新時(shí)代不動(dòng)產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理

畢麗艷

（乳山市自然資源局,山東 乳山 264500）

引言：

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案作為原始性證明材料，其中所記錄的紙質(zhì)文字、數(shù)據(jù)圖表等信息內(nèi)容，不僅關(guān)系著權(quán)利人的合法權(quán)益，也對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展提供著重要支持，在當(dāng)前形勢(shì)下，將各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫有利于提升檔案的利用效率，為檔案管理工作提供便利。通過檔案規(guī)范化管理也能為大眾提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，增強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)性，實(shí)現(xiàn)資源信息共享，進(jìn)而為檔案管理創(chuàng)新改革提供更有利的現(xiàn)實(shí)依據(jù)。

一、新時(shí)代不動(dòng)產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理的重要意義

結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)登記的價(jià)值來看，可以為全國(guó)范圍內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)交易市場(chǎng)行程構(gòu)建產(chǎn)權(quán)基礎(chǔ)，與此同時(shí)，也能夠適當(dāng)挖掘不動(dòng)產(chǎn)登記中所蘊(yùn)藏的衍生價(jià)值，而進(jìn)行規(guī)范化的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理能夠在為不動(dòng)產(chǎn)權(quán)提供依據(jù)的基礎(chǔ)上減少糾紛事件發(fā)生概率，進(jìn)一步為大眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在新時(shí)代實(shí)行不動(dòng)產(chǎn)檔案規(guī)范化管理既是相關(guān)部門的工作職責(zé)，也是物權(quán)確認(rèn)的一個(gè)重要依據(jù)，可以為登記業(yè)務(wù)辦理提供便利，也是權(quán)利人證明自身權(quán)益的一項(xiàng)重要法律憑證[1]。綜合來看，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案在住房保障、戶籍管理等各個(gè)方面發(fā)揮著不可替代的作用。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案既包括不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)原始信息，也涵蓋不動(dòng)產(chǎn)登記簿以及登記材料等相關(guān)信息內(nèi)容，其檔案信息是不動(dòng)產(chǎn)登記工作的一個(gè)重要基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理可以為不動(dòng)產(chǎn)登記工作提供便利和支持，有效保障相關(guān)權(quán)利人的合法權(quán)益，也提升了不動(dòng)產(chǎn)登記工作的效率。

二、新時(shí)代不動(dòng)產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理中存在的問題

（一）協(xié)調(diào)管理力度弱

結(jié)合以往不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理來看，工作人員檔案管理意識(shí)、配套設(shè)施以及協(xié)調(diào)管理力度等問題阻礙了檔案規(guī)范化管理，針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案來說，在法律基礎(chǔ)上明確物權(quán)所有者合法權(quán)益，但是在實(shí)際工作當(dāng)中，部分企事業(yè)單位缺少相應(yīng)的管理制度，各部門之間的協(xié)調(diào)能力弱，使得檔案管理沒有形成規(guī)范化制度化的工作流程。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案數(shù)字化信息化管理是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，但是受到資金以及技術(shù)等因素限制，部分相關(guān)部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)慢，設(shè)備也沒有及時(shí)進(jìn)行更新?lián)Q代，面對(duì)眾多的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息，單憑人工以及傳統(tǒng)的設(shè)備儀器，同樣不利于檔案規(guī)范化管理。

（二）檔案信息不完善

針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案登記管理工作來說，需要記錄完善的不動(dòng)產(chǎn)登記信息，工作專業(yè)性強(qiáng)，人員任職要求較高，但是由于部分因素導(dǎo)致，在工作交接時(shí)缺乏完善的交接過程，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案在備案移交等過程中易出現(xiàn)紕漏，也會(huì)給后續(xù)檔案利用帶來影響。結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)領(lǐng)域來看，住建、國(guó)土、農(nóng)林業(yè)等涉及范圍較廣，業(yè)務(wù)分類也相對(duì)復(fù)雜，所以在整合各項(xiàng)信息資源時(shí)也存在較大難度，檔案多部門存放的現(xiàn)狀無法為實(shí)際工作提供便利[2]。此外，不動(dòng)產(chǎn)材料的不完整，數(shù)據(jù)缺乏準(zhǔn)確率也給檔案管理帶來了極大難度，不僅危害權(quán)利人的權(quán)益，相關(guān)職能部門信用也會(huì)受到較大影響。所以在實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中，相關(guān)工作人員要對(duì)土地性質(zhì)、房屋用途等各方面信息進(jìn)行有效記錄，確保檔案的準(zhǔn)確性以及完整性，為建立和完善檔案數(shù)據(jù)信息庫提供支持。

