淺析酒店企業(yè)存貨內(nèi)部控制的常見問題及對策

摘 要：酒店產(chǎn)業(yè)是旅游業(yè)發(fā)展的基礎和產(chǎn)物，也是服務行業(yè)必不可少的重要角色。一般來說，酒店行業(yè)的存貨占總資產(chǎn)的15%—25%左右，是流動資產(chǎn)的重要組成部分，占用了較大的企業(yè)現(xiàn)金流，具有品種多、數(shù)量大、價格變化快等特點，貶值、變質(zhì)、損壞與被盜的風險也相對較高，因此加強存貨的內(nèi)部控制管理對提高酒店經(jīng)營效率而言尤為重要。加之酒店所處地域環(huán)境和人文風情的不同，會使酒店存貨有其自身的特點，所以酒店在建設存貨內(nèi)部控制體系的時候，要堅持從實際出發(fā)，使存貨內(nèi)部控制制度與酒店發(fā)展戰(zhàn)略、組織結構相匹配，以此優(yōu)化酒店的經(jīng)營戰(zhàn)略，幫助企業(yè)更好地應對市場競爭。

關鍵詞：酒店;存貨;內(nèi)部控制

一、存貨與存貨內(nèi)部控制

存貨是指企業(yè)在日?；顒又谐钟幸詡涑鍪鄣漠a(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務過程中的耗用的材料、物料等。酒店的存貨通常包括棉紡織品、生鮮食材干貨、煙酒飲品等庫存商品、一次性物料用品、燃料等。

存貨內(nèi)部控制是指通過制定并執(zhí)行相應程序的手段，從驗收、領用、保管和銷售等方面加強對企業(yè)存貨的管理，完善企業(yè)的內(nèi)部控制體系，提高資金的使用效率，以此提高企業(yè)的營運和盈利能力。存貨內(nèi)部控制制度主要作用于核算和流轉(zhuǎn)兩大模塊，即根據(jù)實際情況對存貨的核算（采購、生產(chǎn)、出售）和流轉(zhuǎn)過程（驗收、入庫、保管、發(fā)出、盤點）進行控制。高效的存貨內(nèi)部控制可以更好地提高存貨的管理水平，確保存貨合理且真實的存在，提高存貨的運營效率，為企業(yè)長期穩(wěn)定的發(fā)展奠定基石。

二、酒店存貨內(nèi)部控制的目標與關鍵點

1.酒店存貨內(nèi)部控制的三大目標

（1） 存貨獲取真實可靠。酒店在日常經(jīng)營中所提供的產(chǎn)品和服務，幾乎直接與酒店存貨的質(zhì)量掛鉤。比如食材物料質(zhì)量的好壞直接就能決定餐飲部產(chǎn)出食物的質(zhì)量，客房用品的優(yōu)劣也能很大程度上影響酒店的形象。對于酒店而言，存貨基本都依靠外購獲取，在采購時不僅要檢驗質(zhì)核算量，充分滿足酒店日常的經(jīng)營所需，還要在采購和倉儲環(huán)節(jié)最大限度地控制存貨成本，以增加酒店的營運能力和盈利空間。

（2） 存貨安全。存貨安全更多體現(xiàn)在倉儲和領用環(huán)節(jié)，存貨是否按照品類分別保管、是否按照物資倉儲要求嚴格執(zhí)行、倉儲和領用崗位是否執(zhí)行了不相容崗位分離原則、是否不經(jīng)授權其他人無法接觸存貨等都會影響存貨的安全問題。酒店的存貨品類繁雜、質(zhì)量要求高、存儲方式多樣、流動性強的特點，會使保護存貨安全的難度加大，企業(yè)得尤為注意，而這也體現(xiàn)了存貨安全對酒店而言的重要性。

（3） 存貨計量準確。存貨計量是酒店財務部參與存貨管理的主要途徑，在采購環(huán)節(jié)需要財務人員及時審核相關單據(jù)并付款;在倉儲環(huán)節(jié)需要財務人員協(xié)助盤點庫存，以確保賬實相符、總賬與明細賬相符;在成本控制環(huán)節(jié)財務人員也發(fā)揮著核算分析的重要作用;在存貨領用和出庫時及時核對并進行會計處理等。酒店有相當一部分存貨的采購和領用需求大、周期短，導致存貨流動性很頻繁，存貨的準確計量可以有效防止相關業(yè)務處理不當;幫助酒店及時意識到成本控制的問題;確保企業(yè)賬面上的存貨真實可靠……

