論高校檔案管理人員的繼續(xù)教育探討

吳谷玉

（湛江幼兒師范?？茖W校，廣東 湛江 524037）

檔案管理人員水平的高低將直接影響到檔案管理的效果，這足以說明檔案管理人員的素質(zhì)很重要，高校應該加強對檔案管理人員的繼續(xù)教育，不斷提升他們的業(yè)務能力。再加上高校的檔案管理工作也在不斷的改革與創(chuàng)新，這說明檔案管理工作進入到了新模式中，為了將新模式的管理措施落實到位就需要注重對管理人員的培養(yǎng)，以此來滿足實際工作中的需求，促使高校檔案管理工作能夠向著更加專業(yè)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

一、高校檔案管理人員需要具備的職業(yè)素養(yǎng)

高校是我國培養(yǎng)高素質(zhì)人才的主要陣地，為了給社會輸送源源不斷的優(yōu)秀的人才，就需要將檔案管理放在比較突出的位置上。為了有效的發(fā)揮出檔案管理的作用，就需要加大對檔案管理人員的管理力度，提升他們的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員需要具備以下幾個職業(yè)素養(yǎng)。

（一）道德素養(yǎng)。在檔案管理的過程中要求管理人員一定要按照規(guī)章制度辦事，要遵守相關(guān)的行為準則，防止出現(xiàn)違規(guī)亂紀的現(xiàn)象。同時，要有使命感和責任感，要明確自身工作所肩負的職責，要對自身的工作持有高度的熱情，一定要做到愛崗就業(yè)，要有責任心。能夠積極主動的完成工作任務目標，在開展工作時要仔細，盡量避免出錯，為了確保檔案信息的真實性和全面性，在記錄相關(guān)信息時一定要仔細核對，以免出現(xiàn)錯錄或是遺漏的情況。

（二）業(yè)務素養(yǎng)。高校的檔案管理工作越發(fā)的規(guī)范化和專業(yè)化，這就要求管理人員要有很強的專業(yè)素養(yǎng)，不僅需要對相關(guān)法律法規(guī)掌握清楚，而且要熟練的掌握電子信息化管理技術(shù)。管理人員要對有關(guān)政策的動態(tài)和方向密切的關(guān)注，依據(jù)相關(guān)的政策來不斷的優(yōu)化和調(diào)整工作的內(nèi)容，不僅要從宏觀上滿足實際工作的需求，還需要從微觀的角度考慮問題。同時，應該要結(jié)合時代發(fā)展的特征，不斷的創(chuàng)新思維，對檔案工作的規(guī)律掌控清楚，并且要不斷的創(chuàng)新管理方法。最關(guān)鍵的是，在工作要不斷的學習新知識，提升自身的業(yè)務水平能力。

（三）能力素養(yǎng)。檔案管理人員不僅需要具備很強的收集能力，而且還需要具備很強的組織協(xié)調(diào)能力和決策制定能力等，只有具備了以上這些能力，才能高效的完成檔案管理的任務目標。

（四）文化素養(yǎng)。檔案管理人員自身應該要有很強的文化知識，特別是要加強對檔案文化的認識，在工作中不斷的去傳播檔案文化，營造良好的工作氛圍，確保檔案管理工作能夠順利、高效的實施。

二、優(yōu)化高校檔案管理人員繼續(xù)教育的措施

（一）加大培訓的力度

從目前的現(xiàn)狀來看，檔案管理人員的整體水平不高，不僅管理意識缺乏，并且管理的積極性也不高，很多管理人員在工作中經(jīng)常會出現(xiàn)各種消極負面的情緒。為了改變這種情況就需要加強繼續(xù)教育的力度，通過繼續(xù)教育提升管理人員的專業(yè)知識和管理能力。為了做好高效檔案管理人員的繼續(xù)教育工作，就需要重視培訓，加大培訓的力度，確保培訓能夠全方位的開展。只有在日常工作中不斷加職業(yè)素養(yǎng)的教育，才能讓管理人員引起重視，加深對自身工作的了解。最關(guān)鍵的是要引導檔案管理人員明確自身工作所發(fā)揮的重要作用，從而在工作中不斷的去強化責任意識和管理意識，能夠發(fā)揮出管理人員的主觀能動性，促使他們積極的投入到檔案管理工作中來。在培訓之前應該要詳細的了解管理人員的水平，在此基礎(chǔ)上來制定出有針對性的培訓方案，以此才能發(fā)揮出繼續(xù)教育的價值和作用。培訓方案的制定不僅要合理，而且要有科學性，要制定好具體的培訓任務目標，按照規(guī)定的目標任務來開展培訓。同時，為了確保繼續(xù)教育能夠順利實施，高校應該要在財力和物力上給予支持，及時的提供培訓的場所，并且對培訓所需要的設(shè)備也需要及時的購買。要依據(jù)培訓的需要，來及時的添加需要的設(shè)備，為培訓的有效開展提供保障。

