試論加強(qiáng)銀行函證數(shù)字化建設(shè)的建議

方嘉儀

(南京審計(jì)大學(xué)，江蘇 南京211815)

一、 引言

函證是審計(jì)工作不可或缺的一部分，密切影響著審計(jì)的業(yè)務(wù)質(zhì)量和工作效率，由于審計(jì)人員獲得的審計(jì)信息主要來源于企業(yè)內(nèi)部，因而函證程序可以有效保證審計(jì)的可靠性。然而在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新時(shí)代，傳統(tǒng)函證存在著許多不足之處，已經(jīng)逐漸不能滿足審計(jì)工作發(fā)展的需要。

2020 年9 月，財(cái)政部等七部委聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于推進(jìn)會(huì)計(jì)師事務(wù)所函證數(shù)字化相關(guān)工作的指導(dǎo)意見》(下稱《意見》)，該《意見》具體要求部署了發(fā)展函證技術(shù)數(shù)字化的相關(guān)工作。 誠然，函證技術(shù)數(shù)字化已經(jīng)不再只是一個(gè)小領(lǐng)域范圍討論的技術(shù)議題，這一項(xiàng)技術(shù)已經(jīng)引起了國家的高度重視，正在逐步加快發(fā)展。 由于推行函證數(shù)字化可以起到節(jié)約時(shí)間及成本、提高審計(jì)效率的作用，因而發(fā)展這一技術(shù)已經(jīng)成為大勢所趨。 然而在函證數(shù)字化技術(shù)快速發(fā)展的同時(shí)，仍然存在著一些技術(shù)難點(diǎn)需要針對性地去解決。 因此，本文希望通過比較傳統(tǒng)銀行函證與現(xiàn)代銀行函證數(shù)字化的不同，指出銀行函證數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)，深入研究銀行函證數(shù)字化的發(fā)展現(xiàn)狀，在此研究基礎(chǔ)上提出能夠加強(qiáng)銀行函證數(shù)字化建設(shè)的對策建議，促進(jìn)函證數(shù)字化的發(fā)展。

二、 傳統(tǒng)銀行函證的不足

(一)過程環(huán)節(jié)復(fù)雜，審計(jì)效率降低

在傳統(tǒng)銀行函證環(huán)節(jié)中，注冊會(huì)計(jì)師需要收集整理商業(yè)銀行及相關(guān)工作人員的身份信息及地址，并對這些信息的真實(shí)性進(jìn)行核對確認(rèn)，在保證信息無誤之后，才能發(fā)送函證的相關(guān)信息。 在發(fā)送函證信息時(shí)，還需要收集整理發(fā)函相關(guān)的資料，當(dāng)急需的函證信息不能及時(shí)返回的時(shí)候，注冊會(huì)計(jì)師還需要進(jìn)行二次甚至多次的電話催收，或者考慮二次發(fā)函。在收回相關(guān)函證信息文件或者親自取回的時(shí)候，注冊會(huì)計(jì)師需及時(shí)整理附上注冊表或本人親自收回的相關(guān)資料。 傳統(tǒng)銀行函證中這些復(fù)雜的流程環(huán)節(jié)及嚴(yán)格的控制都會(huì)消耗審計(jì)人員大量的時(shí)間與精力，從而直接導(dǎo)致了審計(jì)工作效率的降低。

(二)回函流程多，回函周期長

傳統(tǒng)銀行函證流程需要多個(gè)部門的配合，相關(guān)人員在收到函證信息之后，需要一層一層進(jìn)行審核與確認(rèn)，確保信息真實(shí)可靠之后才能夠進(jìn)行蓋章。 審核部門為了保證自身負(fù)責(zé)信息的真實(shí)性，也需要一定的時(shí)間才能夠進(jìn)行信息確認(rèn)，需要配合的部門越多，信息核實(shí)的時(shí)間也就越長，函證信息從發(fā)出到取回所需的整個(gè)周期也就隨之拉長，對審計(jì)工作的效率影響很大。 不僅如此，有些商業(yè)銀行甚至?xí)髸?huì)計(jì)師事務(wù)所在詢問函上簽字蓋章后三天才能對其內(nèi)容進(jìn)行審核確認(rèn)，這樣的要求也導(dǎo)致了銀行回函辦理程序變得更加煩瑣，回函周期也大大延長。

