高職院校行政管理效能提升策略探究

陳葉香

摘要：高職院校的行政管理效能是確保院校常規(guī)工作能夠穩(wěn)定開展，提升院校教學(xué)效益與社會的重要基礎(chǔ)。本文基于當(dāng)前高職院校內(nèi)普遍存在的行政效能提升需求的基礎(chǔ)問題，從現(xiàn)狀入手，提出相關(guān)能夠促進(jìn)高職院校行政管理效能提升的策略。

關(guān)鍵詞：高職院校;行政管理;效能提升

一、前言

在當(dāng)前的教育發(fā)展中，學(xué)校行政管理的開展是確保院校發(fā)揮出教育效用，培養(yǎng)人才作用的基本保障。行政管理涵蓋著學(xué)校日常運(yùn)轉(zhuǎn)中的各項(xiàng)基本內(nèi)容，既有著教學(xué)上的管理，也有著對于學(xué)生的管理，還提供著確保學(xué)?？蒲泄ぷ鞯捻樌_展。高職院校當(dāng)中聚攏了各個技術(shù)專業(yè)領(lǐng)域中的優(yōu)秀教師人才，通過教學(xué)活動，培養(yǎng)一批批能夠?qū)ι鐣l(fā)展發(fā)揮出積極作用的人才。可以說，學(xué)校行政管理的穩(wěn)定性，是確保高職院校正常運(yùn)轉(zhuǎn)，發(fā)揮人才培育作用的基本保障。在學(xué)校行政管理之中，從事務(wù)性的管理到人員的管理，行政管理的內(nèi)容也變得越來越復(fù)雜，相關(guān)行政管理人員不僅僅需要承擔(dān)日益繁重的日常教學(xué)管理事務(wù)，確保學(xué)院、系部教學(xué)工作的穩(wěn)定開展，還需要承擔(dān)著日常常規(guī)工作之外的相關(guān)行政管理工作，如部分教務(wù)管理人員自身兼顧了院系辦公室管理事務(wù)、常規(guī)的教學(xué)工作，這對于教務(wù)管理人員而言，帶來了極為繁復(fù)與沉重的工作內(nèi)容、事項(xiàng)與壓力。又如院校的行政管理部門的工作分工不明確，跨部門合作的過程中，責(zé)任歸屬不清，導(dǎo)致不少大型工作都面臨著開展的困難。

二、高職院校行政管理效能改進(jìn)必要性

（一）高職院校內(nèi)部行政管理的基本內(nèi)容

高職院校作為教育領(lǐng)域的事業(yè)單位，其行政管理與事業(yè)單位的行政管理框架在本質(zhì)上的相同的。所謂行政管理是在同一機(jī)關(guān)內(nèi)部的人員管理，機(jī)關(guān)掌握工作人員的一般人事工作，保障單位內(nèi)人員的待遇和資質(zhì)，對人員進(jìn)行考核，根據(jù)業(yè)務(wù)能力和表現(xiàn)進(jìn)行獎懲晉升等。同時，行政管理還包括在事務(wù)性管理，按照高職院校的學(xué)校相關(guān)管理事務(wù)，開展行政管理。

從宏觀上，高職院校的行政管理包括以下方面：

第一，對單位發(fā)展計(jì)劃的制定。高職院校單位在教學(xué)管理與發(fā)展過程中，都有著其自身的目標(biāo)，為了能夠達(dá)成自身的目標(biāo)，所以就需要高職院校內(nèi)的相關(guān)行政管理部門能夠制定明確的發(fā)展規(guī)劃，以此確保發(fā)展目標(biāo)的落實(shí)。

第二，對單位組織形式的調(diào)整。為了能夠確保高職院校單位的正常穩(wěn)健運(yùn)行，就要求在行政管理部門發(fā)展過程中，能夠?qū)M織進(jìn)行靈活地管理調(diào)整，尤其是要做到人員的績效管理，借助于這種形式，能夠確保高職院校單位內(nèi)部組織的合理性以及人員的戰(zhàn)斗力。