（二）優(yōu)化培訓組織機構(gòu)

目前，高校的檔案管理工作相對比較繁雜，產(chǎn)生的檔案數(shù)量也越多越大，管理的任務和難度也在適當?shù)脑黾?，如果還是按照傳統(tǒng)的管理模式，不僅不能滿足實際工作的需求，更為重要的是不能有效的開展檔案管理工作。這足以說明繼續(xù)教育的迫切性和必要性，為了發(fā)揮出繼續(xù)教育的作用，就需要對培訓的組織進行優(yōu)化。在正式培訓之前，應該要先對員工的需求進行詳細且深入的分析。在分析的過程中應該要綜合各方面因素來考慮，不僅需要考慮到崗位的需求，還需要考慮到職業(yè)能力的需求，并且還應該將員工的職業(yè)發(fā)展需求kaolzai 內(nèi)，在此基礎(chǔ)上來開展有針對性的培訓，并合理的設(shè)置培訓的目標。最關(guān)鍵的是，培訓的組織機構(gòu)不能只依賴高校，還需要開展多層次、多元化的培訓體系。高校應該要與社會其他有關(guān)組織進行交流和合作，包括檔案協(xié)會、非學歷的教育機構(gòu)記憶檔案局等，與這些組織共同構(gòu)建多元化的體系，以此來滿足不同需求管理人員的培訓，并且能夠依據(jù)管理人員的水平來設(shè)置不同層次的培訓目標，真正做到因材施教，體現(xiàn)出繼續(xù)教育的獨特性。還需要注意的是，培訓的師資隊伍水平應該要高，培訓的教師一定要經(jīng)過嚴格的篩選，確保培訓教師的資格、資質(zhì)合格。同時，應該要加強對培訓教師資格的審查，要規(guī)范聘用的流程，要對每一個環(huán)節(jié)嚴格把控。并且，為了給培訓提供豐富的教學資源，還需要建立培訓專家?guī)旌凸蚕韺＜屹Y源庫，以此來不斷的充實檔案管理培訓體系。

（三）培訓模式應該要更加的靈活

從目前的培訓模式來看，培訓的方式還比較的單一，不能發(fā)揮出培訓的真正效用。由于高校檔案管理人員的繼續(xù)教育與在校學生的教育是有所差別的，因此，需要改善教育的方式方法，依據(jù)實際情況靈活的來選擇培訓的模式和方式。通常來說，從事高校檔案管理的人員已經(jīng)掌握了很多相關(guān)的知識，并且具備了一定的工作能力，同時，人生的閱歷和工作經(jīng)驗也相對來說比較豐富。有部分表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員不僅理論知識掌握的扎實，而且專業(yè)能力也很強。針對這種情況如果采取單一的培訓模式，培訓的效果并不明顯。繼續(xù)教育最終的目標是要重構(gòu)管理人員自身的知識體系，也就是說繼續(xù)教育是立足于工作實踐基礎(chǔ)之上的。而重構(gòu)知識體系的目的是為了更好的服務檔案管理工作，確保能夠在較短的時間內(nèi)出色的完成管理任務。在選擇培訓的方法與模式時，一定要考慮到管理人員的個體差異性，檔案管理人員的知識基礎(chǔ)也是有所差異的，并且在培訓的目標也培訓的時間上也有很大的差異。這時，就需要利用靈活多變的模式，采取多種的形式，只有這樣才能滿足不同層次人員的培訓需求。如果將所有檔案管理人員集中起來培訓的話，不僅不能將檔案管理人員的積極性調(diào)動起來，更為重要的是培訓的效果不明顯。同時，在培訓的過程中為了打破枯燥、沉悶的氣氛，培訓教師應該要結(jié)合使用多種方式，來活躍培訓的氣氛，集中大家的注意力和精力，比如可以使用小組協(xié)作、情境教學以及案例分析等多種方式。在培訓的過程中切記不能一味的灌輸理論知識，要注重提升培訓的趣味性和實用性。為了確保培訓的彈性，可以結(jié)合使用線上線下的培訓模式，這樣檔案管理人員就能隨時隨地的進行學習，不受空間和時間上的限制。更為關(guān)鍵的是，檔案管理人員能夠在線上自主選擇學習的內(nèi)容，結(jié)合自身發(fā)展的職業(yè)需求來選擇需要學習的內(nèi)容。

