如何提升采購合法合規(guī)性及執(zhí)行效率

曹乘華

摘要：我國當(dāng)前反腐形勢復(fù)雜，加強(qiáng)采購合法性比以往任何時候都更為重要。如何有效平衡業(yè)務(wù)發(fā)展與采購效率？針對企業(yè)采購管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題，提出了在執(zhí)法背景下，通過提高企業(yè)采購管理水平，有效提高采購效率的建議和措施。

關(guān)鍵詞：合法合規(guī);采購效率;能力提升體系;監(jiān)督體系

2011年底，國務(wù)院頒布了《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》，將其作為貫徹實(shí)施招標(biāo)投標(biāo)法的一項(xiàng)重要任務(wù)，落實(shí)中央下達(dá)的任務(wù)，推進(jìn)反腐倡廉長效機(jī)制建設(shè)，是解決招投標(biāo)、促進(jìn)公平競爭、預(yù)防和懲治腐敗等關(guān)鍵問題的重要舉措。2014年5月4日，工業(yè)和信息化部發(fā)布了《通信設(shè)備建設(shè)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》，并相繼發(fā)布了《通信設(shè)備建設(shè)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》。結(jié)合通信行業(yè)施工管理的特點(diǎn)，明確了招投標(biāo)管理的具體要求。隨著監(jiān)管框架的日益嚴(yán)格和行業(yè)市場競爭的日益激烈，公司必須結(jié)合目前的管理現(xiàn)狀，不斷優(yōu)化采購管理方式，促進(jìn)公司的發(fā)展。

一、影響采購合法合規(guī)問題及原因分析

（一）部分采購項(xiàng)目未按規(guī)定執(zhí)行采購程序

在實(shí)際工作中，由于工作的緊迫性，有可能繞開采購，而且由于缺乏前瞻性的采購規(guī)劃，常規(guī)項(xiàng)目改為應(yīng)急項(xiàng)目，導(dǎo)致項(xiàng)目直接組織而沒有采購決策。根據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》的規(guī)定，發(fā)生突發(fā)事件將被處以罰款。對"限標(biāo)"的錯誤解釋導(dǎo)致一些工程超竣工，是因?yàn)椴磺宄?，什么法律?guī)定招投標(biāo)，有人認(rèn)為，如果有類似工程的招投標(biāo)結(jié)果，在不影響公司的情況下，會直接用以前的采購價來確定任務(wù)。據(jù)了解，如果總部以外的單位參與，可以在總部以外進(jìn)行采購活動，導(dǎo)致一些項(xiàng)目的采購結(jié)果比總部高出100%。3.正常情況下，合同的反向簽訂，項(xiàng)目的實(shí)施過程是合同的前身，合同實(shí)施后，但在實(shí)際操作中，履約后再簽訂合同。這種現(xiàn)象導(dǎo)致了項(xiàng)目采購向另一種形式的轉(zhuǎn)變，也破壞了單一供應(yīng)商的選擇，這涉及到很多法律和管理風(fēng)險。這些現(xiàn)象一方面與企業(yè)內(nèi)部人才培養(yǎng)不足有關(guān)，另一方面，在"重經(jīng)營、輕管理"的理念指導(dǎo)下，經(jīng)營者的守法行為和低風(fēng)險意識使他們認(rèn)為，如果有利于企業(yè)發(fā)展，必須盡快實(shí)施。

（二）采購人員執(zhí)業(yè)技能有待提高

知識水平是指采購人員具備市場、人力資源管理、財務(wù)管理等方面的專業(yè)知識。只有在這個基礎(chǔ)上才能談采購人員的能力。但是，現(xiàn)在采購人員的培養(yǎng)狀況不樂觀。首先，因?yàn)橘徺I活動不需要高度的專業(yè)精神，所以很多人購買時不需要技術(shù)技能，所以可以勝任更大的工作人員。但是，實(shí)際上，購買活動涉及范圍廣的問題。包括知識談判、后勤和設(shè)備/材料。相關(guān)法律知識、金融知識、國際貿(mào)易知識，尤其是信息技術(shù)如何越來越先進(jìn)，越來越廣泛地應(yīng)用于購買領(lǐng)域？而且我們也必須有信息技術(shù)的知識。二是我公司還沒有形成一批具有較高專業(yè)知識的采購專家隊(duì)伍，采購人員大多是高中生，而且由于國內(nèi)對采購人員的培訓(xùn)不夠重視，更談不上對采購專業(yè)人才的培訓(xùn)。因此，這些都是阻礙采購人員技能有效發(fā)展的因素。

二、影響采購效率問題及原因分析

（一）采購需求不清晰、明確

采購內(nèi)容、技術(shù)要求和評審標(biāo)準(zhǔn)不明確，加之溝通時間的延長和實(shí)施過程的頻繁變化，導(dǎo)致采購方案的實(shí)施出現(xiàn)延誤，嚴(yán)重影響了采購效率。如果同一型號或成套采購沒有考慮好一種型號和所有要求，在確定采購結(jié)果后，需要對該部分進(jìn)行進(jìn)一步談判或單獨(dú)采購，可能影響合同的及時性，增加采購量。采購訂單的年度分配不均。由于采購干事的專業(yè)技能要求提高其工作意識，其工作場所的頻繁變動限制了采購員了解與執(zhí)行復(fù)雜任務(wù)有關(guān)的法律法規(guī)、管理要求和系統(tǒng)功能的能力。在整個采購過程中，沒有信息系統(tǒng)等綜合支持，從預(yù)算規(guī)劃、需求執(zhí)行、采購績效評估等方面，制定了全面的采購計劃，以滿足客戶的需求。