第三，對單位組織內(nèi)部的協(xié)調(diào)。這一方面主要是指在高職院校單位的發(fā)展過程中，行政管理部門為了能夠確保某一發(fā)展目標(biāo)的落實(shí)以及相關(guān)政策法令的最終得到實(shí)施，而對相關(guān)部門或者相關(guān)人員所展開的一系列的協(xié)調(diào)工作。

第四，對內(nèi)部組織的監(jiān)督核查。為了能夠保障單位發(fā)展目標(biāo)的最終落實(shí)以及確保內(nèi)部人員或者部門工作效能最終得以保障，就意味著在事業(yè)單位在行政工作的開展過程中，能夠做到對人員或者相關(guān)部門的充分監(jiān)督和核查，借助于這種形式，才能夠確保人員或者部門工作的積極性。

從微觀上，高職院校的行政管理包括以下方面：

第一，是學(xué)校常規(guī)的校務(wù)管理，主要是學(xué)校相關(guān)部門的基本工作與職責(zé)，如人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、保衛(wèi)管理等，主要是維持高職院校在具體運(yùn)轉(zhuǎn)中的相關(guān)基本管理性事務(wù)工作，是維持高職院校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要管理工作。

第二，是高職院校賴以生存的學(xué)生事務(wù)管理，主要是面向?qū)W生的培養(yǎng)需求，針對常規(guī)的學(xué)生事務(wù)性工作進(jìn)行管理，確保學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的相關(guān)正當(dāng)需求得到滿足，維持學(xué)生事務(wù)性工作的穩(wěn)定開展。

第三，是高職院校的教學(xué)事務(wù)管理，主要是面向教師的教學(xué)活動，確保學(xué)校教學(xué)工作的正常開展。同時，也需要面向教師的相關(guān)科研工作開展相應(yīng)的行政管理，提升高職院校的科研水平。

高職院校在職業(yè)教育體系當(dāng)中有著重要的地位，開展有效的行政管理對于高職院校的發(fā)展有著重要的作用。

（二）高職院校行政管理效能提升的重要性

所謂行政管理效能，指的是在行政管理的過程中，行政投入與行政活動產(chǎn)出之間的比率，體現(xiàn)的是行政管理的工作效率，是行政管理的過程、效果、效率與效益的綜合體現(xiàn)。在20世紀(jì)末以來，對于行政管理的相關(guān)研究與應(yīng)用不斷深化，行政管理效能也相應(yīng)得到了行政管理的關(guān)注。最早的行政管理效能主要是在企業(yè)層面，繼而延續(xù)到了政府機(jī)構(gòu)與事業(yè)單位之中，而在教育管理領(lǐng)域開展行政管理，關(guān)注行政管理效能的提升，是在近年來才逐漸得到關(guān)注。

高職院校的行政管理效能，特指的是在高職院校的常規(guī)管理活動當(dāng)中，其行政投入與行政產(chǎn)出之間的比值，涵蓋了基本常規(guī)管理、教務(wù)管理、學(xué)生管理等方面的行政投入與產(chǎn)出比，是高職院校教育產(chǎn)出的重要管理效果，是衡量高職院校在教學(xué)上、學(xué)生培養(yǎng)上、社會效益上的綜合體現(xiàn)。高職院校的行政管理效能與企事業(yè)單位的行政管理效能之間并沒有本質(zhì)的差異，核心依然是通過行政管理工作，在組織發(fā)展的過程中，通過相應(yīng)的管理活動，維持各個工作之間的協(xié)同開展。