(三)缺乏監(jiān)督機(jī)制，容易造成串通舞弊

寄送或注冊會(huì)計(jì)師本人送達(dá)紙質(zhì)材料的傳統(tǒng)銀行函證方式，缺乏第三方的監(jiān)管，在查詢函送達(dá)銀行后，如果被審計(jì)單位工作人員和銀行相關(guān)工作人員之間存在親屬或一定的利益關(guān)系，就容易出現(xiàn)被審計(jì)單位與銀行之間舞弊勾結(jié)的現(xiàn)象。 在這種情況下，銀行的工作人員有可能按照被審計(jì)單位工作人員所提出的不合理要求修改需要函證的信息，甚至直接篡改函證內(nèi)容或確認(rèn)，導(dǎo)致出現(xiàn)舞弊，進(jìn)而導(dǎo)致函證工作失敗，而這種現(xiàn)象在缺乏監(jiān)管的情況下難以被杜絕。

(四)容易受到干預(yù)，造成審計(jì)程序失效

在函證送達(dá)銀行后，被審計(jì)單位可能會(huì)為了掩人耳目，私下利用一些手段將函證從銀行取回，再根據(jù)函證中的內(nèi)容，對自身進(jìn)行調(diào)整或提前做好準(zhǔn)備。 不僅如此，有些被審計(jì)單位甚至?xí)苯痈深A(yù)銀行，繞過會(huì)計(jì)師事務(wù)所取回函證，擅自篡改函證內(nèi)容，然后假裝以銀行的名義，直接將回函寄給會(huì)計(jì)師事務(wù)所。 由于傳統(tǒng)函證方式固有的限制，難免會(huì)出現(xiàn)這樣的情況，當(dāng)函證的內(nèi)容受到干預(yù)被篡改，函證也就失去了本身的真實(shí)性、可靠性，函證程序也就因此失去了意義。

三、 銀行函證數(shù)字化的優(yōu)勢

由于外界影響因素的限制，傳統(tǒng)的函證方式不能夠得到完全有效的監(jiān)督，審計(jì)程序復(fù)雜，審計(jì)效率不高，同時(shí)審計(jì)質(zhì)量也不能得到一定的保證。 因此，為了彌補(bǔ)這些不足之處，推進(jìn)銀行函證數(shù)字化發(fā)展成了一項(xiàng)重要的議題，這一發(fā)展對提高銀行函證工作質(zhì)量和效果有如下優(yōu)勢:

(一)降低工作成本，提高工作效率

傳統(tǒng)銀行函證在過程中產(chǎn)生的費(fèi)用主要包含人工費(fèi)、快遞費(fèi)、手續(xù)費(fèi)等，正是這些費(fèi)用的產(chǎn)生導(dǎo)致了傳統(tǒng)銀行函證的成本過高。 函證數(shù)字化的運(yùn)用發(fā)展可以有效地降低會(huì)計(jì)師事務(wù)所的人力費(fèi)用；同時(shí)，利用網(wǎng)上平臺(tái)遞送函證信息數(shù)據(jù)，降低了寄送快遞的費(fèi)用。 函證數(shù)字化的高效、環(huán)保，能夠降低工作成本，促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展。

與此同時(shí)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，會(huì)計(jì)師事務(wù)所與銀行之間可以直接進(jìn)行信息的傳遞，節(jié)省函證過程的時(shí)間。 推動(dòng)銀行函證數(shù)字化建設(shè)，不但不會(huì)降低函證程序的規(guī)范性，做到實(shí)時(shí)監(jiān)測，確保所函證被審計(jì)單位數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠，加強(qiáng)銀行的內(nèi)部控制，同時(shí)能夠解決傳統(tǒng)函證周期長的問題，提高了審計(jì)工作效率。

(二)增強(qiáng)回函信息可靠性，降低串通舞弊風(fēng)險(xiǎn)

將信息技術(shù)運(yùn)用到銀行函證環(huán)節(jié)，可以建立一個(gè)統(tǒng)一公開受到監(jiān)管的銀行函證電子信息平臺(tái)，使得會(huì)計(jì)師事務(wù)所與商業(yè)銀行可以在平臺(tái)上直接溝通，不受其他因素的干擾。 針對傳統(tǒng)銀行函證可能出現(xiàn)的串通舞弊現(xiàn)象，可以進(jìn)行一定權(quán)限的設(shè)置，在平臺(tái)中錄入的數(shù)據(jù)，沒有權(quán)限無法修改；如果有權(quán)限進(jìn)行修改，也會(huì)完整記錄修改的痕跡與修改人的身份信息，如果發(fā)現(xiàn)函證信息出現(xiàn)問題，就能夠直接找到當(dāng)事人，進(jìn)行追責(zé)。 利用這些環(huán)節(jié)，函證數(shù)字化也就能夠起到保障回函信息真實(shí)可靠、降低銀行工作人員與被審計(jì)單位人員串通舞弊風(fēng)險(xiǎn)的作用。