（二）采購人員和供貨商出現(xiàn)串通舞弊行為

采購人員與供應(yīng)商串通是采購腐敗的主要原因。企業(yè)采購人員根據(jù)企業(yè)采購要求進(jìn)行招標(biāo)，按要求選擇供應(yīng)商，但一些商會供應(yīng)商通過行賄手段銷售一些不良產(chǎn)品，影響了企業(yè)采購質(zhì)量。市場上也有不少中介機(jī)構(gòu)，與供應(yīng)商甚至采購商串通，進(jìn)行不良采購，影響企業(yè)的采購質(zhì)量。比如，有的咨詢公司為供應(yīng)商準(zhǔn)備了投標(biāo)書，確定了合同承辦人等，在這種情況下，沒有納入計劃的供應(yīng)商在投標(biāo)過程中很難中標(biāo)，即使中標(biāo)，在合同執(zhí)行過程中也存在很多問題。在企業(yè)采購過程中，不少供應(yīng)商爭相中標(biāo)，通過不正當(dāng)競爭行為串通或提供虛假信息獲取自身利益。原因是，中介機(jī)構(gòu)認(rèn)為，按照采購實(shí)體的意圖選擇供應(yīng)商，可以確保提供高質(zhì)量的服務(wù)，以便采購實(shí)體能夠首先考慮自己，從采購活動中獲得更多的利益。因此，企業(yè)確定了招標(biāo)要求，發(fā)布了招標(biāo)公告、咨詢名單、公開招標(biāo)和專家評審，確定中標(biāo)人的過程涉及人才較多，容易上當(dāng)受騙。比如，有的單位申請投標(biāo)，但電話未被竊聽或解讀不當(dāng)，誤導(dǎo)供應(yīng)商;此外，有人錯誤地指出，注冊系統(tǒng)失靈，導(dǎo)致無法注冊，參與投標(biāo)的供應(yīng)商數(shù)量減少，以確保供應(yīng)商能夠中標(biāo)。

三、提升采購合法合規(guī)性及執(zhí)行效率的一些思考

（一）持續(xù)完善的采購管理制度體系

一套完整的制度、規(guī)范和指引，切實(shí)確保在實(shí)踐中依法合規(guī)，對現(xiàn)行規(guī)章制度按照國家最新相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行實(shí)時更新，并根據(jù)需要制定相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則。

（二）打造全流程采購執(zhí)行體系

在信息系統(tǒng)中引入符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求的系統(tǒng)，管理內(nèi)部需求服務(wù)與外部供應(yīng)商之間的互動，遵守法律法規(guī)。加強(qiáng)籌資結(jié)果控制，確保招投標(biāo)結(jié)果有效實(shí)施嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)要求，通信建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施必須依法公告，并通過"通信建設(shè)招投標(biāo)管理平臺"完成專家的公示、公示、遴選和登記。

（三）優(yōu)化采購人員能力提升體系

加強(qiáng)培訓(xùn)，建立培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，組建專家和工匠隊(duì)伍，在日常工作中發(fā)揮紐帶作用。鼓勵采購人員參與專業(yè)認(rèn)證，如承包商、物流、PMP等，日常工作的重點(diǎn)是總結(jié)典型問題，共同研究解決方案，樹立先例。所有這些都是提高采購效率的重要支持來源。公司建立了培訓(xùn)離職制度，推出了新的員工離職制度，建立了內(nèi)部教師培訓(xùn)機(jī)制，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)聯(lián)系的主體作用;加強(qiáng)對第三方招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的管理，建立代理職能審計機(jī)制;建立完善的專家?guī)旃芾眢w系，不斷培養(yǎng)專家

（四）建立良好的供應(yīng)商管理體系

供需是采購管理的重要組成部分，因此，必須消除降低采購成本與保障供應(yīng)商利益之間的聯(lián)系，確保雙方互利合作和企業(yè)的最終利益。為了對供應(yīng)商進(jìn)行有效管理，必須建立科學(xué)合理的供應(yīng)商管理體系，這對提高企業(yè)競爭力、降低供應(yīng)成本、提高采購效率具有積極意義。

（五）建立落實(shí)嚴(yán)密的監(jiān)督體系

控制系統(tǒng)是檢驗(yàn)系統(tǒng)效率的有力工具。要建立完善的監(jiān)督體系，一方面要建立有效的后續(xù)評估管理機(jī)制，另一方面要通過全過程引入采購管理體系，監(jiān)督和有效評價采購活動的實(shí)施情況，提供有效的激勵措施，確保采購活動的合法性和效率。另一方面，要建立全面的風(fēng)險管理體系，梳理實(shí)施過程中的重大風(fēng)險，突出防控，通過持續(xù)改進(jìn)供應(yīng)商評價和結(jié)果應(yīng)用，繼續(xù)以專題培訓(xùn)和會議形式對監(jiān)管體系進(jìn)行培訓(xùn)，遵守和落實(shí)"守法"要求。

結(jié)束語：

針對企業(yè)在法律執(zhí)法和采購管理中發(fā)現(xiàn)的問題，通過建立制度與實(shí)施制度、能力建設(shè)制度、管理制度、監(jiān)督管理制度五項(xiàng)制度，可以有效促進(jìn)公司規(guī)定的采購效率的進(jìn)一步提高，供應(yīng)商管理制度、補(bǔ)充與約束監(jiān)督制度、信息手段的運(yùn)用，保證了公司業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。

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