試論基于大數據時代的企業(yè)檔案信息化建設方略

陳智

（國網江蘇省電力有限公司阜寧縣供電分公司，江蘇 鹽城 224499）

新時代的信息技術給當今社會帶來了新的機遇和挑戰(zhàn)，信息技術在企業(yè)檔案管理中的運用也將迎來新的變化，管理方式也會在一定程度上得到優(yōu)化。檔案管理工作的完善，在一定程度上可以反映出該單位的組織管理工作水平，改進傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，能夠幫助企業(yè)生產運營各項工作更快更好地進行。

一、大數據時代下企業(yè)檔案信息化建設的作用

（一）提升企業(yè)競爭力

新時期，我國市場經濟發(fā)展水平不斷提高，企業(yè)面臨的市場競爭也更加激烈，要想在激烈的競爭中得以生存，企業(yè)就必須注重內部管理，根據市場情況制定科學的戰(zhàn)略規(guī)劃。檔案信息作為企業(yè)中的重要信息，不僅反映了企業(yè)的發(fā)展歷程，而且對企業(yè)各個時期的發(fā)展情況進行了詳細記錄，企業(yè)領導通過有效對檔案信息進行分析和觀察，能夠總結企業(yè)的發(fā)展變化，明確企業(yè)的發(fā)展前景，從而制定更為科學的決策規(guī)劃。在傳統(tǒng)模式下，企業(yè)檔案管理采用的是手工模式，難以實現(xiàn)信息化管理，管理者對紙質檔案信息進行整理和保管，這樣企業(yè)領導要想詳細分析每個時期的檔案資料往往需要花費較長的時間去尋找，不僅效率低下，而且所保存的檔案信息缺乏連貫性，難以發(fā)揮有利作用。而通過信息化檔案管理的開展，則能夠借助于計算機對檔案進行搜索，提升效率的同時，還可以提升信息的完整性，從而能夠促進企業(yè)領導做決策，推動企業(yè)綜合競爭力的提升。

（二）提高信息安全性

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式存在管理模式單一、空間不足、易受時間因素影響等問題。隨著我國社會的不斷進步，這種檔案管理方式已經不能滿足現(xiàn)階段企業(yè)的檔案管理需求，很難進一步提升檔案信息的利用率。因此，企業(yè)應當對檔案管理信息化工作予以足夠重視，積極進行檔案管理信息化建設，使檔案管理工作滿足當前社會多元化的需求。以信息技術為依托，讓檔案管理的收集、處理及存儲工作更加安全和高效，還可以對檔案信息實施加密處理，進而使檔案信息管理工作的安全性和利用率得到進一步提升。

二、大數據時代下企業(yè)檔案信息化建設存在的問題

（一）檔案制度比較落后

目前，雖然很多企業(yè)進行了檔案信息化建設，但也引入了相應的信息化系統(tǒng)。

但是所運用的檔案制度依然是原有的，這些制度內容缺乏操作性，與現(xiàn)有情況下企業(yè)的運行情況不相符，所以難以發(fā)揮有利作用，亟待進行完善。在這種傳統(tǒng)制度下企業(yè)檔案工作的開展也受到了影響，如缺乏明確的參考依據，檔案工作存在混亂現(xiàn)象，檔案工作者的行為難以統(tǒng)一與規(guī)范，檔案信息較為混亂等?？梢哉f制度是工作開展的依據，在企業(yè)檔案工作日益發(fā)揮重要作用的大背景下，企業(yè)必須對檔案管理制度進行完善和創(chuàng)新，如此才能夠為檔案管理效用的提升奠定基礎，切實使檔案工作發(fā)揮更好的作用。

（二）建立檔案管理信息化的意識不足

企業(yè)作為一個經濟組織，把利潤最大化作為一切經營活動的最終追求。這也造成一些企業(yè)領導對檔案管理有偏見，認為檔案管理不像生產、銷售或技術研發(fā)一樣可以直接產生經濟效益，因此他們很少花費精力關注檔案管理工作，更不會對檔案管理進行投資?？梢灶A見，隨著企業(yè)的轉型升級，后續(xù)必然出現(xiàn)存檔設備過時、檔案管理人員短缺等問題，然后又會衍生出檔案管理工作人員工作積極性不高，影響檔案管理工作效率的問題。此外，除了企業(yè)領導層缺乏對檔案管理的重視及創(chuàng)新觀念，企業(yè)檔案管理人員意識不強也是制約檔案管理信息化水平提升的關鍵因素之一。一方面，檔案管理人員對檔案管理工作的重要性認識不足，認為檔案管理就是對信息進行采集和整理，崗位可有可無，工作積極性不高。另一方面，一部分檔案管理人員的信息素養(yǎng)較低，缺乏對檔案管理信息化的認知，認為檔案管理就是對紙質資料的整理歸檔，既不熟悉現(xiàn)代信息技術，更缺乏對檔案大數據支持企業(yè)經營管理重要性的認知。由于領導層和檔案管理人員缺乏對檔案管理信息化的認知，因此進一步放緩了企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的進程。