不過從當(dāng)前的現(xiàn)狀而言，目前，高職院校行政管理的價值已經(jīng)得到了較為普遍的重視，但是也應(yīng)該充分地認(rèn)識到的是，行政管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性以及科學(xué)化的過程中，而且，每一家高職院校單位都有自己的客觀情況，因此要想實(shí)現(xiàn)對高職院校行政管理效能充分發(fā)揮，就需要不斷加強(qiáng)對行政管理觀念的創(chuàng)新。但是，從當(dāng)前的客觀情況來看，很多事高職院校行政管理觀念還存在著明顯的不足情況，可以概括為以下幾個方面：

第一，一些高職院校在行政管理過程中，存在著僵化地套用現(xiàn)成的行政管理體系的情況。當(dāng)前，隨著管理學(xué)的日益成熟，各種管理理念也得以不斷涌現(xiàn)，正是在這一背景下，一些高職院校開始套用較為成熟的管理體系。這雖然對于一些高職院校的行政管理能力提升，但是也不可能避免出現(xiàn)了生搬硬套、水土不服等情況。特別是高職院校自身存在一定程度的特殊性，常規(guī)企事業(yè)單位的行政管理理論并不能夠完全地套用在高職院校之中。如果高職院校未能夠完全地適應(yīng)自身的單位特殊性，簡單地開展行政管理的相關(guān)改進(jìn)，便有可能造成高職院校行政管理不能夠流暢地開展，導(dǎo)致效能下降的問題。要想實(shí)現(xiàn)更為理想化的高職院校行政管理高效能，就應(yīng)該做到更為簡練、更為精細(xì)化的管理措施。但是從客觀上來看，高職院校存在著其自身運(yùn)行發(fā)展的特殊性，一方面，它需要和一般的單位一樣，積極地投身于教學(xué)事務(wù)之中，另一方面，它也需要為學(xué)生負(fù)責(zé)，同時也有著常規(guī)的日常管理工作。這就在一定增加了高職院校行政管理的復(fù)雜性，也正是因此，高職院校單位在展開行政管理工作的過程中，簡單地套用常規(guī)行政方法并不能夠有效地發(fā)揮出應(yīng)有的高效能。

第二，一些高職院校單位在發(fā)展過程中，還存在因?yàn)閷I(yè)化的行政管理人員匱乏的現(xiàn)象，所以在行政管理改革領(lǐng)域還出現(xiàn)了改革手段較為僵化的情況，甚至出現(xiàn)了行政管理工作開展力度不足，因循守舊的現(xiàn)象。在這種情況下，理想化的行政管理效能就難以實(shí)現(xiàn)。

第三，行政管理人員管理上存在不足，導(dǎo)致行政管理效能的下降。高職院校的行政管理有賴于不同崗位上的行政管理人員才能夠順利開展，確保常規(guī)工作、教務(wù)、學(xué)生事務(wù)的穩(wěn)定。事實(shí)上，目前的高職院校行政管理只，相關(guān)崗位工作內(nèi)容主要是呈現(xiàn)出“繁重”、“雜亂”、“責(zé)任歸屬紊亂”、“文書類工作要求多，時間緊、任務(wù)重”等具體的問題。學(xué)校行政管理工作的內(nèi)容極為多元，不僅僅需要在日常的教務(wù)管理上面向教師與學(xué)生提供相應(yīng)的教務(wù)服務(wù)工作，如課程的臨時調(diào)換課、學(xué)生的課程選課等，常規(guī)性的日常教務(wù)工作已經(jīng)占據(jù)了教務(wù)管理人員大量的工作時間。也有著面向校內(nèi)外其他部門，開展綜合性的管理工作等。如在教學(xué)事務(wù)的教務(wù)工作中，行政管理人員需要同時面向教師與學(xué)生，常規(guī)性的教務(wù)服務(wù)工作占據(jù)了行政管理人員大量的時間，特別是不少時候還會面臨著許多突發(fā)性行政工作需要處理，例如師生臨時性的教務(wù)服務(wù)需求，這種不在原有工作計(jì)劃內(nèi)的行政工作卻是行政管理人員的本職工作，需要行政管理人員給予相應(yīng)的處理。這種情況下，由于高職院校內(nèi)部的對于行政管理人員的崗位分工與具體工作沒有形成完善的體系，在內(nèi)容繁雜的行政事務(wù)工作中，相關(guān)人員需要同時承擔(dān)著不同模塊的工作，例如負(fù)責(zé)考務(wù)的教務(wù)管理人員往往同時也負(fù)責(zé)學(xué)生的選課、教師的調(diào)停課工作;負(fù)責(zé)整體教學(xué)計(jì)劃、教務(wù)組織、協(xié)調(diào)的教務(wù)管理人員還同時承擔(dān)著院系教師的非常規(guī)性服務(wù)工作;負(fù)責(zé)考務(wù)工作的管理人員往往也需要負(fù)責(zé)學(xué)生的學(xué)籍管理;部分教務(wù)管理人員自身還兼任了專任教師的工作，不僅僅需要開展常規(guī)的教務(wù)管理工作，還要進(jìn)行日常課程的備課授課內(nèi)容。負(fù)責(zé)學(xué)生事務(wù)工作的管理人員，同時還需要肩負(fù)其他的常規(guī)性行政管理工作。在這種交叉管理的工作之中，高職院校的行政管理效能也受到了影響。

