三甲醫(yī)院信息化采購工作流程管理創(chuàng)新初探

曾鳳蓮　姚成　楊龍剛　李丹

[摘 要]南方醫(yī)科大學(xué)南方醫(yī)院信息化采購項(xiàng)目工作流程類似一般性的政府信息化采購性質(zhì)，但也有自己的特點(diǎn)。因此，規(guī)范采購流程，保證流程的公開、公正、公平、高效、專業(yè)、合規(guī)就非常重要了。文章圍繞信息化采購工作現(xiàn)狀概況和采購工作流程化管理舉措兩方面進(jìn)行論述，為國內(nèi)三甲醫(yī)院相關(guān)方面提供一些參考和借鑒。

[關(guān)鍵詞]采購工作;流程化管理;管理創(chuàng)新

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.28.186

1 前言

為了加強(qiáng)信息化項(xiàng)目招標(biāo)采購中的綜合評分管理、規(guī)范評審行為，維護(hù)采購活動(dòng)的公平、公正、公開，進(jìn)一步規(guī)范招標(biāo)采購中綜合評分法各項(xiàng)分值，依據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《政府采購法實(shí)施條例》《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》（財(cái)政部令第87號令），參考廣東省政府采購中心及國義招標(biāo)代理公司的評分模板，審計(jì)部門、信息部門、第三方設(shè)計(jì)院及相關(guān)專家溝通制定以下評分模板。

該模板原則上不得改變評審因素和評分標(biāo)準(zhǔn)，如需求單位有特殊原因，需要更改招標(biāo)采購綜合評分的，須經(jīng)采購評審委員會討論通過。

2 信息化采購工作現(xiàn)狀概況

（1）每個(gè)項(xiàng)目采用不同的評價(jià)體系：即使是同類項(xiàng)目，評價(jià)體系仍然相差甚遠(yuǎn)。

（2）評價(jià)體系沒有規(guī)范，沒有標(biāo)準(zhǔn)：往往是使用部門將招標(biāo)文件委托給意向的投標(biāo)公司撰寫，意向的投標(biāo)公司按照自己的條件進(jìn)行量身定制，變相的形成業(yè)主支持意向的投標(biāo)公司進(jìn)行項(xiàng)目控標(biāo)、圍標(biāo)，容易滋生腐敗。

（3）采購過程中外部干擾嚴(yán)重：各個(gè)使用科室、各個(gè)流程節(jié)點(diǎn)的各個(gè)部門會提出各種建議和要求，各個(gè)投標(biāo)公司也會投訴和質(zhì)疑，項(xiàng)目需求會短時(shí)間內(nèi)變更，已經(jīng)上流程的項(xiàng)目可能會重來或者叫停，大大影響了采購工作的效率。

為了讓使用部門既能采購到意向的產(chǎn)品和服務(wù)，又能夠體現(xiàn)招標(biāo)采購工作的公平性，南方醫(yī)科大學(xué)南方醫(yī)院相關(guān)部門共同研究和制定了以下解決方案，達(dá)到了采購工作流程化管理的創(chuàng)新目的。

3 目前確定的采購工作流程化管理舉措

3.1 流程圖

流程說明：

（1）設(shè)計(jì)院與各廠家溝通，獨(dú)立調(diào)研各項(xiàng)目的技術(shù)需求情況并結(jié)合使用部門和項(xiàng)目工程師的需求建議，擬定招標(biāo)文件初稿，其中招標(biāo)文件的商務(wù)部分參考采購辦給出的對口招標(biāo)代理公司招標(biāo)模板，設(shè)計(jì)院結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，匹配合理商務(wù)、技術(shù)要求，遵照相關(guān)法律法規(guī)，提交招標(biāo)文件初稿給采購辦。

（2）采購辦從設(shè)計(jì)院提取出招標(biāo)文件初稿通過內(nèi)部溝通平臺交由相關(guān)部門審議。

（3）醫(yī)務(wù)處將招標(biāo)代理公司的意見反饋給采購辦進(jìn)行最后的確認(rèn)。

3.2 設(shè)計(jì)五類項(xiàng)目評審辦法模板架構(gòu)

本模板是一個(gè)基礎(chǔ)的評審辦法框架，具體項(xiàng)目需求明確后，根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)使用本模板，步驟如下：

第一步：根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)對項(xiàng)目進(jìn)行分類，具體分為：硬件采購、軟件采購、軟硬件混合采購、代維類、工程類共五類。

第二步：上會確認(rèn)需求：保證技術(shù)需求部分與使用部門的需求保持一致性，使用部門的需求是設(shè)計(jì)院貨比三家調(diào)研之后，充分聽取使用部門的意見并結(jié)合項(xiàng)目工程師的建議，上會后確認(rèn)的。這個(gè)需求在較長的時(shí)間內(nèi)有效，沒有特殊情況不能修改，否則會重新造價(jià)、重新打批件、重新走流程。因此，在這個(gè)環(huán)節(jié)上特別要求使用部門確認(rèn)需求，后續(xù)不得擅自改動(dòng)。

第三步：調(diào)整商務(wù)、技術(shù)、價(jià)格評審條件匹配具體項(xiàng)目：根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模大小，對模板上的各類有分級的資質(zhì)條件進(jìn)行微調(diào)，項(xiàng)目規(guī)模大就選擇高級的資質(zhì)，規(guī)模小就選擇低級別的資質(zhì);根據(jù)項(xiàng)目的重要性，對案例數(shù)量進(jìn)行適當(dāng)選擇等。具體如何在模板上選擇，選擇什么內(nèi)容，提交審計(jì)及相關(guān)專家決定。