2.存貨內(nèi)部控制關鍵點

（1） 存貨預算控制。存貨預算方案的制定要考慮到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計劃，并參考近年的耗用情況。各部門結合自身所需存貨的名稱、規(guī)格、數(shù)量和預計金額的情況，編制各自的采購預算，再由財務部門整理編制采購預算表，交由相關部門審核批準，再由財務部門負責組織、監(jiān)督、控制預算執(zhí)行。

（2） 存貨采購控制。采購部門對采購清單進行庫存調(diào)查和市場調(diào)查，根據(jù)實際情況調(diào)整采購預算方案，提請相關部門審批后由采購部門依據(jù)審查后的請購單，執(zhí)行采購任務。通過合理的采購方式開展采購活動，并及時地將原始憑證交至財務部進行核查登記、報銷。以酒店行業(yè)為例，存貨的質(zhì)量、數(shù)量和價格會直接影響企業(yè)的口碑形象和營業(yè)利潤。

（3） 存貨驗收及保管控制。存貨驗收時首先需專業(yè)的驗收人員核查實際到庫的存貨數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格與請購單是否一致，并在運單上簽字。再由財務人員按照會計制度及時確認、計量和記錄存貨的成本信息、財務信息。存貨的保管控制則應當建立庫存物資保險制度來進行風險控制;建立庫存物資定期盤點制度，確保賬實相符;建立授權與限制接近控制，保障存貨安全。

（4） 存貨領用控制。酒店企業(yè)要根據(jù)自身特點制定嚴格的存貨準出制度，明確存貨發(fā)出和領用的審批權限，健全存貨的出庫手續(xù)，做好領用發(fā)出記錄。以餐飲部為例，領用時要根據(jù)計劃、定額標準填制領料單向庫房領用并經(jīng)負責人審批簽字并核對領用物資的數(shù)量與質(zhì)量。

（5） 存貨盤點控制。酒店企業(yè)要建立存貨盤點清查制度，對存貨進行盤點清查，為酒店的存貨管理提供真實可靠的信息，為下階段的生產(chǎn)經(jīng)營提供參考依據(jù)。再根據(jù)自身存貨的特性確定盤點周期、流程和方法等相關內(nèi)容。盤點時，詳細記錄存貨盤盈、盤虧、毀損、報廢等情況，盤點結束后，及時編制盤點表并形成書面報告，及時查清原因并采取適當合理的處理措施，將需要計提減值準備的存貨報至相關部門審批并及時進行賬務處理。

（6） 存貨賬務處理控制。存貨的會計處理應當符合國家統(tǒng)一的會計準則、制度的約定。酒店企業(yè)要根據(jù)存貨特點和流轉(zhuǎn)的管理方式，確定合理的計價方法。企業(yè)財務部門應對存貨的采購、入庫、領用、報廢、退回和盤盈、盤虧等進行相應的會計處理，并定期核對存貨明細賬和存貨總分類賬，以確保賬實相符。

三、酒店存貨內(nèi)部控制的常見問題及對策

1.存貨采購

采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制是指企業(yè)為了確保生產(chǎn)經(jīng)營物資供應規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量和品種的合理性和避免業(yè)務環(huán)節(jié)的管理漏洞，針對采購業(yè)務中可能存在的風險，設計出規(guī)范整個業(yè)務流程與關鍵控制點的規(guī)定、方法和措施，以實現(xiàn)采購環(huán)節(jié)標準化，加強風險應對能力。

問題：（1）采購計劃管理風險。采購部門對實際情況的掌握不夠，計劃的制定流于形式，在需求量的制定上沒能充分考慮時間、氣候、保質(zhì)期、風土民情等因素的影響，使得采購沒有側(cè)重和規(guī)劃，不能很好地把控酒店對存量的需求，易使存貨出現(xiàn)積壓或短缺的情況。（2）訂立采購合同風險。酒店內(nèi)部和外部市場串通，左右采購價格和數(shù)量，從中吃回扣;采購部門事先的市場調(diào)研力度不夠，會使物資的采購價格虛高，增加企業(yè)的采購成本，從而影響酒店成本控制。

對策：合理的采購計劃是酒店高效運營的基礎，能夠有效地幫助酒店節(jié)約成本、提升資金的利用效率、吸引和留住客源。首先，根據(jù)酒店的經(jīng)營模式規(guī)范自身的采購流程，做到流程合理，崗位責任劃分明確。其次，定期獲取并分析酒店的各項存貨使用量和安全庫存，根據(jù)實際情況確定下階段的采購量和周期。既能保證存貨不出現(xiàn)超常積壓情況，又能應對酒店的日常及突發(fā)情況，以此降低倉儲成本和存貨貶值風險。然后，根據(jù)采購需要確定長期的供貨商，確保酒店各項所需物資質(zhì)量的同時，還能合理控制采購價格，節(jié)約成本。對相應的風險點做好監(jiān)管，避免舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，嚴格遵循并執(zhí)行物資采購流程。

