探討行政事業(yè)單位的財務(wù)會計檔案管理優(yōu)化模式

韓寧

摘要：在會計工作的組成中，會計檔案起到了關(guān)鍵性的作用，其主要是如實記錄并保存好單位內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來情況，為后續(xù)的工作操作奠定扎實的基礎(chǔ)。該文主要論述了行政事業(yè)單位財務(wù)會計檔案管理發(fā)展困境，然后提出了相應(yīng)的優(yōu)化模式，以期提升行政事業(yè)單位財務(wù)會計檔案管理工作的規(guī)范化水平。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;財務(wù)會計;檔案管理;優(yōu)化

一、行政事業(yè)單位財務(wù)會計檔案管理發(fā)展困境

（一）思想認(rèn)知方面的問題。從財務(wù)會計的角度進(jìn)行分析，行政事業(yè)單位的管理人員大都比較關(guān)注財務(wù)會計工作的落實，財務(wù)會計工作關(guān)系到行政事業(yè)單位的活動和決策落實，還關(guān)系到相關(guān)信息的記錄和管理，對于不直接反映在其他事項上的會計檔案管理工作重視程度不夠。會計檔案管理工作的重要意義在于能夠?qū)σ延薪?jīng)濟(jì)活動的資料進(jìn)行較為有效的整理，并且促使單位憑借優(yōu)秀的檔案管理工作提升辦事效率。各行政事業(yè)單位對于財務(wù)會計檔案管理的最基本因素是人，即進(jìn)行檔案管理的工作人員。在行政事業(yè)單位當(dāng)中，由于本身各部門體系較為龐大，同時又存在對于該項工作不夠重視的單位，在這樣的單位中進(jìn)行檔案管理的人員大多數(shù)是非專業(yè)性人員。這些工作人員沒有專業(yè)化的技能和知識，對于檔案管理只憑借經(jīng)驗來進(jìn)行常規(guī)工作，然而他們整理出來的會計檔案達(dá)不到真正的檔案管理要求，查閱起來十分困難。除以上問題之外，部分行政事業(yè)單位本身的會計檔案管理制度缺失或完善也是導(dǎo)致整體會計檔案管理出現(xiàn)問題的一大重要原因。

（二）工作規(guī)范化方面的問題。會計檔案信息的采集和保存操作中，少數(shù)工作人員可能會出現(xiàn)保管不力的問題，無法滿足檔案管理的專業(yè)化要求，從而造成檔案的調(diào)查和查看困難。而與此同時，檔案的查閱又由于需要各項手續(xù)和硬性規(guī)定，需要走較為麻煩的限制路線，使得已有的會計檔案無法被很好地開發(fā)利用。另外檔案的銷毀工作也存在著難以解決的“硬骨頭”，主要在于定義銷毀困難和無人敢于銷毀等方面。

（三）電子化會計檔案管理方面的問題。部分的行政事業(yè)單位檔案管理依然采用紙質(zhì)保存管理方法。會計工作中，紙質(zhì)會計憑證、賬目以及財務(wù)報表都是事業(yè)單位重點關(guān)注的會計資料。然而對于電子化和信息化的會計數(shù)據(jù)檔案存儲卻沒有較多的認(rèn)識和打算。在信息化和數(shù)字化技術(shù)日漸成熟的今天，會計工作更多地向電子化方向發(fā)展。部分資料雖然能夠以備份的形式較好地保存下來。然而還是可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失，信息在不同的設(shè)備無法進(jìn)行讀取的后果。新修改的《會計檔案管理辦法》對于電子會計檔案的移交和保存等都有了明確的規(guī)定。這說明已經(jīng)有較多數(shù)量的單位采取了電子化和信息化的會計檔案存儲，然而卻少有能夠提出或是建設(shè)出一項解決電子化信息信任和信息安全問題的平臺，說明我國的電子化財務(wù)信息管理還有較長的路要走。

