我國智庫建設(shè)中的內(nèi)部檔案鑒定與保管

文 / 代俊紅

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、科研院所等智庫機(jī)構(gòu)會(huì)在業(yè)務(wù)活動(dòng)、交流溝通、指導(dǎo)決策中產(chǎn)生各種類型的內(nèi)部檔案資料。這類檔案資料通常具有權(quán)威性高、專業(yè)性強(qiáng)、信息量大、保密性高等特點(diǎn)，具有極高的參考價(jià)值，常為我國黨政機(jī)關(guān)制定相關(guān)方針政策提供參考[1]。內(nèi)部檔案資料的鑒定與保管工作對于檔案資料的專業(yè)性、保密性等有很大影響。因此，我國各智庫機(jī)構(gòu)在建設(shè)過程中，需要做好內(nèi)部檔案的鑒定與保管工作。然而，從目前我國智庫機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案的鑒定與保管的整體情況來看，在許多方面仍做得不到位，需要進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部檔案的鑒定與保管。

一、智庫內(nèi)部檔案的定義和特點(diǎn)

盡管當(dāng)前我國學(xué)術(shù)界未對智庫內(nèi)部檔案進(jìn)行明確的定義，但許多研究者對內(nèi)部檔案的概念進(jìn)行了定義。姜華、王鈺指出，內(nèi)部檔案是政府部門、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)發(fā)布的僅限于內(nèi)部流通、使用的，且?guī)в斜Ｃ苄再|(zhì)的資料。魏哲從出版的角度認(rèn)為，內(nèi)部檔案是各類機(jī)構(gòu)非正式出版或者不公開發(fā)行的出版物。李國強(qiáng)則從內(nèi)容上對內(nèi)部檔案進(jìn)行界定：內(nèi)部檔案一般是非正式或非公開出版的刊物資料，如會(huì)議論文、調(diào)研報(bào)告、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等[2]。筆者認(rèn)為，智庫內(nèi)部檔案是由各級(jí)政府、學(xué)術(shù)單位、工商業(yè)界產(chǎn)生的，在各行業(yè)、各系統(tǒng)、各單位內(nèi)部流通的，用于上傳下達(dá)、指導(dǎo)工作的檔案資料。智庫內(nèi)部檔案的主要特點(diǎn)表現(xiàn)在內(nèi)容形式、流通渠道、受眾群體等方面。

（一）內(nèi)容形式

從內(nèi)容形式來看，智庫內(nèi)部檔案一般是黨政公文、調(diào)查報(bào)告以及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，包括部分非公開的機(jī)關(guān)公文性的簡報(bào)等信息資料。它具有比一般檔案更高的社會(huì)價(jià)值，也具有較高的保密性。

（二）流通渠道

在流通渠道上，智庫內(nèi)部檔案的流通分為兩種方式。一種是在智庫機(jī)構(gòu)內(nèi)部的流通，即相關(guān)資料只流通于智庫機(jī)構(gòu)內(nèi)部部分相關(guān)工作人員之間。例如，聊城大學(xué)的《太平洋島國研究簡報(bào)》僅對聊城大學(xué)的相關(guān)研究工作者開放，相關(guān)研究者僅能從聊城大學(xué)的內(nèi)部網(wǎng)站來下載這一簡報(bào)。另一種是智庫機(jī)構(gòu)間的流通。顯然，這種內(nèi)部檔案的流通范圍比第一種方式要大得多。在這種流通方式下，其它智庫機(jī)構(gòu)的工作人員可以通過學(xué)術(shù)會(huì)議、行業(yè)培訓(xùn)、交流訪問等形式來收集和獲取相關(guān)內(nèi)部資料。例如，南京大學(xué)舉辦了2016中國智庫治理論壇，并發(fā)布了《CTTI來源智庫MRPA測評(píng)報(bào)告（2015—2016）》，這份報(bào)告只對參加此次論壇的相關(guān)人員開放[3]。

（三）受眾群體

智庫內(nèi)部檔案的受眾群體雖然覆蓋面廣，包括各類企事業(yè)單位、黨政機(jī)關(guān)、非營利性機(jī)構(gòu)等，但從大部分智庫機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案流通的方向來看，其最主要的受眾是政府部門。這也是智庫內(nèi)部檔案在受眾方面的特點(diǎn)。智庫內(nèi)部檔案最核心的功能是為政府部門在制定政策方針時(shí)提供相關(guān)的數(shù)據(jù)、資料支持，為其決策提供資料參考。因此，智庫內(nèi)部檔案的流通有點(diǎn)類似于公文的呈遞，一般會(huì)有報(bào)送對象和批示意見。例如，當(dāng)代馬克思主義政治經(jīng)濟(jì)學(xué)創(chuàng)新智庫編輯的《創(chuàng)新智庫動(dòng)態(tài)》這一內(nèi)部文檔，被呈遞到經(jīng)濟(jì)學(xué)部、辦公廳、科研局、創(chuàng)新辦等政府機(jī)關(guān)，由這些政府機(jī)關(guān)對這一內(nèi)部檔案進(jìn)行批示。

