機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略探究

陳浩

摘 要：檔案管理是一項煩瑣而復(fù)雜的工作，機關(guān)事業(yè)單位作為重要的組織管理機構(gòu)，其檔案管理的重要性不言而喻?，F(xiàn)階段，信息化技術(shù)已成為各領(lǐng)域發(fā)展的重要助推工具，檔案管理工作也不例外，對機關(guān)事業(yè)單位檔案進行科學(xué)化管理，更是有助于現(xiàn)代信息化建設(shè)的穩(wěn)步前行。本文立足機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)實際情況，探索性提出機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)策略，以期為機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的長期發(fā)展增添助益。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，打破了時間和空間對信息獲取、保存、應(yīng)用的阻礙，使管理工作變得更加嚴謹、高效，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新?lián)Q代引發(fā)了信息化發(fā)展的浪潮。機關(guān)事業(yè)單位的檔案是記錄、收集單位各項組織活動信息的重要載體，既是單位歷史和發(fā)展的“活化石”，更是寶貴的無形資產(chǎn)。通過推進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平，是機關(guān)事業(yè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。

一、機關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)概述

作為重要的社會信息資源，檔案在機關(guān)事業(yè)單位履職服務(wù)中發(fā)揮著重要作用?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》提出：要加快我國檔案信息化建設(shè)的步伐，接受電子檔案進館，加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程 。從20世紀80年代至今，我國的檔案信息化腳步還在繼續(xù)，全面做好檔案信息化建設(shè)將是目前乃至今后一段時間檔案現(xiàn)代化進程中的重點工作。

作為機關(guān)事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，檔案管理將管理、服務(wù)與政治融為一體，在社會職能的發(fā)揮中起到了重要的促進作用。檔案信息化建設(shè)是一項持續(xù)性的工作，當前，各級行政事業(yè)單位著手檔案信息管理建設(shè)的階段性目標是管理系統(tǒng)化、信息收集整理智能化和應(yīng)用專業(yè)化。機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當開發(fā)并應(yīng)用符合本單位需求的信息系統(tǒng)，重視對于信息化建設(shè)的跟蹤和效果檢驗，最終實現(xiàn)檔案的全面信息化。

二、行政事業(yè)單位檔案信息化的意義及作用

信息化建設(shè)具有創(chuàng)新性、滲透性、帶動性、增值性等多重特點，隨著機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的任務(wù)不斷加重，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當前職能發(fā)揮的需要。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，推動檔案信息化建設(shè)更快更好發(fā)展，是新時期機關(guān)事業(yè)單位檔案工作的重中之重，對機關(guān)事業(yè)單位社會服務(wù)職能的發(fā)揮具有重要作用。

1.有效彌補管理漏洞，提高檔案質(zhì)量

傳統(tǒng)依靠人工進行信息采集、整理、加工、存儲的檔案管理模式，受人員業(yè)務(wù)專業(yè)度不同、個人對檔案信息審查的理解程度不同等因素影響，在實施的過程中存在一定的差別，如歸檔立卷、分類不準確。機關(guān)事業(yè)單位檔案具有材料分散、內(nèi)容全面、管理主體穩(wěn)定、立卷方式具有強制性、管理事項機密性強等諸多特點。依靠傳統(tǒng)的檔案管理方式對機關(guān)事業(yè)單位檔案進行管理，容易出現(xiàn)手動操作失誤，造成檔案信息不準確，影響其應(yīng)用。通過開展檔案信息化建設(shè)，借助計算機程序進行檔案管理，能有效避免人為損害或惡意篡改，確保原始檔案的完整度和真實性，同時提升管理質(zhì)量。此外，將計算機作為信息資源整理、傳播的載體，能夠減少人員使用，從而降低了手動操作錯誤發(fā)生的概率。

2.轉(zhuǎn)變載體應(yīng)用手段，提高管理效率

現(xiàn)階段各級機關(guān)事業(yè)單位存儲的檔案多以紙質(zhì)為載體，紙質(zhì)文件的保存對環(huán)境、濕度、溫度都有較高要求，一旦存儲環(huán)境發(fā)生改變，就會出現(xiàn)發(fā)霉、變質(zhì)、損毀的情況，導(dǎo)致檔案信息缺失。借助信息化技術(shù)，信息資料將由紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，僅需計算機存儲器便可長期儲存，不再受環(huán)境條件制約，更加不用擔心紙張損壞問題和空間不足問題。此外，機關(guān)事業(yè)單位在進行紙質(zhì)檔案管理時流程煩瑣，查找不便，常常耗費大量人力、物力。通過檔案的信息化建設(shè)，所有內(nèi)外部的使用者都可以借助平臺系統(tǒng)快速完成查找、借閱，不需要再拘泥于工作時間，使查詢效率和查詢準確度大幅提升，加速檔案信息的流通速度，有效提高檔案管理效率。

3.變革檔案管理方式，提升管理活力

一方面，全面推進檔案信息化管理，可以將檔案管理隊伍的工作重點從檔案的基礎(chǔ)管理轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的應(yīng)用服務(wù)，提高機關(guān)事業(yè)單位的公益服務(wù)職能，促進群眾滿意度的提升。另一方面，智能化平臺的使用，有助于更好滿足群眾需要，提高對外服務(wù)效率，樹立服務(wù)于民的政府形象，為機構(gòu)職能作用發(fā)揮奠定更好的基礎(chǔ)，激發(fā)管理活力。

4.避免資源浪費，促進可持續(xù)發(fā)展

在傳統(tǒng)的檔案儲存紙質(zhì)化模式下，檔案管理工作人員常常會為存儲空間不足、儲存環(huán)境不達標，檔案用紙年久變質(zhì)等問題發(fā)愁。通過開展檔案信息化建設(shè)，紙質(zhì)檔案逐漸被數(shù)字信息化檔案替代，不僅節(jié)約了檔案存儲空間，釋放更多的可利用辦公場所，還減少了檔案存儲過程中所需要的紙張、印刷設(shè)備以及裝訂設(shè)備的投入，與當前提倡的綠色環(huán)保理念不謀而合，切實響應(yīng)了可持續(xù)發(fā)展的管理理念。

三、現(xiàn)階段機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

機關(guān)事業(yè)單位大多存在檔案管理方式陳舊、檔案管理載體陳舊、檔案管理技術(shù)陳舊、檔案管理人員業(yè)務(wù)滯后等問題。隨著《機關(guān)檔案管理規(guī)定》的發(fā)布，國家對于機關(guān)檔案信息化建設(shè)的工作內(nèi)容和建設(shè)思路給出了明確的指導(dǎo)意見，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化也陸續(xù)進入了實質(zhì)性建設(shè)階段，并取得了一定的成績。在肯定成績的同時，還要清醒地認識到，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，只有深入分析這些問題，才能更好探究檔案信息化建設(shè)的實施策略，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的目標。

1.理念普及度不高，認知程度不足

現(xiàn)階段，部分機關(guān)事業(yè)單位的管理人員還沒能擺脫傳統(tǒng)管理思想的束縛，沒有意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，仍想繼續(xù)沿用落后的紙質(zhì)化管理辦法，沒有從根本上接受信息化建設(shè)工作。主要體現(xiàn)在三個方面：一是對于信息化建設(shè)的資金和人員投入不足，影響了信息化建設(shè)的總體進程;二是建設(shè)推進浮于形式，沒有建立自上而下的責任機制;三是規(guī)劃及制度完善，缺少推動信息化建設(shè)的指導(dǎo)性、指引性文件，工作不系統(tǒng)、不具體、不規(guī)范。