探析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題及對策

辛向陽

（本溪日報社，遼寧 本溪 117000）

一、事業(yè)單位檔案管理信息化的意義

（一）提升信息資源的使用效率

事業(yè)單位在檔案管理方面加強對檔案信息管理工作的重視程度，隨著民生、文化、社會經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位需要處理的業(yè)務(wù)逐漸增多，會在工作中產(chǎn)生大量的資料，需要建立檔案，完成信息編輯與管理的任務(wù)。隨著時間的推移，事業(yè)單位檔案量逐漸增多，如果憑借現(xiàn)有的人力難以完成檔案信息管理任務(wù)，針對這種情況需要快速調(diào)整工作模式，增加信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用程度，使用信息技術(shù)可以提高事業(yè)單位在檔案管理方面的水平，強化其在檔案收集、整理、分類、分析與導(dǎo)出等方面的能力，延長檔案的使用年限，還能最大程度的利用有限空間，在完成檔案管理各類任務(wù)同時，降低工作花費的成本。

在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該發(fā)現(xiàn)電子檔案具備諸多優(yōu)勢，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比更易保存，可以長時間存放，不用擔(dān)心檔案出現(xiàn)破損的問題。電力檔案可以降低檔案后續(xù)管理工作花費的成本，紙質(zhì)檔案不僅容易破損，同時在借閱過程中也容易出現(xiàn)遺失或損毀等情況。紙質(zhì)檔案因為資源呈現(xiàn)方式的原因，使用率低下，難以滿足內(nèi)部工作人員對檔案信息閱覽使用方面的需求。

電子檔案可以降低檔案管理在存放空間與維護方面的成本，延長檔案保存時間，比如報社在工作中出現(xiàn)大量的報道與相關(guān)素材，此類內(nèi)容可能對日后工作的開展有巨大的價值，提高內(nèi)部信息的保存時間，可以為工作人員調(diào)取信息提供便捷條件。

（二）提升事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量

事業(yè)單位過往采用紙質(zhì)檔案管理方法，在檔案管理期間花費大量的財力、物力、人力，同時會占用不少的時間。然而，在查詢資料時不能圍繞查詢內(nèi)容快速得到需要的資料，從紙質(zhì)檔案中查詢關(guān)鍵信息存在較大的難題，經(jīng)過大量繁瑣的操作才可以得到需要的信息。以往很多事業(yè)單位在檔案管理工作方面，安排大量的工作人員，負(fù)責(zé)檔案收集、整理、核查與后續(xù)維護等工作，一旦人為失誤會出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤、內(nèi)容失真或是檔案遺失等問題，難以為事業(yè)單位開展工作提供幫助。在信息化檔案管理建設(shè)過程中，使用技術(shù)手段可以實現(xiàn)電子化管理，建立電子檔案快速查詢信息，找到有用的內(nèi)容。檔案編制期間，使用信息技術(shù)可以同步錄入數(shù)據(jù)，按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范操作，引導(dǎo)檔案信息管理工作朝一體化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

在檔案管理期間使用信息技術(shù)，按照檔案存檔需求建立信息管理平臺，操控計算機便可以快速完成檔案信息的整理任務(wù)。工作人員查詢數(shù)據(jù)，檔案管理人員只需要上機操作，便可以按照對方提供的關(guān)鍵信息快速找到文檔，提高文檔調(diào)取工作的便捷性。利用構(gòu)建的信息化檔案管理平臺，可以實現(xiàn)信息資源共享，在得到單位領(lǐng)導(dǎo)同意后，便可以獲得授權(quán)，可以在權(quán)限范圍內(nèi)使用檔案信息，利用檔案中的數(shù)據(jù)完成工作。事業(yè)單位在檔案信息電子化管理的過程中，還專門設(shè)置了打印機，工作需要紙質(zhì)檔案時，便可以快速打印對方需要的資料，能夠快速完成交互動作，節(jié)約使用者與管理者的時間。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案管理信息化人才匱乏

事業(yè)單位在發(fā)展中應(yīng)該清楚信息化建設(shè)的必要性，在今后工作中會出現(xiàn)大量的工作信息，事業(yè)單位如果仍采用以往紙質(zhì)管理的方法，直接增加檔案管理人員的工作量。文檔保存、管理與材料維護均需要花費不少的成本，隨著資料數(shù)量的增加，還會增加檔案管理工作的難度。事業(yè)單位應(yīng)該快速調(diào)整工作觀念，積極推進檔案信息化管理工作，但是該項工作對檔案管理人員在上機操控方面有較高的要求。研究我國大部分事業(yè)單位，存在工作人員老齡化的問題，單位內(nèi)部人員年齡普遍偏大，接受信息事物的能力孱弱，面對信息化系統(tǒng)建設(shè)與管理方面的工作，會出現(xiàn)手忙腳亂的情況，不能良好的應(yīng)用現(xiàn)代設(shè)備與技術(shù)完成檔案管理任務(wù)。事業(yè)單位在發(fā)展中沒有積極的推進檔案管理信息化建設(shè)工作，出現(xiàn)業(yè)務(wù)能力偏低的情況。檔案信息化管理工作，在錄取標(biāo)準(zhǔn)與培訓(xùn)活動設(shè)置方面的工作情況不佳。

