疾控機(jī)構(gòu)電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)及應(yīng)用研究

卓美水

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，疾控機(jī)構(gòu)檔案管理的信息化水平顯著提升。本文結(jié)合疾控機(jī)構(gòu)職能，以及疾控機(jī)構(gòu)電子檔案資料特點(diǎn)，從信息錄入、整理歸檔、檢索利用、統(tǒng)計(jì)打印和鑒定銷毀等五個(gè)方面提出了疾控機(jī)構(gòu)電子檔案設(shè)計(jì)方案及功能應(yīng)用，并提出了系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)措施，在實(shí)踐中具有積極的推廣應(yīng)用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：疾控機(jī)構(gòu);電子檔案;設(shè)計(jì);應(yīng)用

概述

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)的普及與發(fā)展，疾控機(jī)構(gòu)檔案管理早已突破了單一紙質(zhì)形態(tài)存在[1 ]。利用電子設(shè)備生成、處理、傳輸、存儲(chǔ)的數(shù)字格式電子文件大量存在，由此產(chǎn)生大量疾控機(jī)構(gòu)的電子檔案。伴隨著疾控工作信息化建設(shè)步伐的加快，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于疾控機(jī)構(gòu)檔案管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)疾控機(jī)構(gòu)電子檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)疾控機(jī)構(gòu)檔案資源信息共享，推動(dòng)疾控機(jī)構(gòu)信息化管理水平。本文結(jié)合疾控機(jī)構(gòu)職能以及疾控機(jī)構(gòu)電子檔案資料特點(diǎn)，探索設(shè)計(jì)疾控機(jī)構(gòu)檔案管理系統(tǒng)。

疾控機(jī)構(gòu)電子檔案管理系統(tǒng)以文件全生命周期、文件連續(xù)體等相關(guān)理論為基礎(chǔ)，基于電子信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)疾控機(jī)構(gòu)電子文件收集、保管、利用為一體的電子檔案數(shù)據(jù)資料在線管理[2 ]。疾控機(jī)構(gòu)電子文件檔案包括：疾控業(yè)務(wù)檔案（疾病預(yù)防與控制檔案、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置檔案、疫情檔案、健康危害因素監(jiān)測與干預(yù)檔案、實(shí)驗(yàn)室檢測檢驗(yàn)與評(píng)價(jià)檔案、健康教育與健康促進(jìn)檔案）、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、文書檔案、科研檔案等。綜合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《文件管理國家標(biāo)準(zhǔn)》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》等相關(guān)規(guī)定，以及疾控機(jī)構(gòu)檔案管理的實(shí)際特征，疾控機(jī)構(gòu)電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)功能需求如下：

1 信息錄入

1.1 功能需求

疾控機(jī)構(gòu)電子檔案管理系統(tǒng)首先要具備信息錄入、轉(zhuǎn)化功能[3 ]。檔案管理系統(tǒng)中的信息錄入涵蓋電子文件、圖像文件、視音頻文件、數(shù)據(jù)庫文件等不同類型檔案資料錄入。此外，疾控辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)中應(yīng)設(shè)計(jì)相應(yīng)的檔案存儲(chǔ)功能，并與該系統(tǒng)聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)批量電子檔案實(shí)時(shí)存儲(chǔ)。

1.2 模塊設(shè)計(jì)

疾控機(jī)構(gòu)各類電子文件形成人員通過身份認(rèn)證系統(tǒng)，將電子文件（含修改）原件、數(shù)據(jù)資料等批量掛接于相應(yīng)的歸檔數(shù)據(jù)庫，電子文件形成人員根據(jù)賦予的權(quán)限，查詢電子文件，并對(duì)需要編輯修改的電子文件進(jìn)行編輯修改，最終輸入到電子檔案數(shù)據(jù)庫。

1.3 應(yīng)用介紹

信息錄入模塊將疾控業(yè)務(wù)、人事、辦公室等各部門形成的電子文件檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行批量錄入、上傳、修改、編輯和存儲(chǔ)，將疾控機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的批量電子檔案原件與接收的未歸檔數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)掛接，并將產(chǎn)生的各類電子文件及時(shí)存入到檔案專題數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)疾控機(jī)構(gòu)各類型檔案錄入。

2 整理歸檔

2.1 功能需求

疾控機(jī)構(gòu)電子檔案管理系統(tǒng)中的整理歸檔功能是基礎(chǔ)和關(guān)鍵。根據(jù)疾控機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)特點(diǎn)、機(jī)構(gòu)職能，以及國家關(guān)于檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和疾控領(lǐng)域的具體管理標(biāo)準(zhǔn)，從疾控機(jī)構(gòu)電子檔案來源部門、載體形式、保管期限等方面確定疾控機(jī)構(gòu)電子檔案的立卷方案，并利用計(jì)算機(jī)輔助功能或人工方式完成疾控電子檔案的編目、歸檔。

