加強(qiáng)行政審批檔案管理利用的若干思考

劉爽

摘 要：行政審批檔案是指行政機(jī)關(guān)在行政審批過(guò)程中直接形成的各種載體和形式的文件、資料，是各單位依法履行行政管理職能的重要證據(jù)。行政審批檔案涉及內(nèi)容廣泛，包括藥品經(jīng)營(yíng)許可證、食品經(jīng)營(yíng)許可證、工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證等檔案。筆者結(jié)合工作實(shí)踐，對(duì)行政審批檔案的管理和利用有一點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng);行政審批;檔案管理;若干思考

1行政審批檔案信息概述

1.1文件信息化

檔案信息是信息時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物。在國(guó)家檔案局的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，全國(guó)檔案管理活動(dòng)加大了現(xiàn)代信息技術(shù)的引進(jìn)力度。無(wú)論是檔案信息資源的收集和管理，還是后期檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，都離不開(kāi)現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，建立符合我國(guó)實(shí)際需要的檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)體系。

檔案信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理模式向新型信息管理模式的轉(zhuǎn)變，改變了檔案管理的傳統(tǒng)紙媒，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案資源信息內(nèi)涵的管理，極大地提高了檔案信息資源管理和開(kāi)發(fā)利用的質(zhì)量和效率。

1.2行政審批文件

行政審批檔案是指行政機(jī)關(guān)在行政審批過(guò)程中直接形成的各種文件、資料的載體和形式，是行政機(jī)關(guān)依法履行行政職能的重要證據(jù)。目前，行政審批檔案的范圍包括食品經(jīng)營(yíng)許可證檔案、工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可證檔案、藥品經(jīng)營(yíng)許可證檔案等行政審批檔案。

1.3行政審批檔案信息化的必要性

積極推進(jìn)行政審批檔案信息化進(jìn)程，是行政審批領(lǐng)域信息化發(fā)展的客觀要求。滿足群眾的實(shí)際需要。行政審批業(yè)務(wù)檔案是行政機(jī)關(guān)依法建立的對(duì)行政許可、行政確認(rèn)等事項(xiàng)的批準(zhǔn)的原始記錄。借助于信息管理平臺(tái)和技術(shù)，可以滿足日益增長(zhǎng)的海量檔案查詢和利用需求;適合大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案資源建設(shè)的需要。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們對(duì)獲取檔案信息的要求越來(lái)越方便和迫切。由于行政部門(mén)的分類(lèi)和分工管理，造成了檔案資源分割和分塊管理的特點(diǎn)，利用效率低下。加強(qiáng)行政審批檔案信息化建設(shè)，就是要整合行政審批檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息資源建設(shè)和發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要;保障國(guó)家職業(yè)檔案安全的現(xiàn)實(shí)需要。2011年，國(guó)家檔案局制定了《國(guó)家基本職業(yè)檔案目錄》，將與公民關(guān)系密切相關(guān)的職業(yè)檔案納入檔案目錄。行政審批檔案關(guān)系群眾切身利益和公共利益，具有重要的備案價(jià)值。加強(qiáng)行政審批檔案信息管理，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，確保專(zhuān)業(yè)檔案的安全完整。

2行政審批檔案管理與利用中存在的問(wèn)題

2.1檔案管理思維落后

要加強(qiáng)行政審批檔案管理，首先要了解其薄弱環(huán)節(jié)。在檔案管理工作期間，經(jīng)常有一些工作人員忽視了檔案的保存和檔案保存的重要性，對(duì)檔案管理后出現(xiàn)的一些具體問(wèn)題未能加以防范。因此，當(dāng)問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，沒(méi)有及時(shí)解決，反而數(shù)據(jù)受到一定程度的破壞，也給檔案的可利用性造成嚴(yán)重?fù)p失，工作人員只會(huì)覺(jué)得保存檔案是工作的任務(wù)。難道他們不知道，保存檔案的重要意義在于后期繼續(xù)利用的目的。然而，事實(shí)上，檔案保存的意義在于在將來(lái)需要的時(shí)候提供給需要的人或物。它方便人們?cè)诤芏痰臅r(shí)間內(nèi)查找到想要查找的相關(guān)信息，使人們可以隨時(shí)查找和閱讀。但是，對(duì)于現(xiàn)在的工作人員來(lái)說(shuō)，他們并不在乎工作的意義，只在乎工作的形式，只要把資料和檔案保存好，就是完成工作的需要。因此，為了更好地加強(qiáng)行政審批檔案管理，需要從對(duì)從業(yè)人員的基本工作職能培訓(xùn)入手，讓他們了解工作的意義。對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)來(lái)說(shuō)，雖然在一定程度上，工作需求變得越來(lái)越信息化和現(xiàn)代化，而網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)也給工作帶來(lái)了很多便利，在一定程度上節(jié)約了工作費(fèi)用和工作成本，為現(xiàn)代工作提供了極大的便利。然而，網(wǎng)絡(luò)雖然簡(jiǎn)化了部分辦公工作，但還不能完全信息化，還需要人工操作。例如，檔案管理在某些方面還需要人工保存，這并沒(méi)有隨著時(shí)代的進(jìn)步而進(jìn)步。因此，檔案的保管仍采用紙質(zhì)方式保存和人工記錄，因此經(jīng)過(guò)深入思考，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作模式落后，會(huì)影響行政部門(mén)的工作效率。