（三）企業(yè)檔案工作人員信息化能力及檔案管理能力人才不足

既要有信息化能力，保證檔案資源的質量和安全，又要有接收、管理和利用檔案的能力。檔案工作是為生產經營服務的，檔案工作人員要有責任心為企業(yè)檔案管理工作做好服務，而現(xiàn)階段部分檔案工作人員缺乏為各業(yè)務部門服務的意識，采取較被動的等待工作模式，導致企業(yè)檔案信息資源不能發(fā)揮其作用的尷尬局面，對助力生產起不到應有的參考作用。

三、大數據時代下企業(yè)檔案信息化建設的有效措施

（一）完善檔案管理體制，優(yōu)化檔案管理模式

首先，要健全和完善企業(yè)檔案管理制度，明確企業(yè)檔案部門是檔案信息化建設的主體部門，構建檔案部門與其他各個部門之間的溝通機制，做好職責的劃分，對各個部門的工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和分配。其次，對原有的檔案管理制度和體系進行規(guī)范，結合現(xiàn)實情況制定數據處理、電子文件處理辦法，使各項檔案信息得到標準化管理。同時還要對數據、電子文件等的歸檔范圍進行明確，確定保管條件，確保檔案信息有效、長期可讀。最后，加強大數據綜合數字檔案室建設，使檔案管理工作與企業(yè)生產、業(yè)務、行政管理等數據的全面對接，使各類數據信息都能夠在線運用，實現(xiàn)全程管理。具體來看，構建大數據綜合檔案室要對原有的檔案收集、管理模式等進行改變，要將企業(yè)各個環(huán)節(jié)的數據作為檔案管理對象，并將不同類型、不同載體等的檔案信息都納入管理范圍內，切實使檔案部門成為大數據綜合檔案信息部門。這就需要對原有的檔案信息搜集系統(tǒng)進行變革，打通檔案部門與其他部門的聯(lián)系，構建信息化管理七大平臺。同時，檔案工作者還要走出本部門，深入到企業(yè)的各個運行環(huán)節(jié)，對各個層面的信息進行調研，以掌握更為全面的信息

（二）創(chuàng)建檔案管理信息系統(tǒng)

在企業(yè)單位，檔案管理與一般定義的信息管理有很大的不同。傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)一般用于存儲一些基本的工作信息，是不足以滿足儲存一些重要的、專業(yè)的檔案信息，因為這些檔案信息都需要整理、分類、開發(fā)或者長期使用的，那么就需要一個強大的、細致的信息管理系統(tǒng)來進行支撐。如果想要在檔案信息管理上充分地體現(xiàn)信息技術的價值，使信息化管理方法可以實際應用于各企業(yè)單位上，就要從實際上確保檔案整理的效率以及質量，需建立一個檔案信息管理系統(tǒng)。企業(yè)單位在運用現(xiàn)代化信息技術的時候，要同時注意保留現(xiàn)有檔案信息管理技術上的優(yōu)點，繼而研發(fā)專業(yè)性的信息管理系統(tǒng)，從而可以滿足檔案管理的需求。要想建立好信息管理系統(tǒng)，就要做到以下三點:一是要注重于在硬件方面的建設，專業(yè)化的信息管理系統(tǒng)對于網絡以及計算機等設備都有很高的要求，所以，單位要把所用的網絡，電腦等計算機設備進行更新升級，儲存檔案信息的房間要裝有監(jiān)控設備，打好專業(yè)化系統(tǒng)創(chuàng)建的基礎。二是要注重在軟件方面的建設，購買穩(wěn)定優(yōu)質的軟件，還要做好軟件調試、系統(tǒng)維護等多方面工作，設立專業(yè)人員專門管理軟件的運行與操作。三是在建立專業(yè)性的管理系統(tǒng)的同時，要注重安全方面的考慮，特別是在系統(tǒng)建立完成后，一定要制定一個安全保障措施，建立網絡安全防火墻，保證檔案信息不被病毒感染，確保檔案信息的完整性，與此同時要提前做好系統(tǒng)發(fā)生故障后的處理方案，以免檔案信息因系統(tǒng)故障造成損失。