(三)減少干預(yù)，對函證程序保持合理控制

在函證數(shù)字化的背景下，會(huì)計(jì)師事務(wù)所、被審計(jì)單位與銀行之間通過平臺(tái)進(jìn)行交流，雖然互相關(guān)聯(lián)但是也互不打擾，獨(dú)立進(jìn)行工作，減少了直接接觸。 在平臺(tái)的監(jiān)督之下，工作人員的操作都被一一記錄，以往傳統(tǒng)模式下被審計(jì)單位可能出現(xiàn)的干預(yù)現(xiàn)象也就很難實(shí)現(xiàn)，更不可能出現(xiàn)繞過會(huì)計(jì)師事務(wù)所取回函證等情況。 因此，推動(dòng)函證數(shù)字化的發(fā)展，能夠合理控制函證程序，保障函證信息的真實(shí)有效。

四、 加強(qiáng)銀行函證數(shù)字化建設(shè)的建議

2020 年9 月發(fā)布的《意見》，具體部署了函證數(shù)字化工作，指出了當(dāng)前推動(dòng)函證數(shù)字化建設(shè)的重要性，提出了四大基本原則:循序漸進(jìn)、有序推動(dòng)；堅(jiān)持準(zhǔn)則，優(yōu)化手段；確保安全，試點(diǎn)先行；標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、技術(shù)多元。 不難看出，互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，政府部門已經(jīng)開始重視函證數(shù)字化的發(fā)展問題，我國銀行函證數(shù)字化的建設(shè)也逐步走上正軌。 根據(jù)該指導(dǎo)意見的指示，會(huì)計(jì)師事務(wù)所、銀行與各企業(yè)需要朝著一個(gè)方向發(fā)力，共同努力，積極響應(yīng)政府政策的號召，才能夠加快我國函證數(shù)字化的步伐，由此提高審計(jì)質(zhì)量，推動(dòng)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的建設(shè)。

通過了解我國函證數(shù)字化的現(xiàn)狀，根據(jù)國際上已有的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合《意見》的相關(guān)要求，為了加強(qiáng)我國銀行函證數(shù)字化的建設(shè)，為審計(jì)營造安全的回函環(huán)境，提高函證的真實(shí)性、安全性與可靠性，可以考慮如下建議:

(一)加快建設(shè)統(tǒng)一數(shù)字化函證平臺(tái)，推動(dòng)函證集中數(shù)字化

在國際上，函證數(shù)字化早已開始發(fā)展，目前其他國家的電子函證主要有兩種形式，首先是第三方電子函證平臺(tái)。 商業(yè)銀行、會(huì)計(jì)師事務(wù)所、被審計(jì)單位可以通過第三方電子函證平臺(tái)來建立安全的連接合作，通過加密技術(shù)和電子簽名等來保障函證過程中信息的安全可靠。 比如，在美國，就建立了獨(dú)立安全的第三方電子函證平臺(tái)confirmation.com，該平臺(tái)的建立促使了美國的多家銀行不再使用紙質(zhì)函證。 第二種模式是函證系統(tǒng)或函證中心。 例如，在英國，行業(yè)內(nèi)已經(jīng)規(guī)定了銀行需要建立自己獨(dú)立的函證中心，會(huì)計(jì)師事務(wù)所能夠?qū)⒑C直接發(fā)送到銀行的函證中心，直接從平臺(tái)獲取回函。

與此同時(shí)，我國的部分銀行也已經(jīng)開始積極地開展函證數(shù)字化的試點(diǎn)工作，比如，由中國工商銀行搭建的函證e 信系統(tǒng)，允許會(huì)計(jì)師事務(wù)所通過API 模式直連或通過企業(yè)網(wǎng)銀發(fā)起電子函證，工商銀行可通過系統(tǒng)直接進(jìn)行線上回函，由此函證處理時(shí)間大大減少，提高了審計(jì)效率，同時(shí)也保障了信息數(shù)據(jù)的安全。

身處“互聯(lián)網(wǎng)＋”新時(shí)代，函證數(shù)字化相關(guān)的信息技術(shù)飛速發(fā)展，已經(jīng)初具雛形，國際上的成功經(jīng)驗(yàn)也為我國推動(dòng)統(tǒng)一平臺(tái)形成提供了基礎(chǔ)。 各大銀行和事務(wù)所可以借助已有的信息技術(shù)，互相交流已經(jīng)試點(diǎn)運(yùn)行的平臺(tái)的優(yōu)劣，為構(gòu)建統(tǒng)一的電子函證平臺(tái)做準(zhǔn)備。 與此同時(shí)，建立一個(gè)擁有公信力的平臺(tái)需要大量的資金，獨(dú)立的統(tǒng)一數(shù)字化函證平臺(tái)或者系統(tǒng)的建立離不開國家的支持。 政府需要將各大企業(yè)與銀行聯(lián)合起來，發(fā)揮指引作用，引導(dǎo)共同建立有關(guān)的數(shù)字化函證的集中處理中心，同時(shí)政府還需要承擔(dān)監(jiān)管的責(zé)任，保障平臺(tái)的安全可靠。