2.2檔案的利用受到限制

信息高度分散。檔案保存中存在一些實(shí)際問(wèn)題。由于行政審批涉及多個(gè)行業(yè)、多個(gè)部門(mén)，由不同的部門(mén)管理和控制，可見(jiàn)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)過(guò)于分散，查閱比較麻煩，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的同意，這在一定程度上給工作帶來(lái)了麻煩，它無(wú)法在很短的時(shí)間內(nèi)找到所需的文件和數(shù)據(jù)。這樣，由于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)分散的現(xiàn)象，很難最大限度地提高檔案管理的效率。2.系統(tǒng)不兼容。檔案保存工作中還有一個(gè)問(wèn)題，那就是：從行政審批開(kāi)始到工作結(jié)束，有一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，需要經(jīng)歷許多復(fù)雜的過(guò)程。但一些事業(yè)單位改革后，零散的檔案已經(jīng)集中辦理，行政審批人員能否及時(shí)完成行政審批工作，要看這些人的工作效率和個(gè)人的工作態(tài)度，這些工作的弊端會(huì)在一定程度上出現(xiàn)客觀問(wèn)題，導(dǎo)致與檔案審批有關(guān)的信息和數(shù)據(jù)的遺漏，甚至使檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)信息零碎、過(guò)于分散。而且，由于工作不夠細(xì)致，行政審批的電子文件和相應(yīng)的紙質(zhì)文件無(wú)法相應(yīng)保存，會(huì)出現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件不同時(shí)歸檔的記錄。因此，這也是導(dǎo)致檔案管理不兼容的主要因素。

3 促進(jìn)行政審批制度管理的思路

3.1加強(qiáng)總體設(shè)計(jì)，提高改革整體性

長(zhǎng)加強(qiáng)行政審批檔案管理，首先要了解其薄弱環(huán)節(jié)。在檔案管理過(guò)程中，一些工作人員往往忽視了檔案保存的重要性，對(duì)檔案管理后出現(xiàn)的一些具體問(wèn)題未能加以防范。因此，當(dāng)問(wèn)題發(fā)生時(shí)，并沒(méi)有及時(shí)解決。相反，數(shù)據(jù)受到了一定程度的破壞，也給檔案的可利用性造成了嚴(yán)重的損失。工作人員只會(huì)覺(jué)得保存檔案是工作的任務(wù)。難道他們不知道保存檔案的意義在于以后繼續(xù)使用的目的嗎。但事實(shí)上，檔案保存的意義在于為將來(lái)需要的人或物提供方便。它方便人們?cè)诤芏痰臅r(shí)間內(nèi)找到相關(guān)信息，使人們可以隨時(shí)搜索和閱讀。但是，對(duì)于現(xiàn)在的工作人員來(lái)說(shuō)，他們不在乎工作的意義，只在乎工作的形式，只要資料和檔案保存完好，就是完成工作的需要。因此，為了更好地加強(qiáng)行政審批檔案管理，需要從對(duì)從業(yè)人員的基本工作職能培訓(xùn)入手，讓他們了解工作的意義。對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)來(lái)說(shuō)，雖然在一定程度上，工作需求越來(lái)越信息化和現(xiàn)代化，而網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)也給工作帶來(lái)了很多便利，在一定程度上節(jié)約了工作成本和成本，為現(xiàn)代工作提供了極大的便利。然而，網(wǎng)絡(luò)雖然簡(jiǎn)化了部分辦公工作，但還不能完全信息化，需要人工操作。例如，文件管理在某些方面需要手工保存，這是不與時(shí)俱進(jìn)的。因此，檔案仍以紙質(zhì)形式保存，人工記錄。因此，經(jīng)過(guò)深入思考，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作模式落后，會(huì)影響行政部門(mén)的工作效率。

3.2檔案的使用受到限制

信息高度分散。檔案保存中存在一些實(shí)際問(wèn)題。由于行政審批涉及多個(gè)行業(yè)、多個(gè)部門(mén)，由不同部門(mén)管理和控制，可見(jiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)過(guò)于分散，咨詢麻煩，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的同意。在一定程度上給工作帶來(lái)了麻煩，不能在很短的時(shí)間內(nèi)找到所需的文件和資料。這樣，由于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)分散的現(xiàn)象，很難最大限度地提高文件管理的效率;系統(tǒng)不兼容。檔案保存工作中還有一個(gè)問(wèn)題，即從行政審批開(kāi)始到工作結(jié)束，有一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，需要經(jīng)歷許多復(fù)雜的過(guò)程。但一些事業(yè)單位改革后，零散檔案集中辦理。行政審批人員能否及時(shí)完成行政審批工作，取決于其工作效率和個(gè)人工作態(tài)度。這些工作的弊端會(huì)在一定程度上導(dǎo)致客觀問(wèn)題的產(chǎn)生，導(dǎo)致與檔案審批有關(guān)的信息和數(shù)據(jù)的遺漏，甚至檔案內(nèi)部零碎的數(shù)據(jù)信息過(guò)于碎片化。而且，由于工作不夠細(xì)致，行政審批的電子文件和相應(yīng)的紙質(zhì)文件無(wú)法相應(yīng)保存，電子文件和紙質(zhì)文件的記錄沒(méi)有同時(shí)歸檔。因此，這也是導(dǎo)致檔案管理不兼容的主要因素。

參考文獻(xiàn)

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