（三）管理制度不健全

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案涉及信息眾多，包括日常各項(xiàng)業(yè)務(wù)中的檔案資料，也包括來自農(nóng)林部門、房管部門等處移交的信息資料，在面對(duì)龐大的檔案信息資源庫時(shí)需要按照規(guī)章制度來進(jìn)一步明確職責(zé)與工作部署。但是結(jié)合現(xiàn)實(shí)來看，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作的主要職能部門為自然資源和規(guī)劃部門，雖然解決現(xiàn)代化城鎮(zhèn)建設(shè)中住房拆遷安置以及房地產(chǎn)交易等問題。但綜合來看，其檔案管理涉及眾多部門，部分職能部門機(jī)制不健全，資料信息收集力度弱，也缺乏全面的監(jiān)督管理，以至于給不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理帶來了消極影響，所以在當(dāng)前形勢(shì)下，加強(qiáng)統(tǒng)籌管理力度，完善檔案管理格局是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的一個(gè)重要前提條件，需要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀來進(jìn)一步完善和改進(jìn)。

（四）信息共享水平低

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作的涉及范圍廣，也具有較強(qiáng)的靈活性，在房地產(chǎn)事業(yè)繁榮發(fā)展階段，不動(dòng)產(chǎn)交易數(shù)量以及次數(shù)的增速過快，權(quán)屬變更也成為了常態(tài)化現(xiàn)象，所以這就需要檔案管理工作能夠具備一定的實(shí)效性，也要確保檔案信息的完整性與真實(shí)性。但是結(jié)合實(shí)際工作來看，交易次數(shù)多，信息變更不及時(shí)的現(xiàn)象偶有存在，極易導(dǎo)致產(chǎn)權(quán)糾紛等問題，所以這就需要各部門之間能夠加強(qiáng)協(xié)作，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，相關(guān)工作人員要結(jié)合國(guó)家當(dāng)前的相關(guān)政策來明確工作目標(biāo)，及時(shí)調(diào)整工作方向，在實(shí)際工作當(dāng)中，也要不斷提升個(gè)人檔案管理意識(shí)，運(yùn)用技術(shù)手段來提升檔案管理工作效率。

（五）數(shù)字化管理水平低

在當(dāng)前時(shí)代背景下，借助于信息技術(shù)大大提升了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的效率，但是也給檔案管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)帶來了相應(yīng)的挑戰(zhàn)，各工作環(huán)節(jié)得以精簡(jiǎn)，但是在檔案信息登記完成后缺少有效的對(duì)接與整理，檔案利用效率沒有得到有效提升。業(yè)務(wù)部門在完成登記后并沒有與檔案管理部門達(dá)成進(jìn)一步合作，存在業(yè)務(wù)與檔案管理相脫節(jié)的狀態(tài)，在推行以及落實(shí)“無紙化辦公”過程當(dāng)中，電子信息檔案的歸檔與整理還需要進(jìn)一步規(guī)范，同時(shí)在紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化的過程中也需要加大流程的監(jiān)管力度，將不再適用的檔案信息及時(shí)剔除，也要加大檔案信息的完善力度，如此才能夠進(jìn)一步達(dá)成規(guī)范化的管理目標(biāo)。

三、新時(shí)代不動(dòng)產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理策略分析

（一）加強(qiáng)協(xié)調(diào)管理力度

新時(shí)代實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)各部門協(xié)調(diào)管理力度，依據(jù)檔案管理工作部署來劃分權(quán)責(zé)，將各類分散檔案及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔，構(gòu)建和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫[3]。同時(shí)，相關(guān)人員也要認(rèn)識(shí)到檔案編研工作在當(dāng)前的價(jià)值意義，要逐步拓寬工作思路，提升檔案資源的利用效率，實(shí)現(xiàn)靜態(tài)檔案信息資源動(dòng)態(tài)化的管理以及運(yùn)用。通過館內(nèi)外多方合作，來豐富不動(dòng)產(chǎn)登記檔案內(nèi)容，在統(tǒng)籌管理下，讓檔案管理朝著信息化智能化的方向轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提升檔案管理的工作效率和質(zhì)量，與此同時(shí)，也能為大眾提供更為便捷的服務(wù)，將檔案編研成果運(yùn)用到各項(xiàng)業(yè)務(wù)當(dāng)中，在為其提供有力的參考依據(jù)時(shí)也能夠體現(xiàn)檔案資源的實(shí)際價(jià)值。

（二）完善檔案管理信息

新時(shí)代實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理應(yīng)當(dāng)保持檔案信息的實(shí)效性，不斷完善檔案信息資源，這就要求相關(guān)工作人員能夠具備現(xiàn)代化檔案管理理念，保持工作態(tài)度以及工作方式的先進(jìn)性。在已有的檔案管理系統(tǒng)中逐步完善不動(dòng)產(chǎn)登記電子檔案管理模塊，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化儲(chǔ)備以及智能化管理，要根據(jù)實(shí)際情況來完善檔案移交、查閱等相關(guān)制度，將各類信息進(jìn)行有效整合，在檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上來提升檔案的利用價(jià)值。與此同時(shí)，也要加大相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，讓他們能夠以現(xiàn)代化的工作意識(shí)來勝任崗位要求，以專業(yè)的素養(yǎng)為大眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，讓不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作能夠符合當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展要求。

