論知識管理背景下檔案信息化建設(shè)

賴淑嫻

摘要：知識管理必須與知識的價(jià)值相匹配，通過應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)提高單位的競爭力，知識管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，促進(jìn)知識轉(zhuǎn)化為單位的戰(zhàn)略資源。目前，隨著信息社會的飛速發(fā)展，研究信息檔案建設(shè)已成為當(dāng)務(wù)之急，在分析檔案信息化管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合知識管理和檔案管理的具體情況，探討了基于知識管理的檔案信息建設(shè)與管理的具體情況，以期實(shí)施基于知識管理的檔案管理，不斷推動新形勢下檔案管理的創(chuàng)新、改革和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：知識管理;檔案管理;信息化建設(shè)

21世紀(jì)，人類社會開始進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對每個(gè)單位來說，組織的發(fā)展和環(huán)境的變化都帶來了新的挑戰(zhàn)?；诖?，在當(dāng)前的知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，在如此激烈的競爭背景下，如何管理該股的資源，以及如何通過生產(chǎn)和傳播知識與使用現(xiàn)代信息技術(shù)充分發(fā)揮作用，已成為學(xué)術(shù)界特別關(guān)注的問題。

一、現(xiàn)今企業(yè)信息化檔案管理所面臨的問題分析

（一）文件數(shù)字化的建設(shè)方案沒有得到充分優(yōu)化

數(shù)字文件的構(gòu)建不能由一個(gè)部門完成，它涉及單位、數(shù)字平臺公司和技術(shù)人員的層面，這些因素都會影響數(shù)字文件建設(shè)的質(zhì)量。如果公司內(nèi)部合作不充分，與科技公司溝通不到位，數(shù)字檔案建設(shè)過程將無法有序推進(jìn)，因此，在制定檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃時(shí)，必須不斷溝通協(xié)調(diào)，根據(jù)實(shí)際情況優(yōu)化規(guī)劃，保持動態(tài)調(diào)整過程，使規(guī)劃適應(yīng)現(xiàn)實(shí)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)。

（二）數(shù)字文件管理過程中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

目前，企業(yè)檔案數(shù)字化管理仍處于分離狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，但是，如果沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)，公司檔案數(shù)字化管理會出現(xiàn)一些問題，如參數(shù)混亂、無法交換不同公司的數(shù)據(jù)文件、重要文件的定義和目錄不一致等，這將導(dǎo)致行業(yè)檔案管理出現(xiàn)一定混亂，不利于檔案管理的科學(xué)有序。企業(yè)可以參考國家數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身情況，完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理質(zhì)量。

（三）數(shù)字文件的查驗(yàn)接收環(huán)節(jié)不細(xì)致

企業(yè)數(shù)字檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。文件編制過程中有許多程序，如分類、歸納和排序，為確保文件管理的有效性，必須接受每一個(gè)程序，以確保沒有遺漏。但在實(shí)際操作過程中，在文件錄入過程中往往依賴于技術(shù)驗(yàn)收，而精驗(yàn)起不到作用，在驗(yàn)收過程中，如果出現(xiàn)問題，可以及時(shí)討論解決，但是，如果沒有驗(yàn)收鏈接，就很難理解歸檔錯(cuò)誤，更不用說后續(xù)的開發(fā)和使用了，因此，必須采用技術(shù)驗(yàn)收和人工驗(yàn)收相結(jié)合的方式，以保證數(shù)字化建設(shè)檔案的準(zhǔn)確性。

（四）管理意識的欠缺和管理方式的落伍

近年來隨著全國平均教育水平的提高，企業(yè)檔案管理兼職人員越來越多，但由于兼職人員的工作水平和工作效率較為低下，專業(yè)水準(zhǔn)嚴(yán)重不足，造成企業(yè)檔案的管理方式呈落后趨勢。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，信息技術(shù)得到了非常良好的發(fā)展，信息化促使企業(yè)檔案管理得到優(yōu)化，越來越多的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理工具也越來越普及在企事業(yè)單位之中，檔案管理質(zhì)量和效率得到了很大提升，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入到企業(yè)檔案管理工作中，運(yùn)用科學(xué)的管理系統(tǒng)優(yōu)化了企業(yè)檔案的管理方式。