（四）加大信息化培訓的力度

21 世紀是信息化的時代，各種先進的技術(shù)應運而生，并被廣泛的應用在各行各業(yè)中，取得了顯著的成效。高校要想提升檔案管理的整體水平，就需要加大信息化管理的力度，利用高新技術(shù)來對檔案進行整理和管理。在此背景下，就對檔案管理人員提出了更高的要求，在繼續(xù)教育的過程中除了要重點對專業(yè)的理論知識進行培訓，還需要注重培養(yǎng)管理人員的信息化技術(shù)。要依據(jù)檔案管理人員對信息化技術(shù)掌握的程度來制定培訓計劃，要建立相應的信息化管理平臺，管理人員要能夠的熟練的使用各種先進的管理設(shè)備，要利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以此來提升檔案數(shù)字化的管理水平，確保檔案的及時性和有效性。同時，檔案管理人員應該及時的將有關(guān)信息錄入到信息化管理平臺中，并及時對相關(guān)的信息資料進行整理和更新。最關(guān)鍵的是，要及時對設(shè)備進行更新和維護，確保信息化管理平臺能夠正常運轉(zhuǎn)。在信息技術(shù)培訓的過程中，要加強互動、交流，要不斷的創(chuàng)新培訓的方式，給培訓人員耳目一新的感覺。也可以利用小組合作學習的方式，加強小組內(nèi)部成員之間的探討，讓培訓人員能夠更深層次的去思考問題，能夠熟練的掌握技術(shù)的要點內(nèi)容，并能靈活的運用在實踐操作中。

（五）完善培訓質(zhì)量反饋機制

建立完善的培訓質(zhì)量反饋機制，能夠保證繼續(xù)教育的效果，因此，應該要重視這項工作，利用完整的培訓質(zhì)量反饋體系來檢驗繼續(xù)教育的效果是否達到了預期的效果。評價的反饋機制應該從培訓的不同階段和培訓實際內(nèi)容入手，以此來對檔案管理人員在繼續(xù)教育這一段時間內(nèi)的成果進行檢驗，檢驗檔案管理人員是否熟練的掌握了所學的知識，最關(guān)鍵的是要檢驗檔案管理人員是否能夠?qū)⑺鶎W知識靈活的應用在實踐工作中。在評價的過程中不僅需要到理論知識的掌握情況，還需要考慮到業(yè)務提升的能力，并且也不能忽視檔案管理人員的業(yè)績改上情況。對于這些評價項目，需要跟蹤記錄，過程與結(jié)果并重，從而更好地保障培訓質(zhì)量，達成培訓目標，促進高校檔案管理人員繼續(xù)教育工作的有效展開，提高檔案管理工作的效率。還需要注意的一點是，應該要建立培訓激勵機制，以此來激發(fā)出檔案管理人員繼續(xù)教育的熱情跟動力。對于培訓表現(xiàn)良好的人員應該及時的給予獎勵，在獎勵的過程中應該要將物質(zhì)獎勵跟精神獎勵結(jié)合在一起，以此才能發(fā)揮出獎勵的真正作用。通過有效的獎勵，能夠讓檔案管理人員更加的有歸屬感和成就感，能夠全身心的投入到培訓和工作中。對于接受繼續(xù)教育態(tài)度比較差的員工應該要嚴厲的批評警告，如果情節(jié)嚴重的話要適當?shù)倪M行處罰，以此來改善員工繼續(xù)學習的惰性，不斷激發(fā)出員工培訓的積極性，并在接受繼續(xù)教育的過程中能夠嚴格的要求自己，按照規(guī)范制度執(zhí)行。

三、結(jié)束語

綜上所述，對高校檔案管理人員實施繼續(xù)教育的意義重大，不僅能夠提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，還能規(guī)范管理人員的行為，提升管理的整體水平。在繼續(xù)教育實施的過程中應該要做好以下幾點：首先，要加大培訓的力度，確保繼續(xù)教育能夠順利實施；其次，優(yōu)化培訓組織機構(gòu)，給檔案管理人員提供多元化、多層次的培訓；第三，培訓的模式應該要靈活多變，不能拘泥于某一種方式；最后，不僅要注重對檔案管理人員的信息化培訓，還需要制定完善培訓質(zhì)量反饋機制，以此來檢驗繼續(xù)教育的成效。