事業(yè)單位應(yīng)該隨著自身發(fā)展，不斷吸納青年才俊，優(yōu)化自身的人力資源架構(gòu)，但是由于其在人才聘用方面的制度不健全，沒有招收到企業(yè)需要的檔案管理人才。事業(yè)單位也沒有良好的推進專業(yè)培訓(xùn)活動，檔案管理人員在自身惰性下，沒有積極的學(xué)習(xí)新出現(xiàn)的管理方法與信息控制技術(shù)，不能推動檔案管理信息化建設(shè)工作。檔案管理人員對信息化技術(shù)使用能力偏低，難以滿足工作實際需求，最終形成惡性循環(huán)，難以提高單位檔案資料的實用價值。

（二）沒有穩(wěn)定的管理平臺

事業(yè)單位在檔案管理改革過程中，推動其朝信息化方向發(fā)展，需要為其建立信息化平臺，收集檔案管理數(shù)據(jù)，完成檔案資料整理與歸檔的工作。事業(yè)單位檔案管理信息平臺仍在建設(shè)初期，建設(shè)進程遲緩且沒有展現(xiàn)出信息化平臺在信息處理方面的優(yōu)勢，難以推動高效的進行。我國大部分事業(yè)單位設(shè)置的平臺，在信息存儲量與安全性方面均存在一定的問題，在關(guān)鍵要素沒有達到規(guī)定指標(biāo)的前提下，導(dǎo)致事業(yè)單位的系統(tǒng)不能相互銜接，降低檔案信息管理水平。在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的過程中，事業(yè)單位沒有結(jié)合自身實際情況調(diào)整檔案管理信息化建設(shè)方向，抓住發(fā)展機會，所以在檔案信息管理方面不具備良好的抗風(fēng)險能力。

（三）檔案信息保管方式不合理

檔案管理會間接的影響到事業(yè)單位各類工作，應(yīng)該清楚檔案管理工作的執(zhí)行情況，在電子檔案大范圍普及的過程中，需要快速調(diào)整紙質(zhì)檔案管理模式，將信息化技術(shù)在檔案管理中的價值展現(xiàn)出來。事業(yè)單位使用電子檔案的同時，還會利用紙質(zhì)檔案記錄重要的工作信息，將紙質(zhì)檔案作為備份。結(jié)合調(diào)研得到的數(shù)據(jù)，事業(yè)單位推進檔案信息化建設(shè)，沒有找到合理的方式管理重要信息，對該類信息的安全造成不小威脅。事業(yè)單位沒有隨著檔案信息化建設(shè)同步打造健全的管理制度，所以才會出現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理制度不協(xié)同的現(xiàn)象，致使很多檔案損毀、遺失。檔案信息一旦遺失，會直接影響企業(yè)活動的開展，對事業(yè)單位發(fā)展造成不小的沖擊。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題的解決對策

（一）開展檔案管理人員招聘與培訓(xùn)活動

事業(yè)單位應(yīng)該調(diào)整過往的人才聘用制度，招收檔案管理對口的專業(yè)人才。按照單位對檔案管理提出的各類要求，設(shè)置人才需要掌握的技能、擁有的職業(yè)品質(zhì)，將各類聘用條件轉(zhuǎn)變?yōu)榫邆淇己诵в玫闹笜?biāo)。利用精確、全面的考察指標(biāo)可以提高人才選拔與聘用工作的合理性，讓新員工擁有完成檔案管理工作的能力，壯大事業(yè)單位檔案管理人才隊伍，可以更好的完成單位內(nèi)部在檔案管理的工作任務(wù)。

在事業(yè)單位中檔案管理人員全權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作，也是推動單位檔案朝信息化發(fā)展的推動者，檔案管理人員專業(yè)能力會直接影響到單位檔案信息化建設(shè)效果。事業(yè)單位檔案管理工作為良好的進行，需要快速建立專業(yè)的人才隊伍，事業(yè)單位應(yīng)該重視檔案管理人員招聘與培訓(xùn)等工作，安排事業(yè)單位的檔案人員參與培訓(xùn)活動，學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)需要掌握的知識與技術(shù)，增加對該領(lǐng)域內(nèi)容的掌握程度，可以在工作中利用專業(yè)技能知識，解決實際問題。檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識到工作的重要性，應(yīng)該掌握檔案管理信息化建設(shè)在不同階段的工作要點，可以有針對的推進工作。

