大型國有企業(yè)檔案信息資源整合研究

王馥瑤

摘要：檔案資料主要來自于企業(yè)的經(jīng)營管理、技術(shù)研發(fā)、項目建設(shè)等多方面的業(yè)務(wù)項目，其不僅是企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展過程的直接體現(xiàn)，同時也是對企業(yè)核心知識資源和文化信息的總結(jié)。尤其對于大型國有企業(yè)，規(guī)模業(yè)務(wù)大、涉及范圍廣，在此過程中更會產(chǎn)生大量檔案信息資料，通過對檔案信息資源的整合分析，能夠充分挖掘檔案信息資源中的有效信息，為企業(yè)經(jīng)營決策的制定提供準確可靠的信息資料參考。但是在現(xiàn)階段國有企業(yè)檔案信息資源中存在關(guān)聯(lián)性缺乏、技術(shù)要素不成熟等問題，嚴重影響了檔案信息資源整合工作的開展，因此在現(xiàn)階段需要從硬件建設(shè)、強化信息安全保障、合理應(yīng)用整合方法、統(tǒng)一整合標準等方面入手，加強大型國有企業(yè)檔案信息資源的整合，不斷提高檔案信息資源利用率。

關(guān)鍵詞：開發(fā)與管理;必要性;整合;問題及原因;途徑

1大型國有企業(yè)檔案信息資源整合的必要性

檔案信息資源整合能夠從以下兩方面為大型國有企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供幫助。第一，服務(wù)企業(yè)管理。檔案信息來自于企業(yè)各個經(jīng)營生產(chǎn)環(huán)節(jié)，與企業(yè)內(nèi)部各個部門都直接相關(guān)，通過檔案信息資源整合能夠?qū)⑵髽I(yè)各環(huán)節(jié)、各部門所產(chǎn)生的信息進行整合共享，從而為企業(yè)的一體化管理奠定良好基礎(chǔ)，提高企業(yè)內(nèi)部信息管理的規(guī)范性和時效性，更好地服務(wù)于國有企業(yè)經(jīng)營發(fā)展[1]。第二，為企業(yè)經(jīng)營決策提供指導(dǎo)。檔案信息資源整合是時代發(fā)展的必然趨勢，依托于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)，不僅能夠全方位多渠道的進行信息檔案資源的采集、整理和分析，還能夠結(jié)合國有企業(yè)經(jīng)營發(fā)展需求和現(xiàn)階段的市場形勢深入挖掘檔案資料內(nèi)部所蘊含的信息，為企業(yè)決策制定和戰(zhàn)略部署提供有效信息。

2大型國有企業(yè)檔案信息資源整合存在的問題

在當(dāng)下大型國企檔案信息資源整合中主要存在下述問題：（1）缺乏關(guān)聯(lián)性。

大型國有企業(yè)組織規(guī)模非常大，企業(yè)內(nèi)部存在多個不同部門，在以往檔案管理中，基本上都是按照規(guī)定要求進行檔案資料信息的登記記錄，并沒有將檔案管理與企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)相結(jié)合，缺乏對檔案信息資源整合方面的開發(fā)和研究。同時各相關(guān)部門間也相對獨立，并且部分檔案信息機密性較強，檔案信息共享難度較大，這都會阻礙檔案信息資源整合工作的開展。（2）整合與保密、利益間的矛盾。檔案信息整合需要建立在信息公開共享的基礎(chǔ)之上，然而大型國有企業(yè)由于其性質(zhì)決定其必須加強信息安全防護和保密，內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)都會利用物理隔離來實現(xiàn)對各種信息資料的保護保密，而在檔案信息整合中就需要拓寬外部網(wǎng)絡(luò)，這就會增加內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全風(fēng)險，易發(fā)生信息泄露，威脅國家和企業(yè)的利益。與此同時，大型國有企業(yè)下屬存在多個不同子公司，不同子公司間的技術(shù)資料和經(jīng)營指標都存在一定的保密性，一旦技術(shù)資料和經(jīng)營指標被公開，這就會影響相關(guān)子公司的利益，阻礙了檔案信息資源整合工作的開展[2]。（3）檔案信息整合技術(shù)要素不成熟。國有企業(yè)檔案信息資料不僅種類多，而且數(shù)量大，要想實現(xiàn)對其的全面整合分析，就必須建立在先進管理和傳輸技術(shù)的基礎(chǔ)之上。現(xiàn)階段所用的信息化管理系統(tǒng)和軟件中有部分系統(tǒng)軟件過于落后，在安全傳輸、兼容性、穩(wěn)定性、分析處理能力方面都存在較大問題。隨著檔案信息整合工作難度和復(fù)雜性的提升，極易會因技術(shù)問題而發(fā)生信息丟失、錯亂。

3大型國有企業(yè)檔案信息資源整合的措施

3.1加強硬件、軟件建設(shè)