三、高職院校行政管理效能提升策略

（一）根據(jù)自身特點(diǎn)采取針對性改革措施

為了提升高職院校的行政管理效能，一方面高職院校自身應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的客觀情況，對自身內(nèi)部的行政管理發(fā)展需求，對在高職院校內(nèi)部進(jìn)行相應(yīng)的行政管理改革。高職院校需要采取實(shí)事求是的態(tài)度，借此可以讓自己的改革更為適合自身的發(fā)展需求，從而讓全新行政管理制度能夠更好地契合社會的發(fā)展。高職院校的行政管理改革應(yīng)該和自身常規(guī)管理、教學(xué)管理、學(xué)生管理的特點(diǎn)上進(jìn)行掛鉤，根據(jù)不同的行政管理工作的特點(diǎn)，對現(xiàn)有的具體工作進(jìn)行改進(jìn)。高職院校的行政管理效能提升，需要從工具性手段上進(jìn)行改革，而在改進(jìn)自身行政管理流程與手段的基礎(chǔ)上，精簡工作流程，采用線上協(xié)同的工作模式，借助于數(shù)字化手段進(jìn)行全面與深化的行政管理，使得行政管理的效果能夠得到有效的發(fā)展。

（二）完善人員配置的支持

在積極展開行政管理效能提升的改革過程中，還需要積極地引入行政管理領(lǐng)域的專業(yè)化人才。目前，很多高職院校雖然已經(jīng)認(rèn)識到了行政管理改革的必要性，但是在具體的改革實(shí)踐過程中，往往還存在著因?yàn)槿瞬艆T乏而無法實(shí)現(xiàn)靈活改革的情況，使得行政管理效能得不到有效提升。針對于這一客觀情況，高職院校單位在發(fā)展過程中，應(yīng)該積極引入行政管理領(lǐng)域的專業(yè)化人才，通過對相關(guān)人才的引入，能夠在很大程度上強(qiáng)化高職院校的行政管理改革效率，由此為提升行政管理效能提供有效的人力支持，為行政管理效率的提升奠定更為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）開展行政管理工作的有效分工

在高職院校的行政管理效能提升之中，行政管理工作的有效分工是促進(jìn)效能提升的重要保障。就目前的情況來看，高職院校的日常行政管理之中，依然存在著較為突出的分工繁雜的問題，這需要學(xué)校、二級學(xué)院、系部針對當(dāng)前的行政管理與服務(wù)工作內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的崗位工作分化，細(xì)化不同的崗位工作內(nèi)容，降低行政管理人員所同時負(fù)責(zé)的事務(wù)性工作。

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