（三）健全檔案管理制度

新時(shí)代實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理應(yīng)當(dāng)健全檔案管理制度，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化科學(xué)化管理提供制度保障，明確檔案分類標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)實(shí)際情況來形成檔案管理規(guī)范化流程。在具體工作當(dāng)中，要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》等相關(guān)法律法規(guī)來完善相關(guān)制度，按照明確的制度規(guī)范來開展日常工作[4]。與此同時(shí)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作也要實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)靈活的管理方式，以此來進(jìn)一步保障大眾的合法權(quán)益，實(shí)現(xiàn)檔案管理與業(yè)務(wù)管理的無縫對(duì)接，依據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的變化調(diào)整來實(shí)時(shí)更新相關(guān)檔案內(nèi)容。對(duì)于各部門所涉及到的檔案信息要統(tǒng)一規(guī)劃部署，落實(shí)相關(guān)權(quán)責(zé)，也要逐步強(qiáng)化工作人員、產(chǎn)權(quán)人、檔案管理人員的現(xiàn)代化檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)良性溝通，以此來為檔案資源完善和利用提供支持，也為檔案規(guī)劃化管理奠定良好基礎(chǔ)。

（四）提升工作人員素質(zhì)

新時(shí)代實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理應(yīng)當(dāng)不斷提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，工作人員作為檔案管理的執(zhí)行者，其管理能力以及水平直接影響著檔案管理的實(shí)際效果，所以當(dāng)前要構(gòu)建一支專業(yè)能力強(qiáng)，既具備檔案管理能力又明確業(yè)務(wù)流程的人才隊(duì)伍。在日常工作當(dāng)中，要逐步提升工作人員的政治素養(yǎng)以及文化素養(yǎng)，貫徹落實(shí)為人民服務(wù)的工作理念，明確檔案管理工作相關(guān)法律規(guī)定，及時(shí)把握當(dāng)前國(guó)內(nèi)外檔案管理工作動(dòng)態(tài)，吸收借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，也要不斷創(chuàng)新檔案管理意識(shí)以及管理技術(shù)，不斷提升個(gè)人管理水平。與此同時(shí)，也要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，人才作為推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的推動(dòng)力，需要相關(guān)企事業(yè)單位為其提供一個(gè)廣闊的發(fā)展空間，在培訓(xùn)當(dāng)中，要融入管理學(xué)、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)等專業(yè)內(nèi)容，也要將當(dāng)前檔案管理的相關(guān)政策落實(shí)其中，幫助檔案管理人員鞏固檔案管理基礎(chǔ)，提升其綜合素質(zhì)，為后期工作環(huán)節(jié)打下良好基礎(chǔ)。

（五）實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

新時(shí)代實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)有效利用大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)等技術(shù)，優(yōu)化檔案信息資源，也能夠?qū)崿F(xiàn)智能化的管理方式。在具體工作當(dāng)中，要將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化整理，通過OCR 識(shí)別技術(shù)來進(jìn)行圖像到文字的轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索，在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，對(duì)接檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)，借助于大數(shù)據(jù)思維來進(jìn)行檔案的管理與利用。與此同時(shí)，也要不斷引進(jìn)信息化人才，加大人才的培養(yǎng)力度，讓他們能夠參與到不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)字化管理這項(xiàng)系統(tǒng)工程當(dāng)中，不斷提升人才的信息應(yīng)用技術(shù)、檔案管理水平以及職業(yè)素養(yǎng)。在日常環(huán)節(jié)開展信息技術(shù)、服務(wù)理念、檔案管理等各個(gè)方面的培訓(xùn)工作，通過追蹤反饋平臺(tái)來及時(shí)掌握人才的成長(zhǎng)進(jìn)度，以此來適應(yīng)當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作中的新要求，也能應(yīng)對(duì)檔案管理工作中的各類變化。

四、結(jié)論：

綜上所述，新時(shí)代實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理應(yīng)總結(jié)以往工作環(huán)節(jié)的重點(diǎn)問題，以此為依據(jù)來逐步完善和創(chuàng)新，要在工作中加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)力度，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步完善檔案資源信息。與此同時(shí)，也要依據(jù)國(guó)家當(dāng)前現(xiàn)行的檔案管理?xiàng)l例來健全檔案管理制度，通過職業(yè)素養(yǎng)高、專業(yè)技能高、管理意識(shí)強(qiáng)的人才隊(duì)伍來為檔案規(guī)范化管理提供保障，也在信息技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)數(shù)字化智能化的檔案管理方向，以此來為檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展創(chuàng)造優(yōu)勢(shì)條件。