二、內(nèi)部檔案的鑒定

智庫的內(nèi)部檔案一般是通過檔案的半衰期來鑒定。通常情況下，智庫內(nèi)部檔案的半衰期為十年，在保存十年之后僅對重要的內(nèi)部檔案保存。也有些智庫機(jī)構(gòu)有特殊的內(nèi)部資料保存期。例如，南京大學(xué)檔案館的內(nèi)部檔案采取的是定期保存方式，大部分內(nèi)部檔案的保存期限設(shè)置為二十年。智庫內(nèi)部檔案的鑒定應(yīng)當(dāng)從兩個(gè)方面進(jìn)行，首先是對需要鑒定的內(nèi)部檔案資料進(jìn)行收集，然后是對內(nèi)部檔案屬性和價(jià)值進(jìn)行鑒定。

（一）內(nèi)部檔案的收集

一般而言，內(nèi)部檔案只在本行業(yè)或本單位內(nèi)部進(jìn)行流通。鑒于內(nèi)部檔案這種特殊的流通情況，內(nèi)部檔案的收集也必須根據(jù)實(shí)際情況從兩個(gè)方面展開。第一，在可以獲取內(nèi)部資料的行業(yè)、單位中對內(nèi)部檔案進(jìn)行收集，需要根據(jù)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行收集。在這種收集方式下，資料的移交過程是由個(gè)人向檔案室移交。第二，對于不易收集內(nèi)部資料的行業(yè)和單位，應(yīng)由非內(nèi)部人員通過一種特殊的渠道對某類內(nèi)部檔案進(jìn)行收集。在這種收集方式下，資料收集者一般是通過參加會(huì)議、委托收集、交換等方式獲取資料。然而，從當(dāng)前智庫機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案的收集情況來看，許多智庫機(jī)構(gòu)缺乏良好的檔案收集意識(shí)和相應(yīng)的檔案收集規(guī)程。在內(nèi)部檔案流通范圍外，非內(nèi)部人員也沒有明確的資料收集渠道[4]。這就要求我國智庫機(jī)構(gòu)必須做好內(nèi)部檔案收集的規(guī)范工作，制定相關(guān)的內(nèi)部檔案收集流程與制度，確保內(nèi)部檔案資料收集的可靠性。

（二）內(nèi)部檔案的屬性鑒定

智庫的內(nèi)部檔案屬性獨(dú)特。這主要體現(xiàn)在制作主體、制作目的以及流通范圍三個(gè)方面。首先，內(nèi)部檔案的制作主體必須是政府相關(guān)部門以及企業(yè)，而由個(gè)人制作產(chǎn)生的資料則不能歸屬于內(nèi)部檔案。例如，在學(xué)術(shù)會(huì)議上學(xué)者與他人進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的論文，如果沒有在公開渠道出現(xiàn)過，那么這篇論文就不能作為內(nèi)部檔案。這是因?yàn)閮?nèi)部檔案最基本的屬性是具備集體性。值得注意的是，雖然某些內(nèi)部檔案由個(gè)人撰寫，但如果其集體屬性大于個(gè)體屬性，那么這一資料仍可以作為內(nèi)部檔案來保管。其次，在制作目的上，內(nèi)部檔案應(yīng)當(dāng)是非營利的。也就是說，內(nèi)部檔案不應(yīng)在市場中流通，也沒有專門的發(fā)行渠道。最后，內(nèi)部檔案的流通范圍應(yīng)當(dāng)是本行業(yè)或本系統(tǒng)內(nèi)，具有內(nèi)部性的特點(diǎn)。如果內(nèi)部資料的流通范圍不在機(jī)構(gòu)內(nèi)部，那么其就不再具有內(nèi)部性的屬性。因此，對于智庫內(nèi)部檔案屬性的鑒定，也就是對其集體性、非營利性、內(nèi)部性等屬性的鑒定。

（三）內(nèi)部檔案的價(jià)值鑒定

隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的變遷，智庫內(nèi)部檔案的數(shù)量每年都在呈現(xiàn)幾何級(jí)的增長，但是各智庫機(jī)構(gòu)保存內(nèi)部檔案的空間卻相對有限。因此，智庫機(jī)構(gòu)有必要鑒定內(nèi)部檔案的價(jià)值，從而對沒有價(jià)值的內(nèi)部檔案定期進(jìn)行銷毀[5]。根據(jù)檔案學(xué)對于檔案價(jià)值鑒定的五項(xiàng)原則，智庫內(nèi)部檔案的價(jià)值鑒定也需要遵循以下原則：（1）整體性原則，即內(nèi)部檔案價(jià)值鑒定應(yīng)從行業(yè)或者智庫機(jī)構(gòu)的整體利益出發(fā)，綜合各方面因素來評(píng)定內(nèi)部檔案的價(jià)值；（2）主體性原則，即在明確內(nèi)部檔案屬性的前提下，根據(jù)智庫主體需求對檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估；（3）全面性原則，即在判斷內(nèi)部檔案價(jià)值時(shí)，智庫機(jī)構(gòu)不僅要考慮本單位的需求，而且要兼顧其他單位、系統(tǒng)的需求，從社會(huì)、國家角度來衡量內(nèi)部檔案的價(jià)值；（4）發(fā)展性原則，即對智庫內(nèi)部檔案的價(jià)值鑒定不能僅從眼前的利益出發(fā)，還應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)階段的實(shí)際情況來考慮其未來的潛在的價(jià)值；（5）效益性原則，即智庫機(jī)構(gòu)在鑒定內(nèi)部檔案價(jià)值時(shí)應(yīng)充分考慮鑒定和保管的成本及收益。