2.2 模塊設(shè)計(jì)

疾控機(jī)構(gòu)檔案管理人員通過身份認(rèn)證系統(tǒng)認(rèn)證，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)列出已經(jīng)錄入、待整理歸檔的電子文件，經(jīng)過系統(tǒng)鑒別是否符合歸檔要求。不符合要求的，系統(tǒng)自動(dòng)退回疾控機(jī)構(gòu)電子文件形成人員;符合歸檔要求的，再根據(jù)其是否帶編目文件進(jìn)行相關(guān)處理，最后通過系統(tǒng)操作納入歸檔檔案數(shù)據(jù)庫。

2.3 應(yīng)用介紹

疾控機(jī)構(gòu)電子檔案管理系統(tǒng)中的整理歸檔模塊是整個(gè)系統(tǒng)的核心，根據(jù)預(yù)先模塊功能設(shè)計(jì)，對(duì)符合歸檔要求的電子文件，按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理，并歸入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)對(duì)疾控電子檔案的自動(dòng)分類、存儲(chǔ)及管理。

3 檢索利用

3.1 功能需求

疾控機(jī)構(gòu)電子檔案系統(tǒng)應(yīng)支持檔案查詢者根據(jù)相關(guān)規(guī)定，在極短的時(shí)間里準(zhǔn)確檢索、高效查詢到所需檔案。此外，還要支持跨區(qū)域異地檢索的需要[4 ]。

3.2 模塊設(shè)計(jì)

首先平臺(tái)需要設(shè)計(jì)查詢者身份認(rèn)證模塊，通過身份認(rèn)證后，還設(shè)計(jì)有自定義查詢方式檢索模塊，以及顯示檢索結(jié)果模塊[5 ]。根據(jù)系統(tǒng)模塊識(shí)別查詢者身份權(quán)限，決定瀏覽、下載、打印等權(quán)限。

3.3 應(yīng)用介紹

系統(tǒng)根據(jù)訪問者的權(quán)限設(shè)計(jì)相應(yīng)的查詢結(jié)果，未賦予權(quán)限者檢索結(jié)果將不會(huì)顯示。根據(jù)疾控機(jī)構(gòu)職能，該系統(tǒng)設(shè)計(jì)出疾控機(jī)構(gòu)電子業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、文書檔案、科研檔案等幾大類，另外，還可根據(jù)文件名、編號(hào)、主題詞等賦予相應(yīng)的查詢條件，通過身份認(rèn)證的，即可通過該系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)查詢檢索瀏覽利用。

4 統(tǒng)計(jì)打印

4.1 功能需求

為加強(qiáng)對(duì)疾控機(jī)構(gòu)電子檔案的有效監(jiān)督、管理，該電子檔案管理系統(tǒng)需要具有相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)打印功能[6 ]。具體來說，需要統(tǒng)計(jì)收集、整理、歸檔、檢索、利用、鑒定、銷毀、打印等不同環(huán)節(jié)檔案統(tǒng)計(jì)情況。需要系統(tǒng)賦予檔案管理者隨機(jī)或固定的獲取統(tǒng)計(jì)報(bào)表，隨時(shí)掌握系統(tǒng)中管理的電子檔案情況的權(quán)限。

4.2 模塊設(shè)計(jì)

需要設(shè)置身份認(rèn)證，使系統(tǒng)識(shí)別出是否為疾控機(jī)構(gòu)專職檔案管理員，設(shè)置固定統(tǒng)計(jì)/自定義統(tǒng)計(jì)兩種模式供選擇，再設(shè)置需要統(tǒng)計(jì)的檔案類型，最后設(shè)計(jì)自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)表/圖，以及打印功能模塊。

4.3 應(yīng)用介紹

統(tǒng)計(jì)打印模塊根據(jù)疾控機(jī)構(gòu)電子檔案管理實(shí)際，為專職檔案管理者設(shè)置了固定統(tǒng)計(jì)模式、自定義統(tǒng)計(jì)模式兩種。在固定模式中，檔案管理者只要輕點(diǎn)系統(tǒng)中“統(tǒng)計(jì)”按鈕，即可獲得機(jī)構(gòu)電子檔案統(tǒng)計(jì)表、年/季/月報(bào)表等;在自定義模式中，檔案管理者通過手動(dòng)輸入起止時(shí)間，獲取其特定時(shí)間段系統(tǒng)中電子檔案總數(shù)、均值、同比增減情況，并以圖形、圖表等形式標(biāo)注。