機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)探討

摘要：人事檔案的管理工作對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展來說是非常重要的，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，很多行業(yè)都已經(jīng)開始進(jìn)行信息化建設(shè)，而人事檔案管理這項(xiàng)工作也需要進(jìn)行信息化建設(shè)。因此，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位在實(shí)際的工作和發(fā)展過程當(dāng)中，要緊跟時(shí)代的發(fā)展，在管理方式上要進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和完善。本文以人事檔案管理信息化建設(shè)為中心展開討論和分析，針對(duì)建設(shè)過程當(dāng)中存在的問題和困難進(jìn)行詳細(xì)的敘述，并提出一些有效的建議和措施。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位 人事檔案管理 信息化建設(shè)

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作的重要性日益凸顯出來，再加上信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的推廣應(yīng)用，新時(shí)期人事檔案管理呈現(xiàn)出信息化發(fā)展趨勢(shì)，通過提高其信息化程度，可以更好地分類管理相關(guān)資料，從而有效減少了相關(guān)工作人員的工作量，并提高整體管理效率。在實(shí)際的工作當(dāng)中，一定要切實(shí)做好人事檔案管理這項(xiàng)工作，為部門當(dāng)中的人才選拔提供更加可靠的資料，優(yōu)化人力資源方面的配置，同時(shí)要加快人事檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步發(fā)揮新理念和新技術(shù)的作用，以此來提高檔案管理水平。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）單位重視程度不夠

就我國目前在人事檔案管理方面的實(shí)際情況來看，很多單位根本沒有深刻意識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，而是更注重專業(yè)技術(shù)方面，還存在一種外行領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)行的現(xiàn)象，并且認(rèn)為檔案信息對(duì)于部門的工作來說沒有實(shí)際的意義和作用，所以在日常的工作當(dāng)中經(jīng)常會(huì)忽略這方面的工作。一些單位對(duì)于人事檔案管理工作不夠重視，在資金方面也缺少支持，進(jìn)而導(dǎo)致從事檔案管理工作的人員對(duì)檔案工作逐漸失去熱情，降低了檔案管理這項(xiàng)工作的效率，并影響整個(gè)部門的工作。由于資金以及人才方面的缺乏，導(dǎo)致這項(xiàng)工作無法充分發(fā)揮作用。還有一些單位對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作沒有正確的認(rèn)知和理解，認(rèn)為這項(xiàng)工作只是完成一些基本的任務(wù)就可以了，并沒有對(duì)這些檔案信息進(jìn)行詳細(xì)的管理。加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)可以有效提高整個(gè)單位的管理水平，同時(shí)也可以加快單位信息化建設(shè)的腳步。相關(guān)部門想要切實(shí)提高自身的服務(wù)水平，首先要從內(nèi)部人員管理方面進(jìn)行改變和創(chuàng)新，將人才和崗位進(jìn)行科學(xué)合理的分配，從而提升人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。人事檔案管理這項(xiàng)工作作為事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作是非常重要的，檔案當(dāng)中記載著每一個(gè)工作人員的身份、學(xué)歷以及各方面的情況，是員工進(jìn)行考核和提拔的重要參考。

（二）缺乏高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人才

高素質(zhì)以及高水平的專業(yè)人才是提高檔案管理工作效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)，但是目前一些事業(yè)單位從事這項(xiàng)工作的人員在素質(zhì)方面還達(dá)不到要求，無法滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展對(duì)于檔案管理人才的需求，在實(shí)際的管理工作當(dāng)中，對(duì)遇到的一些困難和問題無法解決，對(duì)單位的信息化建設(shè)造成了一定程度的影響和限制。[1]在之前的管理工作當(dāng)中，對(duì)于工作人員的要求是比較低的，并且這項(xiàng)工作沒有很大的難度，而在當(dāng)前信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，就需要相關(guān)技術(shù)人員能夠掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，具有足夠的專業(yè)知識(shí)以及操作能力，所以，相關(guān)工作人員需要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)和知識(shí)。如果相關(guān)工作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)沒有更多的認(rèn)識(shí)和熟練的操作，那么完成這項(xiàng)工作就會(huì)遇到很大的困難。

（三）缺乏健全的人事檔案管理制度

建立完善的制度是有效完成相關(guān)工作的重要前提，如果在工作當(dāng)中沒有完善的制度進(jìn)行約束，那么在工作當(dāng)中就會(huì)出現(xiàn)混亂。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，也需要建立健全的制度，只有制定健全的制度，才能有效提高這項(xiàng)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。一些單位在這方面的制度不夠完善，從而就導(dǎo)致在實(shí)際的管理工作當(dāng)中缺少執(zhí)行力度，使制度逐漸成為一個(gè)擺設(shè)，無法發(fā)揮出實(shí)際的作用。隨著人事管理制度的不斷改革和創(chuàng)新，檔案管理這項(xiàng)工作也要越來越正式化、系統(tǒng)化。[2]因此，事業(yè)單位在進(jìn)行信息化建設(shè)的時(shí)候，一定要先完善部門制度。然后，在日常的工作當(dāng)中，要嚴(yán)格按照制度和標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，這樣才能有效完成檔案管理信息化建設(shè)工作。