3.3 五類項(xiàng)目評審辦法模板具體說明

3.3.1 硬件設(shè)備采購類評分辦法模板

（1）硬件設(shè)備采購類項(xiàng)目重點(diǎn)在于技術(shù)指標(biāo)是否滿足使用部門要求，對投標(biāo)公司沒有特殊的資質(zhì)要求;技術(shù)需求部門重點(diǎn)采納使用部門的意見，參考項(xiàng)目工程師的意見，兼顧相關(guān)硬件設(shè)備廠家的建議;因?yàn)橘|(zhì)量和服務(wù)由原廠保障，價(jià)格權(quán)重部分不宜過低，這樣有利于用戶節(jié)約投資。

（2）分值權(quán)重。

3.3.2 軟件采購類評分辦法模板

（1）建議說明。軟件類項(xiàng)目重點(diǎn)在于功能是否滿足使用部門要求，是否符合國家相關(guān)規(guī)范，是否具有開放式的數(shù)據(jù)接口，是否采用模塊化設(shè)計(jì);對于投標(biāo)公司的要求重點(diǎn)在于其代理的產(chǎn)品或者自身是否具有同類的項(xiàng)目案例和相關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)，后續(xù)接口和售后服務(wù)等長期投入成本評估，軟件公司的規(guī)模和運(yùn)營穩(wěn)定性等;技術(shù)需求部分重點(diǎn)采納使用部門的意見，參考項(xiàng)目工程師的意見，兼顧相關(guān)設(shè)備廠家及系統(tǒng)廠家的建議。為保障用戶買到符合自己實(shí)際需求的軟件，軟件演示環(huán)節(jié)的評分非常重要，功能演示也是一個(gè)重要的評價(jià)指標(biāo);為保障質(zhì)量和后續(xù)服務(wù)，價(jià)格權(quán)重部分不宜過高。

（2）分值權(quán)重。

3.3.3 硬件、軟件混合類評分辦法模板

（1）建議說明。硬件、軟件混合類項(xiàng)目體現(xiàn)在對不同廠家的不同軟硬件產(chǎn)品、不同技術(shù)進(jìn)行選擇、配合形成的綜合性解決方案，是一個(gè)系統(tǒng)集成的過程。既要考慮技術(shù)指標(biāo)，也要考慮系統(tǒng)功能是否滿足使用部門要求，對于投標(biāo)公司的資質(zhì)要求重點(diǎn)體現(xiàn)在管理體系和安全、IT服務(wù)和運(yùn)維能力等方面;技術(shù)需求部分重點(diǎn)采納使用部門的意見，參考項(xiàng)目工程師的意見，兼顧相關(guān)硬件設(shè)備廠家的建議。

評分辦法需要兼顧軟件、硬件和軟硬組成的系統(tǒng)三個(gè)方面，為保障質(zhì)量和后續(xù)服務(wù)，價(jià)格權(quán)重部分不宜過高。

（2）分值權(quán)重。

3.3.4 智能化工程類評分辦法模板

（1）建議說明。智能化工程類項(xiàng)目覆蓋范圍比較廣，投標(biāo)公司需要具有與本工程規(guī)模相適應(yīng)的各類國家規(guī)定的相關(guān)資質(zhì);技術(shù)需求部分重點(diǎn)采納使用部門的意見，參考項(xiàng)目工程師的意見，兼顧相關(guān)設(shè)備廠家，系統(tǒng)廠家的建議;為保障質(zhì)量和服務(wù)，價(jià)格權(quán)重部分不宜過高。

（2）分值權(quán)重。

3.3.5 維護(hù)保養(yǎng)類（硬件、軟件、智能化工程）評分辦法模板

（1）建議說明。維護(hù)保養(yǎng)類項(xiàng)目對于投標(biāo)公司有一般性資質(zhì)要求，重點(diǎn)在于管理體系和企業(yè)是否長期穩(wěn)定運(yùn)營，企業(yè)信譽(yù)也很重要。技術(shù)需求部分重點(diǎn)采納使用部門的意見，參考項(xiàng)目工程師的意見，兼顧相關(guān)設(shè)備廠家以及系統(tǒng)廠家的建議。

因?yàn)楸痪S護(hù)保養(yǎng)的設(shè)備或系統(tǒng)會在使用的過程中逐漸老化和故障率提高，預(yù)防性維護(hù)是延長設(shè)備或系統(tǒng)使用壽命的很好途徑，原廠保障一般三年后即截止，后續(xù)需要故障維修服務(wù)和預(yù)防型維護(hù)價(jià)格權(quán)重部分建議適中。

（2）分值權(quán)重。

4 結(jié)語

為了營造一個(gè)公開、公正、公平的采購環(huán)境，規(guī)劃設(shè)計(jì)了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的采購工作操作流程和評分辦法模板。該流程模板的建設(shè)減少了對管理者人為因素的依賴，更多的是依靠管理架構(gòu)、流程與新技術(shù)支撐的管理體系。把管理框架搭起來，就可以從宏觀的管理走向微觀的管理，可以實(shí)現(xiàn)在一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的采購模板內(nèi)進(jìn)行調(diào)整，實(shí)現(xiàn)具體情況具體分析的微觀調(diào)控。通過強(qiáng)化機(jī)制和流程來擺脫人為因素的干擾，可以大大提高工作效率，也同時(shí)規(guī)避了采購工作的風(fēng)險(xiǎn)。以上醫(yī)院信息化項(xiàng)目采購工作流程化管理創(chuàng)新方案適合采購環(huán)境比較復(fù)雜的國內(nèi)三甲醫(yī)院參考和借鑒。

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