2.存貨驗收

驗收環(huán)節(jié)涉及采購物資的數(shù)量和質(zhì)量的檢查、供貨商服務、付款、退換貨等業(yè)務，驗收程序的不規(guī)范會導致企業(yè)存貨賬實不符，物資質(zhì)量問題會導致企業(yè)遭受經(jīng)濟損失的同時還會影響和供貨商的合作關系。

問題：（1）物資的數(shù)量與質(zhì)量沒有完全達到預定的采購標準或物資驗收的標準不夠明確;（2）驗收沒有重視驗收環(huán)節(jié)的不相容崗位分離原則，易滋生舞弊現(xiàn)象;（3）生鮮物資的驗收不夠嚴格，增加變質(zhì)腐壞風險，在質(zhì)量不合格時沒有及時地執(zhí)行退換貨程序。

對策：存貨驗收是規(guī)避風險的一道門檻，執(zhí)行嚴格的驗收制度可以有效地在物資進入酒店之前將不合格的物資排除掉，也能為倉儲和盤點奠定一個良好的基礎。第一，管理層應制定嚴謹?shù)尿炇湛刂浦贫龋x聘的驗收人員進行嚴格的培訓，驗收時由專業(yè)的驗收人員根據(jù)訂單、合同等文件用專業(yè)的技術檢驗物資的質(zhì)量與數(shù)量。第二，嚴格執(zhí)行驗收控制制度，驗收時采購員、倉管員、使用部門負責人應同時在場，并將物資品種、規(guī)格、質(zhì)量及數(shù)量等與《購貨合同》、《請購單》進行核對并簽字確認再入庫;對于餐飲部所需的生鮮食材的物資要嚴格把控質(zhì)量，配合專用器材驗收，確保新鮮健康。第三，對于驗收合格的物資倉管員要及時填寫入庫單并簽字，一式三聯(lián)存入相應的臺賬、結算部門、采購備案里;對于不合格的物資在拒絕入庫時報相關部門記錄。

3.存貨倉儲

酒店存貨因其自身品種繁雜、保質(zhì)有難度等特點使倉儲成為了一個難點，除了日常合理損耗外，如何在倉儲環(huán)節(jié)幫助企業(yè)節(jié)約成本、保質(zhì)保量、避免物資減損成為了值得探索的問題。

問題：酒店的存貨種類多，存儲方式也多樣，存儲的難點多在棉紡織品和生鮮食材類存貨上。生鮮食材類的物資一般都集中存儲在食品庫、冷庫、酒水庫等庫房里，這類物資比較容易因為采購時間制定不當、品控不嚴格和存儲方式不當?shù)葐栴}導致積壓不新鮮、變質(zhì)、短缺，從而使得庫存成本增加。棉紡織品則主要存放于普通庫房，易因氣候、存儲方式、用途和火災偷盜等原因而霉變、損壞、丟失等。

對策：首先，倉儲部門要提前根據(jù)以往的經(jīng)營和耗用情況，計算出酒店的最低訂貨點和最佳訂貨量，避免短缺和積壓的情況;其次，由于酒店的物資存儲方式多樣，管理層應根據(jù)物資的特性設置不同的庫房，庫管人員要根據(jù)驗收的類別按物資要求分庫房存儲，并按照類別將物資做好標識，及時將現(xiàn)存品類及數(shù)量登記入冊;最后，酒店要定期對倉儲進行相關的保險，做好消防防止意外。并注意日常的維護和檢查，防止變質(zhì)、損壞給酒店帶來的損失。

4.存貨核算

完善的存貨核算程序是存貨內(nèi)部控制有效執(zhí)行的基礎，也是酒店財務部門直接參與存貨管理的主要途徑。

問題：存貨的核算主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)分析和賬務處理上，通過存貨的耗用數(shù)據(jù)分析采購量;通過存貨的使用期和保質(zhì)期的長短確定是否計提減值準備;通過各項物資的周轉(zhuǎn)率來分析其合理性等。酒店存貨的核算重點在于品種繁雜和保質(zhì)期短的餐飲部，貫穿于采購、盤點和領用出庫的各個環(huán)節(jié)，且這個部門對于日常所需的物資品質(zhì)有更高的要求，核算反復和周期短等原因，使得核算不及時或出錯的情況頻頻出現(xiàn)。

