí)，建立健全檔案管理制度，對(duì)于違法行為要依法處理，讓科學(xué)制度化管理正式走入檔案部門(mén)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是一項(xiàng)非?；A(chǔ)的工作，但是工作內(nèi)容非常繁瑣，需要投入大量的人力物力。在具體的工作過(guò)程中，除了完成本職工作以外，還需要解決一系列問(wèn)題。對(duì)于檔案的保存管理，需要有相關(guān)的制度，對(duì)于科技檔案，會(huì)計(jì)檔案，或者聲音檔案，需要有一定的程序管理，防止泄漏。最后檔案管理工作需要每一位工作人員共同努力，相互配合，這樣才能更好的服務(wù)社會(huì)，方便民生發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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