知識管理導(dǎo)向下醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建

吳建平

山東省青州市彌河中心衛(wèi)生院 山東 青州 262501

現(xiàn)如今,在知識經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,我國各行業(yè)的管理工作都在積極的進(jìn)行優(yōu)化,以期能夠更好的提高管理水平。知識管理這一觀念主要注重對知識價(jià)值的充分挖掘,在醫(yī)院檔案管理工作中,以知識管理為導(dǎo)向,能夠更好的發(fā)揮檔案資料的價(jià)值,使其得到充分的利用,推動(dòng)醫(yī)院長久健康的發(fā)展。因此,在知識管理理念的前提下建立檔案管理體系,是現(xiàn)如今醫(yī)院檔案管理工作的重點(diǎn)。

一、知識管理和檔案管理之間的相符性

首先,從管理的對象來講,醫(yī)院的檔案管理主要是針對日常工作的各類文件、病患就醫(yī)相關(guān)信息、職工個(gè)人信息等。而這些信息是醫(yī)院在開展相應(yīng)的工作時(shí)產(chǎn)生,然后進(jìn)行收集存檔,屬于顯性知識。知識管理則主要是對顯性、隱性知識的共同管理,隱性知識是對顯性知識的深度發(fā)掘。從這一角度來看,兩者之間存在一定的重疊。另外,從管理的目的來講,檔案管理在當(dāng)下已經(jīng)不僅僅是達(dá)到用戶檔案存儲(chǔ)的需求、提供檔案服務(wù),還應(yīng)當(dāng)為決策者提供更有價(jià)值的檔案信息,輔助其作出更加科學(xué)的決策,以推動(dòng)組織更好的發(fā)展。從這一點(diǎn)來講檔案管理和知識管理之間具有一致性,都注重對檔案知識價(jià)值的深入發(fā)掘和應(yīng)用。再者,從管理的流程來講,檔案管理工作主要包含檔案的收集、整合、統(tǒng)計(jì)、保存、使用等。知識管理的流程為知識的出現(xiàn)、收集、加工、存儲(chǔ)、使用等。從這一點(diǎn)可以看出,兩者之間的管理流程具有統(tǒng)一性。

二、以知識管理為基礎(chǔ)的檔案管理的重要作用

首先,能夠使醫(yī)院的檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院的檔案資料中有很多都具有較強(qiáng)的實(shí)用性,相關(guān)人員能夠通過指定的檔案資料了解需要的信息,比如通過對病例資料的分析,可以積累到一定的經(jīng)驗(yàn),對以后工作的開展提供更好的參考。然而由于受到多方面因素的影響,醫(yī)院的檔案管理工作中還存在一定的問題,對其工作質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響。而且醫(yī)院人員在使用檔案信息時(shí),獲取需要的資料具有較大的難度。而以知識管理為前提,醫(yī)院的檔案管理工作能夠得到優(yōu)化,提高其規(guī)范性,通過對檔案知識價(jià)值的深入挖掘,更加便于查詢使用。另外,能夠使檔案的應(yīng)用率得到提高。在以往的檔案管理工作中,主要是對顯性信息進(jìn)行管理,對其中隱含的信息沒有進(jìn)行有效的管理,這樣檔案的應(yīng)用價(jià)值不能全面發(fā)揮。而以知識管理為前提進(jìn)行檔案管理,能夠使檔案管理工作的觀念和方式發(fā)生變化,對檔案信息進(jìn)行深度挖掘,這樣信息資料能夠得到更好的應(yīng)用。

三、知識管理導(dǎo)向下醫(yī)院檔案管理體系建立的方法

（一）完善建立醫(yī)院檔案管理機(jī)制。對檔案管理的機(jī)制進(jìn)行完善,能夠推動(dòng)其管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)行。所以,管理體系的建立需要首先對管理機(jī)制進(jìn)行健全。以知識管理為導(dǎo)向,需要充分重視人這一要素在其中發(fā)揮的作用,從檔案管理人員角度出發(fā),對工作人員進(jìn)行培訓(xùn),加強(qiáng)工作人員對檔案知識價(jià)值的認(rèn)識,可以更好的保證檔案資料存儲(chǔ)的可靠性,防止出現(xiàn)資料丟失問題等。另外,針對醫(yī)院內(nèi)部的各個(gè)科室醫(yī)療工作人員也要進(jìn)行全面的管理,通過檔案管理人員和其他部門工作人員對檔案知識的價(jià)值信息進(jìn)行發(fā)掘,并且確保資料信息的完整,這樣檔案管理工作可以為醫(yī)院的相關(guān)部門提供更精準(zhǔn)的服務(wù)。再者,對檔案工作人員的職能需要進(jìn)行不斷的優(yōu)化,要想發(fā)揮檔案資料的知識價(jià)值,除了對檔案資料進(jìn)行有效管理外,工作人員對檔案信息還要能夠進(jìn)行全面整合。根據(jù)檔案資料的相關(guān)內(nèi)容對其管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行改進(jìn),檔案分類等級進(jìn)行明確,確定歸檔范圍,這樣在資料進(jìn)行查詢時(shí)更加方便。同時(shí),對檔案管理人員,需要通過相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制建設(shè),使檔案工作人員的積極性提升,主動(dòng)參與檔案信息知識價(jià)值的挖掘,這樣幫助醫(yī)院的檔案管理水平得以提升。