(二)建立可信安全體系，保障信息的安全性和可靠性

統(tǒng)一的數(shù)字化函證平臺(tái)需要可以信賴的安全體系作為保障，滿足流程清晰可追溯、不可輕易篡改的要求，以此來保證信息的可靠性和安全性，進(jìn)而促進(jìn)函證環(huán)節(jié)成本的降低與審計(jì)效率的提升。 這也就需要銀行建立有效的內(nèi)部控制，提升自身的安全性，比如加強(qiáng)核心數(shù)據(jù)加密、存儲(chǔ)技術(shù)以及操作流程軌跡保留技術(shù)。 與此同時(shí)，銀行還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格實(shí)行分級授權(quán)制度，嚴(yán)格防止人員權(quán)限的逾越，避免違規(guī)操作，保障信息與函證過程的安全可靠性。

(三)制定數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系，統(tǒng)一函證流程和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

函證數(shù)字化的發(fā)展，也改變了傳統(tǒng)函證的方式，只有制定統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系，才能更好地對數(shù)字函證進(jìn)行管理。 為此，各部門、機(jī)構(gòu)需要對函證的請求與回函的格式做出統(tǒng)一要求，推動(dòng)數(shù)據(jù)信息的充分共享。 在后續(xù)環(huán)節(jié)中對于提出的標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化的函證數(shù)據(jù)請求應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一執(zhí)行，從而保證函證的全過程中都有標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)的保障，有效提高函證效率。 與此同時(shí)，制定相關(guān)政策時(shí)，應(yīng)該重視規(guī)則的細(xì)化，例如，明確規(guī)定信息化操作流程標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容和格式標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等。 制定數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)體系，設(shè)立統(tǒng)一的流程標(biāo)準(zhǔn)，有利于加強(qiáng)防范函證風(fēng)險(xiǎn)。

(四)加強(qiáng)政策宣傳，引導(dǎo)企業(yè)支持銀行函證數(shù)字化

銀行函證數(shù)字化的發(fā)展需要社會(huì)各界的共同配合支持，首先，相關(guān)部門需要出臺(tái)函證數(shù)字化的相關(guān)政策，鼓勵(lì)各公司、企業(yè)等配合銀行實(shí)行電子函證，同時(shí)，政策宣傳需要引導(dǎo)教育各大企業(yè)，對已達(dá)成一致意見，同意使用電子函證的，被審計(jì)單位不得無故拒絕配合，應(yīng)及時(shí)對發(fā)出的電子函證請求予以確認(rèn)。

(五)加強(qiáng)審計(jì)人員培訓(xùn)，不斷提高從業(yè)人員自身素質(zhì)

推動(dòng)函證數(shù)字化建設(shè)，需要充分利用信息技術(shù)，無論是平臺(tái)的建立還是維護(hù)，都需要相關(guān)技術(shù)人才的支持，函證數(shù)字化是審計(jì)與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的結(jié)合，對審計(jì)人員專業(yè)知識的需求也不斷變高，只接觸審計(jì)或者只了解計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才已不足以滿足業(yè)務(wù)的需求，因此需要加強(qiáng)對復(fù)合型人才的培養(yǎng)，對審計(jì)人才提供信息培訓(xùn)。 與此同時(shí)，對還在學(xué)校的未來的審計(jì)人才培養(yǎng)增加相關(guān)的課程要求，使審計(jì)人員能夠更快地適應(yīng)和熟悉不斷發(fā)展的數(shù)字化函證程序，這樣才能更好地保證函證程序的有效運(yùn)行，提高審計(jì)效率，保障數(shù)據(jù)的安全。

五、 結(jié)論

綜上所述，傳統(tǒng)的銀行函證方式存在著許多不足，在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時(shí)代，函證數(shù)字化的出現(xiàn)與發(fā)展帶來了解決這些問題的可能性，在發(fā)展一片利好的情況下，加強(qiáng)我國銀行函證數(shù)字化的建設(shè)仍然有很長的路要走，必須一步一個(gè)腳印地采取針對性的措施，不斷完善優(yōu)化，才能更好地助推我國審計(jì)事業(yè)發(fā)展。