在人才培養(yǎng)過程中，應(yīng)該提高工作人員參與培訓(xùn)活動的積極性，在開展培訓(xùn)活動的同時引入績效考核。檔案管理人員在培訓(xùn)活動中的表現(xiàn)均會作為考核的指標(biāo)，將其自身薪資和職稱與考核成績聯(lián)系在一起，增加檔案管理人員參與培訓(xùn)活動的積極性。合理的設(shè)置培訓(xùn)活動，加強培訓(xùn)活動的管理力度，可以發(fā)揮培訓(xùn)活動在培訓(xùn)對象管理方面的教育效果。事業(yè)單位會定期開展培訓(xùn)活動，主旨是提高檔案管理人員的專業(yè)能力，促使工作人員可以接觸到該領(lǐng)域出現(xiàn)的新技術(shù)、新知識，可以利用掌握的技術(shù)完成檔案信息化建設(shè)任務(wù)。

（二）在檔案信息管理方面引入新技術(shù)、新設(shè)備

事業(yè)單位檔案管理人員需要緊跟時代發(fā)展的腳步，為進一步提高自身在檔案管理方面的能力，必須加強對檔案信息收集、管理等工作的控制力度，在檔案信息庫中錄入信息，強化檔案信息庫在數(shù)據(jù)管理方面的能力，事業(yè)單位需要給予檔案管理部門一定的支持，滿足檔案管理部門更換設(shè)備的要求。檔案管理信息平臺的構(gòu)建。需要軟件基礎(chǔ)設(shè)施與硬件基礎(chǔ)設(shè)施，在此基礎(chǔ)上才能挖掘信息技術(shù)的最大價值，確保檔案信息管理工作可以高效、安全的進行。事業(yè)單位管理層需要分析檔案管理部門反饋的信息，實際調(diào)查檔案管理平臺的運行情況，提供資金方面的支持。在充裕的資金下，按照檔案管理信息建設(shè)需求，購置新型設(shè)備，使用先進的管理技術(shù)，更好的開展檔案管理工作，為檔案信息化建設(shè)提供基石，確保事業(yè)單位信息收集與分析方面的能力，可以滿足內(nèi)部人員工作需要，在檔案信息化建設(shè)過程中為事業(yè)單位工作提供支撐。

（三）完善檔案信息化管理制度

檔案信息化管理制度直接影響到檔案管理工作，應(yīng)該按照事業(yè)單位在檔案管理方面的需求，發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的漏洞，健全檔案信息管理制度，完成紙質(zhì)檔案與電子檔案的協(xié)同工作。完善檔案管理制度內(nèi)容后，應(yīng)該保證管理制度可以落實到具體工作中，應(yīng)該建立監(jiān)管部門，監(jiān)管檔案信息管理制度的執(zhí)行情況。動態(tài)追蹤檔案部門在信息技術(shù)方面的使用情況，及時發(fā)現(xiàn)工作存在的問題并給出解決方案，可以快速處理管理制度漏洞。另外，還會使用一崗雙責(zé)制度加強監(jiān)管力度，規(guī)范檔案管理人員的行為，將信息技術(shù)在檔案管理中的價值展現(xiàn)出來。

比如，事業(yè)單位離職交接制度不健全。檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案采集、管理等工作，每個人員負(fù)責(zé)的工作存在一定的差異。如果出現(xiàn)人事變動或者人員離職的情況，需要保證離職交接工作可以良好的進行。出國深造、更換崗位、生病、懷孕等，均可能出現(xiàn)離職交接的情況，交接工作極為重要，關(guān)乎后續(xù)工作能否順利的開展。當(dāng)下發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位因為離職交接制度內(nèi)容不健全，沒有按照完善的流程交接工作，可能出現(xiàn)重要檔案沒有備案的情況。事業(yè)單位應(yīng)該在完善檔案信息化管理制度的過程中，解決相關(guān)問題，加強對內(nèi)部檔案人員離職交接工作的關(guān)注度，制定健全、有效的制度，確保檔案交接工作可以有章可循，在制度保障下良好的進行，不會影響到檔案管理工作。事業(yè)單位可以學(xué)習(xí)先進單位的做法，本溪日報社檔案信息化建設(shè)期間，在檔案工作人員離職方面，制定詳細(xì)、健全的流程，離職人員離開崗位前需要說明原因，留下聯(lián)系方式，完成檔案交接工作。如果后續(xù)本溪日報社發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容不完整，可以聯(lián)系到離職人員，解決相關(guān)問題。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中仍然存在一些問題，致使檔案信息的價值不能良好的展現(xiàn)出來，為單位各類工作提供服務(wù)。事業(yè)單位決策、戰(zhàn)略方案設(shè)計均離不開檔案信息。因此，事業(yè)單位應(yīng)該給予檔案管理信息化建設(shè)足夠的關(guān)注，應(yīng)該隨著工作的開展完善管理制度與日常章程，確保檔案管理信息化建設(shè)可以良好的推進，為事業(yè)單位工作的開展提供助力。