對策：酒店需要根據(jù)自身情況和存貨特點制定合理的存貨計價方法，通過核算各項物資的收發(fā)單據(jù)，確定存貨的各項成本，以達到降成本的作用。因為酒店的存貨消耗比較快，又具有一定的時效性，所以企業(yè)應當設立減值準備的相關會計科目，以幫助核算資產(chǎn)的減值;存貨的盤盈盤虧則需要企業(yè)設立待處理財產(chǎn)損益的相關科目，幫助反映存貨實物價值與賬面價值的差額，及時反映倉儲部門對存貨的保管情況，為其提供優(yōu)化和改進的依據(jù)。與此同時，財務部門也需及時地對盤盈盤虧進行賬務處理，并按照企業(yè)規(guī)定劃分責任來彌補損失或確認費用。

5.存貨盤點

酒店多用實地盤點法，盤點時保管人員都要在場，以便明確經(jīng)濟責任，既要核實數(shù)量也要檢查質(zhì)量。定期進行存貨盤點有利于酒店及時地清查庫存，對盤盈盤虧及時地做出處理，及時補充采購量，發(fā)現(xiàn)存貨管理中存在的問題，保護資產(chǎn)。

問題：企業(yè)對存貨盤點不夠重視，導致并沒有建立健全的存貨盤點制度;管理層對存貨特性的把握不夠到位，導致建立的制度不夠符合運營模式，使得計劃不可行;盤點人員沒有嚴格按照盤點制度或當期的盤點計劃進行盤點工作，使得工作人員執(zhí)行不規(guī)范或力度不夠;盤點工作缺乏相應的監(jiān)管，可能會使盤點工作發(fā)揮不了該有的作用，無法了解酒店存貨的真實情況。

對策：由于酒店存貨的流動性較大，建立并完善存貨盤點清查制度尤為重要。第一，企業(yè)應根據(jù)盤點制度并結合自身情況確定盤點周期、方法和流程，采用定期與臨時、全面與抽查相結合的方式進行盤點工作。在盤點過程中嚴格執(zhí)行相關程序，確保執(zhí)行有力、監(jiān)管嚴格，發(fā)揮自省的精神，及時發(fā)現(xiàn)盤點計劃中不夠合理的環(huán)節(jié)并提出建議。第二，制定盤點表，依據(jù)盤盈或盤虧的真實情況如實填寫盤點報告，將記錄裝訂成冊，并將盤點中發(fā)現(xiàn)的問題及時地進行反饋和處理。

6.存貨出庫

酒店存貨的領用出庫通常是用以生產(chǎn)食物或提供其他服務，因此先進先出法更為適用，避免有保質(zhì)期的物資因出庫時間的先后導致存貨變質(zhì)、引起減值等問題。

問題：酒店存貨的品類繁雜，日常耗用快且頻繁，增加了出庫的工作量和難度，容易導致負責人員產(chǎn)生懈怠的心理，從而致使冒領、多領等現(xiàn)象多次出現(xiàn);出庫和審批的不相容、崗位分離原則被忽視;出庫審批手續(xù)不完備，易導致存貨的流失，增加酒店的成本。

對策：存貨出庫主要是各部門根據(jù)日常所需領用物資和變質(zhì)物資進行報廢處理的時候，嚴格的出庫控制程序能夠明確地呈現(xiàn)出物資被何人所領，用作何種用途，有利于劃分經(jīng)濟責任。第一，根據(jù)部門情況設置品類與數(shù)量的領用限額，明確劃分部門責任。盡量避免物資消耗部門領用非部門所需的物資，和單次領用數(shù)量過多而導致的浪費、變質(zhì)、丟失等問題。第二，領用人嚴格按照出庫手續(xù)填寫領料單，并交由相關負責人簽字，有利于明確存貨的去處和用途。第三，庫管員嚴格檢查領料單，并辦理相應手續(xù)，合規(guī)方可出庫，防止冒領多領的情況發(fā)生。出庫時雙方共同檢查物料質(zhì)量是否完好，避免領用物資的質(zhì)量問題無法使用而導致重復領用。第四，多加重視不相容崗位分離控制，規(guī)避因崗位風險重疊導致的舞弊現(xiàn)象。第五，及時發(fā)現(xiàn)變質(zhì)損壞的存貨，避免變質(zhì)的物資感染其他，對于這些物資及時地填寫報廢單和反饋，并執(zhí)行出庫報廢流程，將相關數(shù)據(jù)報財務部門。

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作者簡介：劉一洋（1996.01- ），女，漢族，陜西旬陽人，西安石油大學經(jīng)濟管理學院，會計專碩，研究方向：內(nèi)部控制與風險管理