事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理措施研究

朱培峰

摘要：事業(yè)單位強(qiáng)化文書檔案管理工作效率和質(zhì)量，能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作和決策的制定提供重要參考。本文主要分析了事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題，并針對(duì)性研究了有效的管理措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案;規(guī)范化管理

文書檔案工作從多個(gè)角度和層次記載了事業(yè)單位過(guò)去的一系列發(fā)展歷程，展現(xiàn)了當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀，屬于事業(yè)單位檔案管理工作不可缺少的重要部分。作為事業(yè)單位的檔案管理人員，需要明確自己的工作使命，根據(jù)檔案管理實(shí)際工作情況，分析存在的問(wèn)題和有效的解決方法，有效避免在事業(yè)單位文書檔案管理中存在不利因素，高效完成一系列文書檔案管理工作，為事業(yè)檔案行政工作、黨務(wù)工作、決策工作制定提供重要參考依據(jù)。

一、事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題分析

1.對(duì)于文書檔案管理存在錯(cuò)誤認(rèn)知

一部分事業(yè)單位認(rèn)為，檔案管理工作屬于附屬性工作，對(duì)于文書檔案管理不夠重視。片面的認(rèn)為文書檔案主要是完成各部門業(yè)務(wù)資料的收發(fā)，技術(shù)含量比較低，無(wú)法為事業(yè)單位直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效應(yīng)。受到此背景影響，負(fù)責(zé)事業(yè)單位檔案管理的工作人員，工作積極性比較差，對(duì)于自己工作性質(zhì)認(rèn)知不明確，影響了該工作質(zhì)量的提升。

2.文書檔案收集不及時(shí)

事業(yè)單位文書檔案的原始資料形成跟其他業(yè)務(wù)部門不同，各工作部門并沒(méi)有專業(yè)從事資料檔案收集和報(bào)送的工作人員，因此往往原始資料都是半年，或者是一年才會(huì)匯報(bào)給工作部門，導(dǎo)致文書檔案收集和建檔不夠及時(shí)，影響了文書檔案建黨的時(shí)效性。在檔案收集管理中，大部分原始資料丟失和損壞，影響了文書檔案本身的真實(shí)性。

3.文書檔案管理經(jīng)費(fèi)不足

一部分事業(yè)單位并沒(méi)有在財(cái)務(wù)預(yù)算當(dāng)中專門設(shè)立文書檔案相關(guān)內(nèi)容，導(dǎo)致文書檔案管理經(jīng)費(fèi)沒(méi)有制度保障，經(jīng)費(fèi)貫徹落實(shí)不到位，檔案管理工作質(zhì)量難以提升。經(jīng)費(fèi)不足還會(huì)導(dǎo)致文書檔案存儲(chǔ)條件比較簡(jiǎn)陋，大部分文書檔案原材料存在內(nèi)容缺失、數(shù)據(jù)不真實(shí)的情況。

4.管理人員素質(zhì)有限

一部分事業(yè)單位并沒(méi)有設(shè)立專門的文書檔案管理工作人員，很多管理人員都是兼職完成工作，人員調(diào)配隨意性比較大，并不真正符合事業(yè)單位文書檔案管理的綜合性要求?，F(xiàn)有工作人員專業(yè)素質(zhì)低，是影響文書檔案管理效果的主要原因。

二、事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理有效措施

針對(duì)事業(yè)單位文書檔案開(kāi)展規(guī)范化管理工作，能夠有效促進(jìn)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展，為事業(yè)單位各項(xiàng)決策制定提供重要參考依據(jù)。

1.明確文書檔案管理的重要性

只有從意識(shí)上認(rèn)識(shí)到，事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要性，才能夠真正實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作質(zhì)量提升。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，文書檔案規(guī)范化管理起到的重要價(jià)值，積極制定出有效的經(jīng)費(fèi)保障制度，優(yōu)化人員配置，改善文書檔案管理環(huán)境，為文書檔案的規(guī)范化管理打下良好的基礎(chǔ)。負(fù)責(zé)進(jìn)行文書檔案管理的工作人員，需要明確自己的工作職責(zé)，具備創(chuàng)新的工作理念和良好的工作態(tài)度，在工作當(dāng)中貫徹落實(shí)文書檔案規(guī)范化管理要求，把文書檔案管理和事業(yè)單位發(fā)展聯(lián)系在一起，努力滿足文書檔案管理，各項(xiàng)規(guī)范化要求。