（四）信息化平臺(tái)建設(shè)遲滯

隨著我國信息技術(shù)的不斷改革和創(chuàng)新，很多行業(yè)在實(shí)際的工作當(dāng)中都開展了信息化方面的建設(shè)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也需要進(jìn)行信息化方面的建設(shè)，從而使檔案管理這項(xiàng)工作變得更加規(guī)范化。在實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的時(shí)候，主要就是去完善相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，目前，我國的機(jī)關(guān)事業(yè)單位在這方面還沒有建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，所以很多單位在進(jìn)行平臺(tái)建設(shè)的時(shí)候會(huì)出現(xiàn)不規(guī)范的情況，從而對(duì)部門信息化建設(shè)工作產(chǎn)生影響。在進(jìn)行信息化建設(shè)的時(shí)候，首先要建立一個(gè)完善的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，很多單位在建立過程當(dāng)中會(huì)出現(xiàn)一些問題，主要就是沒有考慮到系統(tǒng)整體的關(guān)系和協(xié)調(diào)性，導(dǎo)致構(gòu)建的信息化平臺(tái)缺少整體性。其次，各個(gè)環(huán)節(jié)之間也沒有很好的連貫性，在進(jìn)行采集信息以及整理的時(shí)候經(jīng)常出現(xiàn)一些漏洞或者是重合的問題，數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的信息不能很好地進(jìn)行共享。整體來看，目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位的信息化平臺(tái)建設(shè)處于一個(gè)遲緩的狀態(tài)。

二、提升人事檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，提高思想認(rèn)識(shí)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于我國的社會(huì)發(fā)展來說，有著十分重要的意義和作用。而人事檔案管理這項(xiàng)工作，也是對(duì)相關(guān)工作人員經(jīng)歷的詳細(xì)記載，其中包含干部在思想品德以及工作等各方面的實(shí)際情況。除此之外，單位在進(jìn)行考核，或者是選拔干部的時(shí)候，也會(huì)重點(diǎn)參考人事檔案當(dāng)中記載的一些內(nèi)容。所以，相關(guān)工作人員的檔案一定要足夠詳細(xì)和完整。隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的不斷提升，越來越多的領(lǐng)導(dǎo)開始重視人事檔案方面的管理工作，因?yàn)橹挥袑⑦@項(xiàng)工作做好，才能夠更加有效地培養(yǎng)相關(guān)方面的人才。干部人事工作當(dāng)中的重點(diǎn)就是檔案管理工作，在實(shí)際的工作當(dāng)中，需要將部門人員進(jìn)行合理的規(guī)劃和分配。因此，負(fù)責(zé)這方面工作的人員需要不斷提高自身的思想觀念，進(jìn)而提高檔案管理工作的效果。

（二）培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才隊(duì)伍

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要深刻認(rèn)識(shí)檔案管理這項(xiàng)工作的重要性，積極提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)以及信息技術(shù)操作能力。在平常的管理工作當(dāng)中，需要培養(yǎng)相關(guān)工作人員吃苦耐勞的精神，并不斷加強(qiáng)相關(guān)工作人員的責(zé)任心。隨著社會(huì)的不斷改革和發(fā)展，檔案管理工作的內(nèi)容也在不斷增加，相關(guān)工作人員在日常的工作中會(huì)有更大的壓力。[3]機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常的工作中，也要積極組織工作人員去參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，通過培訓(xùn)提高相關(guān)工作人員的政治水平以及服務(wù)意識(shí)，從而打造出一支服務(wù)意識(shí)較強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)。除此之外，隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，從事檔案管理的工作人員也需要具有一定的信息技術(shù)能力。例如在進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候，可以增加一些實(shí)用的內(nèi)容，選擇更加現(xiàn)代化的培訓(xùn)方式，還可以安排相關(guān)工作人員進(jìn)行參觀，這樣可以更加直觀地進(jìn)行學(xué)習(xí)。

（三）逐步建立人事檔案信息化管理機(jī)制

為了更好地推進(jìn)人事檔案信息化管理建設(shè)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要結(jié)合自身的實(shí)際情況和工作需要來逐步建立相應(yīng)的管理機(jī)制，由此來提高對(duì)檔案信息的收集、核對(duì)及保管水平。還要建立權(quán)責(zé)分明的管理機(jī)制，這樣才能進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部管理人員的責(zé)任意識(shí)，這對(duì)于更好地規(guī)范檔案管理并提高運(yùn)行效率具有重要意義。[4]

（四）加快信息化平臺(tái)的開發(fā)和建設(shè)

建立完善的信息化平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的前提條件，在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，要對(duì)檔案管理工作中所應(yīng)用的軟件進(jìn)行創(chuàng)新和完善，并且要建立更加完善的體系和數(shù)據(jù)庫。因此，想要完成這方面的建設(shè)工作，就需要資金及技術(shù)方面的支持，相關(guān)部門要對(duì)檔案管理增加資金方面的投入。[5]進(jìn)行資源規(guī)劃和管理的時(shí)候，也要使用更加完善的軟件。在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)的時(shí)候，需要考慮整體平臺(tái)的完整性，做好各環(huán)節(jié)之間的銜接工作，從而使檔案管理工作變得更加方便快捷。

三、結(jié)語

總而言之，人事檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展和工作來說都是非常關(guān)鍵的，有著十分重要的意義。這項(xiàng)信息化建設(shè)工作具有很強(qiáng)的系統(tǒng)性要求，需要投入足夠的資金以及人力方面的支持。雖然我國目前一直在進(jìn)行信息化方面的建設(shè)，但是在實(shí)際的工作當(dāng)中還是存在一些不足，相關(guān)事業(yè)單位一定要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作引起足夠的重視，在實(shí)際的工作當(dāng)中，要不斷進(jìn)行創(chuàng)新和完善，這樣才能夠更加有效地提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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[4]鄭曉慶.信息化建設(shè)中事業(yè)單位人事檔案管理研究[J].四川檔案，2018（03）：41-43.

[5]王曼.解析事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2018（16）：198.

（作者簡(jiǎn)介：劉宏，女，本科，惠安縣就業(yè)和人事人才公共服務(wù)中心，副高，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 王瑞鋒）