檔案信息資源整合工作量大，復(fù)雜性強，對于檔案信息管理設(shè)備設(shè)施的要求相對較高，因此在現(xiàn)階段必須加強在硬件和軟件方面的建設(shè)，為檔案信息資源整合工作的開展奠定良好基礎(chǔ)。首先，結(jié)合國企發(fā)展情況配置相應(yīng)性能的計算機設(shè)備設(shè)施，并盡可能設(shè)置專用服務(wù)器，統(tǒng)一做好對國企檔案信息的管理維護，提高檔案信息資源整合效率，降低檔案信息管理風(fēng)險;其次，積極引進先進的檔案管理系統(tǒng)和程序，并定期進行軟件程序的升級完善，不斷提升檔案信息資源整合的自動化和智能化程度。

3.2做好對邏輯整合和物理整合的融合，提高信息資源整合效率

物理整合和邏輯整合是常用的檔案資料整合方法，物理整合指的是將相關(guān)檔案資料統(tǒng)一儲存在某一庫房內(nèi)，而邏輯整合指的是在不改變存放位置的同時，只進行目標檔案電子信息的整合。在國有企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中，應(yīng)該在條件允許的前提下，將各不同部門的檔案資料進行匯總，由總檔案管理部門統(tǒng)一管理。同時對于下屬子公司的紙質(zhì)檔案，由于整合難度相對較大，并且利用較為頻繁，所以可以通過邏輯整合出相應(yīng)的電子目錄，然后再對其中的重點、常用實物檔案資料進行物理整合。電子檔案管理中的重點在于數(shù)據(jù)庫的互聯(lián)互通和共享融合[3]。在大型國有企業(yè)中可以將總部檔案管理系統(tǒng)，與人事、財務(wù)、OA等各相關(guān)系統(tǒng)相連接，實時進行各相關(guān)信息資源的采集整合和分析。同時，子公司和總公司間的檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)也會存在一定差異，此時就需要構(gòu)建標準統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，通過企業(yè)藍網(wǎng)和統(tǒng)一接口實現(xiàn)對各子公司數(shù)據(jù)庫的有效連接和統(tǒng)一管理，以便使用者能夠隨時檢索所需的檔案信息。

3.3統(tǒng)一檔案信息整合標準

檔案資源整合主要針對信息數(shù)據(jù)的整合，只有科學(xué)合理地進行整合，才能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的共享利用，這必須建立在統(tǒng)一規(guī)范的標準體系之上。首先，必須結(jié)合檔案信息整理工作特點和內(nèi)容統(tǒng)一基礎(chǔ)標準，比如名詞術(shù)語標準、著錄標準、原數(shù)據(jù)處理標準等等;其次，統(tǒng)一技術(shù)軟件標準，各子公司和部門盡可能采用相同的整合技術(shù)和軟件，以便于實現(xiàn)不同部門和公司間信息系統(tǒng)軟件的融合統(tǒng)一，同時為了進一步規(guī)范信息數(shù)據(jù)傳輸，還需要對數(shù)據(jù)接口標準進行統(tǒng)一要求;最后，明確數(shù)據(jù)整合流程，為信息資源整合業(yè)務(wù)工作的開展，提供明確規(guī)范的指導(dǎo)和參考。

3.4加強信息安全防護

信息安全防護是信息資源整合中的重中之重，與國有企業(yè)和國家的利益和安全直接相關(guān)。第一，提升檔案管理部門和管理人員的信息安全意識，共建安全可靠的信息安全網(wǎng)絡(luò)和防護系統(tǒng)，盡可能避免檔案信息的泄露丟失。第二，結(jié)合檔案管理工作要求以及相關(guān)檔案保密法律法規(guī)，制定全面科學(xué)的檔案信息安全管理制度，明確管理部門以及各個崗位工作人員的工作責(zé)任，并加強安全技術(shù)培訓(xùn)和安全教育，提升檔案管理人員的技術(shù)水平和安全意識[4]。第三，做好對網(wǎng)絡(luò)安全防御技術(shù)的應(yīng)用，及時升級和優(yōu)化防火墻和殺毒軟件，確保防火墻和殺毒軟件的先進性，并不定期對檔案信息系統(tǒng)進行殺毒清理，及時排查檔案信息中的木馬和病毒。第四，落實備份機制。所有檔案信息數(shù)據(jù)不僅需要按照要求做好脫機備份、異地備份等備份操作，同時還需要利用光盤、移動硬盤等進行備份，有效應(yīng)對各種檔案信息丟失、損壞風(fēng)險。

結(jié)束語

隨著全面深化改革工作的不斷深入，為大型國有企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展?fàn)I造了良好條件，但是市場競爭的加劇和時代、市場趨勢的變化，對大型國有企業(yè)也提出了更高的標準和要求，只有做好對檔案信息資源的整合，全面整合分析國有企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展中的各種信息資料，深入挖掘與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展相關(guān)的信息數(shù)據(jù)，才能夠為大型國有企業(yè)經(jīng)營決策的制定和技術(shù)產(chǎn)品的創(chuàng)新提供信息資料支撐，確保國有企業(yè)經(jīng)營決策的前瞻性、正確性和科學(xué)性，實現(xiàn)大型國有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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[2]杜娜偉.館藏檔案信息資源整合研究[D].黑龍江大學(xué)：黑龍江大學(xué)，2018.

[3]孔祥寧.淺議企業(yè)檔案信息資源整合[J].蘭臺世界，2018（S1）：151-152.

[4]邵素云.檔案資源整合前景展望[J].四川檔案，2011（3）：44-45.

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