二、知識管理和檔案管理的存在關(guān)系

在網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，通過互聯(lián)網(wǎng)的積極應(yīng)用，以無形資產(chǎn)的知識管理為對象，加強(qiáng)挖掘、分析和知識共享，提高單位的核心競爭力，形成良性循環(huán)趨勢。檔案管理主要基于信息和檔案實(shí)體，做好檔案的識別、統(tǒng)計(jì)、使用、收集、整理和存儲工作，努力解決檔案資源量大、孤立、分散、凌亂的問題。檔案管理與知識管理既有區(qū)別又有聯(lián)系，分析這些差異，可以得出結(jié)論：知識管理的范圍更廣，以隱性知識和顯性知識作為管理的主體，但是案例管理只接受顯性知識作為對象，必須明確的是，知識管理產(chǎn)生的知識價(jià)值在經(jīng)濟(jì)生活中發(fā)揮著更充分的作用。嵌入是生產(chǎn)力中一個(gè)極其重要的因素，但文件管理文件具有情報(bào)和證據(jù)的價(jià)值，保護(hù)和檔案實(shí)體，對于知識的共享、使用、創(chuàng)新、挖掘和傳播，應(yīng)更加關(guān)注物質(zhì)載體記錄的知識內(nèi)容。知識管理的工作性質(zhì)具有服務(wù)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的功能，主要側(cè)重于經(jīng)濟(jì)和商業(yè)，具有政治性和機(jī)密性，主線是某些階級利益和關(guān)系。

三、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的方法

（一）優(yōu)化管理制度

檔案的信息安全問題已經(jīng)成為重中之重，在管理工作中，應(yīng)采用重要文件加密，不同重要程度的文件使用不同的加密措施的方法，對機(jī)要文件進(jìn)行加密操作，同時(shí)也為了檔案的科學(xué)管理工作有效推進(jìn)。由于檔案文件的數(shù)量龐大，種類繁多，檔案管理工作存在管理混亂的問題，未解決這種情況，科學(xué)的文件分類管理方法就顯得尤為重要。同時(shí)，在檔案管理工作中引入監(jiān)督機(jī)制也是非常必要的，為增強(qiáng)檔案中文件的安全性和互聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)的可靠性，面對較多文件，在執(zhí)行管理任務(wù)時(shí)，應(yīng)有多人同時(shí)執(zhí)行完成，以此來提高多人協(xié)作的工作效率。

（二）提高企業(yè)檔案管理相關(guān)人員的專業(yè)技能

至今為止，由于企業(yè)檔案管理人員的教育水平偏低，其檔案管理專業(yè)技能的缺失，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作效率低下，發(fā)展效率遠(yuǎn)不及時(shí)代的發(fā)展，這對檔案管理的工作有著非常不利的影響。第一個(gè)方面，有必要引入專業(yè)的檔案管理人才，從根本完善企業(yè)檔案管理工作的工作模式，特別注意引入接受過高等教育的高等人才。第二個(gè)方面，針對性的對現(xiàn)有企業(yè)檔案管理員工進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，并設(shè)計(jì)科學(xué)的考核方法，使其熟練掌握相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)管理工具，提高其適應(yīng)信息化的能力。

（三）完善企業(yè)檔案管理工作流程

檔案管理的工作流程一般分為前期的檔案收集工作以及后期的檔案管理工作，因此這就要求相關(guān)的工作人員將辦公室檔案文件的收集、分類、歸檔工作變得更為系統(tǒng)化，使用專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)檔案管理對文件進(jìn)行系統(tǒng)有效的管理。

總結(jié)：

綜上所述，加強(qiáng)辦公室檔案管理工作人員的管理，完善管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，具有十分重要的意義。

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