2.形成規(guī)范化的文書檔案收集、存檔工作制度

具備科學(xué)合理的文書檔案規(guī)范化管理制度，能夠促進(jìn)規(guī)范化管理工作的快速貫徹落實(shí)。事業(yè)單位檔案管理工作部門，需要在該單位領(lǐng)導(dǎo)的主持下，跟相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同協(xié)調(diào)在一起，形成符合單位實(shí)際需求的文書檔案收集和存檔制度，要求其他各業(yè)務(wù)部門能夠共同參與其中，明確從歸檔實(shí)用工具、時(shí)間、手段到歸檔的條件和形態(tài)，及時(shí)彌補(bǔ)傳統(tǒng)文書檔案收集和存檔中存在的漏洞。文書檔案產(chǎn)生量比較大的業(yè)務(wù)部門，需要專門配備文書檔案的收集匯總?cè)藛T，確保文書檔案能夠及時(shí)歸檔，避免出現(xiàn)原材料丟失的情況。檔案管理工作部門要設(shè)計(jì)出標(biāo)準(zhǔn)化的文書檔案收集、移送流程，在保存過(guò)程中能夠制定出合理的分類存檔目錄，為后續(xù)文書檔案的再一次利用創(chuàng)造良好的條件。

3.強(qiáng)化管理人員的培訓(xùn)工作

當(dāng)前文書檔案管理受到人員素質(zhì)不高的影響，還無(wú)法真正滿足文書檔案，規(guī)范化管理要求。因此需要事業(yè)單位采取多樣化培訓(xùn)教育方式，不斷強(qiáng)化文書檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力。首先事業(yè)單位需要形成定期參與業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的制度，要求，有組織，有計(jì)劃地帶領(lǐng)工作人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和方法。選擇具有創(chuàng)新意識(shí)和發(fā)展?jié)撃艿墓ぷ魅藛T，進(jìn)入到高等學(xué)校當(dāng)中接受檔案管理專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷強(qiáng)化工作人員的業(yè)務(wù)能力。不同事業(yè)單位之間可以開(kāi)展檔案管理部門的工作經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)議，各個(gè)單位能夠相互取長(zhǎng)補(bǔ)短，相互促進(jìn)共同提升工作能力。要積極完善檔案管理工作人員的考核制度，利用考核來(lái)激發(fā)員工的參與積極性，主動(dòng)提升個(gè)人能力水平。

4.創(chuàng)新文書檔案管理模式

當(dāng)前，社會(huì)發(fā)展已經(jīng)離不開(kāi)信息技術(shù)的應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式也無(wú)法滿足事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展需求。因此事業(yè)單位需要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，積極利用信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息化文書檔案管理，實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新，把計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字檔案管理技術(shù)優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。通過(guò)文書檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，需要在事業(yè)單位中建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，用來(lái)保存數(shù)據(jù)信息，在其中設(shè)置檔案電子目錄便于檢索信息，建立單位的官方網(wǎng)站以及檔案遠(yuǎn)程查詢系統(tǒng)，為檔案利用提供便利條件。要積極以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為工作載體，設(shè)計(jì)出多角度、寬口徑、不受時(shí)間空間限制的文書檔案管理模式。信息技術(shù)的應(yīng)用系能夠幫助管理人員減輕工作壓力，也能夠避免員工失誤的出現(xiàn)，優(yōu)化文書檔案的歸檔、存儲(chǔ)、查詢和再次利用等工作效率，提升文書檔案管理質(zhì)量。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，隨著事業(yè)單位的不斷創(chuàng)新發(fā)展，文書檔案管理起到的作用越來(lái)越突出。文書檔案管理能夠收集獲取更多的信息資源，為事業(yè)單位各項(xiàng)決策的制定提供重要參考依據(jù)。事業(yè)單位需要對(duì)文書檔案管理工作加強(qiáng)重視，組織負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員參與到規(guī)范化培訓(xùn)教育當(dāng)中，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，保證文書檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，強(qiáng)調(diào)文書檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，逐漸促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

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