（二）對檔案管理目標(biāo)進(jìn)行優(yōu)化。在以往的檔案管理工作中,醫(yī)院將目標(biāo)設(shè)置為對檔案資料進(jìn)行收集、整理、保存,并為醫(yī)院的使用人員提供調(diào)用、查閱等服務(wù)。而以知識管理為前提的檔案管理,需要對檔案管理工作的目標(biāo)進(jìn)行優(yōu)化。首先,需要依照醫(yī)院當(dāng)前發(fā)展的實(shí)際情況和具體需求,對檔案管理規(guī)劃進(jìn)行重新制定,對多種形式下的檔案資料進(jìn)行收集和整合,然后對資料信息進(jìn)行編制。另外,為醫(yī)院內(nèi)部的有關(guān)決策提供可靠的知識價(jià)值信息,使醫(yī)院的決策者通過檔案資料了解醫(yī)院現(xiàn)階段的發(fā)展情況,分析匯總醫(yī)院在運(yùn)行管理中存在的問題,并為未來發(fā)展規(guī)劃做出有效決策。再者,檔案管理要以提升工作效率為目標(biāo)。建立檔案管理的溯源機(jī)制,在對檔案信息進(jìn)行收集、整合、分類以及存儲(chǔ)時(shí),需要在檔案文件上清晰標(biāo)注檔案的產(chǎn)生過程、目的、時(shí)間等,這樣在使用相關(guān)信息時(shí)才會(huì)更加便捷的找到,使檔案使用效率得以提升。

（三）對檔案文化宣傳進(jìn)行強(qiáng)化。醫(yī)院以往的檔案管理工作方式,其內(nèi)容主要被部分人員進(jìn)行使用,檔案的知識價(jià)值沒有得到充分的發(fā)揮,對檔案信息的利用率產(chǎn)生不利的影響。而在知識管理觀念下管理醫(yī)院檔案,需要對傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行改進(jìn),對檔案文化加強(qiáng)宣傳。這樣醫(yī)院內(nèi)部的有關(guān)人員都能夠參與到檔案管理工作中,形成較好的檔案管理文化,讓檔案的知識價(jià)值覆蓋醫(yī)院的各部門人員。對于檔案資料有了全面的了解后,有部分資料可以作為醫(yī)院的參考素材,對醫(yī)療工作人員的醫(yī)學(xué)理論經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行豐富,從檔案中獲取到更多有價(jià)值的信息,對醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員知識水平的提高起到良好的幫助。

（四）對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)。信息技術(shù)的發(fā)展使得醫(yī)院檔案管理體系的建設(shè)有了新的渠道。在開展檔案管理工作時(shí),以知識管理為導(dǎo)向,需要對信息技術(shù)進(jìn)行充分應(yīng)用,比如計(jì)算機(jī)的軟硬件技術(shù),進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)。以往的檔案管理工作中,主要是通過紙質(zhì)版形式對檔案資料進(jìn)行收集、整理和存儲(chǔ),這種管理方式存在一定的問題,檔案管理的效果不明顯。而進(jìn)行信息化建設(shè),通過先進(jìn)的技術(shù)對檔案資料進(jìn)行處理,能夠避免資料丟失,保證管理工作的效率。使用信息化的管理方式開展檔案管理工作,信息資料的傳遞和整合可以更加高效,將原始資料信息通過電子掃描存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)設(shè)備中,同時(shí)對具體的內(nèi)容進(jìn)行分類存儲(chǔ),對檔案進(jìn)行編號,記錄有關(guān)的日期、名稱、內(nèi)容性質(zhì)等,在對信息資料進(jìn)行查詢時(shí),就能夠根據(jù)關(guān)鍵信息快速查找到,這樣檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度提升,對資料的利用率得到有效提高。

結(jié)束語

總而言之,在醫(yī)院的管理工作中,檔案管理是其中重要的組成,對醫(yī)院的發(fā)展有著較大的影響。為了使檔案的知識價(jià)值得到更好的展現(xiàn),應(yīng)充分挖掘其中的隱含知識,使檔案的使用率得到有效提高。而知識管理和檔案管理之間存在較大的相符性,以知識管理為導(dǎo)向,完善建立檔案管理體系,可以使醫(yī)院的檔案管理水平得到更好的提升。