二、財務(wù)會計檔案管理的優(yōu)化模式

（一）提高工作人員的綜合素養(yǎng)水平，增強對檔案管理的重視度。第一，從行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員來分析，應(yīng)不斷強化其財務(wù)會計檔案管理觀念。領(lǐng)導(dǎo)人員給予檔案管理足夠的關(guān)注，才能夠切實將工作列入建設(shè)日程上，從而促使會計檔案管理的規(guī)范化。第二，會計檔案管理工作人員需要得到全面的、專業(yè)的檔案管理技能和知識培訓(xùn)。促使其在之后的工作上能夠具有更加專業(yè)的工作水平。使檔案管理工作更加符合標(biāo)準(zhǔn)，更加方便快捷地對單位的財務(wù)會計資料進(jìn)行整理。第三，會計管理制度建設(shè)與完善是進(jìn)行財務(wù)會計檔案管理優(yōu)化的一項重要保障。各行政事業(yè)單位需要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身的實際情況，建立和完善一套能夠應(yīng)用于單位整體、能夠覆蓋各項經(jīng)濟(jì)活動的會計檔案管理制度。并且在制度中明確相關(guān)人員的工作職責(zé)和工作權(quán)利，以制度層面的規(guī)定來保證檔案管理人員對該項事業(yè)的積極性。同時以制度規(guī)定相關(guān)保密程序，從較高的程度上保護(hù)好相關(guān)人員的隱私安全。

（二）不斷提升會計檔案管理的規(guī)范化水平。會計檔案管理的規(guī)范化主要可以分成以下幾方面，即會計檔案的產(chǎn)生、保管和查閱方面的規(guī)范化管理。行政事業(yè)單位的日常經(jīng)濟(jì)活動中， 會產(chǎn)生不同的原始會計憑證，需要對這些憑證進(jìn)行及時的整理、保存和簽章工作。在這一工作階段，首先需要較強的及時性。如果沒有及時進(jìn)行原始憑證的整理，在一段時間過后將出現(xiàn)各種憑證相互交叉，工作難度和復(fù)雜程度直線上升。在日常的建檔工作當(dāng)中，可以在核對完檔案內(nèi)部內(nèi)容之后，在檔案袋上標(biāo)注缺失內(nèi)容或是分類信息，以便于存放和查找。在會計檔案的保存工作當(dāng)中，需要將對應(yīng)檔案在規(guī)定時間內(nèi)交由規(guī)定的檔案管理地方。例如部分會計資料在財務(wù)會計部門有臨時保存地方，而在周期外需要則及時移交給所在單位的檔案保管室。

（三）提升電子檔案管理水平。為了進(jìn)一步提升電子檔案管理水平，我們應(yīng)認(rèn)真做好以下工作：第一，電子檔案應(yīng)及時做好備份并保存好，這樣才能為后續(xù)工作的開展奠定基礎(chǔ)。第二，電子化和信息化的會計檔案資料需要被完整和準(zhǔn)確接收與讀取，這是符合國家會計工作標(biāo)準(zhǔn)的憑證、賬簿、報表等資料的前提。最后，一個安全有防護(hù)功能的管理信息系統(tǒng)是電子檔案管理所必需的，這樣的系統(tǒng)能夠?qū)嬓畔n案進(jìn)行存儲，并且滿足電子化的調(diào)用和共享功能，該系統(tǒng)需滿足外界干擾或入侵的強大防護(hù)作用。

（四）做好檔案管理的監(jiān)督工作。會計檔案在行政事業(yè)單位中起到了關(guān)鍵性的作用，會計檔案信息安全也非常重要，為此，我們應(yīng)切實做好檔案管理的監(jiān)督工作。監(jiān)督工作可以借助審計部門或是財政部門的業(yè)務(wù)檢查工作來進(jìn)行，將會計檔案的規(guī)范化管理工作作為審計檢查或是財政監(jiān)察的一大重要環(huán)節(jié)，充分保障信息安全，調(diào)動人員積極性。只有單位內(nèi)部對于檔案管理規(guī)范性有所重視，會計檔案管理水平才能夠有所提升。

三、總結(jié)

行政事業(yè)單位的會計檔案管理工作落實中可能存在一些問題，其中包含思想認(rèn)知觀念方面的問題、工作規(guī)范化方面的問題等，文章中主要針對相關(guān)問題提出了優(yōu)化方案，以期有效提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)水平、提升管理操作規(guī)范化水平，實現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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