（三）建設信息數據庫

企業(yè)應根據實際情況建立信息數據庫。首先，內部網和服務器建在企業(yè)內部，企業(yè)文件數據以電子方式存儲在服務器或硬盤上。這樣可將企業(yè)檔案由傳統(tǒng)紙張數字頁面的線性順序轉變?yōu)榫W絡式的網狀順序。同時檔案信息數據庫要加入人工搜索及聯(lián)想搜索。在建設信息檔案數據庫時可加入人工語言搜索以及聯(lián)想搜索，幫助工作者更加方便快捷地找出檔案信息。在企業(yè)產生新的檔案數據時，可以要求直接以數字信息的方式存入數據庫中。企業(yè)職能部門較多，業(yè)務較廣，所以需要對企業(yè)檔案信息數據庫目錄進行細化，按照企業(yè)實際需求建立相應的數據庫，以幫助管理者及時瀏覽處理企業(yè)信息。目前，常用的企業(yè)信息檔案數據庫目錄建設為“人事檔案數據庫、會計檔案數據庫、聲音影像檔案數據庫、行政檔案數據庫”，如果是金融機構，還可以針對業(yè)務對接人員，建立信貸檔案。

（四）整合檔案信息資源，創(chuàng)新檔案管理模式

檔案管理的職責和目的是為企業(yè)的生產經營提供服務，以滿足生產經營過程中對信息的需求，這也是對其工作有效性確認的尺度。現(xiàn)在各企業(yè)的管理模式大部分分為以下兩種：集中管理模式和分散管理模式，這兩種模式很難滿足企業(yè)生產經營過程中對各方面數據的需求。因此，企業(yè)需要從一體化管理的系統(tǒng)模式入手，對檔案管理系統(tǒng)進行深入改革，建立檔案管理中心，將檔案資料、檔案背景資料及檔案本身等各方面信息綜合為一體，滿足企業(yè)生產經營過程中對各方面信息的需求。為了利用大數據技術創(chuàng)新檔案管理模式，企業(yè)的檔案管理部門除了要堅持對具體問題進行具體分析的原則，還需要對自身進行現(xiàn)代化改革，以管理的高效率為目的對檔案管理的模式進行創(chuàng)新，此外企業(yè)需要建立完備的專業(yè)管理體系，在完整、準確地錄入檔案的前提下，需要配備專業(yè)人員進行專業(yè)數據監(jiān)督，同時建立追責制度，以便在發(fā)生問題的第一時間找到負責人，從源頭上第一時間解決問題。通過一系列制度的完善，確保高效率的管理，同時降低數據泄露風險。

（五）提升檔案管理人員綜合素質，提高檔案管理人員信息化意識

一是增強企業(yè)管理和檔案管理人員的信息化意識。企業(yè)管理應充分認識到檔案管理信息化人才是檔案管理信息化建設的基石，因此企業(yè)要引進一批計算機水平高、熟悉檔案信息技術的專業(yè)人才。要培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識，只有具備了較好的意識，檔案管理人員才會自覺地參與信息化檔案管理工作。二是在檔案人員招聘時，要充分考慮人員后續(xù)的崗位適應性及軟件系統(tǒng)應用等問題，要根據檔案管理信息化的具體要求招聘合適的人員。為了建設一支與企業(yè)轉型升級相適應的現(xiàn)代檔案管理信息化人才隊伍，有必要為此類人力資源提供優(yōu)良的條件。三是加強崗位培訓。企業(yè)可以根據自身需求和信息化技術更新發(fā)展狀況，定期舉辦信息化技術應用培訓班，平時也可以發(fā)送各種檔案管理信息化技術和理論、案例資料等，督促檔案管理人員學習和借鑒，提高他們的業(yè)務素質。不斷提高檔案管理人員操作電子文檔和計算機的能力，提升管理人員學習的積極性，鼓勵他們積極參加企業(yè)舉辦的信息教育培訓，增強自身對檔案安全保護意識，并不斷提高專業(yè)知識水平和工作效率

四、結語

大數據時代背景下，信息技術的運用可以豐富有效信息的廣度和企業(yè)檔案管理的深度。然而，檔案管理信息化建設并不是一蹴而就的，而是需要根據信息化的不斷發(fā)展，持續(xù)保持更新的一項長久性工作。但是當前我國企業(yè)普遍存在檔案管理信息化建設水平不高的問題，具體表現(xiàn)在檔案制度落后，缺乏建立檔案管理信息化的意識等，無法得到充分運用以及檔案信息安全管理水平不高等方面，文章提出的一系列措施希望為相關人員提供一些參考，詳細隨著新技術普及度的不斷提升，企業(yè)檔案信息化建設的水平也將不斷提升。