三、內(nèi)部檔案的保管

智庫內(nèi)部檔案的保管需要規(guī)范智庫內(nèi)部檔案的存放秩序，其目的在于延長內(nèi)部檔案的使用期限和防止內(nèi)部檔案的損壞。內(nèi)部檔案的保管重點(diǎn)應(yīng)從保管主體和保管環(huán)境兩方面來考慮。

（一）保管主體

為了確保內(nèi)部檔案的有序管理，智庫機(jī)構(gòu)應(yīng)劃分不同的檔案保管主體。對于大部分智庫機(jī)構(gòu)來說，通常存在三個(gè)層次的保管主體，即個(gè)體保管者、檔案室和檔案館。例如，從個(gè)體保管者來看，個(gè)體意識(shí)決定了內(nèi)部檔案保管的科學(xué)性和有效性。若保管主體缺乏科學(xué)的保管意識(shí)且智庫機(jī)構(gòu)沒有建立相應(yīng)的保管制度，勢必會(huì)出現(xiàn)保管無序的情況，甚至出現(xiàn)內(nèi)部檔案的缺失和損壞，容易引起嚴(yán)重的后果。與個(gè)體保管不同，擁有檔案室或者檔案館的智庫機(jī)構(gòu)通常會(huì)有一套較為嚴(yán)格的檔案保管標(biāo)準(zhǔn)，可以較好地確保內(nèi)部檔案的完整性、安全性與保密性。然而，目前我國大部分智庫機(jī)構(gòu)都是通過個(gè)體保管者進(jìn)行保管，具有檔案室或者檔案館的智庫機(jī)構(gòu)較少。同時(shí)，許多智庫機(jī)構(gòu)也沒有建立相應(yīng)的保管制度，對于保管主體的職責(zé)沒有明確的規(guī)定。有些具有保管制度的智庫機(jī)構(gòu)，也沒有嚴(yán)格按照保管制度來對內(nèi)部資料進(jìn)行保管。

（二）保管環(huán)境

除了保管主體之外，智庫內(nèi)部檔案的保管環(huán)境也非常重要。對于具有檔案館的智庫機(jī)構(gòu)來說，可從兩方面來營造良好的保管環(huán)境。一方面，檔案館需要為工作人員提供相應(yīng)的物質(zhì)空間，包括存儲(chǔ)內(nèi)部資料所需的各種工具、設(shè)備等。另一方面，檔案館需要制定一套科學(xué)、合理的保管制度。從整體上來看，當(dāng)前我國各種智庫內(nèi)部檔案的保管環(huán)境不容樂觀。這主要表現(xiàn)在：第一，保管主體層次多，權(quán)責(zé)不明，對于那些需要移交給檔案室的內(nèi)部資料并沒有明確的規(guī)定。另一方面，未建立嚴(yán)格的內(nèi)部檔案保管制度。許多智庫機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案的保管基本上依靠保管人員的主觀經(jīng)驗(yàn)[6]。在這方面，南京大學(xué)圖書館內(nèi)部檔案的保管經(jīng)驗(yàn)非常值得借鑒，這所大學(xué)的檔案館不僅為內(nèi)部檔案的保管預(yù)留了較大的保存空間，而且通過拍照等方式對重要的紙質(zhì)內(nèi)部檔案資料做了電子化處理，增加內(nèi)部檔案保管環(huán)境的安全性。此外，南京大學(xué)圖書館還制定了專門的內(nèi)部檔案管理制度，所有內(nèi)部檔案都按照這一制度要求的流程進(jìn)行保管，充分保證了內(nèi)部檔案資料保管的有效性和安全性。

四、結(jié)束語

綜上所述，內(nèi)部檔案的鑒定與保管是智庫建設(shè)過程中的重要工作。智庫機(jī)構(gòu)要規(guī)范內(nèi)部檔案資料的收集工作，保證來源的可靠性，然后做好內(nèi)部檔案屬性和價(jià)值的鑒定。在內(nèi)部檔案保管上，智庫機(jī)構(gòu)必須提供相應(yīng)的保管空間，明確保管主體的職責(zé)，建立嚴(yán)格的保管制度。